A propósito del documento administrativo electrónico. El archivo y el régimen de copias. (RI §428061)
Regarding the electronic administrative document and its probative value. The digital archive and the copy procedure -
Mª Pilar Rojas Martínez del Mármol
El Documento administrativo electrónico es una herramienta esencial en el tráfico jurídico administrativo y, en particular, en el procedimiento administrativo. Por ello debe rodearse de los requisitos necesarios para garantizar su integridad, autenticidad y confidencialidad y, como el documento-papel, continuar al servicio de la seguridad jurídica. Desentrañar de entre la normativa administrativa dichos requisitos, diferenciar el documento administrativo electrónico del acto administrativo y esclarecer las consecuencias que la omisión de los requisitos del documento electrónico puede suponer a efectos de aplicación de categorías jurídico-administrativas como la validez o la eficacia, es uno de los propósitos de este trabajo.
Asimismo teniendo en cuenta que la importancia del documento administrativo electrónico está en su valor probatorio, resulta indispensable precisar cual sea éste a la luz de la normativa procesal; y ello, a pesar de la errónea utilización de categorías como la de documento público por parte de la normativa administrativa.
Por otro lado se incide en como el avance en el intercambio electrónico de datos entre Administraciones Públicas puede suponer, salvo que se habiliten instrumentos que lo impidan, una vulneración de la normativa en materia de protección de datos.
A partir de estas premisas básicas se analizan, desde la normativa estatal y autonómica andaluza, los deberes de archivo, conservación, destrucción y copias de los documentos administrativos electrónicos tan importantes en la política de gestión de los documentos electrónicos.
I. INTRODUCCIÓN: DOCUMENTO, AUGE DE LA TECNOLOGÍA Y SEGURIDAD JURÍDICA II. EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO SEGÚN LA LEGISLACIÓN (del documento papel al documento electrónico) II. 1. Del documento papel al documento electrónico; aproximación al concepto jurídico de documento II. 2. El documento administrativo electrónico en la legislación II. 2.1 El documento administrativo en la normativa administrativa II. 2. 2. El documento administrativo como medio de prueba. La clasificación de los documentos II. 2. 3. El documento administrativo electrónico como medio de prueba; referencia a la firma electrónica II. 3. El documento administrativo electrónico II. 3.1. Documento administrativo electrónico como soporte del acto administrativo; diferencias entre ambos II. 3. 2. Competencias legislativas en relación al documento administrativo electrónico II. 3. 3. requisitos de validez de los documentos electrónicos II. 3. 4. El Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad II. 4. Intercambio electrónico de datos y documentos electrónicos en el ámbito administrativo, transmisión y protección de datos III. LAS COPIAS ELECTRÓNICAS DE DOCUMENTOS EN LA LPAC Y RDAE III. 1. Las copias de documentos como presupuesto del ejercicio de los derechos de los interesados en el procedimiento administrativo III. 2. Régimen jurídico básico de las copias de documentos y transformaciones posibles según la Ley IV. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO IV.1. Introducción: el archivo y la política de gestión de documentos electrónicos IV. 2. La normativa reguladora de los archivos; distribución de competencias entre el Estado y las Comunidades Autónomas IV. 3.. Regulación básica del Estado en materia de archivo electrónico y su conservación y gestión. IV. 3. 1. ¿Qué documentos deben archivarse? IV. 3. 2. El archivo electrónico único IV. 3. 3. La conservación y destrucción de los documentos IV. 3.3.1 Conservación y destrucción de los documentos en la legislación estatal básica IV. 3. 3.2. La valoración documental y la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos IV. 3. 4. El acceso a los documentos de archivo; breve referencia a la política de gestión documental.
The Electronic Administrative Document is an essential tool in administrative legal circulation and, particularly, in administrative procedures. Therefore, it must be surrounded by the necessary requirements to ensure its integrity, authenticity, and confidentiality, and as the paper document, continue being at the service of legal security. To unravel these requirements from administrative regulations, to differentiate the electronic administrative document from the administrative act, and to clarify the consequences that the omission of electronic document requirements may have on the application of legal-administrative categories such as validity or effectiveness, is one ofthe purposes of this work.
Additionally, taking into account that the importance of the electronic administrative document lies in its probative value, it is crucial to specify what this is in light of procedural law; and this, despite the flawed use of categories such as the public document by administrative rules. On the other hand, it emphasizes that the progress in electronic data exchange between Public Administrations may constitute a violation of data protection regulations, unless instruments preventing it are enabled.
Based on these basic premises, the duties of filing, conservation, destruction, and copies of electronic administrative documents, which are so important in the policy of managing electronic documents, are analyzed by both the state and the Andalusian regional regulations.
DIRECTOR
