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Registro contable de facturas y la tramitación de facturas de proveedores

23/07/2014
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Orden de 14 de julio de 2014 por la que se establecen los aspectos particulares de la Administración Autonómica en el funcionamiento del registro contable de facturas y la tramitación de facturas de proveedores de bienes y servicios y se modifican las Órdenes de 5 de enero de 2000 por las que se aprueban los documentos contables, la instrucción de contabilidad y la instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto (DOE de 22 de julio de 2014). Texto completo.

ORDEN DE 14 DE JULIO DE 2014 POR LA QUE SE ESTABLECEN LOS ASPECTOS PARTICULARES DE LA ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA EN EL FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS Y LA TRAMITACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS Y SE MODIFICAN LAS ÓRDENES DE 5 DE ENERO DE 2000 POR LAS QUE SE APRUEBAN LOS DOCUMENTOS CONTABLES, LA INSTRUCCIÓN DE CONTABILIDAD Y LA INSTRUCCIÓN DE OPERATORIA CONTABLE A SEGUIR EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO.

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre Vínculo a legislación, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, de carácter básico según su disposición final quinta, impulsa el uso de la factura electrónica, crea el registro contable de facturas y establece un nuevo procedimiento de tramitación de facturas, lo que permitirá agilizar los procedimientos de pago al proveedor, dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes y mejorar el control del gasto público.

El control informatizado y sistematizado de las facturas que establece la ley, favorecerá el seguimiento riguroso de la morosidad a través del periodo medio de pago, indicador del volumen de deuda comercial de las Administraciones, y permitirá, llegado el caso, aplicar los nuevos mecanismos previstos en la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril Vínculo a legislación, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, en la que el control de la deuda comercial forma parte del principio de sostenibilidad financiera.

Con base en la disposición final sexta de dicha ley, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha publicado la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo Vínculo a legislación, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Esta norma, que también tiene carácter básico según su disposición final primera, regula:

a) El objeto de la norma, el ámbito de aplicación y el órgano competente para la gestión del registro contable de facturas y los objetivos de este registro.

b) Las anotaciones a practicar en el registro contable de facturas desde la recepción de éstas hasta el fin de su tramitación, así como el suministro de información a los proveedores sobre el estado de sus facturas.

c) La interoperabilidad del registro contable de facturas con el punto general de entrada de facturas electrónicas y la interoperabilidad a efectos de su distribución o puesta a disposición de los órganos competentes para su tramitación, así como la disponibilidad, confidencialidad, integridad y seguridad del propio registro.

No obstante la regulación contenida en la orden estatal, deben concretarse determinados aspectos del registro contable de factura y de la tramitación de las mismas en el ámbito autonómico, por lo que se hace necesario dictar instrucciones adicionales a las contenidas en la normativa estatal, haciendo uso de las facultades que a la Consejería de Hacienda y Administración Pública le confiere el artículo 10 Vínculo a legislación de la Ley 5/2007, de 19 de abril, General de Hacienda Pública de Extremadura.

Adicionalmente, es necesario modificar las Órdenes de 5 de enero de 2000 de la entonces Consejería de Economía, Industria y Comercio por las que se aprueban los documentos contables, la instrucción de contabilidad y la instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto, con el fin principal de adaptación de dicha normativa a los requerimientos del registro contable de facturas.

En su virtud, esta Consejería ha tenido a bien disponer, Artículo 1. Objeto.

La presente orden tiene por objeto dictar instrucciones adicionales a las contempladas en la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo Vínculo a legislación, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, con la finalidad de concretar determinados aspectos del registro contable de factura y de la tramitación de las mismas en el ámbito autonómico.

Artículo 2. Ámbito subjetivo de aplicación.

Esta orden resulta de aplicación a la Junta de Extremadura y a las entidades del sector público autonómico incluidas en el ámbito subjetivo establecido en el artículo 2 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, que remite al artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre Vínculo a legislación.

La Intervención General determinará las entidades del sector público autonómico incluidas en el ámbito subjetivo de aplicación.

Artículo 3. Órganos competentes en la gestión del registro contable de facturas.

1. La Intervención General de la Junta de Extremadura será el órgano competente para:

a) La definición de las especificaciones del registro contable de la Junta de Extremadura y entidades del sector público autonómico.

b) La gestión, administración y mantenimiento del registro contable de facturas de la Junta de Extremadura. El Servicio de Contabilidad será el encargado de la administración del sistema y las Intervenciones Delegadas serán las Oficinas Contables responsables de las anotaciones en el registro.

c) La determinación de las condiciones técnicas normalizadas de las interfaces del registro contable de facturas con los sistemas de gestión económica y presupuestaria de las unidades tramitadoras competentes para la tramitación de las facturas electrónicas.

d) La fijación de los procedimientos de requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de la obligación y demás información prevista en el artículo 10 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013.

2. En la Junta de Extremadura, las Oficinas Presupuestarias de las Secretarías Generales de las Consejerías y Secciones Presupuestarias serán las encargadas de recibir las facturas de las Intervenciones Delegadas para iniciar su tramitación y actualizar en el registro contable de facturas, accediendo al registro o mediante envío de ficheros electrónicos, la conformidad o rechazo a las mismas. Así mismo serán las competentes para la devolución a los proveedores de las facturas tramitadas y no conformes.

3. La gestión, administración y mantenimiento del registro contable de facturas de las entidades del sector público autonómico será competencia del centro directivo u órgano gestor de la contabilidad de la entidad, que será la oficina contable a efectos de registro contable de facturas.

4. La Consejería de Hacienda y Administración Pública, a través de la Dirección General de Función Pública, Recursos Humanos e Inspección, pondrá a disposición de todos los registros contables de facturas las tablas actualizadas de codificación de órgano competente, unidad tramitadora y oficina contable, de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

Las unidades tramitadoras y los órganos de control establecerán en sus respectivos sistemas de gestión, si fuera necesario, la correspondencia entre las codificaciones establecidas para los órganos gestores y unidades tramitadoras en el registro contable de facturas, basada en el directorio DIR3 de unidades administrativas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, y las utilizadas en sus respectivos sistemas.

Cuando se produzcan cambios estructurales o reorganizaciones administrativas que provoquen cambios en las codificaciones de las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras se estará a lo que establezca al efecto la Intervención General.

Artículo 4. Exclusión de anotación en registro contable de facturas.

1. De acuerdo con lo previsto en el tercer párrafo del artículo 9.1 Vínculo a legislación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se excluye de la obligación de anotación en el registro contable de facturas de la Junta de Extremadura y entidades del sector público autonómico, a las facturas en papel cuyo importe sea menor o igual a 5.000 euros.

2. En la Junta de Extremadura, las facturas en papel cuyo importe sea menor o igual a 5.000 euros se registrarán obligatoriamente en el Sistema de Gestión Económica y Presupuestaria de las Consejerías (SIGEX). La Secretaría General decidirá qué unidad de su Consejería o Sección Presupuestaria será la encargada de este registro.

3. Las oficinas de Registro Administrativo remitirán directamente a las Oficinas Presupuestarias las facturas en papel cuyo importe sea menor o igual a 5.000 euros. Si las Intervenciones Delegadas recibieran facturas en papel con importe menor o igual a 5.000 euros las remitirán a las Oficinas Presupuestarias sin anotación previa en el registro contable.

Artículo 5. Tramitación de las facturas en la Junta de Extremadura.

1. Tal como dispone la disposición adicional trigésimo tercera del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre Vínculo a legislación, el contratista debe presentar la factura que haya expedido ante el correspondiente registro administrativo.

Al objeto de remisión de la factura a la oficina contable que corresponda, ésta debe contener la identificación del órgano de contratación, la unidad tramitadora o destinatario de la factura y la oficina contable, según la codificación establecida en el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

En el caso de facturas en papel, la oficina de registro administrativo verificará que la misma contiene los datos identificativos señalados en el párrafo anterior, no admitiéndola en caso contrario.

2. Las facturas en papel remitidas por la oficina de registro administrativo serán registradas por las Intervenciones Delegadas en el registro contable de facturas, y se les asignará a cada una, como código de identificación en el citado registro contable, el número de asiento del registro administrativo, que acompañará a las facturas en su tramitación.

Por tanto, las oficinas de registro administrativo deberán registrar y asignar individualmente un número de registro único a cada factura e imprimir el asiento de registro de entrada en un lugar de la factura que permita su visualización completa y de forma clara.

3. Las facturas recibidas en las Intervenciones Delegadas en papel o electrónicas, antes de su distribución a las Oficinas Presupuestarias para su tramitación, serán objeto de validación.

Si detectara datos incorrectos o que impidieran su distribución, o que las facturas no le corresponden a ella, las rechazará, devolviéndolas al registro administrativo de procedencia con expresión de la causa de dicho rechazo. La Secretaría General responsable de la oficina de registro administrativo decidirá qué unidad de su ámbito es la competente para la devolución de la factura al proveedor.

4. Con las facturas registradas y validadas en el registro contable de facturas, las Intervenciones Delegadas procederán a su distribución a las Oficinas Presupuestarias, de acuerdo con la identificación de Consejería o Sección Presupuestaria que figure en la propia factura.

La Intervención Delegada dejará constancia en el registro contable de facturas de la fecha del acuse de recibo por la Oficina Presupuestaria. En el caso de las facturas electrónicas, serán remitidas o puestas a disposición de la Oficina Presupuestaria competente por los medios electrónicos que se habiliten.

5. Cuando en el registro contable de facturas se reciba, a través del registro administrativo o, en el caso de las facturas electrónicas, el que corresponda al respectivo punto general de entrada de facturas electrónicas, una solicitud del presentador de anulación de una factura anterior, se tomará nota de la solicitud de anulación en el registro contable de facturas, cuando esa factura ya estuviera anotada en dicho registro. En caso contrario, será rechazada y devuelta la solicitud al registro administrativo que la remitió.

Las solicitudes de anulación de las que se hubiera tomado nota en el registro contable de facturas serán comunicadas a la Oficina Presupuestaria competente, a efectos de que procedan a su estimación y subsiguiente devolución de la factura, previa anulación, si fuera el caso, de las anotaciones que se hubieran efectuado en dicho registro en relación con la factura, o a su rechazo. La comunicación al proveedor, y en su caso la devolución de la factura, se realizará por la Oficina Presupuestaria.

6. Si una Oficina Presupuestaria entiende que la tramitación de una factura debe efectuarla otra Oficina Presupuestaria, remitirá la factura física o electrónica a la Intervención Delegada de la Consejería de destino e informará a la Intervención Delegada de la que procede que ha dado traslado de la misma por no corresponderle su tramitación. La Intervención Delegada de origen anulará el asiento de la factura en el registro contable y la de destino la recuperará y la enviará a la nueva Oficina Presupuestaria para su tramitación.

Artículo 6. Suministro de información sobre el estado de las facturas.

1. Sobre la base de la información del registro contable de facturas, la Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor o del presentador de las mismas, a través del registro administrativo de procedencia, entre ellos, en el caso de las facturas electrónicas, del que corresponda al respectivo punto general de entrada de facturas electrónicas.

En el caso de facturas en papel, cada entidad podrá establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta información. En la Junta de Extremadura, la Secretaría General de cada Consejería o Sección Presupuestaria decidirá en su ámbito la unidad administrativa encargada de facilitar información al proveedor que lo solicite.

2. El proveedor tendrá derecho a conocer los siguientes estados de la factura: si ha sido registrada en el registro contable de facturas; si ha sido contabilizada la obligación reconocida;

si ha sido pagada; anulada; y rechazada.

Disposición adicional primera. Fichero de Protección de Datos.

En cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se crea el fichero de datos personales, Registro contable de facturas de la Junta de Extremadura, cuya titularidad corresponde a la Intervención General de la Junta de Extremadura, válido a efectos del ejercicio por parte de los ciudadanos de los derechos previstos por dicha ley. El contenido del fichero se recoge en el Anexo de la presente orden.

Disposición adicional segunda. Modificación de la Orden de 5 de enero de 2000 de la entonces Consejería de Economía, Industria y Comercio por la que se aprueban los documentos contables.

Uno. Se modifica el apartado 75 del Anexo I que queda redactado con el siguiente tenor:

(75) Fecha entrada factura en registro: Cuando la acreditación de la realización de la prestación o del derecho del acreedor esté sustentada en factura, recibo o documento equivalente, se cumplimentará con la fecha de entrada en el registro administrativo.

Dos. Se modifica el formato de los documentos contables de reconocimiento de obligaciones y propuesta de pago (documentos O y ADO), establecidos en el Anexo II, en el sentido de añadir un campo adicional denominado “Número de Registro Contable de Factura”.

Se añade al Anexo I, Normas de Cumplimentación de los documentos contables del Presupuesto de Gastos y otros documentos de contabilidad, el apartado (77) con la siguiente redacción:

(77) Número de Registro Contable de Factura: Número de registro asignado por el Registro Contable de Facturas.

Disposición adicional tercera. Modificación de la Orden de 5 de enero de 2000 de la entonces Consejería de Economía, Industria y Comercio por la que se aprueba los instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto.

El apartado 6 de la regla 61 queda redactado con el siguiente literal:

6. A los documentos O de reconocimiento de obligaciones y propuestas de pago se unirá la documentación en la que se acredite la realización de la prestación o el derecho del acreedor de conformidad con los acuerdos que en su día autorizaron y comprometieron el gasto.

Cuando la acreditación de la realización de la prestación o del derecho del acreedor esté sustentada en factura, recibo o documento equivalente, deberá constar en los mismos la fecha de entrada en el registro administrativo y el número asignado por el registro contable de facturas, cuando éstas hayan sido objeto de registro.

Disposición adicional cuarta. Modificación de la Orden de 5 de enero de 2000 de la entonces consejería de Economía, Industria y Comercio por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad.

Se sustituye la disposición adicional segunda, que queda redacta de la siguiente forma:

Opcionalmente, la oficina presupuestaria que así lo decida será considerada como oficina contable del sistema de información para la contabilización exclusiva de las retenciones de crédito para gastar positivas (RC 100.0), las retenciones de crédito para transferencias positivas (RC 101.0) y las retenciones de crédito para bajas por anulación positivas (RC 103.0). La función de archivo y conservación de los justificantes será en todo caso competencia de la Intervención Delegada.

Disposición final primera. Desarrollo y ejecución de la orden.

Se faculta a la Intervención General a dictar las resoluciones y circulares necesarias para el desarrollo y ejecución de la presente orden.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Extremadura.

Anexos Omitidos.

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