RESOLUCIÓN DE 8 DE ABRIL DE 2016, DEL RECTORADO, RELATIVA A LA CREACIÓN DE UN FICHERO CON DATOS PERSONALES EN APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 20 DE LA LEY ORGÁNICA 15/1999, DE 13 DE DICIEMBRE, DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Dentro de las actividades que lleva a cabo la Universidad Jaume I, cada vez es más frecuente la necesidad de incorporar grabaciones de las reuniones de órganos colegiados, comisiones o grupos de trabajo.
Siempre que en las grabaciones aparezcan imágenes o voces de personas físicas identificadas o identificables y excedan el ámbito estrictamente personal, se someterán a lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal 
, y se han de proteger de manera específica con las medidas establecidas en el Real Decreto 1720/2007 que desarrolla aquella.
El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de los Datos de Carácter Personal, prevé que la creación, modificación o supresión de los archivos de las administraciones públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial correspondiente.
En cumplimiento de este mandato legal, el Rectorado de la Universitat Jaume I de Castellón resuelve:
Primero Aprobar la creación del fichero que se indica en el anexo I de esta disposición.
Segundo Para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal del fichero relacionado en el anexo I y asegurar su utilización según las finalidades establecidas en el mismo, el personal de la Universidad que, en el desarrollo de sus funciones, registre imágenes o voces de personas físicas identificadas o identificables, deberá observar lo previsto en la presente resolución.
Tercero El responsable de realizar la grabación, para llevarla a cabo, usarla y, en su caso, difundirla deberá solicitar autorización para la realización de la misma a través del procedimiento que se habilite al efecto. En la solicitud, se deberá detallar al menos el nombre de la grabación, la finalidad, así como las imágenes o sonidos que se van a recoger, fecha y lugar de celebración, dejando constancia de que no podrán ser recogidos más datos de los necesarios para cumplir con la finalidad prevista.
También se deberá indicar si la grabación se hará con medios propios o se recurrirá a contratar servicios de terceros ajenos a la Universidad. La solicitud sólo será aprobada si su finalidad guarda relación con las actividades de la Universidad y será competente para hacerlo la Secretaría General de la Universidad.
Cuarto En el caso de grabación de las reuniones de órganos colegiados, comisiones o grupos de trabajo, se entenderá que la autorización será válida para todas las grabaciones de igual naturaleza mientras no haya notificación expresa al responsable de la revocación de la misma por el mismo órgano que la haya aprobado. El solicitante se hará responsable de la grabación durante todo su ciclo de vida, incluyendo el borrado de los datos cuando dejan de ser necesarios.
Quinto En caso de que la grabación se realice por personas o empresas ajenas a la Universidad, la autorización señalada en el punto anterior quedará supeditada a la formalización del correspondiente contrato de encargo de tratamiento, de acuerdo con lo previsto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
Será responsabilidad del solicitante la formalización del contrato y la remisión a la Gerencia de la Universidad para su firma.
Sexto En ningún caso se podrán incluir en las grabaciones datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual. No se considerarán afectados por esta disposición aquellas grabaciones en los que aparezcan estos datos de forma incidental o accesoria sin guardar relación con su finalidad.
Séptimo Si el responsable de la grabación prevé tratar y almacenar la misma fuera de los servidores corporativos de la Universidad, será necesario que detalle las medidas de seguridad a aplicar a los datos en la solicitud.
Octavo El responsable de la grabación deberá informar a las personas afectadas de que sus datos (imagen o voz, o ambas, según proceda) serán incorporados a un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad del mismo, de los destinatarios de la grabación, de las posibles cesiones de las imágenes, de la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición y de la identidad del responsable del tratamiento que figura en el anexo I de esta resolución.
Esta información se proporcionará de forma que quede constancia de su notificación a los afectados. A petición del afectado, esta información se le deberá proporcionar de forma impresa.
Noveno La Universidad podrá auditar periódicamente que las grabaciones incluidas en este fichero cumplan con lo previsto en la presente resolución.
El responsable de las grabaciones tendrá la obligación de poner las mismas a disposición de las personas o empresas encargadas de llevar a cabo las auditorías.
Décimo Los derechos de acceso a los archivos mencionados, así como los demás que la ley reserva a los afectados por los tratamientos de datos de carácter personal, los pueden ejercer las personas afectadas ante el responsable interno que en el anexo se indica, en la forma reglamentaria establecida. Este hará llegar las solicitudes de ejercicio de derechos, junto con la resolución tomada al respecto, al responsable de la grabación para que le dé cumplimiento e informe al solicitante.
Undécimo En los casos en los que la ley lo permita y se prevea la necesidad de comunicar los datos contenidos en las grabaciones a terceros o su difusión fuera del ámbito de la Universitat Jaume I, los responsables de la grabación deberán recabar la autorización de la Secretaría General y deberán advertir expresamente a los cesionarios de su obligación de dedicar los datos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden.
Duodécimo No será necesario obtener la autorización señalada en el apartado tercero cuando se trate de la grabación de conferenciantes, ponentes o participantes en mesas redondas, jornadas, conferencias u otros actos de naturaleza similar. En estos casos el responsable de la grabación deberá obtener el consentimiento para llevarla a cabo y difundirla directamente de las personas participantes en el acto y se responsabilizará del almacenamiento y difusión de la misma.
Decimotercero Cualquier incidente que afecte a la confidencialidad, integridad o disponibilidad de las grabaciones deberá ser reportado por el responsable de aquellas, a través del procedimiento interno de notificación de incidentes de seguridad.
Decimocuarto Esta resolución entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diari Oficial de la Comunitat Valenciana.
ANEXO OMITIDO
