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Procedimiento de Registro de Facturas en el Sistema de Información Contable

30/10/2014
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Decreto 54/2014, de 23 de octubre, por el que se regula el procedimiento de Registro de Facturas en el Sistema de Información Contable de Castilla y León (BOCYL de 29 de octubre de 2014). Texto completo.

DECRETO 54/2014, DE 23 DE OCTUBRE, POR EL QUE SE REGULA EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE FACTURAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DE CASTILLA Y LEÓN.

La Junta de Castilla y León aprobó en enero de 2013 sendos decretos que han supuesto un notable avance en el seguimiento de los pagos de facturas y en la utilización de técnicas de administración electrónica. Así, el Decreto 3/2013, de 24 de enero Vínculo a legislación, por el que se crea la Plataforma de Facturación Electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, dotó a nuestra Administración de un instrumento tecnológico de información que permite a las empresas y a los profesionales la remisión de facturas electrónicas. Por su parte, el Decreto 4/2013, de 24 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Registro de Documentos a Pagar y se establecen normas para el registro de facturas, ha permitido reducir los plazos de registro y tramitación de los pagos a la vez que ha facilitado su seguimiento a través del Sistema de Información Contable en el que dicho registro se encuentra integrado.

El Estado modificó a lo largo de 2013 distintos artículos de la Ley de Contratos del Sector Público, imponiendo la obligación a los contratistas de presentar las facturas en los registros administrativos con indicaciones precisas de los órganos que han de encargarse de su tramitación, y acortando los plazos para que las Administraciones hagan efectivos los pagos correspondientes.

La agilización de los procedimientos de pago y el control sistemático e informatizado de las facturas con objeto de erradicar la morosidad de las Administraciones Públicas son los objetivos de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas del sector público. Dicha Ley estatal tiene carácter básico al haber sido dictada en virtud del título competencial que otorga al Estado el artículo 149.1 Vínculo a legislación de la Constitución. En desarrollo de dicha ley y cumpliendo con sus previsiones, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha aprobado, igualmente con carácter básico, la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo Vínculo a legislación, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley de impulso de la factura electrónica anteriormente mencionada, y la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio Vínculo a legislación, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

Si bien la mayor parte de los preceptos contenidos en la Ley 25/2013 Vínculo a legislación y en las órdenes del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas mencionadas anteriormente son susceptibles de aplicación directa en todas las Administraciones, resulta conveniente su adaptación a la organización administrativa de la Comunidad Autónoma y a las especificaciones del Sistema de Información Contable de Castilla y León.

El Registro de Documentos a Pagar constituye una herramienta válida y perfectamente adaptable a la normativa básica estatal, que ha de completarse con la creación de un Registro Contable de Facturas dotado con las funcionalidades exigidas por la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo Vínculo a legislación. La regulación de ambos registros y su interrelación e integración en el Sistema de Información Contable permitirán canalizar toda la información referida a la tramitación de las facturas presentadas por los proveedores en los registros administrativos con independencia del soporte utilizado. Aunque la adaptación del Registro de Documentos a Pagar no supone modificaciones esenciales en el sistema contable desde un punto de vista técnico, el contenido de las anotaciones registrales, los plazos de inscripción, el seguimiento de los pagos y, sobre todo, la interconexión con el Registro Contable de Facturas, exigen una profunda modificación del Decreto 4/2013, de 24 de enero Vínculo a legislación, por lo que razones de claridad y seguridad jurídica aconsejan su expresa derogación abordando una regulación completa e integrada del registro de facturas a través de la presente norma reglamentaria.

Señalar finalmente, que de conformidad con lo previsto en el párrafo tercero del artículo 9.1 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se excluye de la obligación de anotación en el Registro Contable de Facturas aquellas de importe igual o inferior a 5.000 euros, cuyo registro y seguimiento se realizarán exclusivamente a través del Registro de Documentos a Pagar.

En su virtud, la Junta de Castilla y León a propuesta de la Consejera de Hacienda, y previa deliberación del Consejo de Gobierno en reunión de 23 de octubre de 2014

DISPONE:

Artículo 1. Objeto.

1. El objeto de la presente disposición reglamentaria es la regulación del procedimiento de registro de facturas a través del Sistema de Información Contable de Castilla y León, en el que estarán integrados e interrelacionados, el Registro Contable de Facturas y el Registro de Documentos a Pagar.

2. El Registro Contable de Facturas ajustará su funcionamiento a los requisitos funcionales y técnicos establecidos en la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo Vínculo a legislación, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

3. A través del Registro de Documentos a Pagar se producirá la anotación en el sistema contable de las facturas que los proveedores presenten para su pago ante los entes, organismos y entidades a los que se hace referencia en el artículo siguiente, con independencia de su forma de pago y de la previa inscripción, en su caso, en el Registro Contable de Facturas.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Lo previsto en el presente decreto resulta de aplicación a los entes, organismos y entidades comprendidos en la Administración General e Institucional de la Comunidad de Castilla y León.

Artículo 3. Punto General de Entrada de facturas electrónicas.

La Plataforma de Facturación Electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, creada por el Decreto 3/2013, de 24 de enero Vínculo a legislación, constituirá el punto general de entrada de facturas electrónicas al que se refiere el artículo 6 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, y se ajustará a las condiciones y requisitos funcionales y técnicos exigidos por la normativa básica estatal y aquellos otros que reglamentariamente se determinen.

Artículo 4. Catálogo de órganos gestores y usuarios del sistema.

La Intervención General de la Administración de la Comunidad determinará los perfiles y usuarios del Sistema de Información Contable. Asimismo, gestionará y mantendrá actualizado a través de la página web institucional de la Junta de Castilla y León el catálogo de órganos gestores competentes para la tramitación de las facturas.

Artículo 5. Organización de los registros integrados en el Sistema de Información Contable.

1. La gestión y administración del Registro Contable de Facturas de los entes, organismos y entidades comprendidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto, será competencia de la Intervención General de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, salvo en el caso de los entes públicos de derecho privado, que corresponderá al centro directivo u órgano gestor de la contabilidad.

2. La gestión del Registro de Documentos a Pagar se llevará a cabo por los servicios o unidades de gestión económica dependientes de las Secretarías Generales de las Consejerías, de las Delegaciones Territoriales, o de los órganos equivalentes en los organismos autónomos y entes públicos de derecho privado. No obstante, los referidos servicios o unidades estarán sometidos en dichas funciones a la dirección y coordinación de la Intervención General de la Administración de la Comunidad.

Artículo 6. Inscripción de facturas en el Registro Contable de Facturas.

1. Los registros administrativos en los que se reciban facturas en papel superiores a 5.000 euros, las remitirán inmediatamente a las intervenciones delegadas u oficinas contables competentes para su anotación en el Registro Contable de Facturas. Efectuadas las anotaciones registrales, mediante la consignación de los datos especificados en el Anexo I, las intervenciones delegadas u oficinas contables las remitirán a los servicios o unidades competentes para su inscripción en el Registro de Documentos a Pagar.

2. Si las intervenciones delegadas u oficinas contables, al efectuar las anotaciones registrales, observaran defectos u omisión de datos que impidieran su adecuado registro o distribución, las rechazarán remitiéndolas al órgano gestor competente para su tramitación con objeto de que este proceda a su devolución al proveedor a través del registro administrativo de procedencia, indicando la causa del rechazo. Si la remisión al órgano gestor no fuese posible por no estar consignado en la factura, la devolución, a través del registro administrativo, se realizará directamente por la intervención u oficina contable.

3. Respecto a las facturas electrónicas, las intervenciones delegadas u oficinas contables accederán a la Plataforma de Facturación Electrónica a través de la que fueron presentadas y procederán a su inscripción en el Registro Contable de Facturas. Los datos a consignar son los especificados en el Anexo I, algunos de los cuales se podrán electrónicamente a disposición de dicho Registro desde la Plataforma de Facturación Electrónica.

4. En el Registro Contable de Facturas constará la fecha en la que se ha producido la inscripción registral, que será generada directamente por el propio Registro.

Artículo 7. Exclusión de la obligación de registro.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 9.1 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se excluyen de la obligación de anotación en el Registro Contable de Facturas, todas aquellas cuyo importe sea igual o inferior a 5.000 euros.

Artículo 8. Inscripción de facturas en el Registro de Documentos a Pagar.

1. Los datos de las facturas de importe superior a 5.000 euros incorporados a través del Registro Contable de Facturas serán puestos a disposición a través del Sistema de Información Contable para su traslado al Registro de Documentos a Pagar. La efectividad de dicho traslado se llevará a cabo por los servicios o unidades de gestión económica dependientes de las Secretarías Generales de las Consejerías, de las Delegaciones Territoriales o de los órganos equivalentes en los organismos autónomos y entes públicos de derecho privado, quienes completarán la inscripción en el Registro de Documentos a Pagar con la consignación de los datos que se especifican en el Anexo II.

2. Las facturas de cuantía igual o inferior a 5.000 euros se remitirán desde los registros administrativos al órgano gestor indicado en la factura, quien las enviará inmediatamente al servicio o unidad competente para su inscripción en el Registro de Documentos a Pagar, consignando los datos especificados en el Anexo III. Si se observaran defectos u omisión de datos que impidieran su adecuada inscripción registral, se rechazarán devolviéndolas al proveedor a través del registro administrativo de procedencia, indicando la causa del rechazo.

3. No será necesaria la inscripción en el Registro de Documentos a Pagar de las facturas siguientes, cualquiera que sea su importe:

• Las gestionadas por los centros incluidos en el ámbito de aplicación del Decreto 120/2002, de 7 de noviembre, por el que se regula el Régimen Jurídico de la Autonomía de Gestión Económica de los Centros Docentes Públicos no Universitarios.

• Las tramitadas de acuerdo con el procedimiento de gestión de fondos para gastos de inversión en montes regulado por la Orden de la Consejería de Presidencia y Administración Territorial de 24 de abril de 1990.

Artículo 9. Anotaciones de aceptación o rechazo, reconocimiento de obligación y pago de facturas en los registros integrados en el Sistema de Información Contable.

1. La tramitación de las facturas exigirá la anotación en el Sistema de Información Contable de la conformidad con el cumplimiento de la prestación y con la factura presentada por el proveedor.

2. Si el órgano gestor estuviese conforme con el cumplimiento de la prestación y con la propia factura, se procederá por los servicios o unidades competentes a su anotación en el Registro de Documentos a Pagar, produciéndose de forma automática el traslado de esta información al Registro contable de Facturas.

3. Si por el contrario, estima procedente su rechazo, la devolución de la factura al proveedor deberá realizarse por el propio órgano gestor. En el caso de que debido a su importe hubiese sido inscrita en el Registro Contable de Facturas, antes de proceder a la devolución, deberá comunicarlo a la intervención delegada u oficina contable, quien dejará constancia de su rechazo en el referido Registro.

4. El Sistema de Información Contable consignará de forma automática en el Registro de Documentos a Pagar el número de operación del documento mediante el que se realice el reconocimiento de la obligación, así como las fechas de reconocimiento de la obligación y de la orden de pago de todas aquellas facturas a las que el órgano gestor otorgue su conformidad. El propio sistema dará traslado de las referidas fechas al Registro Contable de Facturas.

5. Los órganos gestores de las facturas excluidas de la obligación de inscripción en el Registro de Documentos a Pagar a las que se ha hecho referencia en el apartado 3 del artículo 8 del presente decreto, remitirán al Servicio de Contabilidad de la Intervención General información sobre el estado de tramitación de las facturas que, en razón de su importe, fueron inscritas en el Registro Contable de Facturas. Dicha información referida al final de cada mes, se enviará en los cinco primeros días del mes siguiente en modelo normalizado y en el medio o soporte informático que al efecto establezca la Intervención General.

Artículo 10. Información y seguimiento.

1. Sobre la base de la información gestionada por los registros del Sistema de Información Contable, los servicios o unidades de gestión económica dependientes de las Secretarías Generales de las Consejerías, de las Delegaciones Territoriales o de los órganos equivalentes en los organismos autónomos y entes públicos de derecho privado facilitarán, a petición previa del proveedor, la información que este solicite sobre el estado de tramitación de las facturas presentadas en soporte papel.

La información sobre el estado de tramitación de las facturas electrónicas, estará disponible a través de la Plataforma de Facturación.

2. El Servicio de Contabilidad de la Intervención General requerirá trimestralmente de los órganos gestores competentes información sobre los motivos por los que no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación de aquellas facturas en las que hayan transcurrido más de tres meses desde su anotación en el Registro de Documentos a Pagar.

3. Antes del 31 de marzo de cada año, la Intervención General elaborará un informe sobre el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad, que elevará al titular de la consejería competente en materia de hacienda para su traslado a la Junta de Castilla y León.

Disposición transitoria. Módulo contable de pagos a justificar.

Hasta que se lleve a cabo la implantación en el Sistema de Información Contable del módulo de pagos a justificar, las facturas que se hagan efectivas mediante el procedimiento excepcional de pago previsto en el artículo 162 Vínculo a legislación de la Ley de la Hacienda y del Sector Público de la Comunidad, no se inscribirán en el Registro de Documentos a Pagar. Durante este tiempo, los órganos gestores de dichas facturas remitirán a la Intervención General la información a que se refiere el artículo 9.5 del presente Decreto.

Disposición derogatoria. Derogación normativa.

Queda derogado el Decreto 4/2013, de 24 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Registro de Documentos a Pagar y se establecen normas para el registro de facturas.

Disposición final primera. Modificación de datos registrables.

Mediante orden del titular de la consejería competente en materia de hacienda podrán modificarse los datos que deban inscribirse tanto en el Registro de Documentos a Pagar como en el Registro Contable de Facturas.

Disposición final segunda. Desarrollo normativo.

Se autoriza al titular de la consejería competente en materia de hacienda a dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo de lo dispuesto en el presente decreto.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

El presente decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el “Boletín Oficial de Castilla y León”.

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