ACUERDO DE 28 DE ENERO DE 2016, DEL CONSEJO DE GOBIERNO, POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE LA UNIVERSITAT JAUME I.
Exposición de motivos
El artículo 45 
de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, permitió la incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en las relaciones entre la ciudadanía y las administraciones públicas.
La Ley 11/2007, de 22 de junio , de acceso electrónico de los ciudadanos y ciudadanas a los servicios públicos, impulsó una regulación basada en su derecho a utilizar los medios de comunicación electrónicos para relacionarse con la administración y ejercer sus derechos, mediante el establecimiento de un catálogo de derechos para los ciudadanos y ciudadanas, y un correlativo conjunto de obligaciones para las administraciones públicas, entre las que se encuentra la Universitat Jaume I. Por otro lado, el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero , por el que se aprueba el esquema nacional de seguridad, y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero , por el que se aprueba el esquema nacional de interoperabilidad, regularán las condiciones para que la actuación de las administraciones públicas en materia de administración electrónica sean seguras y para que los datos puedan ser intercambiados entre administraciones y conservadas adecuadamente.
Finalmente, la Ley 39/2015, de 1 de octubre , de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre , de Régimen Jurídico del Sector Público, integran la administración electrónica en la regulación básica estatal de la actividad administrativa del sector público y la consagran, además, como la forma principal de gestión administrativa.
La Universitat Jaume I ha apostado, desde su creación, por las técnicas electrónicas y las tecnologías de la información, hasta el punto que forman parte de un elemento definitorio del estilo de universidad. Este estilo se proyecta también en las relaciones administrativas entre la Universidad, los miembros de la comunidad universitaria y la ciudadanía.
Los cambios normativos del marco básico estatal y la experiencia transcurrida en la aplicación del Reglamento de administración electró- nica de la UJI, aprobado por acuerdo del Consejo de Gobierno de 28 de julio de 2011, aconsejan su actualización por este Reglamento, en el que también se regula la gestión administrativa que se debe hacer en la Universitat Jaume I, de forma preferente con medios electrónicos, y que el uso del papel como soporte de la actividad administrativa tenga carácter subsidiario.
Otra innovación importante consiste en la separación entre identificación, que se puede hacer no solo con certificados electrónicos sino también con sistemas de clave concertada, y la firma. Y la generalización del sello electrónico como forma habitual de firma electrónica, tanto por parte de la administración como de los ciudadanos.
Este sello electrónico permite garantizar la integridad e inalterabilidad del documento y es aplicado por el ciudadano previamente identificado.
Esto evita los problemas tecnológicos generados con la firma electrónica aplicada sin control por los ciudadanos con sus equipos informáticos.
Este Reglamento regula otros aspectos que hasta ahora no tenían un régimen expresamente previsto, como la actuación electrónica de los órganos colegiados o la publicidad oficial de la actuación administrativa.
En concreto, el régimen y el funcionamiento del boletín oficial y del tablón de anuncios de la Universitat Jaume I, que se configuran como un instrumento para la publicación de las normas, acuerdos y resoluciones de los órganos de la Universidad que, por la naturaleza que tienen, requieran ser hechos públicos, cosa que se hace en formato digital para favorecer la difusión y consulta.
Con la finalidad de generalizar el uso de medios electrónicos en la actividad administrativa y de promover la transparencia en la actuación administrativa de la Universidad se aprueba este Reglamento.
TÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación 1. Este Reglamento tiene por objeto regular el uso de medios electrónicos en la actividad administrativa de la Universitat Jaume I (de ahora en adelante, también UJI).
2. Sus disposiciones son de aplicación:
a) A todos los órganos y servicios de la UJI, y también a las entidades vinculadas o dependientes cuando ejerzan potestades administrativas.
b) A los miembros de la comunidad universitaria y a los ciudadanos en sus relaciones con la UJI o con las entidades referidas en el párrafo anterior.
c) A las relaciones entre los servicios, órganos y entidades a los que se refiere el párrafo a).
Artículo 2. Intercambio de datos y documentos con otras administraciones Las personas interesadas no están obligadas a aportar documentos que hayan estado elaborados por cualquier administración, siempre que la obtención de la información se pueda hacer mediante plataformas de intermediación de datos o servicios electrónicos habilitados a este efecto a los que la UJI tenga acceso y que la persona interesada haya expresado su consentimiento para que estos documentos sean consultados o recogidos.
Se presume que la consulta u obtención es autorizada por las personas interesadas, salvo que se haga constar en el procedimiento la oposición expresa o que la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso.
TÍTULO II Sede electrónica Artículo 3. Sede electrónica y portal electrónico 1. La sede electrónica de la UJI (de ahora en adelante, también “la sede electrónica” o “la sede”) es la dirección electrónica disponible a través de internet para el ejercicio de sus competencias.
A la sede electrónica de la UJI se puede acceder a través de la dirección https://www.uji.es/seu.
2. El portal electrónico de la UJI es el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponde a la Universitat Jaume I, que permite el acceso a través de internet a la información publicada y a la misma sede electrónica.
Al portal electrónico de la UJI se puede acceder a través de la dirección http://www.uji.es.
Artículo 4. Titularidad y gestión de la sede electrónica 1. La titularidad de la sede electrónica corresponde en la Secretaría General de la UJI.
2. La gestión tecnológica de la sede es competencia del Servicio de Informática.
3. Son responsables de la gestión, de los contenidos y de los servicios puestos a disposición de los ciudadanos y ciudadanas en la sede las personas titulares de los órganos y los jefes de servicio o responsables de las unidades administrativas correspondientes, de acuerdo con las competencias que cada uno tenga atribuidas por la normativa vigente.
Artículo 5. Canales de acceso a los servicios disponibles en la sede electrónica La sede debe contener información sobre los diferentes canales de acceso a los servicios disponibles en la misma:
a) Acceso electrónico, a través de internet.
b) Atención presencial, a través del servicio correspondiente.
c) Atención telefónica, a través del servicio correspondiente o en los números de teléfono publicados en la misma sede.
d) Cualquier otro canal de acceso que se habilite en el futuro.
Artículo 6. Contenidos de la sede 1. Se deben realizar a través de la sede electrónica todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran mecanismos de autenticación de los ciudadanos y ciudadanas, o de la UJI en sus relaciones con estos por medios electrónicos, así como otros con respecto a los que se decida su inclusión en la sede por razones de eficacia y calidad en la prestación de servicios a la ciudadanía.
2. La sede electrónica debe ofrecer los siguientes servicios:
a) Relación de procedimientos y otros servicios electrónicos, que deban ser autorizados por la Secretaría General, antes de la publicación, a petición del servicio o unidad administrativa encargado de la tramitación.
b) Relación de los instrumentos de comunicación electrónica y en particular del registro electrónico y de las notificaciones electrónicas.
c) Acceso, en su caso, al estado de tramitación del expediente.
d) Publicación electrónica de disposiciones, actos y comunicaciones que deban publicarse en el tablón de anuncios oficial o en el Boletín Oficial de la Universitat Jaume I.
e) Sistema que permita la comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos que hayan estado autenticados mediante código seguro de verificación.
f) Indicación de la fecha y hora oficial al efecto del cómputo de los plazos.
g) Enlace para la formulación de sugerencias y quejas ante los órganos que en cada caso resulten competentes.
3. Los contenidos publicados en la sede electrónica deben responder a los criterios de seguridad e interoperabilidad que se deriven de la normativa estatal básica.
Artículo 7. Quejas y sugerencias El canal específico para la formulación de quejas y sugerencias es el buzón de consultas, quejas, sugerencias y felicitaciones.
Artículo 8. Reglas especiales de responsabilidad 1. El establecimiento de la sede electrónica comporta la responsabilidad de la UJI respecto de la integridad, la veracidad y la actualización de la información, y los servicios a los que se pueda acceder. Cuando la sede electrónica contenga un enlace o vínculo a otra sede cuya responsabilidad corresponda a otra administración pública o entidad, la UJI no será responsable de la integridad, veracidad o actualización.
2. La sede debe establecer los medios necesarios para que la ciudadanía conozca si la información o el servicio al que accede corresponde a la propia sede, a un punto de acceso que no tiene el carácter de sede o a un tercero.
3. Únicamente tiene validez administrativa la información que figure en las páginas de la sede electrónica de la UJI convenientemente identificadas.
4. La UJI, a través de sus órganos y servicios, también puede ofrecer noticias e información institucional oficial que no tenga efectos administrativos.
En este caso debe figurar en páginas del portal electrónico que no estén dentro de la sede electrónica.
5. La información que no se encuentre en la sede electrónica ofrecida por el personal docente e investigador en el ejercicio de sus funciones y al amparo de la libertad de cátedra es responsabilidad exclusiva de estas personas, y en ningún caso se puede otorgar la consideración de información oficial de la UJI.
TÍTULO III Identificación y autenticación CAPÍTULO I Identificación y autenticación en el acceso electrónico de ciudadanos y ciudadanas y de miembros de la comunidad universitaria Artículo 9. Identificación de los usuarios Las personas interesadas pueden identificarse electrónicamente ante la Universitat Jaume I a través de cualquiera de los siguientes sistemas:
a) Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o calificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la lista de confianza de prestadores de servicios de certificación publicada por la administración general del Estado.
b) Sistemas de clave concertada consistentes en la utilización de las credenciales de identificación como usuario ofrecidas por la Universitat Jaume I.
Artículo 10. Sistemas de firma electrónica Las personas interesadas, en sus relaciones con la Universidad, deben utilizar, como sistema de firma que permite garantizar su expresión de voluntad y consentimiento, la aceptación del documento con la identificación previa a través de los sistemas de identificación previstos en el artículo anterior.
La integridad e inalterabilidad del documento se debe acreditar mediante la utilización del sello electrónico de la Universitat Jaume I, que se basa en certificados reconocidos o calificados incluidos en la lista de confianza de los servicios de sistemas de certificación publicada por la administración general del Estado.
Artículo 11. Uso de medios de identificación y firma en los procedimientos administrativos 1. Con carácter general, para realizar cualquier actuación prevista en el procedimiento administrativo, es suficiente que las personas interesadas acrediten previamente su identidad a través de cualquiera de los medios de identificación que prevé este Reglamento.
2. La UJI solo exige a las personas interesadas el uso de los sistemas de firma electrónica previstos en el artículo anterior en los casos previstos por las leyes. En particular, para:
a) Formular solicitudes.
b) Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
c) Interponer recursos.
d) Desistir de acciones.
e) Renunciar a derechos.
3. El uso de los certificados electrónicos al efecto de identificación no excluye la obligación de incluir en el documento o comunicación electrónica los datos de identificación que sean necesarios, de acuerdo con la legislación que le sea aplicable.
4. El uso por los ciudadanos y ciudadanas de certificados electrónicos implica que los órganos y servicios de la UJI puedan tratar los datos personales consignados, al efecto de la verificación de la identidad.
Artículo 12. Representación ordinaria 1. Las personas interesadas pueden designar un representante en los procedimientos administrativos electrónicos tramitados en la UJI.
2. Cuando en una solicitud, escrito o comunicación figuren varias personas interesadas, las actuaciones se deben efectuar con el representante o el interesado que expresamente hayan señalado, y, en su defecto, con la persona interesada que encabece la solicitud.
3. Las personas interesadas siempre pueden comparecer por sí mismas en el procedimiento.
Artículo 13. Habilitación para la representación de terceros 1. La UJI puede habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la presentación electrónica de documentos en representación de las personas interesadas.
La habilitación comporta la aplicación del régimen de representación regulado en el artículo siguiente.
2. La habilitación deberá especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen los que así adquieran la condición de representantes, y determinará la presunción de validez de la representación salvo que la normativa de aplicación prevea otra cosa.
Artículo 14. Registro electrónico de apoderamientos 1. Al efecto exclusivo de la actuación electrónica y sin carácter de registro público, la Universitat Jaume I puede disponer de un registro electrónico de apoderamientos en el que se puedan hacer constar las representaciones que las personas interesadas otorguen a terceros por actuar en su nombre de forma electrónica.
2. El registro de apoderamientos debe permitir a los órganos y servicios de la UJI comprobar la representación que ejerce quien actúa electrónicamente ante ella en nombre de terceros.
En caso de entender que hay falta o insuficiencia de la representación formalmente incorporada en el registro de apoderamientos se puede requerir a la persona interesada la correspondiente subsanación.
3. La Secretaría General de la UJI debe crear los ficheros necesarios de datos personales y gestionar su registro.
Artículo 15. Régimen de la representación habilitada 1. Las personas o entidades habilitadas para la presentación electrónica de documentos en representación de terceros deben ejercer la representación necesaria para cada actuación.
2. La UJI puede requerir en cualquier momento a las personas habilitadas la acreditación de la representación que ejercen; es válida la otorgada a través de los documentos normalizados aprobados por la UJI para cada procedimiento.
La falta de representación suficiente de las personas en cuyo nombre se haya presentado la documentación da lugar a la exigencia de las responsabilidades que sean procedentes.
3. La habilitación solo confiere a la persona autorizada la condición de representante para intervenir en los actos expresamente autorizados y no autoriza a recibir ninguna comunicación de la UJI en nombre de la persona interesada, aunque esta fuera consecuencia del documento presentado.
CAPÍTULO II Identificación y autenticación de la sede electrónica y de las comunicaciones que realice la UJI Artículo 16. Identificación de la sede electrónica de la UJI 1. La sede electrónica debe garantizar la seguridad de las comunicaciones mediante la utilización de certificados electrónicos. Con carácter adicional y para su identificación inmediata, la ciudadanía debe disponer de la información general obligatoria que debe constar en la sede, de acuerdo con este Reglamento.
2. Corresponde en la Secretaría General autorizar el uso del certificado electrónico que se utilice para identificar la sede electrónica.
Artículo 17. Sistemas de identificación de la UJI 1. La Universitat Jaume I se debe identificar en sus actuaciones mediante el uso de un sello electrónico basado en un certificado reconocido o calificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
2. La Secretaría General es titular del sello de la Universitat Jaume I y debe autorizar su uso en cualquier procedimiento. Esta autorización se debe hacer conjuntamente con la autorización del procedimiento en que se utilice el sello, con carácter previo a la inclusión en el catálogo de procedimientos electrónicos a que se refiere el artículo 6.2.a de este Reglamento.
Artículo 18. Sistemas de código seguro de verificación para la actuación automatizada 1. La UJI puede utilizar sistemas de código seguro de verificación para la validación de documentos y el desarrollo de actuaciones automatizadas.
En estos casos se permite verificar todo el documento a través del acceso a la sede electrónica.
Artículo 19. Identificación y firma electrónica del personal de la UJI 1. El personal al servicio de la UJI se debe identificar en sus actuaciones a través de alguno de estos sistemas:
a) Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o calificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la lista de confianza de prestadores de servicios de certificación publicada por la administración general del Estado.
b) Credenciales de identificación de usuario ofrecidas por la Universitat Jaume I.
En los procedimientos en que así se determine, cuando la identificación del firmante se haga mediante usuario y clave de acceso, se pueden pedir sistemas adicionales para la identificación.
2. El personal al servicio de la UJI debe firmar la aceptación de los documentos con su identificación previa a través de los sistemas de identificación previstos en el apartado anterior. El sistema informático debe garantizar, en su caso, que el firmante sea el titular del órgano o disponga de la correspondiente delegación de firma. La integridad e inalterabilidad del documento se debe acreditar mediante la utilización del sello electrónico de la Universitat Jaume I, que se basa en certificados reconocidos o calificados incluidos en la lista de confianza de los servicios de sistemas de certificación publicada por la administración general del Estado.
Los datos de identificación del firmante y la condición en que actúa se deben conservar como metadatos del documento firmado.
TÍTULO IV Registro Electrónico General Artículo 20. Registro Electrónico General 1. En el Registro Electrónico General se deben hacer los asentamientos de todos los documentos que se presenten o que se reciban en la Universitat Jaume I. También se debe anotar la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
2. En ningún caso tienen la condición de registro las direcciones o los buzones de correo electrónico corporativo asignado a los empleados públicos o a los diferentes órganos y servicios. Tampoco tienen la consideración de registro los dispositivos de recepción de fax, sin perjuicio de los efectos que pueda tener la remisión de documentación a través de estos medios en los supuestos expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.
Artículo 21. Ámbito de aplicación 1. El Registro Electrónico General está habilitado para la recepción de cualquier solicitud, escrito y comunicación que se presente ante la UJI y para la remisión de los expedidos por esta.
2. Se reconoce, en todo caso, el derecho de la persona interesada a presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones en cualquiera de los registros que se regulan en la Ley de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
3. A la sede electrónica de la Universitat Jaume I debe figurar la relación actualizada de trámites que puedan iniciarse.
4. Los documentos presentados de manera presencial ante la unidad encargada de prestar asistencia en materia de registro deben ser digitalizados para la incorporación al expediente administrativo electrónico cuando sea técnicamente posible. Los documentos originales se deben devolver a la persona interesada, sin perjuicio de los supuestos en que la norma que regule el procedimiento determine la custodia por la administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
La Secretaría General puede eximir de la exigencia de digitalización de los documentos presentados presencialmente con la solicitud previa del servicio al que va dirigida la documentación, que debe estar justificada en términos de eficiencia.
5. Los miembros de la comunidad universitaria tienen la obligación de presentar los documentos por medios electrónicos.
También están obligados a la presentación electrónica de los documentos, en los términos establecidos en el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, los siguientes sujetos:
a) Las personas jurídicas.
b) Las entidades sin personalidad jurídica.
c) Los que ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las administraciones públicas en ejercicio de esta actividad profesional.
En todo caso, dentro de este colectivo se entienden incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
d) Los que representen a una persona interesada que esté obligada a relacionarse electrónicamente con la administración.
e) Los empleados de las administraciones públicas para los trámites y actuaciones que realicen por razón de su condición de empleados públicos, de acuerdo con la normativa de las respectivas administraciones que resulte aplicable.
Para el resto de ciudadanos se debe poder establecer, por resolución del rector, supuestos en que la presentación electrónica sea obligatoria para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
6. Cuando se establezcan procedimientos electrónicos normalizados o modelos específicos de presentación de las solicitudes, estos deben ser de uso obligatorio.
Artículo 22. Funciones del Registro Electrónico General El Registro Electrónico General debe realizar las siguientes funciones:
a) La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones de todo tipo, y de sus documentos adjuntos, relacionados con el ámbito de actuación y la competencia de la UJI.
b) La remisión de escritos, comunicaciones y documentos relativos a los procedimientos electrónicos normalizados publicados en la sede electrónica.
c) La remisión de notificaciones.
d) La anotación de los asentamientos registrales de entrada o salida de las solicitudes, comunicaciones y notificaciones enumeradas en las letras anteriores.
e) Las funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas sobre la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
f) Otras funciones previstas en la normativa interna de la UJI.
Artículo 23. Solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden ser rechazados en el Registro Electrónico General 1. El Registro Electrónico General de la UJI puede rechazar los documentos electrónicos que se presenten, en las siguientes circunstancias:
a) Que se trate de documentos dirigidos a servicios, órganos u organismos fuera del ámbito de la UJI.
b) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema, o que no cumplan los requisitos de formato y seguridad que determinen los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad.
c) En caso de que haya que utilizar procedimientos electrónicos o documentos electrónicos normalizados, cuando no se utilicen los campos requeridos como obligatorios o cuando contengan incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.
2. En los casos previstos en el apartado anterior se debe informar a la persona remitente del documento, con indicación de los motivos del rechazo y, si es posible, de los medios de subsanación de estas deficiencias y de la dirección donde se deba presentar. Cuando la persona interesada lo solicite, se debe remitir la justificación del intento de presentación, que debe incluir las circunstancias del rechazo.
3. Cuando concurran las circunstancias previstas en el apartado 1 sin que se haya producido el rechazo automático por el Registro Electrónico General, el órgano administrativo competente debe requerir la correspondiente subsanación y advertir que, si no es atendido el requerimiento, la presentación no tendrá validez ni eficacia.
4. Si alguno de los sujetos que están obligados a presentar los documentos en medios electrónicos presenta su solicitud presencialmente, la Universitat Jaume I debe requerir a la persona interesada que lo subsane a través de la presentación electrónica; este requerimiento se puede hacer en el mismo momento de la presentación del documento.
Se considera como fecha de presentación de la solicitud la misma en que haya estado realizada la subsanación.
Artículo 24. Anotaciones en el Registro Electrónico General 1. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones da lugar a las anotaciones correspondientes en el Registro Electrónico General, con la utilización de los medios telemáticos seguros para la ejecución y para la recuperación de los datos de inscripción.
2. El sistema de información que da soporte al Registro Electrónico General debe garantizar la constancia de cada entrada que se practique y de su contenido; por eso se establece un registro por entrada en el que se identifica la documentación presentada, que se asocia al número de entrada correspondiente.
3. Cada presentación en el Registro Electrónico General debe contener:
a) Un número o código de registro individualizado.
b) Los datos de identificación siguientes: nombre y apellidos, documento nacional de identidad, NIF, NIE, pasaporte o equivalente. En el caso de personas jurídicas, denominación social y CIF.
c) Fecha y hora de presentación.
d) En su caso, la identidad del órgano al que se dirige el documento electrónico.
e) Procedimiento con el que se relaciona.
f) Contenido del formulario que, además, debe incluir, para las personas físicas, la dirección postal y la dirección de correo electrónico;
y para personas jurídicas, el domicilio social y la dirección de correo electrónico.
g) Cualquier otra información que se considere necesaria, de acuerdo con el procedimiento telemático origen de la entrada.
Artículo 25. Días y horas para el envío de solicitudes, escritos y comunicaciones en soporte electrónico 1. El Registro Electrónico General debe permitir la presentación de documentos durante todos los días del año las veinticuatro horas del día. El Registro Electrónico General se rige, al efecto de cómputo de los plazos, y tanto para las personas interesadas como para la UJI, por la fecha y la hora oficial de la sede electrónica, que debe tener las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad y visibilidad.
3. El cómputo de plazos se debe realizar según lo que establece la Ley de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
4. En la sede electrónica se debe publicar el calendario de días inhá- biles, y los días y el horario en que están abiertas las oficinas o unidades que presten asistencia para la presentación electrónica de documentos.
5. La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones puede interrumpirse por el tiempo imprescindible solo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo. La interrupción se debe anunciar a los potenciales usuarios y usuarias del Registro Electrónico General con la antelación que, en cada caso, resulte posible.
En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del Registro Electrónico General, y siempre que sea posible, se debe disponer de las medidas para que la persona usuaria resulte informada de esta circunstancia y de los efectos de la suspensión, con indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento.
Artículo 26. Resguardos acreditativos de la presentación de escritos, solicitudes, comunicaciones y otros documentos 1. El Registro Electrónico General debe emitir automáticamente un resguardo del escrito, solicitud, comunicación o documento que se presente.
2. También debe generar un resguardo acreditativo de la presentación de documentos que acompañen la solicitud, escrito o comunicación, con los que se garantice plenamente la autenticidad, la integridad y el no rechazo por el Registro del contenido.
3. El resguardo emitido por el Registro Electrónico General debe estar sellado electrónicamente con el sello electrónico de la UJI y debe estar configurado de manera que pueda ser impreso o archivado por la persona interesada. El contenido debe ser el siguiente:
a) Copia del escrito, comunicación o solicitud presentada, y huella electrónica de los documentos adjuntos; es admisible la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.
b) Fecha y hora de presentación, y número de registro de entrada.
4. Los resguardos emitidos por el Registro Electrónico General deben proporcionar a los ciudadanos y ciudadanas elementos probatorios plenos de la presentación y del contenido de lo que se presente.
Artículo 27. Acceso al Registro Electrónico General y acceso de las personas interesadas a la información sobre el estado de tramitación 1. Las personas interesadas en acceder al Registro Electrónico General de la UJI deben hacerlo a través de la sede electrónica. También pueden acudir a las oficinas o unidades que presten asistencia para la presentación telemática de documentos.
2. En los procedimientos que tengan prevista la tramitación electró- nica debe ser posible el seguimiento de los procedimientos tramitados por vía electrónica a través de la sede electrónica, después de la identificación segura de las personas interesadas.
Artículo 28. Gestión y seguridad del Registro Electrónico General La Secretaría General es el órgano responsable de la gestión, disponibilidad y seguridad del Registro Electrónico General regulado en este Reglamento.
TÍTULO V De las notificaciones electrónicas Artículo 29. Obligatoriedad o voluntariedad del uso 1. La recepción de notificaciones electrónicas es obligatoria para los miembros de la comunidad universitaria y para el resto de ciudadanos obligados a relacionarse electrónicamente con la Universidad, regulados en el artículo 21.5 de este Reglamento.
2. Para el resto de ciudadanos es voluntario, excepto que una norma legal o reglamentaria les obligue a hacerlo o si así se establece mediante una resolución del rector, o si la tramitación del procedimiento sea necesariamente electrónica.
Cuando no sea obligatoria la opción de recibir notificaciones electrónicas, no se vincula al ciudadano o ciudadana que, en cualquier momento, puede modificar esta opción. El cambio produce efectos respecto a las comunicaciones que se produzcan a partir del día siguiente al de la recepción.
Artículo 30. Práctica de notificaciones por medios electrónicos 1. La práctica de notificaciones por medios electrónicos puede efectuarse de alguna de las siguientes formas:
a) Mediante dirección electrónica habilitada.
b) Mediante sistemas de correo electrónico con acuse de recibo que deje constancia de la recepción.
c) Mediante comparecencia electrónica en la sede.
d) Mediante otros medios de notificación electrónica que puedan establecerse, siempre que quede constancia de la recepción por la persona interesada en el plazo y en las condiciones que se establezcan en la regulación específica.
2. Tienen plena validez, las convocatorias a reuniones y las comunicaciones dirigidas al personal de la UJI en su condición de órganos administrativos, de miembros de un órgano o en virtud de la relación funcionarial o laboral, que se efectúen mediante la cuenta de correo electrónico corporativo, servicios de mensajería electrónica o publicación en la Sede Electrónica.
Artículo 31. Opción del medio de notificación 1. Cuando las notificaciones electrónicas no sean obligatorias solo se deben hacer electrónicamente si en la solicitud se ha manifestado la voluntad de recibir las notificaciones por alguna de las formas electró- nicas reconocidas. Tanto la indicación de la preferencia en el uso de medios electrónicos como el consentimiento se pueden emitir y recaudar, en todo caso, por medios electrónicos.
2. Cuando, como consecuencia de la utilización de distintos medios, electrónicos o no electrónicos, se practiquen varias notificaciones de un mismo acto administrativo, se deben entender producidos todos los efectos jurídicos derivados de la notificación, incluyendo el inicio del plazo para la interposición de los recursos que procedan, a partir de la primera de las notificaciones correctamente practicada.
3. Se debe entender consentida la práctica de la notificación por medios electrónicos respecto de una determinada actuación administrativa si, después de haber estado realizada por una de las formas válidamente reconocidas, la persona interesada realiza actuaciones que supongan el conocimiento del contenido y el alcance de la resolución, o el acto objeto de la notificación. La notificación tiene efectos a partir de la fecha en que la persona interesada realice estas actuaciones.
Artículo 32. Notificación mediante la puesta a disposición del documento electrónico a través de una dirección electrónica habilitada al efecto por la Universidad 1. Son válidos los sistemas de notificación electrónica a través de una dirección electrónica habilitada siempre que cumplan, por lo menos, los siguientes requisitos:
a) Acreditar la fecha y la hora en que se produce la puesta a disposición de la persona interesada del acto objeto de notificación. b) Posibilitar el acceso permanente de las personas interesadas a la dirección electrónica correspondiente, a través de una sede electrónica o de cualquier otra manera.
c) Acreditar la fecha y la hora de acceso al contenido.
d) Poseer mecanismos de autenticación para garantizar la exclusividad de su uso y la identidad de la persona usuaria.
2. La UJI debe ofrecer un sistema para la práctica de notificaciones electrónicas, con vigencia indefinida, a los miembros de la comunidad universitaria y a otros ciudadanos y personas jurídicas que, por su relación con la Universidad, estén identificados como usuarios de los servicios electrónicos de tramitación universitaria.
3. A través de la cuenta de correo institucional o de la que haya designado la persona interesada se debe enviar un aviso de la puesta a disposición del acuerdo que se tenga que notificar a la dirección electrónica habilitada para la práctica de notificaciones. La notificación se entenderá practicada cuando se acceda al contenido y se entenderá rechazada, cuando, después de los diez días desde la puesta a disposición del acuerdo, no se haya accedido al contenido, sin que se acredite que la persona interesada haya recibido o haya accedido al aviso de notificación.
Artículo 33. Notificación por comparecencia electrónica 1. La notificación por comparecencia electrónica consiste en el acceso, por la persona interesada debidamente identificada, al contenido de la actuación administrativa correspondiente a través de la sede electrónica.
2. Para que la comparecencia electrónica produzca los efectos de notificación se requiere que reúna las siguientes condiciones:
a) Con carácter previo al acceso al contenido, la persona interesada debe visualizar un aviso del carácter de notificación de la actuación administrativa a la que tiene este citado acceso.
b) El sistema de información correspondiente debe dejar constancia de este acceso con indicación de la fecha y la hora.
TÍTULO VI Documentos electrónicos y las copias CAPÍTULO I Disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos Artículo 34. Preferencia de los documentos electrónicos La UJI debe emitir los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
Artículo 35. Características del documento electrónico 1. Los documentos electrónicos deben cumplir los requisitos siguientes para tener validez:
a) Contener información de cualquier naturaleza.
b) Estar archivada la información en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han estado emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de la posible incorporación a un expediente electrónico.
2. Los documentos administrativos electrónicos, además de cumplir las anteriores condiciones, deben estar expedidos y firmados electrónicamente.
Artículo 36. Adición de metadatos a los documentos electrónicos 1. Se entiende como metadato, al efecto de este Reglamento, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente del contenido, adscrita al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del mismo documento.
2. Los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deben tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano o servicio, la función y el procedimiento administrativo a que corresponda.
Además, se debe asociar a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento, y también la referencia temporal de estos, en la forma regulada en este Reglamento.
3. La asociación de metadatos a los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos y ciudadanas o emitidos por la UJI debe ser, en todo caso, realizada por el órgano actuante. A este efecto se debe respetar la estructura general de documentos electrónicos definida por la Secretaría General y la concreción de esta estructura para cada tipo de documento, que se debe hacer con la participación del órgano actuante.
4. Los metadatos mínimos obligatorios asociados a los documentos electrónicos, y también la asociación de los datos de firma o de referencia temporal de estos, son los que se especifican en el esquema nacional de interoperabilidad.
5. Después de asociar los metadatos a un documento electrónico, no pueden ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, con las siguientes excepciones:
a) Cuando se observe la existencia de errores u omisiones en los metadatos inicialmente asignados.
b) Cuando se trate de metadatos que requieran actualización, si así lo dispone el esquema nacional de interoperabilidad.
La modificación de los metadatos debe ser realizada por el órgano competente o de forma automatizada de acuerdo con las normas que se establezcan a este efecto.
6. Independientemente de los metadatos mínimos obligatorios a los que se refiere el apartado 4, los órganos y servicios pueden asociar a los documentos electrónicos metadatos de carácter complementario, para las necesidades de catalogación específicas de su respectivo ámbito de gestión, con la realización de su inserción de acuerdo con las especificaciones establecidas en el esquema nacional de interoperabilidad.
Los metadatos complementarios no están sujetos a las prohibiciones de modificación establecidas en el apartado anterior.
Artículo 37. Copias electrónicas de los documentos electrónicos realizadas por la UJI 1. Las copias electrónicas generadas que, por ser idénticas al documento electrónico original, no comporten cambio de formato ni de contenido, tienen la eficacia jurídica de documento electrónico original.
2. Se considera copia electrónica auténtica de documentos electró- nicos presentados de acuerdo con los sistemas normalizados o formularios:
a) La obtenida de acuerdo con lo que se ha señalado en los apartados siguientes de este artículo.
b) El documento electrónico, autenticado con la firma electrónica del órgano o servicio destinatario, resultado de integrar el contenido variable firmado y remitido por el ciudadano o ciudadana en el formulario correspondiente utilizado en la presentación.
3. En caso de cambio del formato original, para que una copia electrónica de un documento electrónico tenga la condición de copia auténtica, deben cumplirse los siguientes requisitos:
a) Que el documento electrónico original, que debe conservarse en todo caso, se encuentre en poder de la UJI.
b) Que la copia sea obtenida de acuerdo con las normas de competencia y procedimiento que en cada caso se aprueben, incluyendo las de obtención automatizada.
c) Que incluya su carácter de copia entre los metadatos asociados.
d) Que sea autorizada mediante firma electrónica.
4. Se pueden generar copias electrónicas auténticas a partir de otras copias electrónicas auténticas siempre que se observan los requisitos establecidos en los apartados anteriores.
5. Los órganos emisores de los documentos administrativos electrónicos o receptores de los documentos privados electrónicos, o los archivos que reciben estos, están obligados a la conservación de los documentos originales, aunque se haya hecho copia, de acuerdo con lo que establece este artículo.
Artículo 38. Copias electrónicas de documentos en soporte no electrónico 1. Las copias electrónicas de los documentos en soporte papel o en otro soporte susceptible de digitalización realizadas por la UJI se reali-zarán de acuerdo con lo regulado en este artículo, tanto si son documentos emitidos por la administración, como documentos privados aportados por la ciudadanía.
2. A los efectos de lo regulado en este Reglamento, se define como imagen electrónica el resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento en soporte papel o en otro soporte que permita la obtención fiel de esta imagen.
Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra, del documento.
3. Cuando sean realizadas por la UJI, las imágenes electrónicas deben tener la naturaleza de copias electrónicas auténticas, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
a) Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica.
b) Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electró- nica.
c) Que las imágenes electrónicas estén codificadas según alguno de los formatos y con los niveles de calidad y condiciones técnicas especificados en el esquema nacional de interoperabilidad.
d) Que la copia electrónica incluya su carácter de copia entre los metadatos asociados.
e) Que la copia sea obtenida de acuerdo con las normas de competencia y procedimiento que en cada caso se aprueben, incluyendo las de obtención automatizada.
4. No es necesaria la intervención del órgano administrativo depositario del documento administrativo original para la obtención de copias electrónicas auténticas, si las imágenes electrónicas han sido obtenidas a partir de copias auténticas en papel.
5. Los originales en papel de las copias auténticas electrónicas pueden conservarse al efecto de gestión por el órgano actuante hasta su transferencia al archivo o pueden ser remitidos directamente al archivo para su valoración por la Comisión de Expurgación antes de su destrucción.
Artículo 39. Copias en papel de los documentos públicos administrativos electrónicos realizados por la UJI 1. Para que las copias emitidas en papel de los documentos públicos administrativos electrónicos tengan la consideración de copias auténticas deben cumplirse los siguientes requisitos:
a) Que el documento electrónico copiado sea un documento original o una copia electrónica auténtica de un documento electrónico o en soporte papel original, emitido conforme a lo previsto en este Reglamento.
b) Que en el mismo documento haya impreso un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, con indicación que el mismo código permita contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano emisor.
c) Que la copia sea obtenida de acuerdo con las normas de competencia y procedimiento que en cada caso se aprueben, incluyendo las de obtención automatizada.
2. Las copias en soporte papel de documentos que se hayan emitido en formato electrónico o en papel, pero de los cuales exista una copia auténtica electrónica, se deben proporcionar mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico en poder de la administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica que mantenga copia auténtica del documento original.
Artículo 40. Obtención de copias electrónicas de documentos electrónicos Los ciudadanos y ciudadanas pueden ejercer el derecho a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan condición de interesados o interesadas de acuerdo con lo que se dispone en la normativa reguladora del respectivo procedimiento.
La obtención de la copia se puede realizar mediante extractos de los documentos o se pueden utilizar otros métodos electrónicos que permitan mantener la confidencialidad de los datos que no afecten a la persona interesada.
CAPÍTULO II Normas específicas relativas a los documentos administrativos electrónicos Artículo 41. Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos 1. La UJI debe asociar, a los documentos administrativos electrónicos, una de las modalidades siguientes de referencia temporal, de acuerdo con lo que determinen las normas reguladoras de los respectivos procedimientos:
a) Marca de tiempo; por ello se entiende la asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, de la hora a un documento electrónico.
La marca de tiempo se debe utilizar en todos los casos en los que las normas reguladoras no establezcan la utilización de un sello de tiempo.
b) Sello de tiempo; por ello se entiende la asignación por medios electrónicos de una fecha y una hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
La información relativa a las marcas y sellos de tiempo se debe asociar a los documentos electrónicos en la forma que determine el esquema nacional de interoperabilidad.
2. Para el sello de tiempo se admite cualquier prestador de servicios de certificación de la lista de confianza de prestadores de servicios de certificación aprobada por la administración general del Estado.
CAPÍTULO III Normas específicas relativas a los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos y ciudadanas Artículo 42. Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos y ciudadanas 1. Las personas interesadas pueden aportar al expediente, en cualquier fase del procedimiento, copias realizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original se garantice mediante la utilización de firma electrónica.
Las copias que aporten las personas interesadas en el procedimiento administrativo tienen eficacia, exclusivamente, en el ámbito de la actividad de las administraciones públicas.
2. La UJI puede solicitar del correspondiente archivo el cotejo de las copias de documentos aportadas. Ante la imposibilidad de este cotejo, y con carácter excepcional y motivado, se puede requerir a la persona particular la exhibición del documento o de la información original. La aportación de estas copias implica la autorización a la administración para que acceda y trate la información personal contenida en estos documentos.
Las mencionadas imágenes electrónicas no tienen el carácter de copia auténtica.
3. Las imágenes electrónicas presentadas por la ciudadanía deben ajustarse a los formatos y estándares aprobados para estos procesos en el esquema nacional de interoperabilidad. En caso de incumplimiento de este requisito, se debe requerir a la persona interesada para que subsane el defecto advertido.
4. Cuando, con carácter excepcional, la Universidad pida la presentación de un documento original en un procedimiento electrónico y este esté en formato papel, la persona interesada debe obtener una copia auténtica, conforme a lo previsto en la Ley de procedimiento administrativo común, con carácter previo a la presentación electró- nica. La copia electrónica resultante debe reflejar expresamente esta circunstancia.
CAPÍTULO IV Archivo electrónico de documentos Artículo 43. Archivo electrónico de documentos 1. La UJI debe conservar en soporte electrónico en un archivo electrónico único todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas que formen parte de un expediente administrativo, y también los otros que tengan valor probatorio de sus relaciones con los ciudadanos.
2. La conservación de los documentos electrónicos puede realizarse de forma unitaria o mediante la inclusión de su información en bases de datos, siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la firma electrónica de estos datos.
Artículo 44. Conservación de documentos electrónicos 1. Los documentos electrónicos deben conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, la integridad, la conservación y la consulta del documento, con independencia del tiempo transcurrido desde la emisión. Periódicamente se debe valorar la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de estos documentos debe ser autorizada de acuerdo con lo que se dispone en la normativa aplicable.
2. Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos deben ser determinados por el órgano competente, de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate, pero en todo caso son de aplicación las normas generales sobre conservación del patrimonio documental con valor histórico y sobre eliminación de documentos de la UJI.
3. Para garantizar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados pueden realizarse operaciones de conversión, de acuerdo con las normas sobre reproducción de estos documentos contenidas en este Reglamento.
4. Los responsables de los archivos electrónicos deben promover la reproducción auténtica con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el formato de los documentos deje de figurar entre los admitidos en la gestión pública por el esquema nacional de interoperabilidad.
CAPÍTULO V Expediente electrónico Artículo 45. Formación del expediente electrónico 1. Los expedientes administrativos deben tener formado electrónico, excepto en los supuestos en que, por el tipo de actuación y por la documentación generada, no sea posible.
2. La formación de los expedientes electrónicos, que es responsabilidad del órgano o servicio encargado de la tramitación, se deben formar mediante la agregación ordenada de los documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y otras diligencias que deban integrarlos.
2. Los expedientes electrónicos que deban ser objeto de remisión o puesta a disposición se deben formar de acuerdo con las siguientes reglas:
a) Los expedientes electrónicos deben disponer de un código que permita su identificación unívoca por cualquier órgano de la UJI en un entorno de intercambio interadministrativo.
b) La foliación de los expedientes electrónicos se debe llevar a cabo mediante un índice electrónico firmado electrónicamente.
c) Con la finalidad de garantizar la interoperabilidad de los expedientes, tanto de la estructura y formato como de las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición, los expedientes se deben corresponder con lo que establece el esquema nacional de interoperabilidad.
d) Los expedientes electrónicos deben estar integrados por documentos electrónicos, que pueden formar parte de diferentes expedientes, y que pueden incluir, asimismo, otros expedientes electrónicos, si así lo requiere el procedimiento. Excepcionalmente, cuando la naturaleza o la extensión de determinados documentos que se deban incorporar al expediente no permitan o dificulten notablemente la inclusión, de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos, deben incorporarse al índice del expediente, sin perjuicio de la aportación separada.
e) Los documentos que se integren en el expediente electrónico se deben ajustar al formato o formados de larga duración, accesibles en los términos establecidos en el esquema nacional de interoperabilidad.
TÍTULO VII Publicaciones electrónicas oficiales CAPÍTULO I El Boletín Oficial de la Universitat Jaume I Artículo 46. Naturaleza 1. El Boletín Oficial de la Universitat Jaume I es el medio oficial para publicar las disposiciones, resoluciones y acuerdos de interés general adoptados por los órganos universitarios que requieran ser dotados de publicidad y a los que no se dé publicidad por otros medios.
2. El Boletín Oficial de la Universitat Jaume I puede designarse también por las siglas BOUJI.
Artículo 47. Formato 1. El Boletín Oficial de la Universitat Jaume I se publica electrónicamente en la sede electrónica de la Universitat Jaume I, en la lengua propia de la UJI, y es también accesible a través del portal de transparencia.
2. La edición electrónica del Boletín Oficial de la Universitat Jaume I tiene carácter oficial y auténtico, según las condiciones que se establecen en este Reglamento de administración electrónica de la Universitat Jaume I y en la normativa aplicable al acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
3. El Boletín Oficial de la Universitat Jaume I incorpora sistemas de firma electrónica que garantizan su autenticidad e integridad.
4. El acceso al Boletín Oficial de la Universitat Jaume I es libre y gratuito, y permite la posibilidad de busca, recuperación y consulta del contenido.
Artículo 48. Contenido 1. El Boletín Oficial de la Universitat Jaume I tiene por objeto esencial la publicación de las disposiciones, acuerdos y resoluciones de interés general para la Universidad dictados por los siguientes órganos de gobierno:
a) El Claustro Universitario y el Consejo de Gobierno.
b) El rector, los vicerrectores, el secretario general y el gerente, excepto las resoluciones dictadas en procedimientos de concurrencia competitiva, que se publican en el tablón de anuncios oficial que se regula en el capítulo segundo de este título.
2. Se publican también en el Boletín Oficial de la Universitat Jaume I los convenios institucionales firmados por la Universidad y otros acuerdos adoptados por órganos de gobierno universitario que tengan alcance general que requieran ser dotados de publicidad y a los que no se dé publicidad por otros medios.
3. Pueden ser publicados en el Boletín Oficial de la Universitat Jaume I las disposiciones o actos emanados de órganos de la Universidad que deban ser publicados en otros boletines oficiales. Si hubiera contradicción en los textos publicados, debe prevalecer el publicado en el boletín o diario previsto en la norma que disponga su publicación, siempre que el texto coincida con el aprobado por el órgano competente y remitido desde la Universidad.
4. Se pueden publicar también otras disposiciones, resoluciones y acuerdos de cualquier órgano universitario cuando, a criterio de la Secretaría General, resulte de interés para la comunidad universitaria.
Artículo 49. Órgano responsable La coordinación, elaboración y publicación del Boletín Oficial de la Universitat Jaume I corresponde en la Secretaría General, que debe dictar las instrucciones necesarias para la aplicación de este Reglamento.
Artículo 50. Periodicidad y numeración 1. El Boletín Oficial de la Universitat Jaume I tiene, como regla general, periodicidad mensual durante el período lectivo.
2. No obstante, la Secretaría General debe determinar la periodicidad efectiva, de acuerdo con el volumen de información que se tenga que publicar, la urgencia y otros requerimientos derivados de la actividad universitaria. En todo caso, se debe asegurar la publicación de un Boletín después de cada sesión ordinaria del Consejo de Gobierno.
3. El Boletín Oficial de la Universitat Jaume I debe estar accesible electrónicamente en la fecha que figure en la cabecera de cada ejemplar, la cual es considerada fecha de publicación.
4. Los ejemplares del Boletín Oficial de la Universitat Jaume I están numerados cardinalmente y siguen el correspondiente orden cronológico;
la numeración se reinicia cada año natural.
Artículo 51. Texto para publicar En el Boletín Oficial de la Universitat Jaume I se puede inserir el texto completo de las disposiciones normativas, acuerdos y resoluciones de interés general para la Universidad, y también los nombramientos o una referencia, y el vínculo que permite consultar el texto completo.
Artículo 52. Estructura 1. La estructura del Boletín Oficial de la Universitat Jaume I es establecido por la Secretaría General.
2. El contenido de cada Boletín Oficial de la Universitat Jaume I va precedido de un sumario que expresa las disposiciones, acuerdos, resoluciones y otros textos que se contengan.
3. La publicación en el web de la UJI de normativa aprobada por los órganos de gobierno y publicada en el Boletín Oficial de la Universitat Jaume I se hace mediante los enlaces que se facilitan desde Secretaría General del texto vigente que ha sido aprobado y publicado.
Artículo 53. Aplicación para la publicación 1. La publicación del BOUJI se realiza mediante una aplicación aprobada por la Secretaría General.
2. En las especificaciones de la aplicación se concretan los órganos responsables de la información y las condiciones en que se debe ofrecer esta. En todo caso, el texto del acuerdo que se deba publicar después de ser aprobado por el órgano de gobierno correspondiente se debe remitir a la Secretaría General a través de la aplicación, antes de la convocatoria de la reunión del órgano que lo deba dictaminar o aprobar.
3. La aplicación de publicación debe garantizar que la fecha efectiva en que el Boletín sea accesible electrónicamente sea la que consta como fecha de publicación en el mismo Boletín y que no pueda ser modificada.
Artículo 54. Efectos 1. La publicación de cada Boletín Oficial de la Universitat Jaume I tiene efectos desde el momento que es accesible electrónicamente.
Para favorecer la difusión, la publicación puede ser comunicada electrónicamente por la Secretaría General a toda la comunidad universitaria.
2. La eficacia de los acuerdos y resoluciones no está condicionada a la publicación en el Boletín Oficial de la Universidad, excepto cuando así resulte de la aplicación de las normas de procedimiento administrativo o cuando así se determine, y siempre que, en este caso, no sea exigible la inserción en otro diario oficial, caso en que los efectos se producirán desde la publicación en este último. Todo ello sin perjuicio de la notificación personal, en su caso.
3. La eficacia de las disposiciones normativas se produce el día siguiente al de su publicación en el BOUJI excepto que en las mismas se fije una fecha diferente.
La normativa vigente a la entrada de este Reglamento se debe publicar en el BOUJI a efectos informativos, sin que esta publicación afecte a la eficacia.
Artículo 55. Corrección de errores Los errores tipográficos con respecto al documento recibido son corregidos de oficio por la Secretaría General o a instancia del remitente en el siguiente número del Boletín en el momento en que se detecte el error.
CAPÍTULO II Del tablón de anuncios oficial de la Universitat Jaume I Artículo 56. El tablón de anuncios oficial de la Universitat Jaume I 1. El tablón de anuncios oficial de la Universitat Jaume I es el lugar donde se lleva a cabo electrónicamente la publicación oficial de los acuerdos y resoluciones de la Universidad a los que se tenga que dar difusión por ser dictados en procedimientos de concurrencia competitiva o por tener que ser publicados como alternativa a su notificación en procedimientos con una pluralidad de destinatarios.
También se deben publicar en el tablón de anuncios oficial de la Universitat Jaume I las resoluciones de la Junta Electoral, en procesos electorales universitarios; los trámites de información pública previstos en la normativa universitaria, y otra información que pueda resultar de interés a criterio de la Secretaría General.
2. No se deben publicar en el tablón de anuncios oficial de la Universitat Jaume I los acuerdos que dispongan de otros instrumentos legales de publicidad electrónica, como las convocatorias y resoluciones dictadas en materia de contratación pública, que deben ser publicadas en el perfil del contratante. No obstante, el perfil del contratante debe resultar accesible desde el tablón de anuncios electrónico oficial de la Universitat Jaume I.
Artículo 57. Eficacia 1. La fecha de la publicación en el tablón de anuncios oficial es la que determina la eficacia de los acuerdos, las resoluciones y los actos administrativos de carácter general, excepto que en el mismo acuerdo se incorpore otra fecha de efectividad o en las normas reguladoras de los procedimientos se imponga la publicación en los diferentes boletines oficiales, momento a partir del cual empezarán a contar los plazos legales.
2. La publicación en el tablón de anuncios de los acuerdos, las resoluciones y los actos administrativos confiere el carácter oficial y auténtico, y genera plenos efectos jurídicos. Cualquier otro medio de publicación es meramente complementario y falta de valor jurídico.
3. En la publicación de los acuerdos, las resoluciones y los actos administrativos en el tablón de anuncios oficial se debe indicar la fecha de publicación en el citado tablón.
Artículo 58. Accesibilidad 1. Se garantiza el acceso al contenido del tablón de anuncios oficial a toda la ciudadanía, sin perjuicio de que, según el carácter del documento objeto de publicación, se pueda restringir a la comunidad universitaria o a las personas interesadas en un concreto procedimiento administrativo.
2. Según la naturaleza y rango de los actos, la publicidad puede ser temporal.
3. El tablón de anuncios oficial debe incluir un buscador para la localización de los documentos publicados, incluyendo los no vigentes.
Artículo 59. Aplicación para la publicación 1. La publicación de acuerdos en el tablón de anuncios oficial se realiza mediante una aplicación aprobada por la Secretaría General.
2. En las especificaciones de la aplicación se deben concretar la estructura y las condiciones en que se debe ofrecer la información para publicar.
3. La aplicación debe garantizar que la fecha de publicación que se muestre en la publicación de los acuerdos, las resoluciones y los actos administrativos en el tablón de anuncios coincida con la de su accesibilidad electrónica y que no pueda ser modificada. Las rectificaciones de los acuerdos o resoluciones publicadas deben requerir una nueva publicación en que se identifique el acuerdo o la resolución rectificada, y también la fecha de publicación de la rectificación.
CAPÍTULO III Datos de carácter personal Artículo 60. Datos de carácter personal La publicación de información que contenga datos de carácter personal en el Boletín Oficial de la Universitat Jaume I y en el tablón de anuncios oficial de la UJI se debe ajustar a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre , de protección de datos de carácter personal y a los criterios que con estos efectos se establezcan.
El tablón de anuncios de la UJI no debe poder ser indexado por los buscadores.
TÍTULO VIII Reuniones electrónicas de órganos colegiados Artículo 61. Convocatorias por medios electrónicos Salvo que no resulte posible, las convocatorias se deben remitir a los miembros del órgano colegiado a través de medios electrónicos, haciendo constar el día junto a la documentación necesaria para su deliberación, cuando sea posible.
Artículo 62. Reuniones electrónicas de órganos colegiados 1. Los órganos colegiados de la Universitat Jaume I pueden acordar la realización de reuniones por medios electrónicos para todas las sesiones ordinarias y extraordinarias, o solo para sesiones concretas.
2. Cuando un órgano colegiado de la Universitat Jaume I acuerde que todas las reuniones tengan lugar por medios electrónicos, debe comunicarlo a la Secretaría General para la publicación en el Boletín Oficial de la Universitat Jaume I. El acuerdo se debe pronunciar sobre los siguientes extremos:
a) El medio electrónico por el que se remita la convocatoria.
b) El medio electrónico por el que se pueda consultar la documentación relativa a los puntos del orden del día y el tiempo durante el que esté disponible la información.
c) La manera de participar en los debates y deliberaciones, y el período de tiempo durante el que tengan lugar.
d) El medio de emisión del voto y el período de tiempo durante el que se pueda votar, además de garantizar la identidad del emisor.
e) El medio de difusión de las actas de las sesiones y el período durante el que se puedan consultar.
3. En el supuesto que la presidencia del órgano acuerde la realización de una reunión concreta por medios electrónicos, basta con que se indique esta circunstancia en la misma convocatoria, que debe ser notificada y debe contener las especificaciones arriba referidas que resulten de aplicación.
4. Previamente a la adopción del acuerdo indicado en los apartados anteriores, se debe articular técnicamente, con indicación del soporte y la aplicación informática, el sistema que permita la realización de las reuniones por medios electrónicos, el cual debe reunir las siguientes características:
a) Garantizar la seguridad, integridad, confidencialidad y autenticidad de la información, para las que se deba poner a disposición de las personas integrantes del órgano un servicio electrónico de acceso restringido.
b) Permitir controlar el acceso a la documentación. A los efectos del quorum exigido se entiende que los miembros han participado en la reunión cuando hayan accedido al orden del día y a la propuesta de acuerdos que se sometan a votación.
c) Permitir la participación en las deliberaciones y la votación en los diferentes acuerdos.
d) Permitir publicar las actas de las sesiones en las que debe quedar constancia del acceso a la propuesta de acuerdos, al efecto del quorum, de las deliberaciones, del resultado de las votaciones y de los acuerdos adoptados.
5. Las votaciones secretas únicamente son admisibles en reuniones por medios electrónicos si se habilita un sistema que permita el control de la participación y la confidencialidad del voto.
6. El mantenimiento y la actualización de los miembros de los órganos colegiados que tengan acceso a los diversos sistemas electrónicos de realización de la reunión corresponde a la secretaría del órgano colegiado correspondiente.
7. En los casos en que se graben las sesiones de los órganos colegiados, el fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el secretario del órgano de su autenticidad e integridad, y también otros documentos en soporte electrónico que se hayan utilizado como documentos de la sesión, pueden acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar los puntos principales de las deliberaciones.
DISPOSICIONES ADICIONALES Primera. Normativa supletoria En los casos no previstos en este Reglamento se está a lo dispuesto la legislación procedimental administrativa común y, en particular, la Ley 39/2015, de 1 de octubre , de Procedimiento Administrativo Común de las administraciones públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre , de Régimen Jurídico del Sector Público.
Segunda. Adaptación de determinadas características de la sede electrónica Pueden adaptarse mediante una resolución del Rectorado:
a) La dirección electrónica de la sede electrónica que figura en esta normativa, cuando tenga que modificarse por cualquier causa.
b) La denominación de los órganos y servicios, cuando deriven de reordenaciones organizativas.
c) La relación y características de los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede electrónica.
d) Los servicios y contenidos de la sede electrónica.
e) Cualquier otra característica que se considere relevante.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA Única. Derogación normativa Quedan derogadas las disposiciones de igual o inferior rango que se opongan a lo que se dispone en este Reglamento, y especialmente el Reglamento de administración electrónica de la Universitat Jaume I, aprobado por Acuerdo de 28 de julio de 2011, del Consejo de Gobierno.
DISPOSICIONES FINALES Primera. Habilitación para el desarrollo normativo Se habilita al Rectorado a dictar las disposiciones que sean necesarias para el desarrollo de este reglamento.
Se faculta a la Secretaría General de la Universidad a dictar todas las instrucciones que considere convenientes para el desarrollo y aplicación de este Reglamento.
Segunda. Entrada en vigor Este Reglamento entrará en vigor a los seis meses de la publicación en el Diari Oficial de la Comunitat Valenciana, excepto el título III (Identificación y autenticación) que entrará en vigor al día siguiente al de su publicación.
