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Comunicaciones electrónicas internas en la Administración Pública

28/06/2013
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Orden de 20 de junio de 2013, por la que se regulan las comunicaciones electrónicas internas en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC de 27 de junio de 2013). Texto completo.

ORDEN DE 20 DE JUNIO DE 2013, POR LA QUE SE REGULAN LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS INTERNAS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS.

La Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoce el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, regulando los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica. En este sentido su artículo 3 establece entre sus fines el contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las Administraciones Públicas, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, con las debidas garantías legales en la realización de sus funciones.

Dentro de este marco jurídico el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, desarrolla la mencionada Ley en aquellos aspectos que se consideran básicos para el impulso de la administración electrónica en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

En el ámbito de las comunicaciones internas entre los departamentos y organismos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias su artículo 7 dispone que se efectuarán utilizando medios electrónicos a través del correo electrónico securizado mediante la utilización de sistemas de firma electrónica. Asimismo faculta a los centros directivos competentes en materia de procedimientos y administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías para adoptar las medidas necesarias para la efectividad de este medio de comunicación.

Aunque principalmente el nombre de correo electrónico se usa para denominar al servicio que se presta en Internet y que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos de forma rápida mediante la aplicación de determinados protocolos de red, por extensión también puede verse aplicado a otros sistemas análogos que usen otras tecnologías. Y es en este contexto donde debe encuadrarse tanto la previsión contenida en el citado artículo 7 Vínculo a legislación del Decreto 19/2011 como la contenida en el apartado 4.3 del Acuerdo del Gobierno de Canarias de fecha 22 de marzo de 2013, por el que se aprueban para el ejercicio 2013 las medidas y acciones extraordinarias para la reducción del gasto en la actividad administrativa en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, organismos autónomos, entidades públicas empresariales, entidades de derecho público, sociedades mercantiles públicas dependientes y fundaciones públicas, que al abordar las comunicaciones internas entre los departamentos, encomienda a la Inspección General de Servicios y a la Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías la regulación e implementación en el sistema de registro de entrada y salida de documentos (Hiper-reg) las comunicaciones electrónicas internas.

Dado que el uso de las comunicaciones electrónicas internas reguladas en la presente orden implica la firma electrónica de los documentos que se transmitan y teniendo en cuenta que la utilización de la firma electrónica en la actividad administrativa no tiene el mismo grado de implementación en todos los departamentos y organismos públicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, se hace preciso adoptar medidas para la implantación progresiva de estas comunicaciones. En este sentido se demora la entrada en vigor de lo dispuesto en el artículo 5 hasta el día 1 de enero de 2014, fecha a partir de la cual el uso de las comunicaciones electrónicas internas será obligatorio para los órganos y organismos públicos incluidos en su ámbito de aplicación.

Por cuanto antecede y en el ejercicio de las competencias que me atribuye el artículo 1 del Reglamento orgánico de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad, aprobado por Decreto 331/2011, de 22 de diciembre Vínculo a legislación, la Disposición Final Primera del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, así como el apartado tercero del Acuerdo del Gobierno de Canarias de fecha 22 de marzo de 2013 anteriormente referenciado,

D I S P O N G O:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente orden tiene por objeto regular las comunicaciones electrónicas internas en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

2. Las previsiones de esta orden serán de aplicación a las relaciones entre los órganos y organismos públicos incluidos en la letra a) del apartado 2 del artículo 1 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias

Artículo 2.- Comunicaciones electrónicas internas.

1. A los efectos de la presente orden se entiende por comunicaciones electrónicas internas las que se producen, utilizando medios electrónicos, entre órganos de un mismo departamento u organismo público o entre los diferentes departamentos u organismos públicos.

2. Las comunicaciones electrónicas internas que precisen constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas y de la identificación fidedigna del remitente y destinatario deberán realizarse utilizando la aplicación informática que da soporte al sistema intercomunicado de registro de documentos de entrada y salida de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias a través de la opción "comunicaciones internas".

3. Para la efectividad de lo dispuesto en el apartado anterior la aplicación informática de soporte permitirá la firma electrónica de las comunicaciones internas, así como de su documentación asociada y su envío a los órganos destinatarios de las mismas.

4. La gestión de las comunicaciones electrónicas internas respetará la titularidad y el ejercicio de las competencias del órgano que en cada caso proceda.

5. El correo electrónico corporativo podrá utilizarse en las comunicaciones internas que no precisen dejar constancia de los extremos señalados en el apartado 2 del presente artículo.

6. Las aplicaciones informáticas de gestión electrónica de actuaciones, procedimientos y servicios administrativos mantendrán sus propios sistemas de comunicación y registro de las tareas realizadas de forma interna siempre que permitan dejar constancia de los extremos previstos en el apartado segundo.

Artículo 3.- Cómputo de plazos.

Las fechas de transmisión y recepción acreditadas en las comunicaciones electrónicas internas serán válidas para el cómputo de plazos, a cuyos efectos se anotarán en el asiento registral correspondiente.

Artículo 4.- Seguridad de las comunicaciones.

La Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías, como encargada del tratamiento, será la responsable de la seguridad de las comunicaciones electrónica internas, que pondrá los medios técnicos adecuados para garantizar los requisitos de autenticidad, integridad, seguridad y conservación de los documentos transmitidos.

Artículo 5.- Comunicaciones internas en soporte papel.

Solo excepcionalmente en los supuestos de interrupción, falta de funcionamiento de la aplicación de soporte o cualquier otra causa de índole técnica, se podrá mantener el uso de comunicaciones internas en soporte papel.

Artículo 6.- Normativa aplicable a las comunicaciones electrónicas internas.

Las comunicaciones electrónicas internas se regirán, además de por lo previsto en la presente Orden, por lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos; en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero y en el Decreto 105/2000, de 26 de junio, por el que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de la Administración Autonómica de Canarias, así como en las demás normas que le sean de aplicación.

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS INTERNAS

Artículo 7.- Tipos de documentos.

1. Las comunicaciones electrónicas internas podrán tener asociadas un documento principal y uno o varios documentos anexos.

2. El documento principal es en el que se materializa el escrito u oficio objeto de comunicación y siempre deberá estar firmado electrónicamente. Los documentos anexos a un documento principal pueden o no estar firmados electrónicamente.

3. Cuando el documento principal sea la propia comunicación interna que genera de forma automática el aplicativo de soporte, deberá ser firmada electrónicamente.

Artículo 8.- Formato de los documentos.

Los tipos de documentos asociados a la comunicación electrónica interna deberán estar contenidos en alguno de los formatos que admita la aplicación de soporte.

Artículo 9.- Generación de la comunicación interna.

1. Cuando se dé de alta en el aplicativo de soporte una comunicación interna se generará automáticamente una comunicación de salida con los datos de la información general del documento principal que se va a trasladar y que previamente han sido introducidos en el sistema y los propios del asiento registral.

2. Se podrá adjuntar a la comunicación de salida tanto documentos firmados como no firmados.

3. Solo se podrá adjuntar un documento principal por comunicación interna. Para los documentos anexos no existirá límite, siempre y cuando estén asociados a un documento principal o cuando el documento principal sea la propia comunicación interna que genera de forma automática el aplicativo de soporte.

No obstante lo anterior, por motivos técnicos se podrá limitar tanto el número de anexos a incluir en una comunicación electrónica, como su tamaño y el del documento principal.

4. Cuando una comunicación interna tenga varios órganos destinatarios, la aplicación de soporte generará el proceso de firma en un solo paso, aunque internamente se firmará de forma individual cada asiento registral generado.

Artículo 10.- Justificante de recepción de la comunicación interna.

Una vez efectuada la transmisión de la comunicación electrónica interna, el sistema emitirá automáticamente un justificante consistente en una copia del documento principal de que se trate, incluyendo la fecha y hora de envío, el número de registro y los datos de recepción y validación por el órgano destinatario. Este justificante se configurará de forma que pueda ser impreso o archivado informáticamente.

Disposiciones Adicionales.

Primera.- Aprobación de formularios y justificantes.

Corresponde a la Inspección General de Servicios la aprobación de los modelos de formularios y justificantes que resulten precisos para la gestión de las comunicaciones electrónicas internas.

Segunda.- Soporte de las comunicaciones electrónicas internas.

La Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías y la Inspección General de Servicios prestarán a los departamentos y organismos públicos el soporte y apoyo necesario para el correcto funcionamiento de las comunicaciones electrónicas internas.

Tercera.- Facultad para dictar instrucciones de interpretación y aplicación.

Se faculta a la Inspección General de Servicios, conjuntamente con la Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías, para adoptar las acciones y dictar las instrucciones que sean necesarias para la correcta interpretación y aplicación de la presente Orden.

Disposición Derogatoria.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a la presente Orden.

Disposición Final. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias, a excepción de su artículo 5 que entrará en vigor el día 1 de enero de 2014, fecha a partir de la cual el uso de las comunicaciones electrónicas internas será obligatorio para los órganos y organismos públicos incluidos en su ámbito de aplicación.

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