ORDEN TAS/4118/2004, DE 10 DE DICIEMBRE, POR LA QUE SE REGULAN LAS OPERACIONES DE CIERRE DEL EJERCICIO 2004 Y EL PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES Y DEMÁS DOCUMENTACIÓN QUE HA DE RENDIRSE POR LOS AGENTES DEL SISTEMA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
El capítulo I del título VI del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, aprobado por Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, regula el proceso de rendición de cuentas al Tribunal de Cuentas por parte de los agentes que conforman el Sector público estatal.
Las Resoluciones de 16 de octubre de 1997 y de 22 de diciembre de 1998 de la Intervención General de la Administración del Estado, por las que se aprueban las adaptaciones del Plan General de Contabilidad Pública, aprobado por Orden del Ministerio de Economía y Hacienda, de 6 de mayo de 1994, a las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social y a las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, respectivamente, determinan con carácter general las cuentas anuales a rendir por las referidas entidades.
La Resolución de 3 de julio de 1998, de la Intervención General de la Administración del Estado, establece la estructura y composición de la Cuenta General de la Seguridad Social y de las cuentas de las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social.
Por otra parte, resulta necesario requerir, de los diversos agentes del sistema, determinada información complementaria que haga posible el análisis y la valoración de la actividad realizada en el ejercicio.
Finalmente, resulta igualmente preciso establecer los criterios que han de seguirse para el cierre de ejercicio en cumplimiento de la normativa anteriormente señalada y de la establecida por el artículo 49 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria.
Por cuanto antecede, a iniciativa de la Intervención General de la Seguridad Social y de la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social, y a propuesta de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, dispongo:
1. Ámbito de aplicación.–Las disposiciones de la presente Orden son de aplicación a las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social, y a las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social.
Las referencias que en esta Orden se hacen a las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social se entenderán hechas igualmente a los Centros Mancomunados por ellas constituidos.
2. Recepción y tramitación de documentos contables.
2.1 Los documentos contables, debidamente confeccionados, acompañados de los correspondientes justificantes y realizada, en su caso, la fiscalización previa pertinente, tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad el día 30 de diciembre.
2.2 En el ámbito de las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social, se exceptúan del plazo establecido en el apartado 2.1 anterior los documentos que deban expedirse para la formalización contable de las siguientes operaciones que corresponda imputar al ejercicio 2004:
a) Gastos de prestaciones por pago delegado deducido en liquidaciones de cotización.
b) Impagados, retrocesiones y reintegros abonados por las entidades financieras.
c) Aplicación definitiva de los ingresos realizados a través de liquidaciones de cotización.
Dichos documentos tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad el día 10 de marzo de 2005, debiendo retrotraerse al 31 de diciembre de 2004 todos los trámites y justificantes que deriven de las referidas operaciones.
2.3 En el ámbito de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social se exceptúan del plazo establecido en el apartado 2.1 anterior los documentos que deban expedirse para el registro contable de las operaciones de las que deba de suministrar la información al efecto la Tesorería General de la Seguridad Social. Dichos documentos tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad el día 10 de marzo de 2005, debiendo retrotraerse al 31 de diciembre de 2004 todos los trámites y justificantes que deriven de las referidas operaciones.
2.4 Los Interventores delegados en los Servicios Centrales de las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social y en los Servicios Territoriales de la Intervención General de la Seguridad Social, y los Jefes de Contabilidad o personas que ejerzan su función, en el ámbito de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, cuidarán muy especialmente el cumplimiento de estas normas, absteniéndose, salvo autorización expresa de la Intervención General de la Seguridad Social, de contabilizar aquellas operaciones cuyos documentos contables se reciban con posterioridad a las fechas que se establecen en los apartados 2.1, 2.2 y 2.3 anteriores.
3. Contabilización en fin de ejercicio.
3.1 Las oficinas de contabilidad procederán al registro normal de todo tipo de documentos contables que deban imputarse al ejercicio 2004 y hayan sido recibidos en las mismas en los plazos establecidos en el apartado 2 anterior, con arreglo a los criterios que en cada caso establezca la Intervención General de la Seguridad Social.
3.2 Excepción hecha de las operaciones relacionadas con prestaciones derivadas de la Ley 13/1982, de Integración Social de los Minusválidos, para las que está previsto su pago centralizado, la Tesorería General de la Seguridad Social y sus direcciones provinciales expedirán y validarán los documentos “P”, “OEP”, “R” y “FRPG”, que correspondan a operaciones de formalización con cargo al ejercicio de 2004 propuestas hasta el 30 de diciembre de 2004, antes del cierre de las operaciones de dicho día.
3.3 Todos los documentos contables relativos a pagos realizados con cargo a fondos de maniobra, cualquiera que sea su cuantía, así como a la aplicación definitiva de los mismos, deberán de validarse en las oficinas de contabilidad antes del fin de la jornada de mañana del día 30 de diciembre de 2004, a cuyos efectos el Director del Centro correspondiente y el Interventor Delegado en los Servicios Centrales de la entidad o en los Servicios Territoriales de la Intervención General de la Seguridad Social, según proceda, deberán adoptar de forma conjunta las medidas precisas a tal fin. Efectuadas estas operaciones, no podrán realizarse con posterioridad nuevos pagos con cargo a fondos de maniobra del ejercicio 2004.
4. Operaciones de fin de ejercicio.
4.1 Antes del 15 de enero de 2005 los órganos gestores deberán remitir a las oficinas de contabilidad, en la forma que determine la Intervención General de la Seguridad Social, información detallada, clasificada por acreedores y epígrafes del presupuesto de gastos, de las obligaciones derivadas de gastos realizados o bienes y servicios recibidos, para las que no se ha producido su aplicación al presupuesto del ejercicio 2004 siendo procedente la misma.
De igual forma, antes de la fecha indicada, los órganos gestores deberán remitir a las oficinas de contabilidad la información que las mismas les soliciten en relación con la periodificación de ingresos y gastos del ejercicio.
4.2 Conciliación de datos.
4.2.1 La Tesorería General de la Seguridad Social, y las distintas Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, antes de proceder a la regularización y cierre de la contabilidad del ejercicio, conciliarán entre sí sus relaciones recíprocas, expresadas en términos del plan de contabilidad vigente para estas últimas, con arreglo a los modelos y soportes que determine la Intervención General de la Seguridad Social, en el que los agentes afectados tanto el deudor como el acreedor, prestarán su conformidad a las operaciones en ellos reflejadas. Una copia de los referidos modelos, debidamente cumplimentados, se remitirá por la Tesorería General de la Seguridad Social a la Intervención General de la Seguridad Social.
En el caso de discrepancia que no haya podido ser resuelta antes de la fecha de envío de las cuentas del ejercicio a la Intervención General de la Seguridad Social, por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social se pondrá este hecho igualmente en conocimiento de la misma para que acuerde lo que resulte procedente.
4.2.2 Las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social y los Centros Mancomunados en los que tengan participación conciliarán igualmente entre sí sus relaciones recíprocas, antes de proceder a la regularización y cierre de la contabilidad del ejercicio, debiendo someter las discrepancias que no hubieren podido resolverse entre las partes, a la consideración de la Intervención General de la Seguridad Social, cuyo dictamen será de obligado cumplimiento.
4.3 Las operaciones de regularización y cierre de la contabilidad del ejercicio en todas las oficinas contables se realizarán de acuerdo con las instrucciones que al efecto dicte la Intervención General de la Seguridad Social.
5. Obligaciones pendientes de pago procedentes de ejercicios anteriores.
5.1 Con el fin de que antes del 31 de diciembre de 2004 queden regularizados los saldos de obligaciones de ejercicios cerrados existentes en las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social, la Intervención General de la Seguridad Social, a través del Sistema de Información Contable de la Seguridad Social, facilitará a las oficinas de contabilidad de todos los centros de gestión, las correspondientes relaciones de acreedores existentes.
Los centros de gestión justificarán individualmente los saldos que se correspondan con la existencia de una obligación real, expidiéndose, cuando proceda, los correspondientes documentos “K” de propuesta de pago.
Para los casos en los que la existencia de una obligación real no quede actualmente acreditada, necesariamente habrán de expedirse los documentos contables precisos para su anulación o prescripción.
5.2 En los centros de gestión de la Tesorería General de la Seguridad Social se procederá a revisar las propuestas y órdenes de pago pendientes de realización, con más de seis meses de antigüedad y a analizar las causas del retraso, solicitando, en su caso, las aclaraciones pertinentes de los centros gestores del presupuesto de gastos.
En los casos en que hubiera transcurrido el plazo de prescripción de las referidas propuestas y órdenes de pago, deberá iniciarse el correspondiente expediente de prescripción con arreglo a lo dispuesto en la normativa vigente para la Seguridad Social.
Para facilitar estas actuaciones, la Intervención General de la Seguridad Social, a través del Centro Informático Contable de la Seguridad Social, facilitará a las oficinas de contabilidad de todos los centros de gestión de la Tesorería General de la Seguridad Social una relación comprensiva de todas las propuestas de pago recibidas, que correspondiendo a ejercicios cerrados, se hallen pendientes de pago.
6. Procedimiento a seguir para la presentación y rendición de las cuentas anuales.
6.1 Formulación de cuentas y puesta a disposición de la Intervención General de la Seguridad Social.
A efectos de lo dispuesto en el artículo 128 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, aprobado por Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, las Entidades Gestoras de la Seguridad Social, la Tesorería General de la Seguridad Social y las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, una vez formuladas, pondrán sus cuentas a disposición de la Intervención General de la Seguridad Social, antes del día 31 de marzo de 2005.
Además de ello y en el plazo anteriormente señalado, las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social remitirán a la Intervención General de la Seguridad Social una copia de las cuentas formuladas debidamente suscrita.
6.2 Rendición de cuentas al Tribunal de Cuentas.
6.2.1 De conformidad con lo previsto en el artículo 130 del, Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, y en el artículo 3, apartado 2, del Real Decreto 508/2000, de 14 de abril, por el que se estructura el Sistema de Información Contable de la Seguridad Social y se desarrolla, en el ámbito de la Seguridad Social, el artículo 151 del citado texto refundido, las Entidades Gestoras de la Seguridad Social, la Tesorería General de la Seguridad Social y las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, remitirán, por triplicado ejemplar, a la Intervención General de la Seguridad Social, antes del día 31 de julio de 2005, las cuentas a rendir al Tribunal de Cuentas.
6.2.2 Las cuentas a rendir al Tribunal de Cuentas deberán suscribirse una vez transcurridos los plazos de que dispone la Intervención General de la Seguridad Social para realizar las actuaciones previstas en los artículos 129 y 151 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria y deberán acompañarse, cuando correspondan a las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, del informe definitivo de auditoría emitido por la misma.
6.3 Soporte de las cuentas.
6.3.1 Las cuentas que las Entidades Gestoras de la Seguridad Social y la Tesorería General de la Seguridad Social deban rendir al Tribunal de Cuentas, se soportarán en los documentos normalizados emitidos al efecto por el Sistema de Información Contable de la Seguridad Social, con las excepciones que establezca la Intervención General de la Seguridad Social en relación con el contenido de la memoria.
6.3.2 Igualmente, tanto las cuentas formuladas por las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, como las que las mismas deban rendir al Tribunal de Cuentas, se soportarán en los documentos normalizados que establezca al efecto la Intervención General de la Seguridad Social, que podrán ser emitidos por las aplicaciones informáticas que, en su caso, les sean facilitadas por dicho centro.
6.3.3 La documentación a que se refieren los párrafos anteriores, deberá remitirse, asimismo, en soporte informático, de acuerdo con las instrucciones que, al efecto, establezca la Intervención General de la Seguridad Social.
7. Documentación correspondiente al ejercicio 2004 no incluida en las cuentas del ejercicio.
7.1 Documentación a remitir a la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social.
Las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social remitirán a la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social, en la forma que indique la misma, la siguiente documentación complementaria:
a) Información estadística de la ejecución de programas en la que se expresará el detalle, por programas, de los indicadores de la actividad realizada en el ejercicio, en el soporte informático y con el formato que se fije por la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social.
Las cifras que figuren en dichos indicadores deberán ser homogéneas con la información aportada por el proceso de seguimiento de indicadores y objetivos (SIO) al cierre del ejercicio.
b) Información detallada del resultado obtenido, diferenciándose el correspondiente a la gestión de las contingencias y prestaciones objeto de colaboración según la siguiente agrupación de las mismas:
b1) Gestión relativa a las contingencias profesionales de los trabajadores por cuenta ajena de las empresas asociadas y a la prestación económica de incapacidad temporal derivada de contingencias profesionales de los trabajadores por cuenta propia adheridos.
b2) Gestión relativa a la prestación económica de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes de los trabajadores por cuenta ajena de las empresas asociadas y de los trabajadores por cuenta propia adheridos, así como a la prestación económica de incapacidad temporal de los trabajadores por cuenta propia adheridos de los que no existe distinción de contingencias.
Asimismo, se remitirá información relativa a las dotaciones y aplicaciones realizadas de las distintas reservas y de los niveles de constitución de las mismas.
c) Anexo de personal, en el que se reflejará la plantilla y los gastos de personal y su comparación con los del año anterior, clasificados por programas y categorías profesionales.
d) Población protegida y empresas asociadas en cada provincia de las comprendidas en su ámbito de actuación.
e) Anexo de cotizaciones, con desglose de cuotas cobradas y pendientes de cobro por provincias comprendidas en su ámbito de actuación, y ejercicios a que corresponden.
f) Detalle de inversiones financieras que permitan comprobar los niveles de materialización de las distintas reservas y provisiones en fondos líquidos y valores públicos y privados de renta fija.
g) Recursos, actividad y coste de funcionamiento relativos a cada uno de los centros administrativos, de asistencia sanitaria, de gestión de la situación de incapacidad temporal y de carácter preventivo gestionados por la entidad, así como actividad desarrollada y servicios dispensados a través de conciertos con medios ajenos.
h) Información sobre la composición y gestión del patrimonio propio de la Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social.
i) Detalle, por provincias, de las prestaciones económicas derivadas de las contingencias profesionales y de la gestión de la situación de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes con respecto a trabajadores por cuenta ajena y a trabajadores por cuenta propia.
j) Altas y bajas del ejercicio correspondientes a inmuebles gestionados por la entidad.
k) Altas y bajas producidas en el ejercicio de los conciertos para la prestación de servicios con medios ajenos a sus trabajadores protegidos.
Los Centros Mancomunados de Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social únicamente deberán remitir la documentación complementaria a que se refieren los epígrafes b), c) y f) anteriores, teniéndose en cuenta que, por las peculiaridades propias de su gestión, en el caso de la información del epígrafe b) no les resultará de aplicación la diferenciación de contingencias señalada; en el caso del epígrafe c), no les resultará de aplicación la clasificación de la información según programas y, por último, en el caso del epígrafe f), la información se entenderá referida a las reservas y fondos establecidos en sus Estatutos.
7.2 Información a suministrar a los agentes financiadores, en relación con recursos afectados a la realización de gastos específicos.
7.2.1 La Tesorería General de la Seguridad Social elaborará la información a suministrar a los agentes financiadores, en relación con los recursos que, de conformidad con la normativa vigente, estén afectados a la realización de gastos específicos. La expresada información, comprensiva de los ingresos y gastos realizados y de las posiciones inicial y final resultantes, será autorizada por el Director General y por el Interventor Delegado en los Servicios Centrales, y se remitirá a los agentes financiadores por conducto de la Intervención General de la Seguridad Social.
7.2.2 Las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social que hayan realizado gastos con financiación afectada deberán acreditar la cuantía de los mismos, mediante certificación que, autorizada por el Director General correspondiente y por el Interventor Delegado en los Servicios Centrales, se remitirá a la Tesorería General de la Seguridad Social a los efectos previstos en el apartado anterior, la cual podrá solicitar de dichas entidades y servicios cuantas aclaraciones considera necesarias en relación con la imputación de gastos realizada.
Disposición adicional primera.
Por la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social se elaborará el informe sobre la ejecución de los presupuestos de la Seguridad Social relativo al ejercicio 2004, que formará parte, como anexo, del informe económico–financiero que acompañará al anteproyecto de presupuesto de la Seguridad Social del ejercicio 2006.
Disposición adicional segunda.
Por la Tesorería General de la Seguridad Social, se adoptarán las medidas precisas para que la información a que se refieren las letras a) y b) del apartado 2.2 de la presente Orden, así como toda aquella que la misma deba suministrar al resto de las entidades que integran el sistema de la Seguridad Social con ocasión del cierre del ejercicio, obre en poder de los servicios que en cada caso hayan de recibirla antes del día 25 de febrero de 2005.
Disposición adicional tercera.
Lo dispuesto en el artículo 33, apartado 3, punto 2.º, del Reglamento de Colaboración de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto 1993/1995, de 7 de diciembre; en relación con la aprobación de las cuentas anuales por la Junta General, se entenderá referido a las cuentas que deban ser rendidas al Tribunal de Cuentas. Por tanto, dichas cuentas deberán ir acompañadas del informe de auditoría, emitido por la Intervención General de la Seguridad Social, a que se refiere el artículo 129 del Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria, aprobado por Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre.
Excepcionalmente, se podrán introducir rectificaciones en las cuentas anuales formuladas y puestas a disposición de la Intervención General de la Seguridad Social en cumplimiento del artículo 128 del referido texto refundido, debiendo ponerse dichas rectificaciones en conocimiento de los respectivos auditores, a efectos de que puedan ser consideradas en la emisión del correspondiente informe.
Una vez que por la Intervención General de la Seguridad Social sea emitido el informe de auditoría de las cuentas anuales, éstas no podrán ser objeto de modificación.
No obstante lo anterior cuando, con posterioridad a la emisión del informe de auditoría, la Junta General considere imprescindible introducir alguna rectificación en las cuentas anuales auditadas, deberá indicarse de forma expresa, en la diligencia acreditativa de la aprobación de las cuentas sometidas a su conocimiento, los motivos y efectos sobre las mismas.
Disposición adicional cuarta.
Se faculta a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social para dictar las instrucciones necesarias para la ejecución y desarrollo de lo dispuesto en esta Orden.
