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Registro de funcionarios habilitados para la identificación y autenticación de ciudadanos en el ámbito de la Administración General del Estado

15/01/2014
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Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, por la que se regula el Registro de funcionarios habilitados para la identificación y autenticación de ciudadanos en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes (BOE de 15 de enero de 2014). Texto completo.

La Orden HAP/7/2014 tiene por objeto la regulación del funcionamiento del Registro de los funcionarios habilitados en la Administración General del Estado y sus organismos públicos para la identificación y autenticación de los ciudadanos, conforme a lo establecido en el artículo 16 Vínculo a legislación del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

El Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos puede consultarse en el Libro Séptimo del Repertorio de Legislación Vigente de Iustel.

ORDEN HAP/7/2014, DE 8 DE ENERO, POR LA QUE SE REGULA EL REGISTRO DE FUNCIONARIOS HABILITADOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN DE CIUDADANOS EN EL ÁMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO Y SUS ORGANISMOS PÚBLICOS VINCULADOS O DEPENDIENTES.

La Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, consagra el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos. Para garantizar su ejercicio, la Administración no sólo ha de incorporar las nuevas tecnologías a su funcionamiento interno sino que, simultáneamente, debe garantizar a aquellos ciudadanos, que por cualquier motivo no puedan acceder electrónicamente a la Administración Pública, el disponer de medios adecuados para comunicarse con ella con los mismos derechos y garantías.

Así, la Ley, en su artículo 3, apartado 2, establece como una de sus finalidades, el facilitar el acceso por medios electrónicos de los ciudadanos a la información y al procedimiento administrativo, con especial atención a la eliminación de las barreras que limiten dicho acceso, y en su artículo 4, apartado b), determina el principio de igualdad con el fin de que en ningún caso, el uso de medios electrónicos pueda implicar la existencia de restricciones o discriminaciones para los ciudadanos que se relacionen con las Administraciones Públicas por medios no electrónicos. Todo ello queda recogido en el artículo 6, apartado 2.c), de dicha Ley, donde se establece el derecho a la igualdad en el acceso electrónico a los servicios de las Administraciones Públicas.

Para dar cumplimiento a estos mandatos en lo concerniente a la identificación y autenticación de los ciudadanos, la Ley 11/2007 prevé, en su artículo 22, apartado 1, que en los supuestos en que para la realización de cualquier operación por medios electrónicos se requiera la identificación o autenticación del ciudadano mediante algún instrumento de los previstos en el artículo 13 de los que aquél no disponga, la identificación o autenticación pueda ser válidamente realizada por funcionarios públicos mediante el uso del sistema de firma electrónica del que éstos estén dotados.

El Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre Vínculo a legislación, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, concreta y desarrolla en su artículo 16 esta habilitación, especificando en su apartado 1 que, para llevar a cabo la identificación y autenticación de los ciudadanos por funcionario público, en los servicios y procedimientos en los que resulte necesaria la utilización de sistemas de firma electrónica de los que los ciudadanos carezcan, el funcionario público habilitado deberá disponer de un sistema de firma electrónica admitido por el órgano u organismo público destinatario de la actuación, y que el ciudadano habrá de identificarse ante el funcionario y prestar consentimiento expreso, debiendo quedar constancia del mismo. El citado artículo 16 encomienda al Ministerio de la Presidencia el mantenimiento de un Registro de funcionarios habilitados en la Administración General del Estado y sus organismos públicos para la identificación y autenticación de los ciudadanos, cuyo funcionamiento se regula mediante la presente Orden ministerial que recoge todos los aspectos enunciados en el citado Real Decreto, si bien, según establece el apartado 4 de dicho precepto, adicionalmente, los Departamentos ministeriales y organismos públicos podrán habilitar a los funcionarios públicos en ellos destinados, para identificar y autenticar a los ciudadanos ante los mismos.

Las competencias en materia de administración electrónica del antiguo Ministerio de la Presidencia, a los que hace referencia el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre Vínculo a legislación, corresponden actualmente al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en virtud del Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre Vínculo a legislación. En consecuencia, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas tiene atribuida la competencia para dictar la presente Orden.

Por lo anteriormente expuesto, en uso de la atribución que me ha sido conferida en el artículo 16.3 Vínculo a legislación del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, dispongo:

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente Orden tiene por objeto la regulación del funcionamiento del Registro de los funcionarios habilitados en la Administración General del Estado y sus organismos públicos para la identificación y autenticación de los ciudadanos, conforme a lo establecido en el artículo 16 Vínculo a legislación del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. No obstante lo anterior, de acuerdo con el apartado 4 del artículo 16 del citado Real Decreto, adicionalmente, los Departamentos ministeriales y organismos públicos podrán habilitar a los funcionarios públicos en ellos destinados para identificar y autenticar a los ciudadanos ante dicho Departamento ministerial u organismo público.

2. El ámbito de actuación de los funcionarios inscritos en el Registro de funcionarios habilitados es la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de la misma.

3. La habilitación se extenderá a aquellos trámites y actuaciones por medios electrónicos, que en el ámbito fijado en el apartado anterior, precisen una autenticación fehaciente del ciudadano, y que el Departamento ministerial u organismo público competente para su tramitación, determine que son susceptibles de ser llevados a cabo por funcionarios habilitados, en los términos establecidos en los artículos 4 y 6 de la presente Orden.

4. En todo caso, los funcionarios habilitados no podrán recibir notificaciones que requieran la identificación y autenticación del ciudadano, salvo en el caso de las notificaciones por comparecencia electrónica en la sede reguladas en el artículo 40 Vínculo a legislación del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, y siempre que dicho trámite se haya autorizado expresamente conforme a lo dispuesto en el apartado anterior.

5. El funcionario habilitado sólo podrá identificar y autenticar a personas físicas.

Artículo 2. Órganos competentes.

1. El responsable de la gestión del Registro de funcionarios habilitados será la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

2. La adhesión de los Departamentos ministeriales u organismos públicos al Registro de funcionarios habilitados será voluntaria y se materializará mediante solicitud formal del Director General de la Unidad de la que dependa el trámite o actuación al titular de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica. Una vez adheridos, serán responsables de inscribir y mantener actualizada la relación de aquellos trámites y actuaciones por medios electrónicos de su competencia autorizados para los que sea válida la habilitación incorporada al Registro de funcionarios habilitados.

3. Así mismo, los Departamentos ministeriales u organismos públicos serán responsables de inscribir y mantener actualizada la relación de sus funcionarios habilitados en el citado Registro.

Artículo 3. Requisitos generales para el otorgamiento de la habilitación.

Sólo podrán ser habilitados los funcionarios de carrera, en situación de servicio activo inscritos en el Registro Central de Personal, que dispongan de un certificado electrónico de empleado público, sin perjuicio de que los mismos puedan optar por la utilización del DNI electrónico.

Artículo 4. Funcionamiento del Registro de funcionarios habilitados.

1. La inscripción, modificación y cancelación en el Registro de funcionarios habilitados, de la habilitación de los funcionarios para realizar determinados trámites, será realizada por el órgano que designe la Subsecretaría del Departamento ministerial o el titular del organismo público al que pertenezcan previa conformidad, en su caso, del departamento ministerial u organismo público responsable del trámite.

2. Una vez anotada en el Registro la inscripción, modificación o cancelación de las habilitaciones, éstas deberán ser efectivas en el plazo máximo de 48 horas.

3. La habilitación se otorgará por tiempo indefinido salvo que se indique específicamente la fecha de fin de la misma.

4. Producida la anotación de la habilitación del funcionario, el titular del órgano competente para la inscripción del apartado 1 expedirá una credencial en la que se hará constar la identificación personal y administrativa del funcionario, los trámites a los que alcanza su habilitación, la fecha de inicio de la misma y, en su caso, su fecha de fin, de acuerdo con el modelo del anexo II. Dicha credencial continuará vigente en tanto no se habilite a su titular a nuevos procedimientos o trámites o se modifiquen o declaren finalizados los anteriormente relacionados, o en tanto no se produzca un cambio de la unidad responsable del trámite o del puesto o centro de adscripción del funcionario que suponga modificación en sus competencias o funciones.

5. Se podrá consultar la base de datos del Registro Central de Personal únicamente a efectos de la comprobación de los datos de la situación administrativa y del destino de los funcionarios habilitados. Si se detectan cambios en alguna de las circunstancias bajo las cuales se realizó la habilitación, desde el Registro Central de Personal se informará al Registro de funcionarios habilitados para que suspenda la habilitación y lo ponga en conocimiento del órgano que realizó la inscripción del funcionario.

Artículo 5. Publicidad de trámites y actuaciones.

1. La inscripción y cancelación de los trámites y actuaciones por medios electrónicos autorizados para los que sea válida la habilitación incorporada al Registro de funcionarios habilitados corresponderá al órgano que se determine en cada ministerio u organismo público responsable de los mismos. La cancelación de algún trámite o procedimiento impedirá su gestión por medio de funcionario habilitado y provocará la cancelación de las habilitaciones ligadas al mismo.

2. Se utilizarán los códigos de los procedimientos y servicios administrativos asignados en el Inventario de información administrativa de la Administración General del Estado, prevista en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica. Si por cualquier circunstancia, el procedimiento no estuviera incluido en dicho inventario, se procederá a su inclusión con carácter previo.

3. En las sedes electrónicas del Punto de acceso general de la Administración General del Estado, así como en la de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas se publicará una relación de todos los trámites y actuaciones por medios electrónicos que se determinen expresamente por los departamentos ministeriales u organismos públicos responsables de los mismos adheridos al Registro, que pueden ser objeto de habilitación. Respecto a cada uno de los trámites que figuren en dicha relación, se hará constar su descripción y un código identificativo. En dichas sedes, se publicarán asimismo los centros o dependencias en los que se pueda ejercitar el derecho por parte de los ciudadanos.

Artículo 6. Identificación y consentimiento expreso del ciudadano y actuaciones del funcionario habilitado.

1. El ciudadano presentará para su identificación el documento nacional de identidad en vigor o, cuando fuere extranjero, el NIE, el documento de identificación que surta efectos equivalentes en su país de origen, o el pasaporte.

2. El ciudadano deberá consentir expresamente su identificación y autenticación por el funcionario público habilitado para cada actuación administrativa por medios electrónicos que la requiera. Para ello, deberá cumplimentar y firmar el formulario del anexo I que estará disponible en la sede electrónica del Punto de acceso general de la Administración General del Estado así como en la sede electrónica de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y en los centros o dependencias en los que pueda ejercitar el derecho por parte de los ciudadanos.

3. El funcionario habilitado entregará al ciudadano toda la documentación acreditativa del trámite realizado y una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado. La información contenida en el Registro de funcionarios habilitados y la copia de la documentación relacionada con las actuaciones de los funcionarios habilitados se conservará, a los efectos de prueba en los procedimientos administrativos o judiciales que puedan tener lugar.

4. Estos documentos se conservarán en poder de las oficinas en las que pueda ejercitarse la habilitación, custodiándose en los términos que establezca la legislación aplicable.

Artículo 7. Contenido del Registro de funcionarios habilitados.

En el Registro se harán constar los siguientes datos de los funcionarios habilitados:

a) Documento nacional de identidad, NIE o pasaporte.

b) Nombre y apellidos del funcionario.

c) Órgano u organismo de adscripción.

d) Puesto de trabajo que desempeña, con indicación de su denominación y código.

e) Fecha de alta en el Registro de funcionarios habilitados.

f) Fecha de otorgamiento de la habilitación para el trámite o procedimiento.

g) Trámites para los que se tiene autorizada la habilitación, identificados mediante su código del Sistema de Información administrativa.

h) Fecha de baja en el Registro.

i) Fecha de fin de la habilitación para el trámite o procedimiento.

j) Causa de la cancelación de la habilitación.

Artículo 8. Acceso electrónico al Registro de funcionarios habilitados por las Administraciones Públicas.

1. El Registro ofrecerá los siguientes procedimientos de acceso a la información:

a) Acceso de los Departamentos ministeriales u organismos públicos responsables de los trámites o procedimientos, para las actualizaciones y consultas de los mismos.

b) Acceso de los Departamentos ministeriales u organismos públicos de los que dependan los funcionarios habilitados, para las actualizaciones y consultas de las habilitaciones.

2. En todo caso, se pondrá a disposición de los Departamentos ministeriales u organismos públicos la descarga, bajo petición, de un fichero que contendrá todas las habilitaciones vigentes para los trámites y actuaciones por medios electrónicos de los que el órgano peticionario sea competente, así como el acceso en línea mediante servicios web, a los efectos de comprobar automáticamente y en tiempo real desde las aplicaciones de cada uno de ellos, que un funcionario está habilitado. Las peticiones al Registro, relativas a las habilitaciones vigentes y válidas para los trámites y actuaciones por medios electrónicos de las que el órgano peticionario sea competente, se enviarán por un canal seguro de comunicaciones y deberán firmarse con un certificado de componente o de sello electrónico del citado órgano. La aplicación de soporte al Registro mantendrá traza de todas las peticiones recibidas.

Disposición adicional primera. Adhesión al Registro.

Las Administraciones Públicas podrán adherirse al Registro regulado en la presente Orden mediante la suscripción del correspondiente Convenio de colaboración con el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Disposición adicional segunda. Constitución Vínculo a legislación y funcionamiento.

La constitución y el funcionamiento de este Registro se atenderán con los medios personales y materiales existentes en la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

Disposición adicional tercera. Modificación de formularios.

Corresponde a la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica la modificación de los formularios previstos en los anexos I y II de esta Orden relativos al consentimiento por parte del ciudadano para su identificación y autenticación por el funcionario público habilitado, a las credenciales que se otorgan a los funcionarios habilitados, así como la aprobación de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la gestión de dicho Registro.

Disposición transitoria única. Referencias a la sede electrónica del Punto de Acceso General.

En tanto no se produzca la entrada en funcionamiento de la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado, las referencias a la misma que figuran en la presente Orden se entenderán hechas a la sede electrónica del portal nacional de ciudadanos y empresas (https://sede.060.gob.es).

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor a los dos meses de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.

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