§1013964
ORDEN JUS/465/2005, DE 11 DE NOVIEMBRE, POR LA QUE SE APRUEBA LA APLICACIÓN DE GESTIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS DE LOS REGISTROS QUE SON COMPETENCIA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE DERECHO Y DE ENTIDADES JURÍDICAS DEL DEPARTAMENTO DE JUSTICIA.
Mediante el Decreto 206/1999, de 27 de julio, se aprobó el Reglamento de organización y funcionamiento del Registro de Asociaciones, el cual creó el marco jurídico para la utilización de medios informáticos en dicho Registro. Concretamente, el artículo 13 de este Decreto establece, en el punto 1, que los asientos se efectúan en soporte magnético, mediante una aplicación que permite la interconexión entre las cuatro demarcaciones territoriales del Registro de Asociaciones y, en el punto 2, dispone que la aplicación informática permite que bajo la responsabilidad del encargado del Registro de Asociaciones, se presuma que su contenido es exacto y válido, ya que los asientos se validan mediante la definición de claves de acceso. Asimismo, el precepto citado dispone que, una vez validados los asientos, la aplicación no permite modificarlos ni darlos de baja.
A su vez, la Ley 5/2001, de 2 de mayo, de fundaciones, establece en la disposición adicional segunda que se tiene que establecer por reglamento el sistema para que las fundaciones puedan presentar los actos inscribibles y las cuentas anuales mediante procedimientos telemáticos. Y la Instrucción para la organización y el funcionamiento del Protectorado de la Generalidad de Cataluña sobre las fundaciones privadas de Cataluña, aprobada por el Decreto 37/1987, de 29 de enero, prescribe en el punto 22 que los ficheros en los que se organizan los dos archivos del Registro de fundaciones (de estructura jurídica y de patronato) podrán consistir en un soporte de tipo informático.
La Orden de 7 de diciembre de 1987, por la que se regula el Registro de Academias, estableció en los puntos 5 y 6, respectivamente, que los libros de entradas y de inscripciones se podrían llevar a cabo con soporte informático.
En relación con la realización de trámites a distancia, y en concreto por redes telemáticas como Internet, el artículo 38.9 de la Ley 30/1992, determina la posibilidad de crear registros telemáticos para la recepción o salida de solicitudes y documentos que se transmitan por vía telemática, los cuales tendrán que cumplir con los requisitos de disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y conservación de la información, para ofrecer las necesarias garantías a los interesados y a la propia administración pública.
En el marco de estas normas la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas implantó una aplicación informática, la cual implicó un relevante avance desde la perspectiva de la automatización de los procesos de gestión registral.
Posteriormente, mediante la Orden JUS/212/2002, de 20 de junio, modificada por la Orden JUI/383/2002, de 13 de noviembre, se adaptaron las peculiaridades de la prestación de servicios utilizando técnicas telemáticas y telefónicas diversos procedimientos relacionados con los trámites que tienen que hacer las entidades jurídicas. El artículo 2 de esta orden establece que los procedimientos citados en el artículo 1 de la misma se pueden tramitar por los medios telemáticos y telefónicos de la Administración Abierta de Cataluña, y el artículo 10 aprueba los programas y aplicaciones correspondientes.
La Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, y, en concreto, su artículo 5, obliga a las administraciones públicas a la promoción del uso de las tecnologías, creando un marco adecuado para proceder al uso de los documentos y los expedientes electrónicos.
Recientemente, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y en concreto su artículo 3, ha regulado los requisitos de esta firma electrónica en relación con la documentación en soporte informático, dotándola de la necesaria autenticidad e integridad. Esta ley también ofrece cobertura para el suministro de certificados de firma electrónica y el uso de los emitidos por terceros, cuando acrediten el cumplimiento de los requisitos legalmente establecidos. La firma electrónica tiene un papel esencial en la realización de los trámites que conforman el expediente electrónico de todo procedimiento administrativo, incluyendo la solicitud, la documentación aportada, el recibo de confirmación del registro telemático, los actos de instrucción del procedimiento o la notificación, entre otros.
Este año, la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas quiere dar un impulso decisivo en la implantación de las nuevas tecnologías en los procedimientos que tramita en el ejercicio de las funciones que tiene asignadas en materia de entidades jurídicas, como también en las tareas de comprobación del cumplimiento de la normativa económica vigente de las fundaciones y de las asociaciones que soliciten la declaración de utilidad pública.
Mediante esta Orden se aprueba y se materializa la implantación de la nueva aplicación, la cual pretende contribuir a la penetración definitiva de las nuevas tecnologías en el ejercicio de las funciones que la legislación vigente atribuye al Departamento de Justicia en materia de entidades jurídicas.
Por todo esto,
Ordeno:
Artículo 1
Objeto
1.1 La presente Orden regula el uso de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos, por parte de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia, en la gestión de los registros bajo su responsabilidad y en los procedimientos que tramita en el ejercicio de las funciones que tiene asignadas en materia de entidades jurídicas.
1.2 En concreto, los Registros de academias, asociaciones, colegios profesionales, federaciones y fundaciones se gestionan en soporte informático, mediante la aplicación regulada por esta Orden, con independencia del canal de relación con las entidades, sea este presencial o a distancia, en soporte papel o por vía Internet, mediante el portal de la Administración Abierta de Cataluña.
Artículo 2
Aprobación y publicidad de los programas y de las aplicaciones
2.1 Se aprueba la aplicación de gestión de los procedimientos y documentos de los Registros de entidades jurídicas bajo la responsabilidad de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia (en adelante la Aplicación).
2.2 La Aplicación consta de los siguientes módulos, la documentación con las características públicas y normativas de seguridad criptográfica de los cuales queda depositada en la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas:
Módulo de conexión a la aplicación.
Módulo de digitalización de documentación.
Módulo de firma electrónica.
Módulo de generación de informes.
Módulo de integración con AOC y S@rcat.
Módulo de consulta de datos registrales.
2.3 Corresponde a la persona titular de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia la aprobación de las modificaciones y actualizaciones de la Aplicación, cuando éstas sean necesarias para evitar el riesgo que los citados programas y aplicaciones queden obsoletos por el avance de las técnicas informáticas y telemáticas, así como en los casos del mantenimiento del sistema, las ampliaciones y mejoras en los procedimientos de seguridad y calidad utilizados, las mejoras evolutivas de las versiones informáticas y la adaptación de los programas y las aplicaciones a la promulgación de la nueva normativa de obligada aplicación.
Artículo 3
Normas de identificación, de autenticación y de firma electrónica de los órganos administrativos, en relación con los trámites y procedimientos gestionados por la Aplicación
3.1 La identificación de los trabajadores públicos y de los órganos administrativos, así como la firma de los documentos originales gestionados por la Aplicación, se hará mediante la firma electrónica reconocida proporcionada por la Agencia Catalana de Certificación y, en concreto, utilizando certificados en tarjeta CPISR-1.
3.2 Los actos de constancia y las series repetitivas de actos con supuesto idéntico se podrán automatizar mediante certificados de firma electrónica CPISR-1 con cargo y uso concreto de la Agencia Catalana de Certificación, que funcionarán en dispositivo seguro de creación de firma electrónica.
Artículo 4
Normas de identificación, de autenticación y de firma electrónica de los interesados, en relación con los trámites y procedimientos gestionados por l'Aplicación
La identificación de los interesados se podrá hacer, en documentos por escrito mediante su firma y la especificación del número del documento nacional de identidad o equivalente legal, o bien en soporte informático mediante la firma electrónica, en este último caso con sujeción a las siguientes normas:
a) Un código de usuario y una contraseña, suministrados por el Consorcio para la Administración Abierta y Electrónica de Cataluña, que será utilizado de acuerdo con sus correspondientes condiciones de uso, y en los términos de la Orden JUS/212/2002, de 20 de junio, modificada por la Orden JUI/383/2002, de 13 de noviembre.
b) Un certificado reconocido de firma electrónica idCAT, suministrado por cualquier entidad de registro colaboradora de la Agencia Catalana de Certificación, que será utilizado de acuerdo con sus correspondientes condiciones de uso, o cualquier certificado reconocido emitido por un prestador de servicios de certificación, siempre que éste haya sido clasificado por la Agencia Catalana de Certificación con nivel 3 o superior.
c) Los documentos en soporte informático se podrán presentar por vía telemática o presencialmente, cuando se habilite de forma expresa esta opción, produciendo los efectos que corresponda en cada caso.
Artículo 5
Representación telemática
5.1 Cualquier persona física con capacidad de obrar puede representar por vía telemática a otras personas, físicas o jurídicas, siempre que acredite la citada representación mediante uno de los siguientes mecanismos:
a) Aportación por el representante del apoderamiento suficiente, en soporte informático original, de acuerdo de las prescripciones y mecanismos vigentes en materia de seguridad jurídica preventiva.
b) Inclusión del apoderamiento en el certificado reconocido de firma del representante, de acuerdo con la legislación vigente de firma electrónica.
c) Declaración del apoderamiento por el representante y posterior comprobación por la Administración de la representación, mediante la certificación o la comunicación de datos, por parte del correspondiente Registro público, del apoderamiento suficiente.
5.2 La representación telemática de personas físicas podrá ser específicamente otorgada, con carácter general o para procedimientos concretos, por vías telemáticas ante la propia Administración mediante la firma electrónica avanzada del representado. La representación de persona física otorgada por vías telemáticas será válida para tramitar por vías telemáticas y no telemáticas.
5.3 La representación telemática de personas jurídicas podrá ser específicamente otorgada, con carácter general o para procedimientos concretos, presencialmente ante la propia Administración mediante la compulsa electrónica de la documentación acreditativa de la representación, que quedará registrada a los efectos de su certificación o comunicación posterior, de acuerdo con el apartado 5.1.c).
Artículo 6
Registro de entrada y salida de documentos
Los documentos de entrada y salida correspondientes a los procedimientos administrativos de los Registros gestionados por la Aplicación serán registrados mediante el registro corporativo de la Generalidad de Cataluña, mediante el servicio S@rcat, excepto las solicitudes de las entidades tramitadas por vía telemática, para las cuales se utilizará el Registro telemático de la Administración Abierta de Cataluña, de acuerdo con el artículo 3 de la Orden JUS/212/2002, de 20 de junio, modificada por la Orden JUI/383/2002, de 13 de noviembre.
Artículo 7
Normas sobre la gestión de los documentos electrónicos
7.1 Originales en soporte informático.
Los documentos en soporte informático producidos válidamente por la Aplicación tendrán la consideración de documentos originales, y se encontrarán debidamente registrados mientras se encuentren en fase activa.
Los documentos originales en soporte informático que se entreguen a los interesados y, cuando sea conveniente a otras administraciones públicas, tienen que poder ser impresos y archivados informáticamente, incluyendo en todo caso la firma electrónica correspondiente.
7.2 Copias auténticas electrónicas.
Se podrán emitir copias auténticas electrónicas de los documentos administrativos originales, con independencia del soporte en el que se encuentre el original mencionado, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
a) Asegurar la exactitud del contenido, aunque la estructura del documento se adapte a formatos o sistemas diferentes.
b) Incluir una manifestación relativa a la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original.
c) Garantizar su autenticidad e integridad mediante la firma electrónica del órgano competente para producirlas.
Las copias auténticas electrónicas tendrán la misma validez y efectos que los originales en soporte informático. Las copias auténticas electrónicas indicarán la circunstancia de ser copias auténticas de documentos originales y, si procede, su fecha de caducidad. Las copias auténticas electrónicas tienen que poder ser impresas y archivadas informáticamente, incluyendo en todo caso la firma electrónica correspondiente.
7.3 Compulsa y digitalización.
Se podrá proceder a la compulsa electrónica de la documentación en papel entregada a la Administración. La compulsa electrónica es el procedimiento de digitalización de la documentación en soporte papel y su comprobación, que produce una copia auténtica electrónica del documento.
Asimismo, los documentos en soporte papel que forman parte de los expedientes administrativos pueden ser objeto de digitalización, que produce una copia auténtica en soporte informático a partir del documento en papel, que se tiene que conservar durante el plazo marcado por la legislación de archivos.
La Administración tiene que garantizar la autenticidad y la integridad de la compulsa o copia auténtica electrónica, así como la identificación del órgano que realiza la compulsa, mediante su firma electrónica reconocida.
Artículo 8
Normas sobre el archivo de los documentos
El archivo de los documentos en soporte informático y las medidas de conservación de los documentos en soporte informático de los procedimientos se ajustará a los siguientes principios de actuación, tratamiento y validez:
8.1 Del archivo de documentos en soporte informático.
Los documentos en soporte informático, resultantes de la aportación de información, solicitudes, certificados telemáticos y documentos por parte de la administración, o que se hayan obtenido mediante comunicaciones de datos administrativos de terceras administraciones, tienen que ser gestionados y archivados exclusivamente en soporte informático, de acuerdo con las prescripciones de la normativa legal de aplicación para esta tipología documental.
Todos los documentos públicos tienen que tener garantizada la autenticidad y la integridad de sus contenidos, así como la preservación y, cuando sea procedente, su confidencialidad.
8.2 Medidas de conservación de documentos en soporte informático.
a) Los servicios y los programas y aplicaciones de procedimiento por vías telemáticas tienen que establecer las medidas necesarias para garantizar la conservación de los documentos en soporte informático, aplicándose entre otras las medidas siguientes:
1. La actualización criptográfica del documento firmado, mediante la adición de un nuevo sello de fecha y hora.
2. El registro del documento firmado electrónicamente en un soporte físico perdurable, con garantía de la fecha de entrada.
b) Los documentos originales en soporte informático podrán transformarse, para adaptar su formato a las necesidades de gestión y preservación previstas en el servicio, de acuerdo con las siguientes normas:
1. El cambio de formato tendrá que garantizar la exactitud del contenido del documento anterior, así como la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original. El documento resultante de la transformación será firmado electrónicamente por el órgano competente para la transformación.
2. El paso del documento en soporte informático a papel sólo se realizará excepcionalmente, y tendrá que permitir la verificación técnica de la firma del órgano competente para la transformación.
Disposiciones adicionales
Primera
Modificación de la Orden de 31 de octubre de 1983, por la que se crea el Registro de Colegios Profesionales dentro del Departamento de Justicia y se regula el funcionamiento.
1. Los puntos cuarto y quinto de la Orden de 31 de octubre de 1983, por la que se crea el Registro de Colegios Profesionales dentro del Departamento de Justicia y se regula el funcionamiento, se refunden en un solo punto, con la redacción siguiente:
“El Registro de Colegios y Consejos de Colegios Profesionales de Cataluña queda integrado en el Registro de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia”.
2. Los puntos sexto y séptimo de la Orden de 31 de octubre de 1983, por la que se crea el Registro de Colegios Profesionales dentro del Departamento de Justicia y se regula el funcionamiento, pasan a ser respectivamente el quinto y el sexto.
Segunda
Aprobación del modelo normalizado de solicitud
Se aprueba el modelo normalizado de solicitud que consta en el Anexo de esta Orden, como único instrumento para iniciar la tramitación, por cualquier canal, de los procedimientos de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas en materia de asociaciones, academias, colegios profesionales, federaciones, fundaciones y entidades religiosas.
Disposición transitoria
Las normas establecidas en el artículo 5 de esta Orden entrarán en vigor cuando las aplicaciones de la Administración Abierta de Cataluña, del Registro del Departamento o de gestión de los procedimientos y documentos de los Registros de entidades jurídicas bajo la responsabilidad de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia lo permitan, aspecto que será publicitado en el término de un mes antes de la entrada en vigor.
Disposición final
Esta Orden entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el DOGC.
Anexo
Omitido.
