DECRETO 53/2016, DE 26 DE AGOSTO, POR EL QUE SE REGULA LA COMISIÓN DE SECRETARIOS GENERALES Y SE CONCRETAN DETERMINADOS ASPECTOS DE LAS SESIONES DEL CONSEJO DE GOBIERNO
La Ley 5/1984, de 24 de octubre, primera norma autonómica reguladora del régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, ya se ocupó, en su artículo 24, de definir las funciones del secretario del Gobierno y le atribuía, entre otras, la de preparación de las reuniones del Gobierno y la de distribución del orden del día y su documentación anexa.
Mediante el Decreto 115/1995, de 13 de octubre, se creó la Comisión de Secretarios Generales Técnicos como órgano encargado de preparar las deliberaciones y los acuerdos del Consejo de Gobierno. Dicho decreto preveía que la Comisión de Secretarios Generales Técnicos podía resolver, por delegación del Consejo de Gobierno, los asuntos que afectaran a diferentes consejerías y no fueran competencia del Gobierno.
El Decreto 178/1999, de 13 de agosto, volvió a referirse a la creación de la denominada Comisión de Secretarios Generales Técnicos como órgano encargado de preparar las deliberaciones y los acuerdos del Consejo de Gobierno. El decreto hacía una regulación muy concisa de dicha comisión y preveía que un acuerdo del Consejo de Gobierno aprobaría las reglas de funcionamiento.
El artículo 21 
de la Ley 4/2001, de 14 de marzo, del Gobierno de las Illes Balears, dispone que el Gobierno puede crear la Comisión de Secretarios Generales Técnicos como órgano encargado de preparar las deliberaciones y los acuerdos del Consejo de Gobierno, con la previsión de que un decreto tiene que regular su funcionamiento, composición, presidencia y secretaría. En virtud de lo establecido en la disposición adicional tercera de la Ley 3/2003, de 26 de marzo , de Régimen Jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, esta comisión adoptará la denominación de Comisión de Secretarios Generales.
El Gobierno de las Illes Balears, en uso de la facultad que le otorga el artículo 21 de la Ley 4/2001, aprobó el Decreto 124/2010, de 23 de diciembre , por el que se regula la Comisión de Secretarios Generales del Gobierno de las Illes Balears, que fija el régimen de funcionamiento, la composición y las funciones de dicha comisión.
Tras más de cinco años de vigencia del Decreto 124/2010, se ha considerado conveniente fijar reglamentariamente determinados procesos. Por otra parte, la progresiva implantación de procedimientos telemáticos y de administración electrónica recomiendan una regulación más flexible.
El artículo 16 de la Ley 4/2001, de 14 de marzo, recoge las reglas de funcionamiento del Consejo de Gobierno y el artículo 17, la figura de la Secretaría del Consejo de Gobierno.
Por todo lo expuesto anteriormente, en uso de la habilitación prevista en la Ley 4/2001, de 14 de marzo , es conveniente realizar una nueva regulación de la Comisión de Secretarios Generales; por otra parte, es preciso formalizar determinadas praxis y mejorar la efectividad de determinados aspectos previos y posteriores a las sesiones del Consejo de Gobierno.
Por todo ello, a propuesta de la consejera de Presidencia y previa deliberación del Consejo de Gobierno en la sesión del día 26 de agosto de 2016,
DECRETO
TÍTULO I
DE LA COMISIÓN DE SECRETARIOS GENERALES
Artículo 1
Definición y adscripción
1. La Comisión de Secretarios Generales es el órgano colegiado encargado de preparar las deliberaciones y los acuerdos del Consejo de Gobierno.
2. La Comisión está adscrita a la consejería cuyo titular ocupe la Secretaría del Consejo de Gobierno. Esta consejería, a la que se adscribe el secretariado del Gobierno, deberá dotar a la Comisión de los medios materiales y personales necesarios para su funcionamiento.
Artículo 2
Composición
1. La Comisión está formada por los siguientes miembros:
a. La consejera secretaria del Consejo de Gobierno, que la presidirá.
b. Los secretarios y secretarias generales de las consejerías.
c. El director de la Abogacía de la Comunidad Autónoma.
d. El interventor general de la Comunidad Autónoma.
La secretaria general de la Consejería de Presidencia, o de la consejería cuyo titular sea el secretario titular del Consejo de Gobierno, actuará como secretaria de la Comisión, con voz y voto.
2. La presidenta de la Comisión puede solicitar la asistencia, con voz pero sin voto, de cualquiera de los altos cargos y de personal funcionario de la Administración de la Comunidad Autónoma para que exponga o aclare un asunto determinado.
Artículo 3
Régimen de suplencias
1. Cuando la presidenta de la Comisión no pueda presidirla, será suplida por la secretaria general de la consejería que ocupe la Secretaría del Consejo de Gobierno. En este caso, actuará como secretario de la Comisión el secretario general que corresponda de acuerdo con el orden de prelación entre consejerías vigente en aquel momento, fijado en el decreto de la Presidencia que determina la composición del Gobierno.
2. La condición de miembro de la Comisión no es delegable, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado siguiente. Cuando el secretario general de una consejería no pueda asistir a una de las sesiones, o se tenga que abstener, otro secretario general miembro de la Comisión presentará los asuntos, dejando constancia de ello en el acta de la sesión.
3. En los supuestos de suplencia de algún secretario general para proponer la inclusión de un punto en la lista de asuntos, tanto por causas de ausencia como por vacante o abstención, puede cursar las solicitudes de inclusión el secretario general que reglamentariamente lo sustituya. De esta circunstancia se informará a la presidencia de la Comisión.
4. En los casos de suplencia en la secretaría o en la presidencia de la Comisión, los documentos que se suscriban serán formalizados y suscritos por quien haya ejercido efectivamente la secretaría o la presidencia, haciendo constar dicha circunstancia.
5. Dado el carácter eminentemente técnico de la participación del director de la Abogacía y del interventor general de la Comunidad Autónoma en las sesiones de la Comisión, estos pueden ser suplidos por personal funcionario titular de los departamentos o por el viceinterventor o los interventores adjuntos de las respectivas áreas funcionales, designados directamente por los miembros ausentes. Estas designaciones, que están fuera del ámbito general de suplencias, solo pueden ser puntuales y deberán quedar reflejadas en el acta de la sesión de la Comisión.
Artículo 4
Funciones
1. Las sesiones de la Comisión tienen carácter preparatorio de las sesiones del Consejo de Gobierno y la Comisión no puede adoptar decisiones o acuerdos por delegación del Consejo de Gobierno. La Comisión examinará los asuntos que se pretendan someter a la aprobación del Consejo de Gobierno, excepto los asuntos que, a criterio de la Presidencia de las Illes Balears, deban someterse directamente a deliberación del Consejo de Gobierno.
2. Los asuntos que se pretenda someter a la consideración de las comisiones delegadas del Gobierno cuya decisión corresponda al Consejo de Gobierno también serán examinados previamente por la Comisión.
Artículo 5
Convocatoria y sesiones de la Comisión
1. La Comisión, previa convocatoria, se reunirá, con carácter general, una vez cada semana, en el día fijado por el presidente.
2. La convocatoria de las sesiones ordinarias será cursada por el secretario o la secretaria de la Comisión, siguiendo instrucciones del presidente o de la presidenta. Se adjuntará a la convocatoria el índice de asuntos al que se refiere el artículo siguiente.
3. Las sesiones ordinarias de la Comisión se llevarán a cabo en la sede de la consejería donde está ubicado el secretariado del Gobierno, salvo que la presidenta de la Comisión fije con carácter extraordinario otro lugar de reunión.
4. La Comisión se reunirá con carácter ordinario antes de cada una de las sesiones ordinarias del Consejo de Gobierno, con una antelación mínima de 24 horas.
5. Asimismo, la Comisión también puede reunirse con carácter extraordinario, previa convocatoria, cuando se den circunstancias que así lo aconsejen.
Artículo 6
Índice de asuntos
1. Corresponde a la presidencia de la Comisión la formación del índice de asuntos que se deban examinar en las reuniones de la Comisión.
2. Para elaborar el índice, las secretarías generales de las consejerías, como únicos órganos competentes para canalizar toda la documentación relativa a las sesiones del Consejo de Gobierno, remitirán al secretariado del Gobierno los asuntos que quieran incluir en él clasificados de conformidad con lo establecido en este decreto. Por ello, enviarán el texto de la propuesta y el extracto del expediente y los informes que se determinen.
3. La citada propuesta se remitirá redactada en catalán. En cualquier caso, si el acto o la disposición debe publicarse, también se enviará la propuesta redactada en castellano. Toda la documentación se presentará, también, en soporte electrónico.
4. A la vista de las propuestas de las consejerías acompañadas de los informes y trámites que correspondan, la presidencia de la Comisión deberá decidir los asuntos incluidos en el índice.
5. Cuando por razones de urgencia u oportunidad se quiera someter a la Comisión un asunto que no se haya podido incluir en el índice, se remitirá el texto de la propuesta y toda la documentación al secretariado del Gobierno. En estos casos, la presidencia de la Comisión deberá decidir si el asunto se somete o no a la Comisión.
Artículo 7
Clasificación de los asuntos en el índice
1. En el índice, los asuntos se clasificarán por consejerías, siguiendo el orden de prelación vigente en cada momento fijado en el decreto de la Presidencia que determina la composición del Gobierno.
2. Los decretos leyes, los actos de nombramiento y cese, y los de otorgamiento de distinciones, galardones y premios podrán presentarse directamente para ser incluidos en el orden del día del Consejo de Gobierno.
Artículo 8
Desarrollo de las sesiones de la Comisión
1. La presidencia ordenará el desarrollo de las sesiones. Se tratarán, en primer lugar, los asuntos incluidos expresamente en el índice; a continuación, los asuntos fuera de índice, y, finalmente, se producirá un turno abierto de palabras.
2. La deliberación sobre un asunto en la Comisión requiere la entrega de la propuesta firmada por el consejero antes de la celebración de la sesión de esta última. En caso contrario, el asunto no se puede tratar en el sesión ni ser incluido en el orden del día del Consejo de Gobierno; todo ello, sin perjuicio de que se deban aportar también la documentación y los informes pertinentes.
3. Si el asunto no debe someterse a la consideración de la Comisión, la propuesta firmada será entregada antes de la confección del orden del día del Consejo de Gobierno, o antes de la celebración de la sesión de este último si el asunto se eleva directamente.
4. Después de deliberar sobre los asuntos, la Comisión puede adoptar las decisiones siguientes:
a. Proponer la inclusión del asunto, tal como está presentado, en el orden del día del Consejo de Gobierno.
b. Proponer la inclusión del asunto en el orden del día del Consejo de Gobierno, condicionado a la inclusión de las modificaciones que se decidan o condicionado a la aportación de la documentación que se especifique en la sesión.
c. Proponer la inclusión del asunto en el orden del día del Consejo de Gobierno a pesar de haber suscitado discrepancias en la Comisión, en atención a su especial naturaleza o por razones de urgencia u oportunidad.
d. Proponer la no inclusión de algún asunto en el orden del día del Consejo de Gobierno o dejarlo pendiente.
5. Las deliberaciones de los miembros de la Comisión y de las otras personas asistentes a las sesiones tienen carácter secreto.
Artículo 9
Acta de las sesiones de la Comisión
1. El secretario de la Comisión extenderá un acta de cada sesión. En dicha acta constarán las circunstancias relativas al tiempo y al lugar de la reunión, la relación de personas asistentes, los asuntos tratados y, en su caso, las modificaciones en el texto que se proponen o la documentación adicional necesaria para la deliberación de los asuntos en la sesión correspondiente del Consejo de Gobierno.
2. Las actas se aprobarán en la misma sesión o en la siguiente.
TÍTULO II
DE LAS SESIONES DEL CONSEJO DE GOBIERNO
Artículo 10
Sesiones del Consejo de Gobierno
1. El Consejo de Gobierno, previa convocatoria, realizará sesiones con carácter ordinario generalmente una vez por semana, en el día fijado por el presidente o la presidenta.
2. El Consejo de Gobierno puede llevar a cabo sesiones extraordinarias, previa convocatoria ordenada por el presidente o la presidenta, por razones de urgencia o de especial relevancia institucional.
Artículo 11
Convocatoria
La consejera secretaria del Consejo de Gobierno comunicará la convocatoria de las sesiones a los miembros del Consejo de Gobierno, para lo que podrá hacer uso de medios telemáticos. Se adjuntará a la convocatoria el orden del día al que se refiere el artículo 12 de este decreto.
Artículo 12
Orden del día del Consejo de Gobierno
1. La consejera secretaria del Consejo de Gobierno, siguiendo instrucciones de la presidenta, elaborará el orden del día del Consejo de Gobierno con los asuntos sobre los que la Comisión de Secretarios Generales haya propuesto su inclusión. El orden del día del Consejo de Gobierno incluirá también aquellos asuntos que, según este decreto, se pueden someter directamente a la consideración del Consejo de Gobierno.
2. Excepcionalmente, la presidencia puede aceptar la presentación de asuntos no incluidos en el orden del día que, por su urgencia, tengan que ser directamente sometidos al Consejo de Gobierno.
Artículo 13
Suplencias de los consejeros
1. En el supuesto de suplencia de algún consejero o consejera para proponer al Consejo de Gobierno determinado asunto, tanto por causas de ausencia como por las de vacante o abstención, las propuestas serán suscritas por el consejero que reglamentariamente lo sustituya. El consejero que tenga que ser suplido, lo pondrá en conocimiento del consejero secretario, quien lo deberá comunicar a la presidenta.
2. Cuando un consejero o una consejera deba abstenerse durante la sesión del Consejo de Gobierno en el conocimiento de algún asunto propuesto por otro consejero, se ausentará de la sesión del Consejo de Gobierno durante el tiempo en el que el asunto determinado sea tratado.
3. En los casos de suplencia en la secretaría o en la presidencia del Consejo de Gobierno, las actas, los certificados y la otra documentación serán firmados por quien haya ejercido efectivamente la secretaría o la presidencia, haciendo constar dicha circunstancia.
Una vez aprobada y firmada el acta de la sesión, los certificados y los otros documentos que deban expedirse derivados del acta serán firmados por los titulares de la secretaría o la presidencia.
Artículo 14
Actas de las sesiones del Consejo de Gobierno
1. La consejera secretaria extenderá un acta de las sesiones del Consejo de Gobierno en la que constarán como mínimo, además de las circunstancias relativas al tiempo, al lugar y a los asistentes, las decisiones y los acuerdos adoptados. Las actas incluirán el texto íntegro de las propuestas sometidas a votación.
2. Un borrador del acta será enviado a los miembros del Consejo de Gobierno. El envío del borrador puede realizarse a través de una dirección de correo electrónico específicamente creada a tal efecto. Las actas se aprobarán, como máximo, en la sesión siguiente del Consejo de Gobierno.
3. Una vez aprobadas las actas, serán firmadas por quien ha ejercido de secretario y quien ha presidido la sesión. Serán archivadas y custodiadas por el secretariado del Gobierno. Nadie, fuera del secretariado del Gobierno, puede tener acceso, sin conocimiento y presencia de algún funcionario del secretariado, a los archivos físicos de las actas.
4. Para la confección de las actas definitivas deberá utilizarse un soporte numerado específico para tal finalidad. Aprobada el acta, el secretario de la sesión la hará transcribir, sin ningún rayado ni enmienda o salvando al final las que involuntariamente se hayan podido hacer. Las actas se extenderán en hojas numéricamente correlativas, siempre que sea posible, en riguroso orden y haciendo constar por diligencia al final de cada acta los números de las hojas numeradas en que ha quedado extendida.
5. Cuando se proceda a la encuadernación de las actas en tomos, una diligencia firmada por la consejera secretaria, con el visto bueno de la presidenta, indicará cuántas actas contiene y señalará la primera y la última acta del tomo.
Artículo 15
Formalización y certificación de los acuerdos del Consejo de Gobierno
1. Los acuerdos del Consejo de Gobierno quedan formalizados en el acta de la sesión. Finalizada la sesión, la propuesta firmada se consolida estampando, al lado de la firma del consejero proponente, un sello con la decisión, los datos de la sesión y la firma del secretario de la sesión y de quien la ha presidido.
2. Si la propuesta ha sido objeto de modificaciones en el transcurso de la sesión del Consejo de Gobierno, se hará constar asimismo dicha circunstancia.
3. El secretariado del Gobierno preparará los certificados de los acuerdos adoptados por el Consejo de Gobierno que se hayan solicitado. El consejero secretario y la presidenta firmarán los certificados. El secretariado del Gobierno expedirá certificados solo a solicitud de los miembros del Gobierno, de los tribunales y de los órganos constitucionales o estatutarios competentes. El derecho de la ciudadanía a la información y las cuestiones de transparencia serán ejercidos a través de las consejerías que hayan elevado la propuesta.
Artículo 16
Comunicaciones, notificaciones y publicación
1. Las comunicaciones, las notificaciones o cualquier otro trámite derivado de los acuerdos adoptados por el Consejo de Gobierno se llevarán a cabo por medio de la consejería que ha hecho la propuesta. En caso de propuestas conjuntas, estos trámites serán realizados por la consejería que haya tramitado el procedimiento.
2. El secretariado del Gobierno tiene que tramitar de oficio la publicación en el Boletín Oficial de las Illes Balears de las disposiciones generales y de los otros puntos aprobados en cuyo contenido se ordene la publicación en dicho boletín.
Artículo 17
Libro numerador de decretos
Los decretos aprobados por el Consejo de Gobierno se listarán y numerarán anualmente en un libro numerador debidamente tramitado y custodiado en el secretariado del Gobierno. Deberá contener como mínimo el número, el título y la fecha de los decretos. Se llevará también un libro para los decretos legislativos y otro para los decretos leyes.
Disposición adicional primera
Régimen jurídico
El régimen jurídico y de funcionamiento de la Comisión de Secretarios Generales, así como el del Consejo de Gobierno, es el específico previsto en la Ley 4/2001, de 14 de marzo , y en este Decreto, y queda excluido de la aplicación del régimen establecido con carácter general para los órganos colegiados de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.
Disposición adicional segunda
Documentación en formato electrónico
Una vez comprobadas la viabilidad tecnológica y la seguridad en la custodia, la secretaria general de la Consejería de Presidencia puede resolver que las actas de la Comisión de Secretarios Generales y de las sesiones del Consejo de Gobierno se expidan y se custodien en formato electrónico.
Disposición adicional tercera
Denominaciones de cargos y titulares
Todas las denominaciones en relación con titulares de órganos, cargos, profesiones y funciones que aparecen en este decreto en género masculino o femenino, se entenderán referidas al masculino o femenino según el género del titular en cada caso o momento.
Disposición derogatoria primera
Normas que se derogan
Quedan derogadas todas las normas de rango igual o inferior que se opongan a lo dispuesto en este decreto o que lo contradigan y, en especial, el Decreto 124/2010, de 23 de diciembre , por el que se regula la Comisión de Secretarios Generales del Gobierno de las Illes Balears.
Disposición derogatoria segunda
Derogación del artículo 5.3 b del Decreto 68/2012, de 27 de julio, por el que se regula el Boletín Oficial de las Illes Balears
Se deroga la letra b del apartado 3 del artículo 5 del Decreto 68/2012, de 27 de julio, por el que se regula el Boletín Oficial de las Illes Balears.
Disposición final primera
Facultades de desarrollo
Se faculta a la consejera de Presidencia para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo de este decreto.
Disposición final segunda
Modificación del artículo 15.3 a del Decreto 68/2012, de 27 de julio, por el que se regula el Boletín Oficial de las Illes Balears
Se modifica la letra a del apartado 3 del artículo 15 del Decreto 68/2012, de 27 de julio, por el que se regula el Boletín Oficial de las Illes Balears, que pasa a tener la siguiente redacción:
a) El secretario del Consejo de Gobierno, los acuerdos aprobados por este órgano, así como las órdenes o los actos dictados a propuesta de más de una consejería.
Disposición final tercera
Habilitación a la secretaria general de la Consejería de Presidencia
1. La secretaria general de la Consejería de Presidencia puede dictar las instrucciones generales con el fin de establecer la documentación que debe acompañar los asuntos para incluirlos en el índice de asuntos o en el orden del día, y el procedimiento, en su caso electrónico, para la remisión de la documentación.
2. Asimismo, puede dictar las instrucciones relativas a la remisión de las versiones lingüísticas de los asuntos que se envíen para la preparación del Consejo de Gobierno.
Disposición final tercera
Entrada en vigor
Este decreto entrará en vigor el 1 de octubre de 2016.
