ORDEN DE 4 DE MARZO DE 2005 POR LA QUE SE REGULA EL CONJUNTO MÍNIMO BÁSICO DE DATOS (CMBD) AL ALTA HOSPITALARIA Y CIRUGÍA MAYOR AMBULATORIA Y LA UNIDAD TÉCNICA DE REFERENCIA CIE 9 MC DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EXTREMADURA
Los sistemas de información sanitaria son instrumentos necesarios para la planificación, evaluación, acreditación y control de los sistemas sanitarios.
En este sentido, la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad, establece en su artículo 23 que las Administraciones Sanitarias, de acuerdo con sus competencias, crearán los Registros y elaborarán los análisis de información necesarios para el conocimiento de las distintas situaciones de las que puedan derivarse acciones de intervención de la Autoridad sanitaria.
En nuestra Comunidad, la Ley 10/2001, de 28 de junio, de Salud de Extremadura, en su artículo 8º, dispone que la Consejería competente en materia de Sanidad habrá de establecer la estructura básica y las características que ha de reunir el sistema de información sanitaria; garantizando, igualmente, a los usuarios del Sistema Sanitario Público de Extremadura el derecho a la confidencialidad de toda la información relacionada con su proceso, a obtener una información completa y continuada y a que quede constancia, por escrito o en soporte técnico adecuado de todo su proceso.
Asimismo, el Decreto 37/2004, de 5 de abril, obliga a los centros, establecimientos y servicios sanitarios, públicos y privados, ubicados en el territorio de la Comunidad Autónoma, a facilitar la información que les sea solicitada por la Administración Sanitaria.
Partiendo, entre otros extremos, de lo expuesto en la Orden de 14 de enero de 2004 de la Consejería de Sanidad y Consumo por la que fue creada la Comisión Asesora para el Conjunto Mínimo de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria (CMBD) a la que se asignan funciones de asesoramiento y definición de las variables que han de incluir los sistemas de codificación, se fijaron los contenidos e indicadores que, dentro del ámbito jurídico referenciado, habrían de contener los ficheros y registros objeto de la presente orden. Sin duda, la participación de todos los organismos y administraciones públicas con competencias en materia sanitaria en la Comisión Asesora ha contribuido a que los trabajos fructifiquen en la disposición general que hoy se aprueba, de manera que el sesgo de la participación en la elaboración de las políticas públicas que la Junta de Extremadura incentiva, de forma particular en las sanitarias, se revela de especial utilidad en aspectos tan sensibles como el tratamiento de datos personales sanitarios y la seguridad jurídica que ha de inspirar su uso cotidiano en los hospitales.
La existencia de una base de datos del CMBD regional en Extremadura, donde se recojan las diferentes variables, sobre los procesos de hospitalización y los atendidos en cirugía mayor ambulatoria, constituye pues un requisito básico para garantizar adecuadamente la información sobre la morbilidad atendida y la producción de los servicios asistenciales y permitirá el desarrollo de instrumentos de mejora de la efectividad clínica y de calidad de los servicios. Aportará, igualmente, a los profesionales sanitarios el conocimiento epidemiológico necesario para la toma de decisiones, dotando a la Administración Sanitaria de elementos para la planificación y gestión de los servicios sanitarios.
La base de datos del CMBD está sujeta a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal que, en su artículo 8, señala cómo las instituciones podrán proceder al tratamiento de los datos de carácter personal relativos a la salud de las personas que a ellos acudan o hayan de ser tratados en los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en la legislación estatal o autonómica en materia sanitaria.
En virtud de lo anteriormente expuesto y haciendo uso de las atribuciones conferidas por el artículo 36.f) de la Ley 1/2002, de 28 de febrero, del Gobierno y de la Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura, D I S P O N G O Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación 1. La presente Orden tiene por objeto regular, en la Comunidad de Extremadura, el Conjunto Mínimo Básico de Datos (CMBD) al Alta Hospitalaria, Cirugía Mayor Ambulatoria y Hospital de Día, que será recogido, con carácter obligatorio, por todos los centros sanitarios, públicos o privados, con internamiento y aquellos que sean autorizados bajo la clasificación de Proveedores de Asistencia Sanitaria sin internamiento como Centros de Reproducción Humana Asistida, Centros de Interrupción Voluntaria del embarazo, Centros de Cirugía Mayor Ambulatoria y Centros de Diagnósticos, radicados en esta Comunidad, respecto de todos los pacientes que han tenido un episodio de hospitalización, iniciado con una orden de ingreso y que producen alta y para los sometidos a un procedimiento quirúrgico mayor ambulatorio.
2. Asimismo, constituye objeto de la presente Orden la creación y regulación de la Unidad Técnica de referencia de la CIE 9 MC en Extremadura.
Artículo 2.- Definiciones A efectos de la presente Orden, se entenderán por:
1. Centros y establecimientos Sanitarios: Los referidos en el artículo 2º del Decreto 37/2004, de 5 de abril, de Autorización administrativa de centros, establecimientos y servicios sanitarios de Extremadura.
2. Alta Hospitalaria: El acto en que un paciente deja de ocupar una cama de hospitalización en un centro o establecimiento sanitario con internamiento, después de un episodio de hospitalización iniciado con orden de ingreso e independientemente de las circunstancias que motivan su salida del centro, ya sea ésta alta por curación o mejoría, fallecimiento, traslado o alta voluntaria.
3. Camas de hospitalización: Las ocupadas durante un episodio de hospitalización por los pacientes que causan ingreso en un centro o establecimiento sanitario con internamiento, incluyendo en dicho concepto las camas supletorias o habilitadas, las destinadas a cuidados especiales, las incubadoras fijas y las cunas de las áreas pediátricas. Quedan excluidas de esta definición las camas de observación de urgencias, de hemodiálisis ambulatoria, de hospital de día, las de exploraciones especiales, de inducción preanestésica, de reanimación y las cunas para recién nacidos sanos.
4. Cirugía Mayor Ambulatoria: La realización de procedimientos quirúrgicos, terapéuticos o diagnósticos, realizados con anestesia general, loco-regional o local, con o sin sedación, que requieren cuidados postoperatorios de corta duración, por lo que no necesitan ingreso hospitalario.
5. Hospital de Día: El tratamiento o los cuidados de enfermería que deben ser sometidos a métodos de diagnóstico o tratamiento que requieran durante unas horas atención continuada médica o de enfermería, pero no el internamiento en el hospital.
Artículo 3.- Obligaciones de los centros Todos los centros y servicios sanitarios incluidos en el ámbito de aplicación de esta Orden quedan obligados a garantizar la elaboración y envío posterior a la Consejería de Sanidad y Consumo de la Junta de Extremadura del Conjunto Mínimo Básico de Datos correspondiente a todas las altas hospitalarias y los procedimientos de cirugía mayor ambulatoria que en ellos se hayan efectuado.
Artículo 4.- Contenido del Conjunto Mínimo Básico de Datos Los datos que contendrá el Conjunto Mínimo Básico de Datos de cada episodio asistencial serán los siguientes:
• Datos relativos al centro:
1. Código de identificación del centro.
• Datos relativos al paciente:
2. Tarjeta Sanitaria Individual o Código de Identificación Personal (CIP).
3. Número de historia clínica.
4. Fecha de nacimiento.
5. Sexo.
6. Residencia (código postal y código INE).
7. Procedencia del ingreso (domicilio, residencia de ancianos, hospital, etc.).
• Datos relativos al proceso asistencial:
8. Financiación de la asistencia prestada.
9. Fecha de ingreso.
10. Circunstancias del ingreso.
11. Diagnóstico principal.
12. Otros diagnósticos.
13. Procedimientos (obstétricos, intervención quirúrgica, procedimientos diagnósticos y/o terapéuticos que conlleven riesgo para el paciente).
14. Fecha de intervención o parto.
15. Fecha de alta.
16. Identificación de la unidad, sección o servicio que da el alta.
17. Identificación del médico responsable del alta.
18. Circunstancias del alta.
19. Identificación del lugar de destino (incluir la codificación de los centros y residencias sociosanitarias, psiquiátricos).
20. Códigos M (Código de Morfología Neoplasias).
21. Semanas de gestación en partos.
Artículo 5.- Responsabilidad del cumplimiento y la comunicación El Director o Gerente de los Centros públicos y privados, será el responsable de garantizar el cumplimiento de lo establecido en la presente Orden, así como de la comunicación del Conjunto Mínimo Básico de Datos de hospitalización y cirugía mayor ambulatoria a la Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo en los términos referidos en el artículo anterior.
Artículo 6.- Manual de instrucciones 1. Se encomienda a la Dirección General competente en materia de calidad sanitaria, previo informe de la Comisión para la definición del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria, la elaboración del Manual de Instrucciones y normas complementarias del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria.
Este Manual será objeto de distribución suficiente en los centros sanitarios de la Comunidad Autónoma y de difusión general en el ámbito sanitario de la región.
2. Las definiciones, clasificaciones y el sistema de codificación de las variables, así como el formato, la periodicidad y el circuito de envío a la Consejería de Sanidad y Consumo de los datos relativos al Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria, se ajustarán a lo referido en el citado Manual de Instrucciones y normas complementarias.
Artículo 7.- Registro 1. Se crea el registro del Conjunto Mínimo Básico de Datos de Altas Hospitalarias y Cirugía Mayor Ambulatoria de la Comunidad de Extremadura, adscrito a la Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo de la Junta de Extremadura. El registro contendrá los datos comunicados por los Centros y Establecimientos sanitarios con internamiento y actividades de Cirugía Mayor Ambulatoria, radicados en la Comunidad Autónoma de Extremadura, constitutivos del Conjunto Mínimo Básico de Datos de cada episodio asistencial.
2. La información contenida en el registro del Conjunto Mínimo Básico de Datos de Altas Hospitalarias y Cirugía Mayor Ambulatoria de la Comunidad Autónoma de Extremadura está sujeto a lo establecido por la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.
3. Corresponderá a la Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo el mantenimiento y evaluación periódica del Registro del Conjunto Mínimo Básico de Datos de Altas Hospitalarias y Cirugía Mayor Ambulatoria de la Comunidad de Extremadura, así como la protección y el cumplimiento de garantía de confidencialidad de los datos contenidos en el mismo, de acuerdo con la legislación vigente, pudiendo recabar la información necesaria y realizar las comprobaciones pertinentes en los archivos de los Centros Hospitalarios de la Comunidad Autónoma de Extremadura.
A estos efectos, a este centro directivo corresponderá la elaboración de las auditorías de protección de datos que se consideren necesarias.
Artículo 8.- Fichero Se crea el fichero automatizado de datos de carácter personal del Registro del Conjunto Mínimo Básico de Datos de Altas Hospitalarias y Cirugía Mayor Ambulatoria de la Comunidad de Extremadura, en la Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo, que se relaciona en el Anexo de la presente Orden, en los términos y condiciones regulados por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.
Artículo 9.- Cesión de Datos En los casos en los que se necesite ceder datos de carácter personal para alguna investigación relacionada con este fichero se realizará con datos disociados, y si no pudieran remitirse o cederse disociados, se recabará el consentimiento expreso al usuario interesado para poder utilizar los datos con este fin.
Artículo 10.- Seguridad de los datos El titular del órgano administrativo responsable del fichero, adoptará las medidas necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usen para la finalidad para la que fueron recogidos y para hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.
Artículo 11. Programas y acciones La Consejería de Sanidad y Consumo establecerá los programas o acciones que posibiliten la gestión y explotación del registro de Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria de la Comunidad de Extremadura, con fines de planificación, evaluación e investigación sanitaria, estadísticas de servicios sanitarios y vigilancia epidemiológica.
Artículo 12.- Comisión de seguimiento Se encomienda a la Comisión Asesora para la definición del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria el seguimiento de la correcta implantación del sistema.
Además deberá proponer aquellas mejoras necesarias que puedan dinamizar el proceso, recomendar cualquier acción para la optimización del sistema y ejercer aquellas otras funciones relacionadas con las anteriores.
Artículo 13.- Unidad Técnica de Referencia CIE 9 MC de Extremadura 1. La unidad técnica de referencia CIE 9 MC de Extremadura, que se adscribe a la Dirección General con competencias en materia de calidad de la Consejería de Sanidad y Consumo, es un órgano consultivo y asesor de la Consejería de Sanidad y Consumo en materia de codificación clínica con la CIE 9 MC.
2. Su objetivo principal sería la estabilización, unificación y seguimiento de la codificación de los diagnósticos y procedimientos en nuestra Comunidad en el contexto de la normativa nacional establecida por la Unidad Técnica de Referencia de la CIE 9 MC para el Sistema Nacional de Salud.
3. Las funciones de la Unidad Técnica de Referencia de la CIE 9 MC para Extremadura serán:
a. Asesoramiento y resolución de dudas y unificación de criterios en materia de codificación.
b. Informar para el desarrollo de la normativa relacionada con la codificación en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Extremadura, así como sobre la nueva normativa que surja de la Unidad Técnica de la CIE 9 MC para el Sistema Nacional de Salud y que sea de aplicación en la Comunidad.
c. Evaluación interna dentro del centro o establecimiento sanitario de la calidad de la codificación.
d. Redacción de un catálogo de recomendaciones, para las unidades de codificación de los centros y establecimientos sanitarios sobre funciones, ubicación e información sobre codificación.
e. Proponer y colaborar en el desarrollo de las actividades docentes necesarias para la actualización de los codificadores y la formación de nuevos profesionales en este ámbito.
f. Elaboración de un cuaderno de codificación en el que se recojan las actividades realizadas por la unidad dirigidas a la unificación de criterios de codificación, en el desempeño de sus funciones.
g. Cualquier otra que pudiera encomendarse.
Estas funciones se desarrollarán sin perjuicio de las que desarrolle la Comisión Asesora para la definición del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria.
4. La composición de esta Unidad Técnica de Referencia de la CIE 9 MC será la siguiente:
– El Director General competente en materia de calidad sanitaria que actuará como presidente.
– El representante de la Comunidad Autónoma de Extremadura en la Unidad Técnica de la CIE 9 MC para el Sistema Nacional de Salud que actuará como Vicepresidente y coordinador técnico.
– Los vocales serán médicos codificadores expertos que desempeñen su trabajo en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Extremadura, a propuesta del representante de la Comunidad Autónoma de Extremadura en la Unidad Técnica de la CIE 9 MC para el Sistema Nacional de Salud y serán nombrados por la Comisión Asesora para la definición del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria. Uno de ellos, actuará como secretario.
DISPOSICIÓN ADICIONAL ÚNICA La incorporación de la información de cada centro, al Registro del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria de Extremadura, se hará efectiva a partir de la fecha de validación otorgada por la Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo, no pudiendo exceder dicha fecha de incorporación, en ningún caso, del periodo transitorio previsto en esta Orden.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA ÚNICA Se establece un plazo máximo de doce meses, a partir de la entrada en vigor de esta Orden, para que todos los centros y establecimientos incluidos en el artículo 1 de la presente Orden, se incorporen al Registro del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria.
Dentro del citado plazo, cada centro deberá proceder a la oportuna adecuación de su gestión interna, para la implantación del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria, solicitando a la Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo la validación de la base de datos generada por cada Centro para el inicio del envío de datos al Registro del Conjunto Mínimo Básico de Datos al Alta Hospitalaria y Cirugía Mayor Ambulatoria.
DISPOSICIONES FINALES Primera. Inscripción de los ficheros en el Registro General de Protección de Datos.
El fichero creado en esta Orden será notificado por la Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, mediante el traslado, a través del modelo normalizado elaborado a tal efecto por la Agencia, de una copia de la presente disposición.
Segunda. Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Extremadura.
A N E X O I FICHERO AUTOMATIZADO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DEL REGISTRO DEL CONJUNTO MÍNIMO BÁSICO DE DATOS DE ALTAS HOSPITALARIAS Y CIRUGÍA MAYOR AMBULATORIA 1. Órgano responsable del fichero: Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo.
2. Órgano ante el que pueden ejercitarse derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Secretaría General de la Consejería de Sanidad y Consumo.
3. Nombre y descripción del fichero: Fichero automatizado de datos de carácter personal del Registro del Conjunto Mínimo Básico de Datos de Altas Hospitalarias y Cirugía Mayor Ambulatoria.
4. Carácter automatizado o manual estructurado del fichero, según criterios específicos referidos a las personas, que permita acceder fácilmente a los datos de carácter personal de que se trate: Informatizado.
5. Sistema de información a que pertenece: Sistema de Información sobre morbilidad atendida en la Comunidad Autónoma de Extremadura.
6. Plazo de cancelación de los datos de carácter personal: La cancelación procederá cuando dejen de ser necesarios para la finalidad perseguida.
7. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán: Datos de salud, domicilio del paciente, fecha de nacimiento, sexo y número de historia clínica.
8. Descripción detallada de la finalidad y usos: Planificación, evaluación e investigación sanitaria, estadísticas de Servicios Sanitarios y Vigilancia Epidemiológica.
9. Personas o colectivos sobre los que se pretenden obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos:
Pacientes asistidos en centros hospitalarios y/o unidades de cirugía mayor ambulatoria. Gerencia o Dirección de los Centros Sanitarios.
10. Carácter voluntario y obligatorio de la cesión de los datos del afectado a la Comunidad de Extremadura: Obligatoria.
11. Procedencia y procedimiento de recogida de datos: A través de la aportación de los datos realizada por los Centros Sanitarios, a partir del Informe de Alta Hospitalaria y la Historia Clínica, en soporte magnético.
12. Órganos o entidades destinatarias de las cesiones previstas, indicando, de forma expresa, las que constituyen transferencia internacionales de datos: Ministerio de Sanidad y Consumo.
