La Audiencia Nacional es pionera en la implantación del expediente digital, uno de los hitos principales del Plan de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012, encaminado a lograr una Administración de Justicia con “papel cero”, que garantice una mayor agilidad, eficiencia y transparencia de los procesos. Además, mediante este proyecto, se facilita el acceso de todos los intervinientes judiciales a la misma documentación y expedientes, evitando realizar copias de los sumarios que constan de un número de folios muy elevado.
Un equipo de 100 personas, la mitad abogados con experiencia en trámite procesal, trabajan día y noche en tres tumos de ocho horas; digitalizan y catalogan, folio a folio, todos los documentos de las causas abiertas en este tribunal. Al día se informatizan 200.000 páginas.
El proceso de digitalización, que implica el registro, catalogación, escaneo y revisión del material digitalizado, exige que cada documento pase por una decena de manos hasta que regresa a su lugar de origen. El objetivo es que en enero estén finalizados todos los trabajos de digitalización y a primeros de marzo la Audiencia Nacional se convierta en el primer tribunal sin papel.
Fases del proceso
La digitalización de los documentos sigue las siguientes fases:
- Planificación del trabajo diario.
- Manipulación previa para dejar el documento en las mejores condiciones para ser escaneado.
- Digitalización y posterior control de calidad.
- Catalogación de los documentos en pdf para que el usuario final pueda localizar en cuestión de segundos, a golpe de teclado, cualquier documento obrante en una causa.
Planificación y manipulación
En el equipo de trabajo resulta fundamental la planificación. Tres funcionarios se encargan de fijar la carga de trabajo que van a realizar semanalmente. Se pacta la entrega de un determinado número de tomos en función de si son antiguos o nuevos (los antiguos están en peor estado y su procesamiento es mucho más lento).
Se trata de que los tomos de los sumarios permanezcan el menor tiempo posible en la oficina de digitalización. Un coche custodiado policialmente traslada los tomos requeridos y el mismo coche los devuelve a su juzgado o sala de origen (la Audiencia Nacional posee seis edificios), una vez concluida la digitalización. Se procesan unos 200 tomos al día y por ahora se está cumpliendo rigurosamente la hoja de ruta marcada.
Digitalización y Catalogación
La fase de digitalización es la más mecánica. Se trata, en la práctica, de escanear los documentos que ingresen en soporte papel en la Oficina de Registro de la Audiencia Nacional, que estará interconectado con el sistema de notificaciones y comunicaciones telemáticas Lexnet. Esto conlleva que toda aquella documentación de un expediente que se emita directamente desde alguno de los órganos de la Audiencia Nacional, se incorpore también a su correspondiente expediente digital, agilizando y mejorando la accesibilidad de los expedientes en curso. Esto es posible gracias a la integración con Minerva, el actual sistema de gestión procesal de la Audiencia Nacional.
La última fase y más importante es la de catalogación. Al frente de este equipo hay 50 licenciados en Derecho, con experiencia en trámite procesal, que se encargan de registrar ordenadamente todos los documentos ya convertidos en imágenes de ordenador. Este equipo de catalogación utiliza un manual con 120 denominaciones posibles para encasillar todos los folios obrantes en las causas abiertas. Es decir, los 10 millones totales de documentos tienen 120 nombres posibles (providencia, auto, exhorto, etc.) y el equipo de catalogación se encarga de asignar a cada documento el suyo.
Un supervisor unifica criterios y resuelve las dudas, en coordinación con una secretaria judicial que actúa de enlace con el juzgado de origen de donde procede cada tomo digitalizado.
Seguridad del proceso
Un aspecto importante de este proyecto piloto es la seguridad: hay cámaras de vigilancia y el papel no puede salir, bajo ningún concepto, de la oficina de digitalización. Existe un control absoluto del transporte, entrega y devolución de cada tomo. Los funcionarios pasan un control de seguridad y no puede acceder a la oficina ninguna persona ajena al equipo de trabajo. Todos los folios digitalizados y todos los tomos se someten a un control de calidad que acredita que no han sido manipulados y que no se ha añadido ni eliminado ningún documento.
El Proyecto de Digitalización de la Audiencia Nacional significa la implantación de una gestión integral del expediente judicial en formato digital, un proceso que también se ha iniciado ya en las Fiscalías de la Audiencia Nacional y cuyas líneas generales presentó el ministro de Justicia, Francisco Caamaño, el pasado 15 de noviembre.
Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012
La digitalización de la Audiencia Nacional para la implantación del expediente digital es uno de ejes del Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012. Este Plan, aprobado por el Gobierno el 18 de septiembre de 2009, contiene el conjunto de medidas encaminadas a hacer realidad un servicio público de justicia tecnológicamente avanzado, más ágil y eficiente, que garantice los derechos de la ciudadanía.
