§1015200
ORDEN DE 19 DE DICIEMBRE DE 2005, DE LA CONSEJERA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, SOBRE EL PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, Y EL FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN DE VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI (COVASAD).
La Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, se aprobó con el objetivo de defender, proteger y difundir el patrimonio cultural vasco, de conformidad con las facultades para ello reconocidas en el artículo 10 del Estatuto de Autonomía del País Vasco. En desarrollo de la citada normativa, se elaboró posteriormente el Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprobaba el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco.
Teniendo en cuenta lo anterior, y al objeto de organizar y normalizar el funcionamiento de las actuaciones en materia de archivos, se aprobó el Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en el que se crea como órgano asesor la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación, regulando sus funciones, composición, y funcionamiento. Igualmente se sientan las bases de actuación en materia de gestión documental.
Siendo esto así, la puesta en práctica de la actuación en materia archivística ha evidenciado la conveniencia de desarrollar la referida normativa, dotando a los agentes intervinientes en el ámbito de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi de los instrumentos y modos de hacer precisos para un correcto desempeño de su tarea. Y a ese objetivo responde la Orden de 19 de diciembre de 2005 de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, del Reglamento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, recientemente aprobada.
En los momentos actuales, por medio de la presente Orden se pretende complementar la normativa anteriormente expuesta, estableciendo, por una parte, el procedimiento de valoración e identificación de la documentación de archivo generada o a generar por los Departamentos que configuran la Administración General, y por los organismos que integran la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, y por otra, regulando el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación (COVASAD), de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Así, en virtud de lo anterior, y de conformidad con lo dispuesto en la Disposición Adicional Segunda del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y fundamento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi,
DISPONGO:
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.– Objeto.
Constituye el objeto de la presente Orden la regulación del procedimiento para la identificación y valoración de la documentación de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, así como la regulación del funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (COVASAD).
Artículo 2.– Ámbito de actuación de la COVASAD.
Quedan sujetos a la intervención de la COVASAD todos los archivos que se integran en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, excepto el Archivo Histórico.
Artículo 3.– Valoración documental.
La valoración documental es el proceso necesario para establecer el Calendario General de Conservación, instrumento básico para racionalizar la conservación de los fondos documentales y, por ende, el patrimonio documental.
CAPÍTULO II
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL E INSTITUCIONAL DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI.
Artículo 4.– Documentación objeto de valoración.
Será objeto de identificación y evaluación la documentación de archivo generada o que se genere en un futuro por los distintos Departamentos y organismos dependientes de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, a excepción de la documentación de carácter histórico, considerando como tal toda aquella que tenga una antigüedad superior a cincuenta años.
Artículo 5.– Obligatoriedad de la valoración.
Con carácter general, la valoración de las series documentales será condición necesaria para proceder a la selección y expurgo de la documentación generada por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
Artículo 6.– Identificación de la documentación.
1.– La identificación afecta a la totalidad de las series documentales generadas o que se generen por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi y se realizará con el ineludible apoyo y participación de las unidades productoras de la misma.
2.– La identificación de las series documentales generadas se iniciará:
a) Por iniciativa de la Dirección del Sistema de Archivo.
b) A solicitud de las unidades productoras (anexo I), mediante escrito motivado a la Dirección del Sistema de Archivo.
3.– El Archivo General se pondrá en contacto con los responsables de las unidades administrativas para tratar la identificación de las series documentales y la metodología a seguir, solicitando su colaboración a fin de:
a) Corregir, si es preciso, y validar la identificación y estudio realizados.
b) Informar sobre las modificaciones que se realicen en relación a las series ya estudiadas.
Artículo 7.– Cuestionario para la identificación de las series documentales.
1.– Mediante un cuestionario elaborado al efecto, serán objeto de identificación y estudio, los siguientes aspectos de cada serie documental:
a) Información de la evolución organizativa de la unidad productora.
b) Denominación o denominaciones con las que se conoce las Series Documentales, indicando sus antecedentes.
c) Unidades administrativas que intervienen en su tramitación.
d) Contenido y tipo de información que proporciona la serie documental, con especial indicación de si contiene datos sometidos a algún régimen especial de protección o afectados por legislación específica.
e) Existencia o no de documentación resumen del contenido de la serie y si éste se publica o no.
f) Tipo de procedimiento administrativo que le afecta.
g) Disposiciones normativas, tanto de carácter general como específicas, que regulan el procedimiento administrativo.
h) Relación de los trámites que conforman el expediente tipo, con indicación de los tipos documentales que los soportan.
i) Soporte físico de los documentos.
j) Objeto y frecuencia de consulta de la documentación.
k) Criterios específicos que regulan el acceso a la serie documental.
l) Indicación de las series documentales relacionadas y de las unidades administrativas que las producen y conservan.
m) Crecimiento anual expresado en número de expedientes y/o metros lineales y el total acumulado de la serie conservado en cada nivel de archivo.
n) Las aplicaciones informáticas para la gestión de la serie.
2.– Como resultado de este proceso se obtendrá la siguiente información:
a) Series documentales, reflejo de funciones horizontales de Entidad.
b) Series documentales reflejo de funciones específicas, propias de la unidad administrativa productora.
c) Documentos esenciales que resultan de la realización de funciones y actividades críticas de la Administración General e Institucional.
3.– El Archivo General sistematizará y controlará en el Registro correspondiente la información proporcionada por los cuestionarios de identificación de las series documentales. Asimismo deberá actualizar esta información con las modificaciones relevantes que se produzcan en la tramitación, composición, elementos y demás características de las series documentales estudiadas, comunicadas por las unidades administrativas productoras.
Artículo 8.– Documentación complementaria de los cuestionarios de identificación de las series documentales.
Los cuestionarios se acompañarán de:
a) Anexos con la documentación justificativa de la información aportada.
b) Uno o varios ejemplares de los expedientes tipo de la serie documental estudiada en función de los cambios detectados en su tramitación.
Artículo 9.– Análisis y propuesta de Calendarios de Conservación.
1.– En base a la identificación individualizada de las series documentales se analizarán y determinarán los valores primarios y secundarios de la documentación para proponer su conservación y condiciones de acceso.
2.– Corresponde a la Dirección del Sistema de Archivo elaborar la propuesta del Calendario de Conservación (anexo III) para cada una de las series documentales analizadas. Esta propuesta deberá contemplar los siguientes aspectos:
a) Período de permanencia y transferencia de la documentación en los archivos del sistema.
b) Plazos de conservación de la documentación.
c) Tipo de conservación de la serie (total, parcial de la serie o de la unidad documental o expediente).
d) Tipo de eliminación y método de muestreo a aplicar en caso de considerarse el expurgo.
e) Condiciones de accesibilidad y consulta de esta documentación (libre o restringida y plazo de la restricción).
f) Si se trata o no de documentos esenciales de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
3.– Se podrán plantear, igualmente, propuestas de mejora en relación al tratamiento y organización de las series.
Artículo 10.– Remisión del análisis y propuesta de Calendario de Conservación a la COVASAD.
1.– La Dirección del Sistema de Archivo es el órgano competente para la remisión a la Comisión de Valoración y Selección de la Documentación de las propuestas de calendarios de conservación, para la emisión del informe o dictamen preceptivo.
2.– Cada una de las propuestas de Calendario de Conservación deberá ir acompañada del Cuestionario de identificación de la serie documental analizada y su documentación complementaria.
CAPÍTULO III
COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN
DE VALORACIÓN, SELECCIÓN
Y ACCESO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI (COVASAD).
Artículo 11.– Naturaleza y régimen jurídico.
1.– La Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (COVASAD) se configura como un órgano asesor, de carácter participativo e interdisciplinar, con las funciones de analizar y valorar todas las tipologías y series documentales generadas por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
2.– En lo no regulado en la presente Orden, la COVASAD podrá complementar sus normas de funcionamiento, de conformidad con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, mediante acuerdos adoptados por la mayoría absoluta de sus miembros.
Artículo 12.– Presidencia de la COVASAD.
1.– La presidencia de la COVASAD recaerá en la Dirección de Recursos Generales o persona en quien delegue.
2.– Serán funciones de la presidencia de la Comisión:
a) Ostentar la representación de la Comisión.
b) Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias, así como la fijación del orden del día de las mismas.
c) Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de los debates y dar la sesión por finalizada o prorrogarla, fijando la fecha de la siguiente reunión.
d) Dirimir con su voto de calidad los posibles empates que se produzcan, a efectos de facilitar la adopción de acuerdos.
e) Facilitar la participación de todas las personas que componen la Comisión.
f) Visar y firmar las actas y certificaciones de los acuerdos adoptados por la Comisión.
g) Proponer a la Dirección del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi la creación de grupos de trabajo que se consideren necesarios en el seno de la Comisión.
h) Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Presidente o Presidenta de la Comisión.
Artículo 13.– Vicepresidencia de la COVASAD.
1.– La vicepresidencia de la COVASAD recaerá en la Jefatura del Servicio de Gestión del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
2.– Su titular sustituirá a quien presida la COVASAD en los casos de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal.
3.– Esta persona también podrá ser sustituida por las mencionadas razones. En este caso, el cargo recaerá en el vocal o la vocal de mayor antigüedad y edad, por este orden.
Artículo 14.– Vocales de la COVASAD.
1.– Se establecen dos figuras de miembros vocales de la Comisión:
a) Vocales Permanentes, quienes participan todas las Sesiones de la Comisión.
b) Vocales Especiales: participarán en las Sesiones de la Comisión en función de las series documentales a valorar. Por tanto, será vocal especial el personal técnico superior del Departamento, Organismo Autónomo, Ente Público de Derecho Privado o Sociedad Pública productor de la documentación, convocado en función de la documentación a tratar en cada sesión.
2.– El cargo de vocal será indelegable y tendrá una duración de cuatro años. Transcurrido este plazo podrán ser propuestos y nombrados para períodos de igual duración.
3.– No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, el personal al servicio del Gobierno Vasco cesará como vocal cuando cese en el cargo cuyo desempeñó motivó su nombramiento.
4.– En los supuestos de previsible ausencia prolongada de cualquier vocal por alguna de las causas establecidas legalmente, se procederá al nombramiento de suplente, que desempeñará sus funciones por el tiempo que dure aquella. La formalización del nombramiento y del cese de suplente se realizará de acuerdo con lo previsto para el nombramiento de vocal. El tiempo que dure la suplencia se imputará al período de mandato del vocal suplido.
5.– Ningún vocal de la Comisión podrá atribuirse funciones de representación de la misma, salvo que expresamente le hayan sido reconocidas por acuerdo adoptado en sesión válidamente constituida.
6.– Son funciones de los miembros vocales de la Comisión:
a) Recibir con una antelación mínima de diez días naturales la convocatoria conteniendo el orden del día de la reunión de la Comisión, así como la documentación e información necesaria relativa a las distintas series documentales que se examinarán y valorarán en la reunión.
b) Obtener y preparar la información precisa para cumplir las funciones asignadas.
c) Participar en las reuniones que se celebren con la finalidad de aportar la mayor información posible a fin de adoptar el acuerdo oportuno.
d) Ejercer su derecho al voto, formulando un voto particular en caso de discrepancia con el acuerdo adoptado, expresando las causas y/o matizaciones que apoyan su reserva.
e) Plantear propuestas e iniciativas dentro del ámbito de las competencias que tiene la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación.
Artículo 15.– Secretaría de la COVASAD.
1.– En caso de vacante o ausencia de quien ejerza las funciones de Secretario o Secretaria de la Comisión, desempeñará el cargo otra persona perteneciente a la escala técnica del Servicio de Gestión del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi o, en su defecto, el miembro o la miembro presente más joven de la Comisión.
2.– Son funciones del Secretario o Secretaria:
a) Preparar y cursar el orden del día de las sesiones.
b) Efectuar la convocatoria de las sesiones por orden del/la Presidente.
c) Recibir y registrar los escritos dirigidos a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación.
d) Preparar el despacho de los asuntos, redactar y autorizar las actas de cada sesión.
e) Expedir certificaciones de las actas, dictámenes y acuerdos adoptados por la Comisión.
f) Responsabilizarse del archivo y control de los expedientes de valoración de las series documentales, así como de la custodia de las Actas de la Comisión.
g) Elaboración de la Memoria Anual de la Comisión.
h) Cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Secretario/a de órgano colegiado.
CAPÍTULO IV
FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN DE VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ACCESO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI (COVASAD)
Artículo. 16.– Régimen de sesiones de la COVASAD.
1.– Las sesiones de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación se convocarán con una antelación de diez días naturales para las sesiones ordinarias. El mismo plazo se aplicará a las sesiones extraordinarias, salvo que por razones de urgencia (debidamente motivadas) se celebre una reunión de este tipo, en cuyo caso la convocatoria se realizará con una antelación de dos días.
2.– La convocatoria de las sesiones se realizará por cualquier medio por el que quede constancia de su recepción por parte de la persona destinataria, e incluirá el orden del día de los asuntos a tratar, así como la información y documentación necesaria para la correcta discusión de los puntos incluidos.
3.– En cada una de las convocatorias deberá constar el lugar, fecha y hora señalados para la celebración de la sesión en primera y segunda convocatoria. Entre la primera y la segunda convocatoria deberá mediar, al menos, un plazo de una hora.
4.– La propuesta de asuntos a tratar en la Comisión deberá ser comunicada al Secretario o Secretaria con una antelación de, al menos, quince días con respecto a la convocatoria, al objeto de que pueda ser valorada su pertinencia y sea incluida en el orden del día.
5.– Se entenderá válidamente constituida la Comisión a efectos de celebración de las sesiones cuando:
a) En primera convocatoria asistan, al menos, la mitad más uno de sus miembros (cinco).
b) En segunda convocatoria un tercio de sus miembros (tres).
En cualquier caso se requerirá la presencia de la presidencia y del Secretario o Secretaria, o de quienes les sustituyan.
Artículo 17.– Régimen de adopción de acuerdos.
1.– No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure incluido en el orden del día de la convocatoria, salvo que estén presentes todos los miembros de la Comisión y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de la totalidad de los mismos.
2.– En la votación, cada uno de los miembros presentes expresará en la Comisión el sentido de su voto que solo podrá ser favorable o desfavorable al acuerdo sometido a votación.
Artículo 18.– Actas de las sesiones y certificaciones de los acuerdos de la COVASAD.
1.– De todas las reuniones se levantará la correspondiente acta por el Secretario de la Comisión, en la cual se reflejarán fielmente las deliberaciones y criterios seguidos para la valoración de cada serie, así como los acuerdos adoptados, de conformidad con los establecido en el artículo 27.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
2.– En el acta figurará, a solicitud de los respectivos miembros del órgano, el voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen o el sentido de su voto favorable. Asimismo, cualquier miembro tiene derecho a solicitar la trascripción integra de su intervención o propuesta, siempre que aporte (en el acto o en el plazo que señale el/la Presidente/a), el texto que se corresponda fielmente con su intervención, haciéndose así constar en el acta o uniéndose copia a la misma.
3.– Los miembros que discrepen del acuerdo mayoritario podrán formular voto particular por escrito en el plazo de cuarenta y ocho horas, que se incorporará al texto aprobado.
4.– Las actas se aprobarán en la misma o en la siguiente sesión de la Comisión, pudiendo el/la Secretario/a emitir certificado de acuerdos adoptados sin perjuicio de la posterior aprobación del acta.
5.– Se emitirán certificaciones de los acuerdos adoptados (anexo IV), uno para los solicitantes –en el caso de ser iniciado el proceso de parte- y otro para la Dirección del Sistema de Archivo, que deberá ejecutar el acuerdo.
6.– En las certificaciones de acuerdos adoptados emitidas con anterioridad a la aprobación del acta se hará constar expresamente tal circunstancia.
Artículo 19.– Dictamen de la COVASAD.
1.– Las propuestas de Calendarios de Conservación remitidas por la Dirección del Sistema de Archivo serán analizadas por la COVASAD para que en el plazo de tres meses emita el dictamen preceptivo.
2.– La presidencia de la COVASAD remitirá el Dictamen a la Comisión de Valoración y Selección de la Documentación (COVASED), adscrita a la Dirección de Patrimonio Cultural, a fin de que ésta redacte el informe previsto en el artículo 14 del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre.
Artículo 20.– Aprobación y publicación de los Calendarios de Conservación.
1.– Transcurridos los plazos establecidos para la emisión del informe mencionado, los Calendarios de Conservación se someterán a la aprobación del titular del departamento de Hacienda y Administración Pública.
2.– El plazo para la emisión de la Orden de aprobación de los Calendarios de Conservación no podrá ser superior a los seis meses, a partir de la fecha de aprobación del dictamen de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación (COVASAD).
3.– Una vez publicada la correspondiente Orden en el Boletín Oficial del País Vasco, los calendarios de conservación serán de obligado cumplimiento para los organismos y unidades a administrativas afectadas en cuanto unidades productoras de la serie documental objeto de la disposición.
Artículo 21.– Plan de Trabajo de la COVASAD.
Para el mejor funcionamiento de la Comisión, se elaborará un Plan de Trabajo Anual en el que se estructuren y prioricen las actuaciones de la Comisión en base a las previsiones de valoración de series documentales formuladas por los distintos órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi que ejerzan competencias archivísticas.
CAPITULO V
CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN
Artículo. 22.– Calendario General de Conservación.
1.– El conjunto de órdenes por las que se aprueban los Calendarios de Conservación conformará el Calendario General de Conservación de la Documentación (anexo V) del Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
2.– El Calendario General de Conservación constituye el instrumento de gestión en el que se describen la totalidad de las series documentales existentes, proporcionándose por cada una de ellas la siguiente información:
a) Código de la clasificación.
b) Denominación normalizada de la serie.
c) Unidad administrativa productora.
d) Soporte.
e) Periodo de permanencia en los distintos niveles de archivo (en años naturales).
f) Tipo de conservación.
g) Tipo de muestra a conservar.
h) Régimen de acceso a la documentación.
i) Orden de aprobación del calendario de conservación (fecha y número del BOPV).
Artículo 23.– Revisión y actualización del Calendario General de Conservación.
1.– Los órganos autorizados para la iniciación del proceso de identificación y valoración, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6.2 de la presente Orden, podrán solicitar la revisión de la valoración de la Serie Documental derivada de la existencia de modificaciones de importancia en la gestión de esta documentación o por la aportación de información de interés no tenida en cuenta anteriormente.
2.– La solicitud de revisión se presentará mediante documento normalizado (anexo II), acompañado de la correspondiente memoria justificativa.
3.– Aceptada la solicitud, se iniciará un nuevo procedimiento de valoración, incorporándose, la decisión adoptada en el Calendario General de Conservación.
4.– En el caso de no ser admitida la propuesta, la Dirección del Sistema de Archivo fundamentará su decisión y la notificará a la oficina productora.
DISPOSICIÓN ADICIONAL
El Departamento de Hacienda y Administración Pública preverá en sus presupuestos los gastos derivados del funcionamiento de la Comisión.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.– Se faculta al órgano competente del Departamento de Hacienda y Administración Pública para dictar las instrucciones que sean necesarias y adoptar las medidas oportunas para el desarrollo y aplicación de la presente Orden.
Segunda.– La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
Anexos
Omitidos.
