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Normativa en materia de factura electrónica y registro contable, de la Universidad de Valladolid

02/01/2015
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Resolución de 19 de diciembre de 2014, del Rectorado de la Universidad de Valladolid, por la que se ordena la publicación del Acuerdo de 19 de diciembre de 2014, del Consejo de Gobierno, por el que se desarrolla la normativa estatal básica en materia de factura electrónica y registro contable de facturas, de la Universidad de Valladolid (BOCYL de 31 de diciembre de 2014). Texto completo.

RESOLUCIÓN DE 19 DE DICIEMBRE DE 2014, DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE VALLADOLID, POR LA QUE SE ORDENA LA PUBLICACIÓN DEL ACUERDO DE 19 DE DICIEMBRE DE 2014, DEL CONSEJO DE GOBIERNO, POR EL QUE SE DESARROLLA LA NORMATIVA ESTATAL BÁSICA EN MATERIA DE FACTURA ELECTRÓNICA Y REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS, DE LA UNIVERSIDAD DE VALLADOLID.

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, las diferentes disposiciones reglamentarias estatales que la han desarrollado (esencialmente, la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo Vínculo a legislación, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, y la posterior Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio Vínculo a legislación, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas) poseen un carácter básico en gran parte de su contenido regulador, que, aun reconociendo el olvido sistemático en sus disposiciones de las universidades públicas, obliga a la propia Universidad de Valladolid a aplicar directamente la mayor parte de las medidas incorporadas en tal normativa. Es relevante, a estos efectos, tener en cuenta cómo el Decreto 54/2014, de 23 de octubre Vínculo a legislación, por el que se regula el procedimiento de Registro de Facturas en el Sistema de Información Contable de Castilla y León, no incluye en su ámbito de aplicación a las universidades públicas, a pesar de su integración en el sector público autonómico, conforme a la Ley 2/2006, de 3 de mayo, de Hacienda y del Sector Público de Castilla y León, que parecería abocar a una solución autonómica más integradora en el futuro, conforme con la propia normativa estatal.

Por ello, se hace necesario que el Consejo de Gobierno, en ejercicio de la autonomía institucional, aborde un desarrollo reglamentario que, sin menoscabo de la virtualidad de esta normativa estatal vinculante, permita su implementación sin disfunciones procedimentales u organizativas, de modo que la implantación de la factura electrónica y el registro contable de facturas atiendan al fin estatutariamente previsto de “fomentar la integración y el acceso a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación entre los miembros de la comunidad universitaria y la sociedad en general” (artículo 6.2.d) de los Estatutos de la Universidad de Valladolid, aprobados por Acuerdo 104/2003, de 10 de julio, de la Junta de Castilla y León).

En consecuencia, previo informe de la Asesoría Jurídica de la Universidad de Valladolid, este Consejo de Gobierno procede a la aprobación del ACUERDO POR EL QUE SE DESARROLLA EN EL ÁMBITO DE LA UNIVERSIDAD DE VALLADOLID LA NORMATIVA BÁSICA EN MATERIA DE FACTURA ELECTRÓNICA Y REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS, en los términos que se expresan a continuación.

Artículo 1. Objeto.

La presente normativa se dirige a desarrollar en el ámbito de la Universidad de Valladolid, las disposiciones estatales básicas referidas a la implantación de la factura electrónica y al registro contable de facturas en el sector público.

Artículo 2. Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas en la Universidad de Valladolid.

1. Con base en la aplicación analógica de lo previsto en la disposición adicional quinta de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, la Universidad de Valladolid da cumplimiento a la obligación prevista en el artículo 6 de esta norma legal, a través de su adhesión al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado (PGEFe).

2. En cualquier caso, estarán excluidas de la obligación de facturación electrónica, en los términos previstos en dicha Ley 25/2013 Vínculo a legislación, todas las facturas por importe de hasta 5.000 euros.

Artículo 3. Determinación de los órganos y estructuras-competentes.

La estructura orgánica en materia de gestión económico-presupuestaria que dará cumplimiento a las exigencias derivadas de la Ley 25/2013 Vínculo a legislación, así como del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre Vínculo a legislación, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, tendrá la siguiente composición:

a) Órgano gestor, que integra las funciones de órgano de contratación: Universidad de Valladolid-Rectorado.

b) Oficina contable: Servicio de Contabilidad y Presupuestos; de este Servicio se considerarán dependientes funcionalmente, en la materia objeto de esta norma, todas las unidades intervinientes en la gestión presupuestaria y financiera, con base en el sistema contable de la Universidad denominado UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO.

c) Unidades tramitadoras: Tendrán este carácter las unidades gestoras previstas en el Presupuesto correspondiente de la Universidad de Valladolid, en cuanto se hallen incorporadas al catálogo previsto en el artículo 4; también se podrá atribuir esta calificación a determinadas unidades, con vinculación funcional a más de una unidad gestora, para que su actuación como tramitadora obedezca a tal vinculación múltiple. En el ejercicio de estas funciones estarán coordinadas por el Servicio de Gestión Económica.

Artículo 4. Catálogo de unidades tramitadoras y usuarios del sistema.

1. Corresponderá al Gerente de la Universidad, a propuesta del Servicio de Contabilidad y Presupuestos, establecer y actualizar, con publicidad a través del Tablón Electrónico de Anuncios, el catálogo de unidades tramitadoras. Las modificaciones de este catálogo se trasladarán inmediatamente desde el Servicio de Tecnologías de la Comunicación y la Información al órgano responsable del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro (DIR3), dependiente de la Administración General del Estado.

2. El Servicio de Contabilidad y Presupuestos determinará los grupos de usuarios, con su usuario responsable, que hayan de intervenir en los procedimientos referidos al objeto de esta normativa, vinculados a cada una de las citadas unidades tramitadoras. Esta determinación se comunicará formalmente a los interesados.

Artículo 5. Inscripción de facturas procedentes del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas en el Registro Contable incluido en el Sistema UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO.

1. El registro contable de facturas de la Universidad de Valladolid estará integrado en su Sistema Contable UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO; a través de él se producirá la recepción y alta de las facturas electrónicas que los proveedores de bienes y servicios de la Universidad hayan de presentar en el PGEFe; operará automáticamente el registro contable de las mismas, para su posterior tramitación de acuerdo con el artículo 9 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

2. Por resolución de la Gerencia, que se publicará en el Tablón Electrónico de Anuncios, podrán fijarse los supuestos en los que, por problemas de operatividad técnica del citado sistema contable, se produzca un rechazo automático de determinadas facturas electrónicas desde el PGEFe, con previsión de las medidas para la adecuada gestión económico-presupuestaria en tales casos, dentro del marco legal vigente.

3. Dado que la recepción de facturas en el PGEFe no tiene atribuidos más efectos que los de su registro administrativo, el contratista podrá anular su factura presentada en el PGEFe, previa solicitud a través del mismo, en tanto no se haya conformado la factura por el responsable de la unidad gestora, ni reconocido la correspondiente obligación; esta actuación conllevará la aceptación automática de la anulación en el sistema contable universitario. En el caso de facturas ya conformadas, la solicitud de anulación por el contratista exigirá su estimación por la propia Universidad, con pérdida de efectos de las actuaciones subsiguientes de gestión presupuestaria y contable.

4. El registro contable de facturas de la Universidad de Valladolid permitirá a los proveedores el acceso a la información relevante en los términos previstos en la normativa estatal básica aplicable.

Artículo 6. Control interno.

El Servicio de Control Interno de la Universidad Valladolid tendrá acceso a la documentación justificativa, a la información que conste en el registro contable de facturas y a la contabilidad en cualquier momento.

Artículo 7. Archivo y custodia de la información.

Como parte del patrimonio documental de la Universidad Valladolid, corresponderá al Archivo Universitario, en relación con las facturas electrónicas, adoptar o proponer, en su caso, las medidas necesarias para su gestión archivística, de acuerdo con el Reglamento del Archivo de la Universidad de Valladolid, el Reglamento de la Universidad de Valladolid por el que se implantan los medios electrónicos que facilitan el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos de la Universidad de Valladolid y se crean la Sede Electrónica y el Registro Electrónico de la Universidad de Valladolid, y la restante normativa de aplicación en la materia; en su caso, esta gestión podrá basarse en el propio PGFEe, en los términos previstos en el artículo 7 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

Disposición final primera. Modificación del Reglamento de Registro de la Universidad de Valladolid.

El artículo 1.1 del Reglamento de Registro de la Universidad de Valladolid, aprobado por Acuerdo de Junta de Gobierno de 14 de marzo de 2000 y modificado por acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno, de 27 de mayo de 2009, queda redactado como sigue:

“1. La Universidad de Valladolid dispondrá de un sistema automatizado de registro general único y común, para todos sus órganos, servicios y unidades administrativas, que incorporará el Registro Electrónico previsto en el Reglamento de la Universidad de Valladolid por el que se implantan los medios electrónicos que facilitan el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos de la Universidad de Valladolid y se crean la Sede Electrónica y el Registro Electrónico de la Universidad de Valladolid; no obstante, se reconocerá, en su caso, plena eficacia jurídica a los asientos producidos en el Registro Electrónico de la Administración General del Estado, como consecuencia de la adhesión de la Universidad de Valladolid al Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado, conforme a la Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.”

Disposición final segunda. Modificación de los pliegos de cláusulas administrativas particulares.

1. Por razones de seguridad jurídica, en los pliegos de cláusulas administrativas particulares se reflejará, cuando proceda, la obligación de facturación electrónica, conforme a los términos previstos en la Ley 25/2013 Vínculo a legislación, en el presente acuerdo y en la restante normativa de aplicación.

2. La obligación contemplada en la disposición adicional trigésima tercera del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre Vínculo a legislación, en cuanto a identificación de órganos en todas las facturas, se cumplirá atendiendo a lo previsto en el artículo 4 y a sus disposiciones de desarrollo. Asimismo, en los pliegos de cláusulas administrativas particulares se podrá dejar constancia de cualquier otra mención que, de acuerdo con la normativa vigente en la materia, se considere procedente incorporar a las facturas electrónicas, en orden a facilitar su tramitación administrativa; la obligatoriedad de estas menciones podrá extenderse a todas las facturas, mediante la oportuna resolución de Gerencia, que se publicará en el Tablón Electrónico de Anuncios.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

El presente acuerdo normativo entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial de Castilla y León”, salvo lo previsto en el artículo 2.2 y en la disposición final segunda.1, que entrará en vigor el 15 de enero de 2015, de acuerdo con lo establecido en la disposición final octava.a) de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación.

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