§1015201
ORDEN DE 19 DE DICIEMBRE DE 2005, DE LA CONSEJERA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, DEL REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL E INSTITUCIONAL DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI.
La Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 43.3 del Estatuto de Autonomía del País Vasco, procedió a regular la administración, defensa y conservación del Patrimonio del País Vasco. Y en desarrollo de dicha Ley, el Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, aprobaba un Reglamento regulador de los Servicios de Archivo y Patrimonio Documental del País Vasco, con el que se pretendía una homogeneización y coordinación de la gestión en dicha materia, dando respuesta a los problemas de la gestión diaria de los Servicios de Archivo de la Comunidad Autónoma.
Posteriormente, en virtud del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, se determina la organización y el funcionamiento de los agentes que participan en la gestión de los archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, como parte integrante del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.
Este Decreto establece a su vez, en su Disposición Final Segunda, la facultad de quien ejerza la titularidad del Departamento de Hacienda y Administración Pública para dictar las disposiciones precisas para su desarrollo.
Siendo esto así, la presente Orden viene a establecer un reglamento que complete el marco normativo regulador del referido sistema de archivo, concretando los procesos y actuaciones en dicha materia, así como las responsabilidades que en relación a los mismos se asignan a cada uno de los archivos que se integran en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Mediante esta Orden, se pretende proporcionar a los organismos y personal que intervienen en la producción y gestión de la documentación generada por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi una herramienta indispensable para el mejor desempeño de las tareas de gestión documental, y ello siempre en el marco de la aplicación de criterios de calidad y transparencia que deben regir la actuación de la Administración.
Los archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi desarrollarán una función activa, en la medida en que proporcionan servicios para una eficaz gestión de la Administración y, al mismo tiempo, constituyen elementos clave en la protección y custodia del patrimonio documental garantizando, asimismo, los derechos de los ciudadanos y de la propia Administración en este ámbito.
En el Reglamento se contempla, por una parte, la definición de los conceptos básicos y necesarios para su correcta comprensión, facilitando el uso de un lenguaje común de relación entre las unidades productoras de la documentación y los responsables de los archivos. Por otra parte, se establecen unos principios generales para el tratamiento, conservación, acceso y servicio de la documentación, dejando el desarrollo de aspectos específicos del tratamiento documental para su concreción en los correspondientes manuales. Y, finalmente, se procede a la regulación de los procesos y tareas técnicas comunes a todos los archivos del Sistema.
Por todo ello,
DISPONGO:
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.– Objeto.
Es objeto del Reglamento:
a) La regulación de los flujos de documentación entre los distintos archivos que se integran en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
b) La normalización de los distintos procesos y actividades de tratamiento de la documentación a realizar en cada uno de estos archivos.
c) Determinar las actuaciones necesarias en orden a facilitar el derecho de acceso a los archivos a las personas físicas y jurídicas.
Artículo 2.– Ámbito de aplicación.
Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento serán de aplicación en todo el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Artículo 3.– Definiciones y conceptos básicos.
En la aplicación de este Reglamento y para la correcta comprensión de lo en él dispuesto, serán de aplicación los conceptos archivísticos básicos desarrollados en la legislación vigente:
a) Se entiende por Acceso a la documentación la disponibilidad de la misma para su consulta.
b) Se entiende por Archivo, la instancia responsable del tratamiento técnico, difusión y conservación de los fondos documentales.
c) Se entiende por Calendarios de conservación los instrumentos que identifican las series documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservación o eliminación y su accesibilidad.
d) Se entiende por Ciclo de vida de los documentos, la agrupación de fases por las que atraviesa un documento: creación, mantenimiento, uso y eliminación o conservación definitiva.
e) Se entiende por Cuadro de Clasificación el instrumento de gestión que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.
f) Se entiende por Descripción de los fondos documentales el análisis de los documentos de archivo y la elaboración de instrumentos que faciliten el conocimiento y consulta de los fondos documentales.
g) Se entiende por Documento de archivo, toda información registrada, independientemente de su forma y características físicas, recibida, creada o conservada por una institución, entidad o individuo en el desempeño de sus funciones.
h) En contraposición a la documentación de archivo, se considera Documentación de apoyo informativo a aquellos documentos (impresos, fotocopias de disposiciones normativas, folletos, etc.) cuya utilidad para la Administración radica exclusivamente en su contenido informativo para apoyo de la gestión administrativa, por tanto no es documentación susceptible de integración en los expedientes ni de conservación en los archivos.
i) Se entiende por Documento electrónico de archivo todo documento de archivo en soporte electrónico ya sea porque se ha creado mediante una aplicación informática o bien porque se ha digitalizado.
j) Se entiende por Documentos Vitales el conjunto de documentos esenciales, que se consideran necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones y actividades críticas desarrolladas por la Administración Pública.
k) Se entiende por Expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
l) Se entiende por Expurgo de la documentación el proceso de eliminación o borrado de documentos por cualquier medio que impida su reconstrucción y posterior uso.
m) Se entiende por Fondo de archivo, todo conjunto orgánico de documentos, conservado de manera organizada de forma que se garantice la difusión conveniente de su información.
n) Se entiende por Gestión de la Documentación el conjunto de tareas y procesos técnicos orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los documentos por parte de las unidades administrativas productoras de la misma.
o) Se entiende por Identificación documental el proceso de recopilación de información y estudio de cada una de las series documentales generadas por la Administración.
p) Se entiende por Instrumento de Descripción el documento que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales y que permite la localización y recuperación de los documentos. Dependiendo de la descripción realizada, los instrumentos de descripción podrán presentar distinto nivel de detalle de la información: desde una información amplia y genérica, hasta una descripción más específica y concreta.
q) Se entiende por Reprografía de fondos documentales el conjunto de técnicas y procedimientos de copia o microcopia de los fondos documentales conservados en el archivo.
r) Se entiende por Restauración el proceso técnico que tiene por objeto recuperar la integridad física y funcional de los documentos mediante la corrección del deterioro y los daños sufridos, y la restitución de los documentos a su estado original en la medida en que sea posible, teniendo en cuenta el respeto a la originalidad e integridad del documento y la distinción entre la parte del documento no tratada y la parte restaurada.
s) Se entiende por Selección de la documentación el proceso de determinación de los documentos que van a ser objeto de eliminación o conservación de acuerdo con los plazos que se establezcan en el Calendario de Conservación.
t) Se entiende por Serie documental, el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
u) Se entiende por Sistema de Archivo el conjunto de normas, órganos, centros y servicios vinculados a la gestión de los archivos.
v) Se entiende por Tipo Documental la unidad documental básica, que presenta unas características estructurales similares derivada del ejercicio de una misma función y producida por un determinado órgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento.
w) Se entiende por Valoración documental el proceso de análisis y determinación de los valores de los documentos de archivo en función de los efectos que causan y de la información que contienen. Estos valores condicionan la conservación temporal o permanente de la documentación.
x) Se entiende por Valor primario de los documentos el que va unido a la finalidad inmediata de su producción. Entre los valores primarios se incluyen el jurídico-administrativo, el fiscal y el judicial.
y) Se entiende por Valor secundario de los documentos aquel que responde a motivos no definidos inicialmente en su creación. Son valores secundarios los de carácter informativo e histórico.
TÍTULO II
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
DE LOS ARCHIVOS DE LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL E
INSTITUCIONAL DE LA COMUNIDAD
AUTÓNOMA DE EUSKADI
CAPÍTULO I
ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN
GENERAL E INSTITUCIONAL DE
LA COMUNIDAD AUTÓNOMA
DE EUSKADI
Artículo 4.– Tipología.
En el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se establecen los siguientes subsistemas:
– Archivos de gestión o de oficina.
– Archivos centrales de la Administración Institucional.
– Archivo General.
– Archivos territoriales.
– Archivo Histórico.
Artículo 5.– Archivos de Gestión o de Oficina de la Administración General e Institucional.
1.– Los archivos de gestión o de oficina están integrados por la documentación existente en las unidades administrativas en que orgánicamente se estructuran los diferentes Departamentos, Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas del Gobierno Vasco, documentación que se corresponde con la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos.
2.– Es responsabilidad de los archivos de gestión:
a) El control de los documentos generados por la actividad de la unidad productora durante el plazo de tramitación.
b) La correcta conservación de los expedientes completos, de manera que se evite la dispersión y fraccionamiento de la documentación perteneciente a un mismo expediente.
c) La identificación, clasificación y descripción de la documentación para facilitar su localización y acceso.
d) La gestión de las consultas y préstamos de la documentación existente en estos archivos.
e) La realización de las tareas de depuración y expurgo o transferencia de la documentación teniendo en cuenta los calendarios de conservación definidos para la misma y la normativa relativa a estos procesos.
3.– Como norma general, la documentación permanecerá en estos archivos mientras dure su tramitación administrativa. Una vez al año se transferirán al siguiente nivel de archivo los expedientes que se hayan concluido, siguiendo los plazos establecidos en el Calendario de Conservación.
4.– En el supuesto de que determinadas series documentales sean objeto de frecuente consulta, la Dirección del Sistema de Archivo autorizará la permanencia de las mismas en los archivos de gestión mientras sea necesario.
Artículo 6.– Los Archivos Centrales de la Administración Institucional.
1.– Los archivos centrales de la Administración Institucional son responsables de la organización, custodia y conservación de la documentación generada por los Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas que integran la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
2.– Son funciones de los Archivos Centrales de la Administración Institucional:
a) El asesoramiento a los archivos de gestión o de oficina de las unidades administrativas de su entidad.
b) La correcta conservación de la documentación generada por el organismo en instalaciones adecuadas. Esta documentación dará lugar a un único fondo documental.
c) La elaboración del cuadro de clasificación documental del organismo.
d) La identificación, clasificación y descripción de la documentación para facilitar la localización y acceso a la misma.
e) La gestión de las consultas y préstamos de la documentación existente en estos archivos.
f) La realización de las tareas de expurgo de la documentación, teniendo en cuenta los calendarios de conservación definidos para la misma y la normativa para su ejecución controlada.
g) La realización de transferencias de documentación al Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi en los plazos que se acuerden con el mismo.
3.– Como norma general no se transferirán al Archivo General documentación con una antigüedad inferior a los 10 años, salvo en caso de disolución de la Entidad en que necesariamente deberá pasar a su custodia por el Archivo General de la Administración.
Artículo 7.– El Archivo General.
1.– El Archivo General de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi recibe y gestiona la documentación remitida por los archivos de gestión o de oficina y por los archivos centrales de la Administración Institucional, una vez finalizado el plazo de permanencia en estos archivos. Asimismo recibirá la documentación remitida por la Administración del Estado o por las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autónoma de Euskadi.
2.– Este archivo realiza las siguientes funciones generales en relación a la gestión y tratamiento de la documentación de archivo:
a) La recepción y control de la documentación procedente de los archivos de gestión de la Administración General, de los archivos centrales de la Administración Institucional, así como de otras Administraciones Públicas en virtud del traspaso de competencias que se aprueben.
b) La recepción, control y organización, si procede, de nuevos fondos documentales como consecuencia de actos inter vivos o mortis causa de adquisición aprobados por la Dirección del Sistema de Archivo.
c) La organización de fondos documentales ya existentes en este archivo.
d) La gestión de las consultas y préstamos de la documentación depositada en el archivo.
e) La realización del expurgo de la documentación en los plazos previstos en el Calendario de Conservación de la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
f) La conservación y custodia de los fondos documentales existentes durante el plazo de permanencia de la documentación en el Archivo General.
g) La transferencia al Archivo Histórico de aquella documentación para la que se establece su conservación permanente.
h) Participación activa en los procesos de identificación y valoración de la documentación, de los que resultan:
1.– El Calendario de Conservación de la Documentación de la Administración General a Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
2.– La concreción de los plazos de permanencia de las series documentales en los archivos del Sistema y, con ello, la programación de las transferencias periódicas de documentación.
3.– La concreción de los criterios de accesibilidad que afecta a la documentación de la Administración.
4.– Apoyar en la racionalización y normalización de la producción documental de dicha Administración.
i) Seguimiento y revisión, en su caso, de los procedimientos técnicos de gestión de archivo, de los instrumentos de control de los mismos y del calendario de conservación de la documentación definido.
j) Información y difusión de los fondos documentales del archivo.
k) Promoción de actividades de cooperación y fomento con otros archivos externos al Sistema y con las administraciones locales y las instituciones comunes de la Comunidad Autónoma de Euskadi en lo relativo a la organización de cursos de formación, a la información sobre existencia de fondos complementarios, etc.
3.– Como norma general, la documentación permanecerá en este archivo durante un plazo no superior a los cincuenta años, una vez concluida su vigencia administrativa.
Artículo 8.– Los Archivos Territoriales.
1.– Los archivos territoriales constituyen las delegaciones del Archivo General en los edificios de gestión centralizada del Gobierno Vasco en los Territorios Históricos.
2.– Son funciones de los archivos territoriales:
a) La recepción y control de la documentación procedente de los archivos de gestión localizados en los edificios de gestión centralizada del Gobierno Vasco en los Territorios Históricos.
b) La gestión de las consultas y préstamos de la documentación.
c) La conservación y custodia de los fondos documentales en ellos depositados.
d) La realización de las tareas de expurgo y/o transferencia de la documentación al Archivo General teniendo en cuenta el Calendario de Conservación de la Documentación, y la normativa relativa a estos procesos.
e) La colaboración con la Dirección del Sistema de Archivo en la actualización de los instrumentos de gestión de la documentación, responsabilizándose de la cumplimentación y mantenimiento de los instrumentos de descripción de la documentación en ellos depositada.
Artículo 9.– Archivo Histórico de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
1.– De acuerdo con la Disposición Transitoria Primera del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, hasta la entrada en funcionamiento del Archivo Histórico del Gobierno Vasco, toda la documentación que tenga la consideración de histórica, en los términos previstos en la Ley 7/1990, de Patrimonio Cultural, y se haya generado en el ámbito de actuaciones de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi será gestionada, organizada y custodiada por el Sistema de Archivo de la misma.
2.– El Archivo Histórico de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi realiza las siguientes funciones en relación con la gestión y tratamiento de la documentación de carácter histórico:
a) Recepción de aquella documentación, con una antigüedad igual o superior a los 50 años, para la que se determina la conservación permanente, que ha sido generada por la acción política y administrativa de la Administración General e Institucional, o bien por la Administración Central y/o Administraciones Forales, en el desarrollo de competencias transferidas a la Administración Autónoma Vasca.
b) Recepción de nuevos fondos documentales y colecciones de documentos de especial relevancia para el conocimiento de la historia del País Vasco, que ingresen en el Archivo General.
c) Custodia y organización de los fondos documentales de consideración histórica.
d) Atención a las consultas de los investigadores y difusión del contenido de sus fondos.
CAPÍTULO II
PERSONAL
Artículo 10.– De los archivos de oficina o de gestión.
Los archivos de oficina o de gestión serán organizados y gestionados por, al menos, personal auxiliar o administrativo designado por cada responsable de la unidad administrativa.
El responsable de cada archivo de oficina será también el interlocutor del Archivo General para la gestión de transferencias y consultas de documentos en este nivel de archivo.
Artículo 11.– De los Archivos Centrales.
Los Archivos Centrales de la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi serán gestionados por personal con formación técnica específica.
Para el desempeño de sus funciones, los archivos arriba indicados contarán con la asistencia técnica y las directrices proporcionadas por la Dirección del Sistema de Archivo.
Artículo 12.– Del Archivo General.
El Archivo General de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi estará atendido por:
a) Personal con formación técnica específica en organización de archivos y tratamiento de la documentación.
b) Personal auxiliar y subalterno para la realización de las diversas tareas administrativas y de servicio de la documentación.
Artículo 13.– Confidencialidad.
Todo el personal que preste sus servicios en los archivos integrados en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi estará obligado a guardar la debida discreción y confidencialidad en relación con la información contenida en los documentos a los que por razón de su cargo tenga acceso, en los términos establecidos en la legislación vigente.
Artículo 14.– Planes de formación.
La Dirección del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi elaborará, en colaboración con el Instituto Vasco de Administración Pública, Planes Anuales de Formación para el personal que desempeñe funciones de archivo, distinguiendo entre:
a) Planes de formación para personal responsable de los archivos de oficina y los archivos centrales de la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi que se ajusten a las necesidades formativas de este personal.
b) La formación permanente del personal técnico que desempeña su labor en el Archivo General de la Administración Pública y en el Archivo Histórico.
CAPÍTULO III
INSTALACIONES Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
SECCIÓN PRIMERA
PLAN DE INFRAESTRUCTURAS Y EQUIPAMIENTO
Artículo 15.– Instalaciones.
La Dirección del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi será responsable de velar para que todos los archivos del Sistema cuenten con instalaciones adecuadas para el mantenimiento y correcta conservación de la documentación.
Artículo 16.– Plan de Infraestructuras y equipamiento.
Periódicamente la Dirección del Sistema de Archivo elaborará un Plan de Infraestructuras y Equipamiento de los archivos del Sistema que contemple:
a) La mejora de las instalaciones de archivo y de las condiciones técnicas de conservación.
b) La provisión del equipamiento de archivo necesario para el correcto funcionamiento de cada uno de los centros de archivo del Sistema.
c) La dotación de recursos especializados para el control y tratamiento de los fondos documentales (digitalización, restauración...).
d) La valoración y respuesta a las nuevas necesidades de espacios de archivo que se planteen.
e) La elaboración de un programa para la conservación de los soportes fotográficos, digitales y electrónicos.
f) La elaboración de un Programa de Contingencias en el que se concreten las actuaciones y recursos necesarios para reaccionar ante las situaciones de riesgo y emergencias que puedan afectar a la conservación de la documentación.
Artículo 17.– Inspección de instalaciones.
En el cumplimiento de su responsabilidad, la Dirección del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi desempeñará funciones de inspección de las instalaciones y condiciones técnicas de los archivos del Sistema.
SECCIÓN SEGUNDA
LOCALES E INSTALACIONES DE ARCHIVOS
Artículo 18.– Ubicación.
Los depósitos de archivo deben ubicarse en plantas bajas (rasante) o plantas superiores y en zonas alejadas de potenciales peligros de contaminación industrial, incendios o inundaciones.
Artículo 19.– Distribución.
En el Archivo General del Gobierno Vasco, en los Archivos Territoriales y en los Archivos Centrales de la Administración Institucional se preverá la correcta zonificación y diferenciación de espacios:
a) Espacios para depósito de documentación.
b) Zonas para consulta de la documentación.
c) Áreas de trabajo para la realización de las tareas de organización, descripción y tratamiento de la documentación recibida.
Artículo 20.– Servicios específicos.
El Archivo General de la Administración deberá contar con las instalaciones y equipamiento necesarios para la realización de las funciones específicas de:
a) Restauración de la documentación.
b) Actividades de difusión del patrimonio documental.
Artículo 21.– Condiciones a cumplir por los depósitos de archivo.
1.– Los depósitos de archivo cumplirán las condiciones constructivas y de seguridad necesarias para la correcta conservación y protección de la documentación.
2.– En estos archivos se realizará un estricto control de las condiciones ambientales de los depósitos, con la finalidad de evitar todo riesgo de deterioro de la misma. Concretamente se establecen las siguientes condiciones básicas:
a) La temperatura del depósito debe mantenerse constante, entre 15 y 21.ºC, sin oscilaciones superiores a ± 3.ºC.
b) La humedad relativa se situará en torno al 45-65%, sin superar oscilaciones superiores a ± 5%.
c) La relación entre temperatura y humedad relativa en el depósito debe ser constante.
d) Los depósitos deberán contar con un sistema de ventilación natural controlada para la constante renovación del aire.
e) La intensidad luminosa de los depósitos oscilará entre los 50 y los 100 lux (no pudiendo exceder de 100 lux).
Artículo 22.– Normas básicas para los archivos de oficina o gestión.
Los archivos de gestión se localizarán, bien en las oficinas o en lugares próximos a las mismas, por lo que, al no poderse cumplir las condiciones antes indicadas, se adoptarán las siguientes medidas:
a) Evitar la acumulación excesiva de documentación en los archivos de las oficinas.
b) Mantener físicamente separada la documentación de archivo y el almacén de material de oficina.
c) Diferenciar entre la documentación de archivo generada por la unidad administrativa y la documentación propia del personal de la misma, que no debe conservarse en los archivos de oficina.
d) Evitar la exposición de la documentación a la luz solar.
e) Alejar la documentación de fuentes de calor, de humedad y de campos magnéticos por el perjuicio que estos últimos suponen para la conservación de la documentación en soporte electrónico.
f) Limpieza periódica del espacio destinado a archivo para evitar los efectos negativos del polvo y los insectos.
Artículo 23.– Situaciones especiales.
1.– Cuando en los archivos de oficina o gestión y territoriales se detecten deficiencias en las instalaciones o insuficiencia de medios personales que puedan afectar negativamente a la conservación de la documentación, la Dirección del Sistema de Archivo, en cumplimiento de sus funciones inspectoras, podrá proceder al depósito de la documentación en el Archivo General del Gobierno Vasco, hasta la desaparición de los problemas detectados.
2.– Cuando la documentación salga de estos archivos, deberá remitirse necesariamente al Archivo General, no pudiéndose ubicar documentación alguna en locales ajenos a los edificios de oficinas de la Administración Pública, salvo en los casos en los que así se determine por la Dirección del Sistema de Archivo.
Artículo 24.– Equipamiento de los archivos.
1.– El equipamiento de los archivos debe ser el adecuado para contener correctamente la documentación, protegida del polvo, de las deformaciones así como del deterioro derivado de su uso inadecuado.
2.– Los depósitos de archivo deberán contar con armarios compactos y/o estanterías para la instalación de la documentación. Asimismo, contarán con sistemas de seguridad de protección contra incendios y robos.
3.– En los archivos de oficina los archivadores y muebles que contengan los documentos de archivo deberán asegurar la custodia y restricción del acceso a la documentación, por lo que estos muebles no se podrán ubicar en pasillos y/o sin cerraduras que garanticen la confidencialidad.
SECCIÓN TERCERA
CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES DE DOCUMENTACIÓN
Artículo 25.– Documentación en soporte papel.
1.– Se utilizará papel reciclado para fotocopias, elementos de cartería, cuadernos y todo tipo de documento cuyo carácter sea temporal, como circulares, comunicaciones, albaranes, notas de régimen interno o borradores.
2.– No se utilizará papel reciclado en los expedientes y documentos administrativos.
3.– Se utilizará papel de buena calidad para garantizar la máxima perdurabilidad de la documentación de conservación permanente, en especial para los Documentos Vitales.
4.– En el Calendario de Conservación de la Documentación se indicará el tipo de papel a utilizar en cada serie documental.
5.– Se utilizarán las unidades de instalación adecuadas a cada tipo de soporte y al estado de tramitación de la documentación:
a) En los archivos de oficina se guardará bien en archivadores de carpetas colgantes, o bien en carpetas AZ debidamente identificadas.
b) Finalizada la tramitación, la documentación se introducirá en cajas de archivo, de cartón neutro (PH 5,5), las cuales deberán estar perfectamente identificadas y rotuladas para facilitar la localización de la información que contienen.
6.– Se establecen las siguientes unidades de instalación normalizadas:
a) Caja Tipo A: 26 x 9,5 x 37,5 cm, para documentos en formato DIN A-4.
b) Caja Tipo B: 28 x 40 x 39 cm, para historias clínicas.
c) Caja Tipo C: 28 x 40 x 39 cm, para conservar cajas de archivo.
Artículo 26.– Documentación en otros soportes.
1.– La documentación en soportes distintos del papel se conservará en armarios y contenedores adecuados para su mejor preservación:
a) La documentación cartográfica se instalará en armarios planeros o tubos portaplanos para facilitar su acceso y conservación.
b) Las microformas se guardarán en cajas metálicas.
c) Los disquetes, CD-ROM, DVD, etc. en ficheros.
2.– Para la conservación de los documentos electrónicos:
a) Se realizarán periódicamente copias de seguridad que garanticen la conservación de la información.
b) Se realizarán las conversiones y o migraciones que se determinen en el Calendario de Conservación para los documentos de conservación permanente.
3.– Las condiciones específicas para la conservación de la documentación sobre soporte electrónico será objeto de desarrollo en la Norma Técnica que se elabore al efecto.
SECCIÓN CUARTA
RESTAURACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 27.– Programa de restauración.
En el cumplimiento de las funciones relativas a la correcta conservación y preservación de la documentación, la Dirección del Sistema de Archivo elaborará un programa de restauración de la documentación que contemple:
a) La determinación de los criterios y planificación de las intervenciones de restauración, limpieza y/o desinfección, en base al estado de los documentos y al interés de su conservación y consulta.
b) La planificación de los recursos necesarios para desarrollar el programa de restauración.
CAPÍTULO IV
SERVICIOS DE LOS ARCHIVOS
Artículo 28.– Tipo de servicios.
1.– Los archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, de conformidad con el derecho de los ciudadanos de acceso a los mismos, así como en el cumplimiento de sus funciones y de sus compromisos en la mejora continua de la gestión y transparencia de la Administración, prestarán los siguientes servicios:
a) Informar a los usuarios sobre los fondos documentales conservados en los Archivos.
b) Expedición de certificaciones.
c) Expedición de Tarjeta de usuario del Archivo General y del Archivo Histórico.
d) Autorización temporal para la consulta de fondos de los Archivos Centrales de la Administración Institucional y/o del Archivo General e Histórico de la Administración Pública.
e) Facilitar el acceso a la documentación y a la reproducción de la misma de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
f) Resolución de consultas no presenciales.
g) Recepción, análisis y solución de las quejas y sugerencias presentadas por los usuarios.
h) Recepción y control de las transferencias de documentación.
i) Informar y proponer a la Dirección del Sistema soluciones para facilitar la consulta de fondos.
j) Informar y proponer a la Dirección del Sistema de Archivo soluciones a las necesidades de archivo relativas al tratamiento técnico de la documentación, a la conservación de la documentación, al equipamiento y a la situación de los depósitos de archivo.
2.– La prestación de estos servicios se hará de forma presencial y telemática según los casos.
Artículo 29.– Plan de calidad.
En relación al Plan de Calidad a implantar en el Sistema de Archivo:
a) La Dirección del Sistema de Archivo será responsable de la elaboración y gestión del Modelo de Calidad a aplicar en el Sistema de Archivo en el que se definan explícitamente los compromisos de servicio que cada centro de archivo prestará a sus usuarios.
b) Para medir y evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos, se determinarán los indicadores que han de ser tenidos en cuenta.
c) El grado de cumplimiento de los mismos se medirá y cuantificará con el objeto de identificar posibles desviaciones, así como para elaborar los planes de mejora correspondientes.
TÍTULO III
PROCESOS TÉCNICOS EN LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL SISTEMA
CAPÍTULO I
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Artículo 30.– Ámbito.
El sistema de gestión contempla tanto los documentos en papel, como los documentos digitales y electrónicos.
Artículo 31.– Manual de Gestión.
La Dirección del Sistema de Archivo mantendrá actualizado el Manual de Gestión de Documentos y archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, que recogerá la normativa técnica y los procedimientos que afecten a la gestión de los documentos y los archivos del Sistema.
Artículo 32.– Informatización.
El Sistema Informático de Gestión del Sistema de Archivo dará soporte a los procesos y tareas de gestión de archivo definidos en el presente Reglamento desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta:
– El tratamiento global y uniforme de la documentación desde su inicio en las unidades administrativas productoras.
– La incorporación de los documentos electrónicos.
– Las diferentes aplicaciones informáticas de gestión de expedientes.
– La necesaria coordinación y regulación del tratamiento archivístico de la documentación en los distintos centros de archivo del Sistema.
CAPÍTULO II
INGRESOS DE DOCUMENTACIÓN EN LOS
ARCHIVOS GENERAL E HISTÓRICO
Artículo 33.– Formalización.
Todo ingreso de documentos en los archivos General e Histórico se formalizará mediante un acta o relación de entrega y se anotará en el Registro General de Transferencias (anexo I).
Artículo 34.– Sistemas de ingreso.
Se establecen las siguientes vías de ingreso de documentación:
a) Transferencias ordinarias.
b) Transferencias extraordinarias.
c) Ingresos por adquisición derivada de actos inter vivos o mortis causa.
Artículo 35.– Transferencia ordinaria.
1.– Se entiende por transferencia ordinaria el conjunto de procedimientos mediante los cuales los documentos de archivo pasan de un archivo del Sistema a otro, de acuerdo con el ciclo de vida de los mismos.
2.– Con carácter general, las transferencias ordinarias se llevarán a cabo con periodicidad anual y se referirán siempre a documentos de archivo y expedientes concluidos y completos y cuyo plazo de conservación sea superior a dos años.
3.– Las transferencias de ficheros automatizados se regirán por el régimen general de transferencias de documentos, sin perjuicio de que en la Norma Técnica para la gestión y archivo de documentos en soporte digital o electrónico se incluyan requerimientos específicos para su identificación y conservación.
Artículo 36.– Transferencia extraordinaria.
1.– Se entiende por transferencia extraordinaria el conjunto de procedimientos por los que se remite documentación a un archivo del Sistema, bien sea por traspaso de competencias entre las distintas Administraciones Públicas, o por circunstancias de carácter excepcional que dificulten o impidan la correcta conservación y consulta de la documentación en cualquiera de los archivos del Sistema.
2.– La realización de estas transferencias excepcionales requerirá la solicitud motivada por parte del archivo remisor y la autorización de su recepción por el Archivo General.
Artículo 37.– Adquisición derivada de actos inter vivos o mortis causa.
1.– El ingreso de documentación derivada de la adquisición por actos inter vivos o mortis causa será aprobado por la Dirección del Sistema de Archivo.
2.– En el caso de cesión o legado de documentación, la consulta y reproducción de estos fondos se ajustará a las condiciones previstas en los actos de adquisición inter vivos o mortis causa.
CAPÍTULO III
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN
SECCIÓN PRIMERA
PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
A TRANSFERIR
Artículo 38.– Actuaciones preparatorias.
Todas las transferencias de documentación entre los distintos niveles de archivo que se realicen en el ámbito del presente Reglamento, se ajustarán al procedimiento aquí definido, realizándose con carácter previo las siguientes tareas:
1.– Selección de la documentación a transferir, de acuerdo con el calendario de conservación definido para la documentación.
2.– La documentación que se remita debe ser original o copia única, depurándose de los expedientes los duplicados, fotocopias, borradores (sólo en el caso de que éstos no existan se conservará la copia) y documentación de apoyo informativo.
3.– Eliminación de aquellos elementos materiales que impliquen un problema para la conservación de los documentos y expedientes: clips, gomas, carpetas de plástico, carpetas archivadoras, de anillas, etc. Los elementos metálicos de sujeción que sea necesario mantener serán sustituidos por otros plásticos.
4.– No se remitirá al archivo documentación suelta, expedientes incompletos o expedientes cuya tramitación administrativa no haya finalizado.
5.– La documentación se remitirá debidamente ordenada e identificada: no se aceptará documentación identificada bajo términos ambiguos del tipo de “varios”, “documentación general” ni siglas o acrónimos sin desarrollar.
6.– Los expedientes deben individualizarse en carpetillas. En caso de tratarse de documentos sueltos -que no formen expedientes- también deberán introducirse en estas carpetillas.
7.– Las carpetillas deberán identificar claramente la documentación que contienen.
8.– Introducción de la documentación en cajas normalizadas, procurando no llenarlas en exceso. En ningún caso se meterán en las cajas carpetas, bolsas y plásticos.
9.– Identificación del contenido de las cajas de archivo con los siguientes datos, que deberán figurar en ambos lomos: Departamento y unidad productora, serie documental y años extremos de la documentación contenida, así como el número de orden de la caja.
SECCIÓN SEGUNDA
FORMALIZACIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN
Artículo 39.– Instrumentos de control.
Una vez preparada la documentación, se procederá a la cumplimentación de los correspondientes instrumentos de control:
1.– Relación de Entrega de Documentos (anexo II): será el documento que acompañe a toda transferencia de documentos al archivo, con la finalidad de controlar los expedientes que se traspasan de un archivo a otro.
A cada serie documental deberá acompañar una Relación de Entrega diferente, aunque la transferencia de documentación se realice de manera simultánea.
En ningún caso, se aceptará documentación que no vaya acompañada de su correspondiente Relación de Entrega de Documentos.
2.– Relación de Contenido (anexo III): en ella se detallarán los expedientes que contiene la caja de archivo transferida, indicándose los siguientes datos para cada uno de los que pertenecen a una misma serie documental: n.º de caja de archivo y orden dentro de la misma, identificador del expediente, breve descripción del objeto y/o sujeto del expediente.
Artículo 40.– Impresos soporte.
Ambas relaciones se cumplimentarán en soporte electrónico, pudiéndose remitir por medios telemáticos.
Artículo 41.– Formalización del depósito.
Hasta que se generalice el uso de la firma electrónica, las relaciones de entrega habrán de imprimirse para formalizar el depósito con las firmas y sellos del responsable de la oficina remitente en su calidad de depositante y del responsable del archivo receptor, en calidad de depositario.
SECCIÓN TERCERA
RECEPCIÓN Y CONTROL DE LAS
TRANSFERENCIAS REALIZADAS
Artículo 42.– Autorización de la Transferencia.
1.– Con anterioridad al envío de la documentación, se remitirá al Archivo receptor la Relación de Entrega de Documentos provisional y los inventarios en formato electrónico para que, una vez supervisados, se autorice el traslado de las cajas a los depósitos.
2.– El Archivo General no admitirá el depósito de documentación en caso de:
a) Descripciones incompletas o poco claras.
b) No corresponderse con las competencias asignadas a la oficina remitente o se trate de copias de todo o parte de un expediente.
c) Tratarse de documentación de apoyo o de carácter personal.
Artículo 43.– Pertinencia de la Transferencia.
En tanto los cuadros de clasificación y los calendarios de conservación de la documentación no estén aprobados, el Archivo General indicará a las unidades remitentes si procede o no la transferencia de los documentos a depositar.
Artículo 44.– Supuestos especiales.
El cese, supresión o extinción de unidades organizativas y organismos pertenecientes a la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi conllevará obligatoriamente la transferencia de la documentación generada por los mismos al Archivo General.
Artículo 45.– Recepción de las transferencias.
El Archivo General, como receptor de la documentación transferida, realizará las siguientes tareas:
1.– Cotejo entre lo indicado en la Relación provisional de entrega de documentos y la documentación recibida. Si se detectan incidencias, se notificarán a la unidad remitente de la documentación para su corrección.
2.– Ubicación de la documentación en los depósitos y asignación de la signatura topográfica que le corresponda.
3.– Devolución a la unidad remitente de la Relación provisional de entrega de documentos con la signatura topográfica para que se confeccione la relación de entrega de documentos definitiva.
4.– Recepción de los tres ejemplares de la Relación de entrega de documentos con la signatura topográfica anotada, firmados y sellados por la persona responsable de la unidad remitente.
5.– Anotación de la transferencia recibida en el Registro General de Transferencias. A esta anotación se añadirá la firma, en la Relación de entrega, del responsable del Archivo General y el sello del mismo, como instrumentos de control de la transferencia realizada, y de asunción de la responsabilidad que la custodia de esa documentación conlleva.
6.– Envío a las unidades administrativas remitentes de un ejemplar de la Relación de entrega de documentos, que deberán conservar como testimonio y control de las transferencias realizadas.
CAPÍTULO IV
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
SECCIÓN PRIMERA
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 46.– Cuadro de clasificación.
1.– Desde el momento de su creación o recepción, todos los documentos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se organizarán en base al denominado Cuadro de Clasificación de la Documentación, que estructure la totalidad de la documentación existente, incluida la documentación en soporte electrónico.
2.– Todos los fondos documentales existentes deberán contar con su correspondiente Cuadro de Clasificación documental.
3.– Este Cuadro de Clasificación deberá ser conocido y utilizado por todas las unidades administrativas y archivos del Sistema como una herramienta para la gestión de su documentación.
4.– General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi recaerá sobre el Archivo General, en colaboración con el personal responsable de organización y archivo de cada Departamento, Organismo Autónomo, Ente Público de Derecho Privado o Sociedad Pública.
Artículo 47.– Principios de actuación.
1.– Esta estructuración responderá a criterios de carácter orgánico–funcional, reflejando de manera coherente la organización de la Entidad y las competencias, funciones y actividades que desarrolla.
2.– Asimismo, responderá al principio de respeto a la procedencia de los fondos, por el cual, la documentación procedente de una misma entidad u organismo debe mantenerse agrupada, sin mezclarla con la producida por otro diferente.
Artículo 48.– Estructura del Cuadro de Clasificación.
El Cuadro de Clasificación se estructurará por niveles o categorías, comenzando por el nivel más amplio, para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie documental y, en determinados casos, llegando incluso al tipo documental:
– El nivel más amplio, el de “fondo”, es el referido a las distintas áreas competenciales cuyo ejercicio corresponde a los Departamentos.
– El siguiente nivel, “sección”, afecta a la estructura orgánica del área competencial que, generalmente, se identifica con las Direcciones.
– El tercer nivel lo constituye la “serie documental”, reflejo de la actividad administrativa a que da lugar al desarrollo por parte de la unidad orgánica de una determinada función, que se concreta en los expedientes.
– El último nivel, “tipo documental”, se corresponde con cada uno de los trámites administrativos del expediente.
Artículo 49.– Revisión del Cuadro de Clasificación Documental.
1.– La revisión y actualización del Cuadro de Clasificación documental tiene como finalidad garantizar que las series documentales identificadas y estructuradas reflejen plenamente las funciones y actividades que desarrolla la Administración.
2.– La revisión y actualización del Cuadro de Clasificación documental se realizará:
a) A propuesta de las unidades administrativas y/o los archivos de oficina para sus series documentales.
b) A propuesta de los Archivos Centrales de la Administración Institucional para la documentación generada por su organismo.
c) Por iniciativa del Archivo General.
3.– La solicitud de actualización deberá ser razonada e implicará la elaboración de un nuevo estudio de identificación y valoración de la serie documental objeto de revisión.
4.– El Archivo General analizará y comprobará la necesidad de creación de la nueva Serie e informará de la pertinencia o no de su actualización.
SECCIÓN SEGUNDA
ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 50.– Criterios de ordenación.
1.– Los documentos dentro de cada expediente deberán estar ordenados siguiendo su lógica tramitación que, en general coincide con su secuencia cronológica.
2.– Los expedientes dentro de cada serie se ordenarán según el criterio más conveniente a su contenido y codificación: alfabético, cronológico, numérico y alfanumérico.
SECCIÓN TERCERA
REORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES
Artículo 51.– Trámites de reorganización.
1.– Una vez definidos los calendarios de conservación, el Archivo General procederá a la eliminación y/o reorganización de la documentación evaluada.
2.– El Archivo General levantará Acta de Reorganización de Fondos cada vez que realice esta operación (anexo IV).
Artículo 52.– Cómputo estadístico.
A efectos de controlar el crecimiento anual del Archivo General, las unidades de instalación eliminadas se computarán negativamente.
SECCIÓN CUARTA
DESCRIPCIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
Artículo 53.– Identificación.
Todos los documentos custodiados en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi deberán estar identificados y descritos de tal modo que se facilite la consulta y localización de la documentación e información objeto de interés.
Artículo 54.– Plan de descripción.
Es responsabilidad de la Dirección del Sistema de Archivo el diseño y elaboración Plan de Descripción de los fondos documentales existentes en el que se contemple:
a) La determinación de la información a cumplimentar en cada uno de los niveles de archivo del Sistema para la correcta identificación y localización de la documentación.
b) La normalización del lenguaje de descripción.
c) Los criterios de utilización de descriptores onomásticos, geográficos, y de materia.
Artículo 55.– Propiedad de los instrumentos de descripción.
Los instrumentos de descripción de la documentación que elabore el Archivo General serán propiedad del mismo y no podrán ser objeto de reproducción sin la expresa autorización de la Dirección del Sistema de Archivo.
CAPÍTULO V
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 56.– Órganos encargados de identificar y valorar la documentación.
1.– La Dirección del Sistema de Archivo elaborará los estudios de identificación y valoración de las series documentales, y las propuestas de los calendarios de conservación.
2.– El Archivo General participará activamente en el proceso de identificación y valoración, sistematizando -en los correspondientes instrumentos de gestión y control- la información proporcionada por los estudios de las series documentales.
Artículo 57.– Eficacia de la valoración.
Con carácter general, la valoración de las series documentales será una condición necesaria para proceder a la selección y expurgo de la documentación generada por la Administración.
CAPÍTULO VI
SELECCIÓN Y EXPURGO
DE LA DOCUMENTACIÓN
SECCIÓN PRIMERA
PROCEDIMIENTO DE EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 58.– Decisión de eliminación.
1.– La selección y eliminación de la documentación se llevará a efecto en cada nivel de archivo en función de los plazos de permanencia y conservación que se hayan definido para cada serie documental en el Calendario de Conservación.
2.– En ningún caso se podrá eliminar aquella documentación que mantenga su valor administrativo y jurídico.
3.– El Archivo General comunicará a las Oficinas Productoras la relación de documentos que van a ser objeto de expurgo (anexo V).
Artículo 59.– Criterios de destrucción física.
1.– La destrucción física de los documentos se realizará en base a los criterios y plazos definidos en los calendarios de conservación.
2.– Los criterios y el procedimiento establecido para la eliminación de los documentos serán aplicables a los documentos en cualquier soporte. El sistema de destrucción será el más adecuado para cada tipo de soporte.
Artículo 60.– Procedimiento de destrucción.
Para la destrucción de la documentación se procederá del siguiente modo:
a) Determinación de la serie y años a destruir y cajas en las que se contienen la documentación.
b) Selección de la muestra establecida.
c) Comunicación a la unidad administrativa productora de la documentación.
d) Transporte de la documentación al lugar de la destrucción.
e) Ejecución de la destrucción.
f) Levantamiento del Acta de Expurgo.
g) Registro del expurgo realizado.
h)Remisión de copia del acta de expurgo y de la Relación de Documentación expurgada a la unidad administrativa productora de la documentación.
SECCIÓN SEGUNDA
FORMALIZACIÓN DEL EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 61.– Documentación relativa al expurgo.
1.– Todo expurgo de documentación deberá estar documentado mediante su correspondiente Acta de Expurgo (anexo VI), en la que se relacionará la documentación eliminada.
2.– Este impreso se realizará por duplicado, conservándose un ejemplar en la unidad administrativa productora de la documentación y el otro en el Archivo General, quien será el encargado de inscribirlo en el Registro de Expurgos de Documentación (anexo VII).
SECCIÓN TERCERA
DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 62.– Contenedores de documentación.
1.– La documentación a eliminar deberá introducirse en contenedores que deberán estar perfectamente cerrados hasta el momento de su destrucción.
2.– Los contenedores de la documentación a eliminar se conservarán de manera ordenada en lugares o locales de acceso controlado, evitando toda posibilidad de apropiación y/o utilización por personas no autorizadas.
Artículo 63.– Control del proceso de destrucción.
Todas las operaciones de selección e instalación de la documentación a destruir en contenedores, transporte al lugar de destrucción y eliminación física de la documentación deberán realizarse de manera controlada y por personal identificado y autorizado para ello.
Artículo 64.– Garantía de la destrucción.
La destrucción de la documentación, cualquiera que sea su soporte, garantizará la imposibilidad de reconstrucción de los documentos o la recuperación de la información en ellos contenida.
SECCIÓN CUARTA
MUESTREO DE DOCUMENTACIÓN
A EXPURGAR
Artículo 65.– Selección y conservación de muestras.
1.– De la documentación a expurgar se realizará una selección de documentación a conservar como muestra representativa de la actividad administrativa reflejada por la documentación que se elimina.
2.– La documentación resultante del muestreo realizado se remitirá al Archivo General, siguiendo el procedimiento de transferencias de documentación.
Artículo 66.– Criterios de muestreo.
Tanto la técnica de muestreo y como el volumen de documentación a retener en concepto de muestra se establecerán en el Calendario de Conservación de la documentación generada por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
CAPÍTULO VII
SALIDA DE DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
Artículo 67.– Tipos de salida de documentación.
La salida de documentación conservada en el Sistema de Archivo puede ser de carácter temporal o definitivo.
Artículo 68.– Salida temporal de documentación.
1.– La salida temporal de documentación es aquella que se realiza por un período de duración definida con la finalidad de proceder a su restauración o bien para formar parte de exposiciones.
2.– La salida de documentación para proceder a su restauración requerirá informe técnico del estado de conservación y la autorización de la Dirección del Sistema de Archivo.
3.– La salida de documentación para formar parte de exposiciones se realizará previa solicitud de la entidad organizadora de la exposición indicando las medidas de seguridad y conservación adoptadas, así como la contratación de un seguro que cubra los riesgos de transporte y deterioro de la documentación. La Dirección del Sistema de Archivo autorizará o rechazará la solicitud en base al informe emitido por el responsable técnico del Archivo General.
Artículo 69.– Supuestos especiales de salida de documentación.
No se considerarán salida temporal del Sistema los siguientes supuestos:
a) El préstamo de documentación a las unidades administrativas.
b) La remisión de la documentación a petición de órganos judiciales para su inclusión en procedimientos judiciales que se tramiten, siempre y cuando no se admita una copia compulsada de la misma.
c) La remisión o traslado de documentación para su custodia externa cuando circunstancias excepcionales o razones de eficiencia así lo aconsejen.
Artículo 70.– Salidas definitivas.
1.– La salida de documentación del Sistema de manera definitiva implica su baja de los fondos de archivo.
2.– Constituyen salidas definitivas del Sistema los siguientes casos:
a) La desaparición de la documentación como consecuencia de accidentes y/o desastres naturales.
b) La transferencia a otras Administraciones en virtud de los traspasos de competencias.
Artículo 71.– Control de la salida de documentación.
Toda salida definitiva de documentación del Sistema deberá estar controlada y registrada en su correspondiente instrumento de control, el Registro General de Bajas de documentación (anexo VIII).
CAPÍTULO VIII
CONSULTA Y SERVICIO
DE LA DOCUMENTACIÓN
SECCIÓN PRIMERA
ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 72.– Garantías de acceso.
1.– La Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi de conformidad con la legislación vigente, garantizará el acceso a sus archivos y procurará la disponibilidad de los documentos, tanto a través de los instrumentos adecuados al efecto, como del asesoramiento directo a quien lo solicite.
2.– La accesibilidad a los documentos generados por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se establecerá de manera preceptiva en los Calendarios de Conservación de la documentación.
Artículo 73.– Acceso general.
En todo caso, serán de consulta pública los instrumentos descriptivos de los documentos contenidos en los archivos, de conformidad con la legislación vigente.
Artículo 74.– Deber de conservación.
Las personas que tengan acceso a los documentos de archivo están obligadas a mantenerlos en el mismo estado en que los hayan recibido, respondiendo de los deterioros que causen de acuerdo con lo establecido en la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.
SECCIÓN SEGUNDA
RESTRICCIONES DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 75.– Regulación.
El acceso a la documentación que contenga datos relativos a la protección de la seguridad y confidencialidad de datos sensibles, a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y el derecho al honor y la intimidad de las personas se regirá por la legislación vigente en cada materia.
Artículo 76.– Acceso a fondos especiales.
Se requerirá la autorización expresa de la Dirección del Sistema de Archivo para la consulta de los fondos especiales.
Artículo 77.– Limitaciones al acceso.
En ningún caso se facilitará el acceso a los depósitos donde se custodia la documentación, que se reserva con carácter exclusivo al personal de los archivos.
Artículo 78.– Restricciones por riesgo de deterioro del documento.
El responsable del archivo podrá restringir el acceso a los documentos originales cuando su manipulación pueda suponer un peligro para la conservación e integridad de los mismos. En estos casos la Dirección del Sistema de Archivo deberá habilitar una solución para facilitar su consulta.
Artículo 79.– Restricciones por circunstancias sobrevenidas.
Asimismo en circunstancias extraordinarias (obras de mejora, tratamiento de los fondos, situaciones de emergencia, etc.) se podrán establecer restricciones temporales a la consulta de los fondos del archivo.
SECCIÓN TERCERA
SOLICITUD DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 80.– Consultantes.
Se distinguen dos tipos de usuarios y usuarias:
a) Externos y externas: los ciudadanos y las ciudadanas que soliciten documentación que acredite y apoye sus derechos; investigadores e investigadoras que se encuentren realizando algún estudio de carácter científico, así como otras Administraciones o instituciones de carácter público o privado.
b) Internos: los órganos y unidades administrativas pertenecientes a la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Artículo 81.– Criterios de autorización.
1.– El acceso a los documentos existentes en las unidades administrativas productoras, de conformidad con la legislación vigente, deberá autorizarlo el responsable de cada una de ellas teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
a) El acceso a la documentación confidencial y cualquier otra que contenga información de carácter personal deberá estar convenientemente protegido de su consulta por personas no autorizadas.
2.– La consulta de las aplicaciones informáticas que gestionen y/o controlen los trámites y procedimientos administrativos deberá estar debidamente protegida, de acuerdo con la sensibilidad o confidencialidad de los datos que contengan.
Artículo 82.– Acreditación del usuario ó usuaria.
El acceso a los fondos custodiados en el Archivo General e Histórico por personas ajenas a la Administración requerirá como paso previo su acreditación. Esta acreditación se formalizará mediante solicitud por escrito en la que se recogerán los datos identificativos de la persona solicitante, el objeto de la consulta, así como el fondo y sección que se desee consultar (anexo IX).
Artículo 83.– Registro de usuarios.
1.– Las personas autorizadas a consultar el Archivo General quedarán inscritas en un Registro, expidiéndoseles una Tarjeta identificativa (anexo X) que permita el acceso a sucesivas visitas.
2.– Serán válidas todas las tarjetas de investigadores e investigadoras procedentes de archivos y bibliotecas de otras Administraciones Públicas.
Artículo 84.– Derivación de solicitudes.
En caso de que los fondos que se deseen consultar no estén depositados en el Archivo General, éste se encargará de dirigir la solicitud de consulta a la unidad o unidades administrativas competentes.
Artículo 85.– Resolución a la solicitud de acceso.
1.– La persona responsable del Archivo elaborará la propuesta de resolución sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de dos días, resolviendo la Dirección del Sistema de Archivo en un plazo inferior a quince días desde la presentación de la solicitud. Si transcurrido este plazo no se resuelve se entenderá denegada la petición.
2.– Contra los actos expresos o presuntos de las solicitudes de acceso a la documentación cabrá la interposición del recurso administrativo que proceda.
Artículo 86.– Plazos de acceso a la documentación.
Como norma general, dentro de su compromiso de servicio a los ciudadanos, los archivos procurarán atender las solicitudes de consulta con la mayor inmediatez, comunicando al solicitante la fecha y hora en que podrá disponer de la documentación solicitada.
SECCIÓN CUARTA
PROCEDIMIENTO DE ACCESO
Y CONSULTA
Artículo 87.– Criterios de acceso.
1.– La consulta de documentos se llevará a cabo en las instalaciones habilitadas al efecto por los respectivos archivos del Sistema en el horario de funcionamiento de los mismos, permitiéndose el uso de ordenadores portátiles en la sala de consulta.
2.– Podrán realizarse consultas por medios telemáticos para requerir información sobre la existencia de determinada documentación o de datos específicos.
3.– Únicamente se autorizará el uso de lápiz de grafito y ordenador personal durante la consulta en sala. En el caso de producirse algún deterioro en la documentación consultada se aplicará el régimen sancionador vigente.
Artículo 88.– Identificación y limitación de consultas.
1.– Por cada documento que se desee consultar, se deberá rellenar una solicitud de consulta de fondos (anexo XI) indicando sus datos identificativos, la descripción del expediente, la caja y signatura. Estos datos se obtendrán de la consulta de los instrumentos de descripción del Sistema de Archivo.
2.– A fin de controlar la documentación a consultar y asegurar su integridad física, se entregará un número limitado de documentos o unidades de instalación por solicitud.
Artículo 89.– Gratuidad.
Será gratuita la consulta de los documentos y de los instrumentos de descripción de los mismos.
Artículo 90.– Consultas internas.
1.– Las consultas de los órganos y unidades de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi tienen la consideración de consultas internas y se tramitarán a través del personal responsable de los archivos de oficina.
2.– El acceso de las consultas internas a la documentación requerirá igualmente la cumplimentación del formulario normalizado de solicitud de consulta que se remitirá al Archivo General, ya sea por correo interno o por medios telemáticos.
3.– Las consultas de documentos de carácter histórico por parte de los órganos y unidades de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi únicamente se atenderán en sala de consulta.
SECCIÓN QUINTA
OBTENCIÓN DE COPIAS Y CERTIFICACIONES DE DOCUMENTOS
Artículo 91.– Obtención de copias.
Los archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi proporcionarán copias de los documentos custodiados en ellos. Las solicitudes de copias de documentos en tramitación o cuyo valor administrativo siga vigente se dirigirán a la unidad administrativa responsable de su gestión.
Artículo 92.– Limitaciones a la reproducción de documentos de libre acceso.
El derecho a obtención de copias de los documentos de libre acceso se limitará en las siguientes circunstancias:
a) Cuando el estado de conservación de los documentos solicitados requiera un tratamiento previo de restauración o si su manipulación pudiera causar deterioro.
b) Cuando el número de peticiones de reproducción de documentos o de documentos a reproducir impida el funcionamiento normal de los servicios del archivo.
c) Cuando se trate de solicitudes de reproducción masiva e indiscriminada de documentación.
Artículo 93.– Especiales limitaciones a la reproducción de documentos.
1.– En el caso de que las solicitudes de reproducción se refieran a documentos que sean objeto de propiedad intelectual, será necesaria la autorización previa del titular del derecho.
2.– Si el objeto de la copia fuera la reproducción del documento para su publicación o difusión, se solicitará además autorización por escrito, resolviendo la Dirección del Sistema de Archivo a propuesta del archivo en el plazo de cinco días. Si la resolución es favorable, se indicarán las referencias a su procedencia, que deberán detallarse en la publicación o difusión a realizar.
3.– La autorización surtirá efecto para una sola vez, siendo necesario un nuevo permiso de reproducción en caso de reedición. La autorización implica la entrega al archivo de un ejemplar de la publicación.
Artículo 94.– Solicitud de copias.
Las copias de documentación se solicitarán por escrito, en soporte papel o electrónico, cumplimentando el impreso normalizado, en el que se indicará con la mayor precisión posible el documento o partes del documento a reproducir, el destino de la copia y el formato de las mismas (anexos XII y XIII).
Artículo 95.– Formato de reproducción y presupuesto.
El Archivo determinará el formato y medio más conveniente para la reproducción de los documentos solicitados, en función de las características de los mismos. Se realizará un presupuesto de la reproducción solicitada que enviará al interesado. Aceptado y abonado el mismo, se realizarán las copias en un plazo no superior a quince días.
Artículo 96.– Precio.
La obtención de copias simples o fotocopias de los documentos se sujetará al pago de los precios públicos legalmente establecidos.
Artículo 97.– Suministro de copias.
El Archivo proporcionará, a solicitud de la persona interesada, copias compulsadas de la documentación que custodia.
Artículo 98.– Certificaciones.
Las certificaciones sobre el contenido de documentos custodiados en el Archivo General corresponderán al órgano productor de los mismos.
CAPÍTULO IX
REPROGRAFÍA DE FONDOS DOCUMENTALES
Artículo 99.– Criterios de reproducción.
La reproducción de fondos documentales se basará en los siguientes criterios:
a) Seguridad de conservación, aplicable a los documentos de valor permanente y, en especial, a los documentos vitales.
b) Referencia y consulta, con la finalidad de agilizar los trámites administrativos o facilitar la consulta de la documentación cuyo deterioro o delicada conservación aconseje el acceso restringido.
c) Sustitución de soportes, con la finalidad de ahorrar espacio sustituyendo el documento original por los reproducidos en nuevos soportes.
d) El volumen de consultas sobre un mismo fondo, solicitadas por diferentes usuarios.
Artículo 100.– Informes preceptivos.
1.– La realización del proceso de reproducción de fondos documentales deberá contar con un análisis y estimación de costos y beneficios resultantes y el informe de la Dirección del Sistema de Archivo.
2.– En el caso de copias sustitutivas se remitirán para su estudio y dictamen a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación.
Artículo 101.– Conservación de soportes de reproducción.
Los soportes resultantes del proceso de reproducción realizado se conservarán en lugares que reúnan las condiciones adecuadas para su conservación, preferiblemente en edificios distintos al de ubicación del archivo.
CAPÍTULO X
PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN
Artículo 102.– Criterios generales.
1.– Como norma general, toda la documentación de carácter histórico está excluida de préstamo.
2.– Solo se prestarán documentos a las unidades administrativas que los han producido.
3.– El préstamo a otra unidad administrativa diferente de la productora requerirá la autorización expresa de ésta.
Artículo 103.– Formalización de solicitud.
1.– La solicitud de préstamo de documentación deberá formalizarse por escrito mediante la cumplimentación del formulario correspondiente (anexo XI), que deberá ir firmado por el personal responsable de los archivos de oficina.
2.– Los préstamos de documentación solicitados por las oficinas y delegaciones territoriales de Bilbao y Donostia-San Sebastián al Archivo General se tramitarán a través de los respectivos Archivos Territoriales.
Artículo 104.– Plazo de préstamo.
El plazo del préstamo de la documentación no excederá de un mes. En el caso de necesitarse más tiempo para su consulta se solicitará por escrito una prórroga.
Artículo 105.– Custodia de documentación.
1.– Mientras la documentación esté en préstamo, se responsabilizará de su custodia y conservación la persona de la unidad administrativa que lo haya solicitado.
2.– En relación a la sanción de las infracciones administrativas por daños que se ocasionen al Patrimonio Documental se estará a lo dispuesto en la Ley 7/1990 de 3 de julio, del Patrimonio Cultural Vasco.
Artículo 106.– Actuaciones complementarias al préstamo.
No podrán solicitarse préstamos para la inclusión de nuevos documentos en los expedientes ya depositados. Si ello fuere necesario, los documentos a insertar se remitirán al Archivo indicándose el número de expediente, unidad de instalación y signatura que corresponda.
Artículo 107.– Registro de Consultas y Préstamos.
Los archivos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi llevarán un registro de las consultas y préstamos de documentación que realicen.
TÍTULO IV
FUNCIÓN CULTURAL DE LOS SERVICIOS DE ARCHIVO
Artículo 108.– Función de los archivos.
Los Archivos General e Histórico de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se hallan al servicio de la investigación histórica y la cultura, por lo que estos archivos promoverán la realización de actividades de dinamización y difusión cultural, y de actividades educativas, ya sea por sí solos o en colaboración con otras instituciones y entidades.
Artículo 109.– Actuaciones de difusión cultural.
Constituyen actividades de difusión cultural en el ámbito de los servicios de archivo, las siguientes:
1.– La elaboración y publicación de instrumentos de información de sus fondos documentales.
2.– La difusión de estos fondos vía Internet.
3.– La organización y participación en conferencias, congresos y jornadas.
4.– La organización y participación en exposiciones.
Artículo 110.– Actuaciones educativas.
Constituyen actividades de carácter educativo:
1.– La organización de cursos.
2.– La colaboración con los centros docentes y culturales.
3.– La organización de visitas a los archivos General e Histórico.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.– Se faculta al órgano competente del Departamento de Hacienda y Administración Pública para dictar las instrucciones que sean necesarias y adoptar las medidas oportunas para el desarrollo y aplicación de la presente Orden.
Segunda.– La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
Anexos
Omitidos.
