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Normas y modelos de transferencia de documentación judicial

21/08/2014
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Orden de 29 de julio de 2014 por la que se modifica la Orden de 4 de septiembre de 2012 por la que se aprueban las normas y los modelos de transferencia de documentación judicial y se determina el inicio de las actividades de los archivos territoriales y de la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia (DOG de 20 de agosto de 2014). Texto completo.

ORDEN DE 29 DE JULIO DE 2014 POR LA QUE SE MODIFICA LA ORDEN DE 4 DE SEPTIEMBRE DE 2012 POR LA QUE SE APRUEBAN LAS NORMAS Y LOS MODELOS DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL Y SE DETERMINA EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES DE LOS ARCHIVOS TERRITORIALES Y DE LA JUNTA DE EXPURGACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN JUDICIAL DE GALICIA.

La Comunidad Autónoma de Galicia, con la publicación del Decreto 46/2009, de 26 de febrero Vínculo a legislación, sobre los archivos judiciales territoriales y la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia, asumió en esta materia las concretas competencias que con carácter general le otorga el artículo 20.1 del Estatuto de autonomía de Galicia sobre medios materiales y humanos al servicio de la Administración de justicia.

Dicho decreto tiene su base en el Real decreto 937/2003, de 18 de julio Vínculo a legislación, de modernización de los archivos judiciales, que da cumplimiento al mandato contenido en el vigente artículo 458.2 de la Ley orgánica 6/1985, de 31 de julio, del poder judicial, sobre normas reguladoras de la ordenación y archivo de autos y expedientes que no estuviesen pendientes de actuación alguna, así como de la expurgación de los archivos judiciales.

El Decreto 46/2009 fue desarrollado por la Orden de 4 de septiembre de 2012, lo que pone en marcha el proceso de modernización de los archivos judiciales. A través de estas disposiciones normativas se determinó la sede y dependencia de los archivos territoriales, así como la sede y composición de la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia, y se aprobaron los modelos informáticos para la transferencia de las relaciones documentales.

La experiencia acumulada en el tiempo transcurrido desde el inicio de las tareas aconseja la modificación de la mencionada Orden de 4 de septiembre de 2012 con la finalidad de que, aprovechando las enseñanzas adquiridas, el proceso se agilice y armonice, se organicen los calendarios de actuación y se confiera al proceso un impulso coordinado.

Las sentencias del Pleno del Tribunal Constitucional números 163/2012, de 20 de septiembre, y 224/2012, de 29 de noviembre, interpretan que las normas reguladoras a las que se refiere el precepto orgánico no se insertan en la regulación de los medios materiales y humanos al servicio de la Administración de justicia por tratarse de normas vinculadas con la propia actividad jurisdiccional, de modo que no puede operar la cláusula subrogatoria. En este contexto, y por tratarse la expurgación de la documentación del último trámite que afecta al procedimiento judicial, se requiere de una adecuada coordinación entre todos los sujetos que participan en esta tarea.

La tarea de coordinación antes mencionada debe encomendarse a la Junta de Expurgación, ya que en ella están representados todos/as los/as implicados/as en el proceso de la expurgación -secretarios/as judiciales, magistrados/as, Ministerio Fiscal y Xunta de Galicia-, y porque es el órgano que tiene atribuida la competencia final en el procedimiento. A tal fin, dado el papel relevante de los secretarios y secretarias judiciales en todo el proceso de expurgación, se dispone el traslado de información y de posibles acuerdos que tome la Junta de Expurgación a la persona titular de la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, a quien le corresponde la dirección de este personal, para que, en su caso, dicte las instrucciones oportunas que permitan su instrumentación.

Con el objetivo de facilitar la tramitación telemática de las remisiones documentales previstas en esta orden y posibilitar la adaptación de los modelos normalizados utilizados a estos efectos al avance de la aplicación informática que les da soporte, se dispone, asimismo, que dichos modelos estén disponibles en la dirección electrónica habilitada al efecto en la página web.

Por lo expuesto, y en el uso de las facultades que me confieren los artículos 34.6 Vínculo a legislación y 38 Vínculo a legislación de la Ley 1/1983, de 22 de febrero, reguladora de la Xunta y de su Presidencia,

DISPONGO:

Artículo único. Modificación de la Orden de 4 de septiembre de 2012 por la que se aprueban las normas y modelos de transferencia de documentación judicial y se determina el inicio de las actividades de los archivos territoriales y de la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia

Uno. Se modifica el apartado 1 del artículo 2, que queda redactado como sigue:

“1. Los calendarios para efectuar las remisiones y comunicaciones previstas en el artículo 15 Vínculo a legislación del Real decreto 937/2003 se elaborarán conjuntamente por los/las responsables de los distintos archivos judiciales y la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial, a quien corresponde su aprobación. Dichos calendarios deberán ser aprobados antes del día uno de noviembre del año anterior al de su vigencia”.

Dos. Se modifica el artículo 4, que queda redactado como sigue:

“Para la remisión de documentos judiciales y relaciones documentales se utilizarán los siguientes modelos, que figuran en las direcciones electrónicas http://www.ejusticia.es/cidadans y http://intranetjusticia.xunta.es/

a) Modelo I. Se empleará para la remisión de documentación judicial desde el archivo judicial de gestión a los archivos judiciales territoriales, según lo establecido en los artículos 5 Vínculo a legislación y 13 Vínculo a legislación del Real decreto 937/2003, de 18 de julio.

b) Modelo II. Se empleará para las relaciones documentales que se remitan desde los archivos judiciales de gestión o territoriales a la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia, según lo establecido en el artículo 15 Vínculo a legislación, puntos 1 y 2, respectivamente, del Real decreto 937/2003, de 18 de julio.

c) Modelo III. Se empleará para las relaciones documentales que se remitan desde el archivo judicial territorial al archivo judicial de gestión, con el objeto de que este último confirme en el plazo de un mes el transcurso de los plazos legales de prescripción o caducidad, según la legislación aplicable y de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15.2 Vínculo a legislación del Real decreto 937/2003, de 18 de julio.

Estos formularios podrán ser modificados por la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia, oídos los/las responsables de los diferentes archivos. En cualquier caso, conservarán las referencias mínimas que establece el artículo 13 Vínculo a legislación del Real decreto 937/2003, de 18 de julio, y esenciales para garantizar la inutilidad procesual de la documentación”.

Tres. Se modifica el artículo 7, que queda redactado como sigue:

“Son funciones de la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia:

1. Recibir del/de la responsable del archivo judicial de gestión donde radiquen los documentos judiciales la relación de todos aquellos procedimientos en los cuales ya haya terminado la ejecución o en los cuales ya se hubiese dictado una resolución que declare la prescripción o la caducidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15.1 Vínculo a legislación del Real decreto 937/2003, de 18 de julio.

2. Recibir del/de la responsable de los archivos judiciales territoriales las relaciones de expedientes judiciales en los cuales el archivo judicial de procedencia ya hubiera confirmado la prescripción o caducidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 15.2 Vínculo a legislación del Real decreto 937/2003, de 18 de julio.

3. Aprobar, con anterioridad al día 1 de noviembre de cada año natural anterior al de su vigencia, los calendarios previstos en el artículo 2 de esta orden.

4. Comunicar a los/las responsables de los distintos archivos judiciales, mediante certificado acreditativo, la decisión acordada respecto de los expedientes judiciales contenidos en las relaciones que estos le hubiesen elevado.

5. Acordar publicar en el Diario Oficial de Galicia y en un periódico de los de mayor difusión las relaciones de expedientes judiciales, al objeto de que las personas interesadas puedan recuperar documentos que hubiesen aportado a los procesos o soliciten testimonio de las actuaciones judiciales, y resolver dichas solicitudes.

6. Elaborar la propuesta técnica de valoración y selección de series documentales prevista en el artículo 11.4 Vínculo a legislación del Decreto 46/2009, de 26 de febrero, de conformidad con la normativa y los criterios técnicos aprobados por el órgano competente en materia de conservación del patrimonio documental.

7. Solicitar al órgano competente en materia de conservación del patrimonio documental la emisión del informe vinculante previsto en el artículo 11 Vínculo a legislación del Decreto 46/2009, de 26 de febrero.

8. Comunicar a la persona titular de la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Galicia las actuaciones y acuerdos de la Junta de Expurgación, solicitándole, en su caso, la colaboración precisa para su instrumentación.

9. Comunicar a la consellería competente en materia de justicia los acuerdos adoptados respecto a los documentos y expedientes judiciales, según lo previsto en el artículo 18 Vínculo a legislación del Real decreto 937/2003.

10. Elaborar instrucciones o recomendaciones para el impulso y mejora del desarrollo, armonización, eficiencia y agilidad del proceso de expurgación.

11. Colaborar con las consellerías competentes en materia de justicia y de protección del patrimonio documental en la planificación del proceso de expurgación.

12. La constitución de grupos de trabajo, permanentes o temporales, para el asesoramiento en tareas concretas, para solucionar cuantas dudas se susciten en el proceso o con cualquier otra finalidad que se considere oportuna.

13. Reclamar información o documentación, en su caso, de los diferentes sujetos involucrados en relación con el desarrollo del proceso de expurgación.

14. Cualquier otra función prevista para la Junta de Expurgación de la Documentación Judicial de Galicia en el Real decreto 937/2003, de 18 de julio Vínculo a legislación, o que se le atribuya legal o reglamentariamente”.

Disposición final única. Entrada en vigor

Esta orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

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