§1016896
RESOLUCIÓN DE 27 DE MARZO DE 2006, DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TRÁFICO, POR LA QUE SE APRUEBAN LAS APLICACIONES DE LOS REGISTROS EN SOPORTE INFORMÁTICO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TRÁFICO UTILIZADOS PARA EL EJERCICIO DE POTESTADES ADMINISTRATIVAS Y SE REGULA LA CONSERVACIÓN PERMANENTE DE LOS DATOS DE LOS REGISTROS DE VEHÍCULOS Y DE CONDUCTORES E INFRACTORES CON FINES HISTÓRICOS, CIENTÍFICOS Y ESTADÍSTICOS.
La Constitución Española regula, en diversos preceptos, la limitación del uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad, la conservación del patrimonio histórico y el acceso ciudadano a los archivos y registros administrativos.
La Ley 16/1985, de 25 de Junio, del Patrimonio Histórico Español incluye dentro del patrimonio documental los documentos de los organismos o entidades de carácter público, independientemente de su soporte material. Ello implica la obligación de conservarlos adecuadamente y el establecimiento de limitaciones y requisitos para su exclusión o eliminación. Para su autorización se crea una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y se prevé la constitución de comisiones calificadoras departamentales.
La composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora está regulada en la Disposición adicional primera del Real decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, que establece el procedimiento para la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. El Ministerio del Interior creó su comisión Calificadora de Documentos Administrativos departamental por Orden de 21 de diciembre de 2000.
Además, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común impulsa el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de la actividad de las Administraciones Públicas y el ejercicio de sus competencias, al tiempo que establece un requisito formal de aprobación y publicidad de los programas y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos por ellas utilizados para el ejercicio de sus potestades administrativas. El artículo 45.5 admite la plena validez y eficacia de los documentos emitidos por medios informáticos o telemáticos, con la condición de que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, entre otros requisitos.
Estos preceptos de la Ley 30/1992 han sido desarrollados por el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, modificado parcialmente por Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos. Este Real Decreto prevé la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicas, informáticas y telemáticas en la iniciación, tramitación y terminación de los procedimientos administrativos y prescribe la adopción de las medidas técnicas y de organización necesarias para asegurar la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información. El artículo 4.3, al hablar de las garantías generales de la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicas, informáticas y telemáticas, utilizados por los órganos de la Administración General del Estado, manifiesta que, a la hora de adoptar medidas de seguridad aplicadas a los mismos, deberá garantizarse la restricción en la utilización y acceso a los datos e informaciones en ellos contenidos, la prevención de alteraciones o pérdidas de datos e informaciones y la protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas. Finalmente, el artículo 5.1 desarrolla el requisito de aprobación y difusión pública de los programas y aplicaciones que efectúen tratamientos de información cuyo resultado sea utilizado para el ejercicio por los órganos y entidades de la Administración General del Estado de las potestades que tienen atribuidas mediante resolución del órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver el procedimiento.
La Dirección General de Tráfico tiene la competencia sobre el Registro de Conductores e Infractores (Real Decreto Legislativo 339/1990, de 2 de marzo, artículo 5 h, y el Real Decreto 772/1997, de 30 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento General de Conductores, artículos 84-86), así como sobre el Registro de Vehículos (Real Decreto 2822/1998, de 23 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento General de Vehículos, artículo 2). Según estas disposiciones, los registros deben adoptar medios informáticos para su funcionamiento.
Por otra parte, ambos Registros han sido recogidos como tales bases de datos en la Orden INT/3764/2004, de 11 de noviembre, por la que se adecuan los ficheros informáticos del Ministerio del Interior que contienen datos de carácter personal a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, con los nombres respectivos de “Personas” y “Registro de Vehículos”, respectivamente, lo que implica asegurar la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos en ella previstas.
Los Registros de Conductores e Infractores y de Vehículos se constituyen como meros registros de naturaleza administrativa. En muchos casos los datos en soporte papel no incluyen constancia alguna de resolución, por lo que los datos a partir de los que se obtienen y validan las autorizaciones se extraen de los Registros informatizados, pero en determinados supuestos como los denegatorios, sí existe una resolución por escrito, no quedando siempre constancia en el fichero informatizado.
Por otra parte, el continuado aumento de la producción documental en papel derivada de los trámites de conductores e infractores y vehículos produce una masa documental imposible de gestionar con eficacia y de conservar con garantías de integridad. Esto ha llevado a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior, a propuesta de la Dirección General de Tráfico, a dictaminar que la eliminación de los documentos producidos en soporte papel conforme al procedimiento fijado por el Real Decreto 1164/2002 está condicionada al cumplimiento de los requisitos de aprobación y publicación previstos en el Real Decreto 263/1996, así como a la disposición de la conservación permanente de los datos en soporte informático, en atención a sus posibles valores históricos, estadísticos o científicos.
Aunque ya la Orden INT/3764/2004, de 11 de noviembre, vino a adaptar los ficheros gestionados por el Ministerio del Interior, entre ellos los Registros citados, al artículo 20 y a la Disposición Adicional Primera de la Ley Orgánica 15/1999, es necesaria una disposición que dé cumplimiento a los requisitos de aprobación y publicación previstos en el Real Decreto 263/1996, y que además garantice la conservación a largo plazo de los datos obrantes en los Registros de la Dirección General de Tráfico con fines históricos, estadístico o científicos, con el fin de poder eliminar la documentación correspondiente en soporte papel.
Por tanto, en cumplimiento de lo dispuesto por la citada normativa, procede la aprobación de la presente Resolución por el Director General
En virtud de lo anterior, dispongo:
Primero.-Objeto. La presente Resolución tiene por objeto la adecuación de las aplicaciones de los Registros en soporte informático de la Dirección General de Tráfico, utilizados para el ejercicio de potestades administrativas, a lo dispuesto en el artículo 9 del Real Decreto 263/1996, así como regular la conservación permanente de los datos que obran en los Registros de Vehículos y de Conductores e Infractores.
En consecuencia, se aprueban las siguientes aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades administrativas:
Registro de Vehículos.
Registro Central de Infractores.
Manipuladores de placas de matrícula.
Centros autorizados de reciclado y descontaminación (CARD).
Autorizaciones complementarias y especiales de circulación.
Personas.
Centros de Reconocimiento.
Escuelas de Conductores.
Expedientes de sanción.
Estas aplicaciones son utilizadas para los procedimientos de autorización y habilitación, sanción y control administrativos competencia de la Dirección General de Tráfico.
Los órganos competentes para la resolución de los procedimientos adoptados mediante estas aplicaciones son las Jefaturas Provinciales y Locales de Tráfico o el órgano que se determine en su caso, en virtud de lo dispuesto en el Reglamento General de Conductores, el Reglamento General de Vehículos y el art. 5 h) del Texto Articulado de la Ley sobre Tráfico, Circulación de Vehículos a Motor y Seguridad Vial. Los usos y accesos de estas aplicaciones serán los previstos para cada fichero en la Orden INT/3764/2004, de 11 de noviembre.
Las aplicaciones cumplirán los requisitos de autenticidad, confidencialidad, integridad y conservación, previstos tanto en la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal y su normativa de desarrollo, como en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero.
Segundo.-Ámbito de aplicación.
Uno. La presente Resolución será de aplicación a los Registros que la Dirección General de Tráfico utiliza para el ejercicio de sus potestades administrativas, independientemente de su soporte, así como, en lo referente al régimen de conservación, a cualesquiera documentos en papel generados por dichas aplicaciones o producidos en la recogida de datos para su alimentación.
Dos. Los datos de los Registros de Vehículos y de Conductores e Infractores, cuya conservación permanente se dispone por esta Resolución, son los previstos en las normas reguladoras de los mismos, en particular Real Decreto 2822/1998, de 23 de diciembre, Real Decreto 772/1997, de 30 de mayo, y Orden INT/3764/2004, de 11 de noviembre, con excepción de los datos personales de nombre, apellidos, domicilio y DNI o NIE de los titulares, que podrán ser disociados conforme a la Ley Orgánica 15/1999 cuando ya no sean necesarios para los fines que motivaron su recogida, y solamente sean necesarios para su utilización con fines históricos, científicos o estadísticos.
Tercero.-Archivo.
Uno. Las Jefaturas Provinciales y Locales de Tráfico dispondrán de un archivo en el que se custodiarán los expedientes tramitados para el servicio a la gestión administrativa y a los usuarios, conforme a la normativa del Sistema Archivístico del Ministerio del Interior.
Dos. Corresponderá al titular de la Jefatura en que se encuentren los documentos asegurar la correcta ordenación, custodia y conservación y, en su caso, eliminación de los documentos obrantes en los archivos de su unidad.
Tres. Los plazos de conservación, transferencia o eliminación de los documentos custodiados en las Jefaturas se atendrán a los dictámenes de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, conforme a lo establecido por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre. En consecuencia, quedan sin vigor las normas internas sobre expurgo y archivo de documentos contrarias a esta Resolución, y, en particular, las contenidas en las Circulares 966/7, de 25 de junio; 966/13, de 1 de diciembre; y Escritos-Circulares 18/979, de 31 de enero, y 140/983, de 10 de octubre.
Cuarto.-Registros de Datos de Conductores e Infractores y de Vehículos en soporte informático.
Uno. Los datos en soporte informático de los Registros de Conductores e Infractores y de Vehículos, generados a partir de los documentos en soporte papel serán archivados en el sistema de información de la Dirección General de Tráfico, que garantizará mediante los mecanismos y medidas de seguridad necesarios:
a) La conservación permanente de los datos informáticos almacenados, bajo las medidas generales de seguridad física y lógica establecidas, sin perjuicio de las medidas relativas a datos personales previstas en el apartado segundo, 2.
b) El acceso a la información exclusivamente para los fines permitidos por el ordenamiento jurídico y por el personal autorizado.
c) La integridad de los datos informáticos archivados, así como la de sus copias electrónicas que se pudieran generar.
Dos. Los datos informáticos obrantes en los Registros de Vehículos y de Conductores e Infractores de la Dirección General de Tráfico, se acogen al régimen jurídico establecido en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, y en todo caso a la regulación establecida en el artículo 2 del Real Decreto 2822/1998, de 23 de diciembre, y en los artículos 84.2 y 85 del Real Decreto 772/1997, de 30 de mayo. En cuanto a la protección de datos, la presente Resolución se aplicará con sujeción a lo dispuesto por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal y la Orden INT/3764/2004.
Tres. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior podrá regular el régimen de transferencias de datos de los Registros de Conductores e Infractores y de Vehículos para su uso con fines históricos, científicos o estadísticos.
Quinto.-Emisión de copias en papel de los datos informáticos. La emisión de documentos en soporte papel de los datos informáticos se efectuará mediante la impresión de los mismos desde los terminales informáticos habilitados en el sistema de información de la Dirección General de Tráfico, a los que sólo tendrán acceso los funcionarios competentes para expedir copias auténticas de documentos.
