ORDEN DE 11 DE ABRIL DE 2005, DE LA CONSEJERÍA DE HACIENDA Y EMPLEO, POR LA QUE SE REGULA LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO DE ACTAS DE DESIGNACIÓN DE DELEGADOS DE PREVENCIÓN Y DE CONSTITUCIÓN DE COMITÉS DE SEGURIDAD Y SALUD
Exposición de Motivos
El Decreto 26/2005, de 8 de abril, crea y regula el Registro de Actas de designación de Delegados de Prevención y de constitución de Comités de Seguridad y Salud, que son los órganos de representación y de participación de los trabajadores en prevención de riesgos laborales en las empresas. Estos órganos fueron creados y regulados por la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, que no establecía previsiones adicionales en cuanto a la constancia de la designación de los representantes de los trabajadores en estos órganos. Con la creación de este Registro, el citado Decreto ha dado cumplimiento a la previsión contenida en el Plan de Acción en Prevención de Riesgos Laborales para el año 2004, que se enmarca en el II Plan de Salud Laboral de La Rioja (2001-2005). El Plan de Acción para 2004 fue presentado por el Gobierno de La Rioja ante el Consejo Riojano de Seguridad y Salud en el Trabajo recibiendo el voto favorable por unanimidad de las organizaciones representadas en el mismo.
La Disposición Final Primera del mencionado Decreto faculta a la Consejería de Hacienda y Empleo para dictar, en el ámbito de sus competencias, las disposiciones necesarias para su desarrollo y ejecución. Esta previsión viene a cumplirse a través de la presente Orden, que regula la adscripción interna del Registro, el procedimiento administrativo de inscripción y la forma de obtener información y certificación sobre los datos registrados.
La función de registro se atribuye a la Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales a la que igualmente compete la función de actuar como Oficina Pública de elecciones sindicales conforme a lo establecido en el artículo 4.3.7.h) del Decreto 37/2003 de 15 de julio, registrando las actas de elección de los órganos de representación unitaria de los trabajadores, delegados de personal y comités de empresa. Precisamente por ello se ha considerado que es el órgano idóneo para la llevanza del nuevo Registro, y le corresponderá igualmente el depósito, registro y publicidad de las actas de designación de los delegados de prevención y de constitución de comités de seguridad y salud. Los datos de las actas se unirán a los de representación unitaria obrantes en la Oficina Pública de elecciones sindicales, derivados del proceso electoral correspondiente sin que ello suponga modificación alguna respecto a los representantes de los trabajadores ya elegidos sino simplemente la constancia de que en la empresa correspondiente se han designado los delegados de prevención o se ha constituido el comité de seguridad y salud.
El citado Registro debe adecuarse a las previsiones de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal, por lo que es preciso establecer normas reguladoras para la creación de los ficheros que contengan los datos de carácter personal relativos a los delegados de prevención designados y de los miembros de los comités de seguridad y salud que se constituyan y que son objeto de registro. Por ello, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, se crean mediante esta Orden los correspondientes ficheros y se establece su contenido y órgano responsable.
Sobre el contenido de la Orden se ha pronunciado de forma favorable, por unanimidad, el Consejo Riojano de Relaciones Laborales en su reunión de 22 de noviembre de 2004 y ha sido oído el Consejo Riojano de Seguridad y Salud en el Trabajo en su reunión de 1 de diciembre de 2004, manifestándose de forma favorable a la creación del registro todas las organizaciones representadas en el mismo.
En su virtud, conforme a las competencias atribuidas en esta materia y en uso de la facultad establecida en la Disposición Final Primera del Decreto 26/2005, de 8 de abril, por el que se crea el Registro de Actas de designación de Delegados de Prevención y de constitución de Comités de Seguridad y Salud y previos los trámites e informes reglamentarios, apruebo la siguiente
Orden
Artículo 1. Adscripción
1. El Registro de Actas de designación de Delegados de Prevención y de constitución de Comités de Seguridad y Salud, creado por Decreto 26/2005, de 8 de abril, se adscribe a la Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales de la Consejería de Hacienda y Empleo.
2. La unidad administrativa encargada de la tramitación del procedimiento de inscripción, depósito, custodia y certificación es el Servicio de Relaciones Laborales y Economía Social, dependiente de la Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales.
Artículo 2. Actas objeto de inscripción
Serán objeto de inscripción y quedarán en depósito y custodia en el Registro de Actas de designación de Delegados de Prevención y de constitución de Comités de Seguridad y Salud:
a) Las actas de designación de delegados de prevención establecida en el artículo 35 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales o, en su caso, las designaciones de delegado de prevención realizadas conforme a lo establecido en la Disposición Adicional Cuarta de la misma Ley.
b)Las actas de constitución de comités de seguridad y salud a que se refiere el artículo 38.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Artículo 3. Procedimiento
El registro y depósito de las actas de designación de delegados de prevención y de constitución de los comités de seguridad y salud se ajustará al siguiente procedimiento:
a) Efectuada la elección del delegado o delegados de prevención, el representante o representantes de los trabajadores en la empresa lo comunicarán al empresario, así como a la persona o personas designadas, entregándole un ejemplar del acta. El acta se presentará ante la Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales por el o los delegados designados, personalmente o a través de representante debidamente acreditado, en el plazo de un mes desde la fecha de la designación.
b) Constituido el comité de seguridad y salud se presentará el acta de constitución ante la Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales, por cualquiera de sus miembros, en el plazo de un mes desde la fecha de constitución.
c) Las actas se presentarán en los modelos normalizados que figuran como Anexo I y II a la presente Orden, al objeto de poder efectuar su tratamiento informático y estadístico.
d) Efectuada la presentación del acta de designación de delegados de prevención o de constitución de comités de seguridad y salud y cumplido el trámite de depósito y registro, el Servicio de Relaciones Laborales y Economía Social emitirá de oficio certificación individualizada de las personas designadas que figuran en el acta y, en su caso, de la constitución del comité de seguridad y salud conforme a los modelos que figuran como Anexo III y Anexo IV que se notificará al empresario y al delegado/s designado/s o al comité de seguridad y salud constituido.
e) En caso de duda o discrepancia sobre el contenido del acta, el Servicio de Relaciones Laborales y Economía Social podrá requerir al presentador para la subsanación de las deficiencias advertidas, que deberá realizarse en el plazo de diez días hábiles, conforme a lo establecido en el artículo 71 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común
f) En el supuesto de variación en las designaciones de delegados de prevención como consecuencia de sustituciones, revocaciones, dimisiones, extinciones de mandato de la o las personas designadas como tales o en cualquier otro supuesto de variación de los datos contenidos en el acta registrada, deberá ser comunicada en el plazo de un mes, a contar desde el momento en que aquella tenga lugar, con objeto de proceder a la oportuna modificación registral.
Artículo 4. Inscripción y vinculación entre registros.
1. En el Registro de Actas de designación de delegados de prevención y de constitución de comités de seguridad y salud deberán constar los siguientes datos:
a) Datos identificativos del centro de trabajo.
b) Datos de las últimas elecciones a representantes de los trabajadores en la empresa,
c) Fecha de designación de delegados de prevención y de constitución de comités de seguridad y salud.
d) Nombre, apellidos y D.N.I. de los designados y su formación en materia de prevención de riesgos laborales.
e) Número con el que el expediente electoral de los designados se inscribió en el Libro de Registro de representantes legales de los trabajadores que gestiona el Servicio de Relaciones Laborales y Economía Social.
2. Las actas de designación de delegados de prevención y de constitución de comités de seguridad y salud se incorporarán al registro, pero deberá anotarse en las mismas, en el momento de su depósito, el número de registro al que se refiere la letra e) del apartado 1 del presente artículo.
3. A su vez, en el Libro de Registro de representantes legales de los trabajadores que gestiona el Servicio de Relaciones Laborales y Economía Social se anotará en el expediente electoral de los representantes que sean a la vez delegados de prevención o miembros de los comités de seguridad y salud el número correspondiente al Registro de Actas de designación de delegados de prevención y de constitución de comités de seguridad y salud.
Artículo 5. Comunicaciones y certificaciones
1. Con carácter mensual el Servicio de Relaciones Laborales y Economía Social remitirá relación de las inscripciones realizadas al Instituto Riojano de Salud Laboral, para su debido conocimiento, a fin de que facilite la oferta formativa sobre la materia. Igualmente se facilitará la información que pueda recabar la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
2. El Servicio de Relaciones Laborales y Economía Social podrá emitir certificaciones en relación con los registros y depósitos efectuados que sean solicitadas por los organismos públicos mencionados o por los particulares que ostenten la condición de interesados conforme a lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
3. Las organizaciones representativas de los trabajadores podrán obtener copia de las actas de designación siempre que lo soliciten de forma expresa.
Disposición adicional primera. Creación de ficheros de datos personales y designación de responsable de los mismos.
1. La información contenida en el Registro estará sujeta a las estipulaciones contenidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la citada Ley, se crean el fichero manual y el fichero automatizado de datos de carácter personal de actas de designación de delegados de prevención y de constitución de comités de seguridad y salud, que integran el Registro de Actas de designación de Delegados de Prevención y de constitución de Comités de Seguridad y Salud.
2. Contenido del fichero de actas de designación de delegados de prevención:
A) Finalidad y usos.
Finalidad: Ordenación, acreditación y publicidad de las actas de designación de delegados de prevención conforme a lo establecido en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales en las empresas y centros de trabajo radicados en La Rioja.
Usos previstos:
- Cómputo de resultados que deriven de las actas depositadas.
- Expedición de certificaciones que sean solicitadas por organismos públicos o particulares que acrediten la condición de interesados.
- Planificación y desarrollo por la Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales de acciones formativas e informativas en materia de prevención de riesgos laborales.
- Confección de estadísticas.
B) Personas o colectivos afectados.
Trabajadores designados como delegados de prevención
C) Procedimiento de recogida de datos, procedencia y soporte.
Mediante la presentación del acta de elección, en soporte papel, por el delegado de prevención directamente o a través de representante debidamente acreditado.
D) Estructura básica del fichero y de los datos de carácter personal incluidos en el mismo.
- Datos identificativos de la empresa y centro de trabajo al que corresponde la designación de delegado/a de prevención: Nombre, CIF, dirección (calle, municipio), actividad económica principal (CNAE), convenio colectivo aplicable.
- Datos referidos a las últimas elecciones sindicales: Número de acta y fecha de votación.
- Número de delegados de prevención elegidos y fecha de elección.
- Procedimiento de designación: Elección entre representantes de los trabajadores, directamente por los trabajadores si no hay representantes, o por otro sistema.
- Datos identificativos de carácter personal de los delegados elegidos: D.N.I., nombre y apellidos, nivel de formación en materia de prevención de riesgos laborales (básico, intermedio o superior indicando especialidad), filiación sindical, fecha de nacimiento, antigüedad en la empresa, votos obtenidos.
E) Medidas de seguridad.
Nivel Alto.
F) Cesiones previstas.
Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
3. Contenido del fichero de actas de constitución de comités de seguridad y salud.
A) Finalidad y usos.
Finalidad: Ordenación, acreditación y publicidad de las actas de constitución de comités de seguridad y salud en las empresas y centros de trabajo de La Rioja.
Usos previstos:
- Cómputo de resultados que deriven de las actas depositadas.
- Expedición de certificaciones que sean solicitadas por organismos públicos o particulares que acrediten la condición de interesados.
- Planificación y desarrollo por la Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales de acciones formativas e informativas en materia de prevención de riesgos laborales.
- Confección de estadísticas.
B) Personas o colectivos afectados.
Miembros en representación del empresario y de los trabajadores que integran los comités de seguridad y salud que se constituyan en las empresas de La Rioja.
C) Procedimiento de recogida de datos, procedencia y soporte.
Mediante la presentación del acta de constitución del comité de seguridad y salud, en soporte papel, por cualquiera de sus miembros.
D) Estructura básica del fichero y de los datos de carácter personal incluidos en el mismo.
- Datos identificativos de la empresa y centro de trabajo al que corresponde la designación de delegado/a de prevención: Nombre, CIF, dirección (calle, municipio), actividad económica principal (CNAE), convenio colectivo aplicable.
- Fecha de constitución.
- Datos identificativos de los miembros del comité de seguridad y salud constituido: Apellidos y nombre.
E) Medidas de seguridad.
Nivel Básico.
F) Cesiones previstas.
Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
4. El órgano responsable de los ficheros señalados en los apartados 2 y 3 de esta Disposición es la Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales ante quien los afectados por los ficheros podrán ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda.
5. La Dirección General de Empleo y Relaciones Laborales, como órgano responsable de los ficheros de referencia, adoptará las medidas que procedan en orden a asegurar que los datos de carácter personal existentes en los mismos se utilicen para las finalidades que han sido establecidas y que se concretan en esta Orden. Igualmente, en relación con la cesión que se autorice, advertirá a los cesionarios de la obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.5 en relación con el artículo 4.2 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.
Disposición transitoria. Inscripción de actas vigentes a la entrada en vigor de la presente Orden.
Las actas de designación de delegados de prevención que se encuentren vigentes a la entrada en vigor de la presente Orden, podrán ser objeto de inscripción en el Registro, a instancia de parte interesada, previa acreditación de su condición de delegado de prevención mediante la aportación del acta de designación.
Disposición Final Primera. Habilitación para ejecución.
Se autoriza a la Directora General de Empleo y Relaciones Laborales para dictar cuantas instrucciones y circulares sean necesarias para la ejecución de lo dispuesto en la presente Orden.
Disposición Final Segunda. Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de La Rioja.
