§1020120
ORDEN JUS/552/2006, DE 30 DE OCTUBRE, POR LA QUE SE CONSTITUYE Y SE REGULA LA JUNTA DE EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN JUDICIAL DE CATALUÑA Y SE APRUEBAN LAS NORMAS Y LOS MODELOS DE RELACIONES DOCUMENTALES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL
El Real decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales tiene por objeto modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales, y establece el procedimiento mediante el cual se debe hacer la expurgación de la documentación judicial cuando los expedientes ya no están pendientes de ninguna actuación procesal.
A tal fin, el artículo 14 diseña las llamadas juntas de expurgo, a las que se remiten los expedientes relativos a aquellos asuntos que se han ejecutado definitivamente o respecto de los que han transcurrido los plazos de caducidad o prescripción, y que el mencionado precepto configura como órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del archivo judicial de gestión, la exclusión o la eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del patrimonio documental o, si se considera que tienen un valor cultural, social o histórico suficiente que justifique su conservación, su transferencia a la Administración competente en materia de patrimonio histórico.
El mismo precepto dispone la constitución de una junta de expurgo en cada comunidad autónoma, que ejercerá sus competencias en el respectivo ámbito territorial y que estará presidida por un magistrado/a e integrada, en todo caso, por un/a miembro de la carrera fiscal, un secretario/a judicial y un técnico/a superior especialista en archivos designado por la Administración competente en materia de patrimonio histórico.
El Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña, mediante la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia, tiene asignadas por el Decreto 129/1996, de 16 de abril, las funciones y los servicios que, en virtud de los reales decretos 966/1990, de 20 de julio, 409/1996, de 1 de marzo, y 441/1996, de 1 de marzo, fueron traspasados en su día del Estado a la Generalidad en materia de medios personales, materiales y económicos al servicio de la Administración de justicia.
Por su parte, corresponde al Departamento de Cultura, mediante la Dirección General de Patrimonio Cultural, el ejercicio de las competencias que, en materia de cultura y de patrimonio cultural, el artículo 127 del Estatuto de autonomía atribuye en exclusiva a la Generalidad.
Procede ahora constituir la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña, así como aprobar las normas y los modelos de relaciones documentales que regulan la transferencia de documentación judicial entre los diferentes archivos judiciales y la Junta.
Por todo ello, de conformidad con lo que establecen los artículos 12.d) y 62.3 de la Ley 13/1989, de 14 de diciembre, de organización, procedimiento y régimen jurídico de la Administración de la Generalidad,
Ordeno:
Capítulo I
Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña
Artículo 1
Creación, finalidad y sede
1.1 Se crea la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña como un órgano colegiado de naturaleza administrativa adscrito al Departamento de Justicia, mediante la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia, la cual aporta los medios materiales y el soporte administrativo y técnico necesarios para su funcionamiento.
1.2 La Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña tiene por finalidad determinar, por cuenta de la persona responsable del respectivo archivo judicial de gestión, la exclusión o la eliminación de la documentación procesal o gubernativa producida o recibida de la Administración de justicia en Cataluña del patrimonio documental o, en caso contrario, su transferencia a la Dirección General de Patrimonio Cultural del Departamento de Cultura, así como determinar las condiciones de acceso a la misma.
1.3 La Junta tiene su sede en el Departamento de Justicia.
Artículo 2
Funciones
2.1 Corresponde a la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña recibir y examinar las relaciones de procedimientos que las personas responsables de los archivos judiciales de gestión, centrales o territoriales le remitan, en los que haya finalizado la ejecución o en los que se haya dictado una resolución que declare la prescripción o la caducidad, y decidir sobre su posterior destino. La Junta de Expurgo procederá a la destrucción física de los expedientes siempre y cuando la Dirección General de Patrimonio Cultural, cuyo informe es vinculante, considere que carecen de valor cultural, social o histórico suficiente para proceder a su conservación.
A tal efecto, la Junta ha de elaborar su propuesta de evaluación y selección de los expedientes o documentos judiciales que se le remitan y del régimen aplicable a su acceso, y dar traslado de la misma a la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental del Departamento de Cultura, para que ésta elabore un informe de carácter vinculante que debe comprender aquellos expedientes o documentos judiciales que, por su valor histórico-documental, deban conservarse.
2.2 La Junta acordará la transferencia a la Dirección General de Patrimonio Cultural de aquellos expedientes o documentos judiciales que, de conformidad con el informe previo vinculante elaborado por ésta, deban ser conservados por su interés histórico-documental.
2.3 La Junta puede delegar la elaboración de la propuesta de evaluación y selección y de acceso a los expedientes o documentos judiciales que considere oportuno en el grupo o grupos de trabajo que determine.
Artículo 3
Composición
La Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña está presidida por un magistrado/a, designado por la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, e integrada por los miembros siguientes:
a) Un/a miembro del Ministerio Fiscal, designado por el/la fiscal jefe del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña.
b) Un/a secretario/a judicial, designado por el secretario/a general de la Administración de justicia, a propuesta del Departamento de Justicia.
c) El/la jefe/a del Servicio de Documentación, Bibliotecas y Archivos Judiciales de la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia.
d) Un/a técnico/a del cuerpo de titulados superiores, archiveros, de la Generalidad, designado por la Dirección General de Patrimonio Cultural.
e) Un/a técnico/a del cuerpo de titulados superiores, archiveros, de la Generalidad, especialista en archivos judiciales, designado por la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia.
f) Un/a técnico/a superior, designado por el Departamento de Justicia, que hará las funciones de secretario/a.
Artículo 4
Régimen de funcionamiento
4.1 La Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña se reúne en sesión ordinaria al menos una vez al año. El presidente/a, en consideración al número de relaciones de expedientes que se le eleven, puede acordar convocar las reuniones extraordinarias que considere necesarias.
4.2 La convocatoria de sesiones ordinarias o extraordinarias será acordada una vez que haya transcurrido el plazo de dos meses fijado en la normativa aplicable para que las personas interesadas puedan recuperar los documentos que en su día aportaron al procedimiento, y debe realizarse con la antelación suficiente.
4.3 El orden del día ha de comprender las relaciones de expedientes judiciales objeto de la convocatoria. Durante el plazo que medie entre la convocatoria y la celebración de la sesión, la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental deberá elaborar su informe de carácter vinculante que deberá incluir aquellos expedientes o documentos judiciales que, por su valor histórico-documental, deban ser conservados.
4.4 El acta de los acuerdos adoptados por la Junta debe aprobarse en la misma reunión o en la siguiente, que deberá convocarse expresamente en el plazo de un mes.
El secretario de la Junta ha de remitir a cada órgano judicial y, si procede, a la persona responsable del archivo central o territorial, una certificación acreditativa del acuerdo que se haya adoptado respecto de los expedientes judiciales contenidos en las relaciones que se eleven a la Junta, para que las personas responsables de los diferentes archivos tengan constancia documentada de su destino definitivo.
4.5 La asistencia a las sesiones de la Junta, debidamente justificada por el secretario o secretaria, da derecho a percibir las indemnizaciones por asistencia que correspondan de acuerdo con la normativa vigente.
4.6 En todo aquello no previsto en esta Orden o en sus propias normas de funcionamiento interno, la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña ajustar su funcionamiento a la normativa reguladora de los órganos colegiados aplicable en el ámbito de Cataluña.
Artículo 5
Grupos de trabajo
5.1 La Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña, en función del tipo de expedientes o documentos de que se trate, la jurisdicción de procedencia y/o el ámbito territorial, entre otros, puede organizar grupos de trabajo específicos con la misión de colaborar en la elaboración de las propuestas de evaluación y selección y de acceso a la documentación y en todas aquellas otras tareas que la Junta les encomiende.
Los grupos de trabajo deben desarrollar sus tareas de acuerdo con las directrices de la Junta y bajo su coordinación.
5.2 Los grupos de trabajo están integrados por el número de miembros que determina en cada caso la Junta. Como mínimo han de integrarlos un/a juez/a o magistrado/a, un/a representante del Ministerio Fiscal, un/a secretario/a judicial, un/a técnico/a del cuerpo de titulados superiores, archiveros, de la Generalidad, un/a técnico/a del cuerpo de titulados superiores, archiveros, de la Generalidad, especialista en archivos judiciales y un/a técnico/a superior, que deben ser designados por la misma Junta, en función del tipo de expedientes o documentos de que se trate, de la jurisdicción de procedencia y/o del ámbito territorial implicado.
5.3 Los miembros de los grupos de trabajo perciben derechos de asistencia en las mismas condiciones y cuantía que los miembros de la Junta.
Capítulo II
Organización de los archivos de documentación judicial de Cataluña y transferencia de la documentación judicial
Artículo 6
Clases de archivos
Los archivos donde se custodia la documentación de la Administración de justicia en Cataluña pueden ser del tipo siguiente:
a) Archivos de gestión.
b) Archivos centrales.
c) Archivos territoriales.
d) Archivos históricos.
Artículo 7
Archivos de gestión
Los archivos de gestión son los archivos de las oficinas judiciales, en los que se custodia la documentación judicial que generan éstas en el desarrollo de sus funciones y que corresponde a procedimientos o actuaciones judiciales en tramitación, desde su incoación hasta el quinto año.
Artículo 8
Archivos centrales
Los archivos centrales son archivos gestionados por personal técnico especialista en archivos, y en ellos se custodia la documentación judicial procedente de los archivos de gestión que, a pesar de ser susceptible de utilización, una vez finalizada su tramitación se consulta con poca frecuencia.
El plazo general de permanencia de la documentación en estos archivos es de diez años, desde el sexto hasta el decimoquinto.
Artículo 9
Archivos territoriales
Los archivos territoriales son archivos gestionados por personal técnico especialista en archivos, y en ellos se custodia la documentación judicial con una antigüedad comprendida, como norma general, entre el decimosexto y el trigésimo año.
Artículo 10
Archivos históricos
Los archivos históricos son archivos en los que se custodia la documentación histórica que, una vez finalizada su vigencia legal y administrativa y después de la aplicación del correspondiente procedimiento de expurgo en el caso de la documentación judicial de Cataluña, por la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña, debe conservarse permanentemente.
Artículo 11
Transferencia de la documentación judicial entre los diferentes archivos judiciales
Las transferencias de documentación judicial son el procedimiento mediante el cual la documentación pasa de estar depositada en los archivos de gestión de las oficinas judiciales a estarlo en los archivos centrales o territoriales o en los históricos.
Las transferencias de documentación de los órganos judiciales de Cataluña a los diferentes archivos y las de éstos entre sí deben acompañarse de los modelos de formularios uniformes y obligatorios que se insertan como anexos a esta Orden.
Artículo 12
Clasificación y ordenación de la documentación judicial
A efectos de organizar la documentación judicial se debe respetar la actuación procesal y, siempre que sea posible se debe agrupar y relacionar la documentación judicial correspondiente a los procedimientos judiciales de un año y de una serie.
La ordenación de la documentación judicial debe respetar el tipo de ordenación original (cronológico, numérico, alfabético) de cada procedimiento judicial o serie documental.
Artículo 13
Instalación de la documentación judicial
Los documentos que deben transferirse a los archivos centrales, territoriales o históricos deben ir correctamente instalados en las unidades de instalación normalizadas.
Cada unidad de instalación ha de contener la documentación debidamente ordenada (numéricamente, cronológicamente, alfabéticamente), de un mismo procedimiento o serie documental y de un mismo año de incoación.
Las unidades de instalación deben numerarse correlativamente.
Artículo 14
Procedimiento de transferencia de la documentación judicial a los archivos centrales, territoriales o históricos
Toda la documentación que ingresa por primera vez en los archivos centrales, territoriales o históricos debe ir relacionada en los formularios de transferencia de documentación que se generan a partir de la aplicación informática existente.
Siempre que sea posible, las series de documentación judicial se deben agrupar y relacionar en los formularios de transferencia de documentación por años de incoación.
Las personas responsables de los archivos de gestión deben presentar los formularios de transferencia de documentación a los archivos centrales, territoriales o históricos por duplicado. La persona responsable del archivo receptor, una vez revisada la documentación judicial, debe facilitar a la persona responsable del archivo emisor un ejemplar de estos formularios debidamente firmado y sellado.
Las personas responsables de los diferentes archivos deben firmar los formularios de transferencia de la documentación.
Artículo 15
Modelos de formularios de transferencia de documentación judicial entre los diferentes archivos
Las remisiones de documentación de los órganos judiciales a los archivos centrales o territoriales de la Administración de justicia en Cataluña, así como entre los archivos centrales y territoriales, y a los archivos históricos deben ir acompañadas de los modelos de formulario que se especifican a continuación y que se recogen en el anexo 1
Modelo (1) de formulario de transferencia de documentación desde los archivos de gestión al archivo central o al territorial correspondiente.
Modelo (2) de formulario de transferencia de documentación desde el archivo central al archivo territorial correspondiente.
Modelo (3) de formulario de transferencia de documentación desde los archivos de gestión, el archivo central o el territorial al archivo histórico correspondiente.
Artículo 16
Calendarios de transferencia de documentación judicial
Los calendarios para efectuar las remisiones de la documentación judicial deben ser elaborados conjuntamente por las personas responsables de los diferentes archivos judiciales.
Capítulo III
Expurgo de la documentación judicial
Artículo 17
Procedimiento de expurgo de la documentación judicial
Se entiende por expurgo de la documentación judicial el procedimiento mediante el cual la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña determina cuándo un documento pierde su utilidad o, en caso contrario, debe conservarse.
A este efecto, las personas responsables de los archivos de gestión, y, de acuerdo con éstas, las personas responsables de los archivos centrales y territoriales, deben remitir a la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña, como mínimo una vez el año, las relaciones de procedimientos cuya ejecución haya finalizado o sobre los cuales se haya dictado una resolución que declare su prescripción o su caducidad.
Las relaciones de procedimientos se generan a partir de la aplicación informática correspondiente.
Artículo 18
Modelos de formularios de transferencia de documentación judicial para su expurgo
18.1 Las transferencias de documentación judicial para su expurgo deben acompañarse de los modelos de formularios que se especifican a continuación:
1. Las relaciones de documentación judicial que se remitan entre sí los archivos judiciales de gestión y los centrales y territoriales, una vez finalizada la ejecución del procedimiento o dictada una resolución que declare su prescripción o su caducidad, deben acompañarse de los modelos de formularios que se especifican a continuación y que se recogen en el anexo 2.
Modelo (4) de formulario de relación de documentación judicial remitido desde el archivo central o el archivo territorial al órgano judicial correspondiente para que indique su prescripción o caducidad.
Modelo (5) de formulario de relación de documentación judicial remitido desde el órgano judicial al archivo central o al archivo territorial correspondiente indicando su prescripción o caducidad.
2. Las relaciones de documentación judicial de los archivos de gestión y de los archivos centrales o territoriales que se remitan a la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña, deben acompañarse del modelo de formulario que se especifica a continuación y que se recoge en el anexo 3:
Modelo (6) de formulario de relación de documentación judicial remitida desde los archivos de gestión y desde los archivos centrales o territoriales a la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña.
18.2 La Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña debe remitir a las personas responsables de los diferentes archivos judiciales un certificado acreditativo del acuerdo que haya adoptado respecto de los expedientes judiciales contenidos en las relaciones que se le hayan elevado, que debe acompañarse del modelo de formulario que se especifica a continuación y que se recoge en el anexo 3.
Modelo (7) de formulario de relación de documentación judicial evaluada por la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña.
18.3 Las propuestas de evaluación y selección de la documentación que elabore la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña, o el grupo o grupos de trabajo que ésta determine, deben acompañarse del modelo de formulario que se especifica a continuación y que se recoge en el anexo 3.
Modelo (8) de formulario de propuesta de evaluación y selección de la documentación elaborada por la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de Cataluña o el grupo o grupos de trabajo que determine.
Artículo 19
Calendarios de transferencia de documentación judicial
Los calendarios para efectuar las remisiones de la documentación judicial deben ser elaborados conjuntamente por las personas responsables de los diferentes archivos judiciales.
Capítulo IV
Consulta de la documentación judicial y medios
Artículo 20
Consulta
Cuando las oficinas judiciales necesiten consultar o recuperar documentación depositada en los archivos centrales, territoriales o históricos, es preciso que su personal cumplimente un formulario de solicitud de documentación a partir de la aplicación informática correspondiente.
En cada caso es preciso especificar si la solicitud es de consulta, en cuyo caso el expediente se consulta en las instalaciones de los archivos centrales o territoriales, o de préstamo, en cuyo caso el expediente se consulta en las instalaciones de los órganos judiciales.
Las solicitudes de consulta de la documentación judicial deben acompañarse del formulario de consulta de la documentación judicial que se especifica a continuación y que se recoge en el anexo 4.
Modelo (9) de formulario de consulta de la documentación judicial.
Artículo 21
Medios de elaboración de relaciones documentales y de transferencia y/o consulta de documentación
Las relaciones documentales que se elaboren tanto para la realización de transferencias como para la evaluación y selección de documentación judicial se generan a partir de la aplicación informática correspondiente.
Asimismo, las comunicaciones para la realización de transferencias, procesos de evaluación y selección y consultas de documentación judicial deben efectuarse por los medios telemáticos correspondientes.
Si la utilización de la aplicación informática y de los medios telemáticos no es posible, se pueden utilizar los modelos de formularios adjuntos, en soporte papel.
Disposición final
Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.
Anexo
Omitido.
