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Regula el Registro de facturas y el servicio de facturación electrónica

03/10/2013
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Decreto 27/2013, de 13 de septiembre, por el que se regula el Registro de facturas y el servicio de facturación electrónica del Gobierno de La Rioja (BOR de 2 de octubre de 2013). Texto completo.

DECRETO 27/2013, DE 13 DE SEPTIEMBRE, POR EL QUE SE REGULA EL REGISTRO DE FACTURAS Y EL SERVICIO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA DEL GOBIERNO DE LA RIOJA

El artículo 8.Uno del Estatuto de Autonomía reconoce a la Comunidad Autónoma de La Rioja la competencia exclusiva en materia de organización, estructura, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno; el procedimiento administrativo derivado de las especialidades de su organización administrativa:, y la gestión de un sector público propio. También se reconocen en el artículo 26 la creación y estructuración de su propia administración dentro de las normas básicas del Estado.

La Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril Vínculo a legislación, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera exige a las administraciones públicas disponer de un sistema contable de información suficiente y adecuado que permita verificar su situación financiera y la observancia de los requerimientos acordados en la normativa europea en esta materia.

La necesidad de conocer en todo momento el volumen real del gasto de las administraciones públicas supone el establecimiento de normas y procedimientos contables que garanticen la fiabilidad de la información.

Con este objetivo se regula, por la presente disposición reglamentaria el Registro de Facturas centralizado.

Tras la aprobación de Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y su impulso a la administración electrónica, la evolución en materia de facturación electrónica ha estado marcada por la aprobación de importantes normas en el ámbito del sector público. Así deben citarse, tanto la Ley 56/2007, de 28 de diciembre Vínculo a legislación, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información como la Ley 30/2007, de 30 de octubre Vínculo a legislación, de Contratos del Sector Público.

El artículo 8 Vínculo a legislación del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, permite la expedición de la factura en soporte electrónico siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación, si bien dicha expedición, según el artículo 9 Vínculo a legislación del citado Real Decreto, estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

La Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre Vínculo a legislación, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales determina la obligación de las Administraciones Públicas y todas las empresas estatales de pagar obligatoriamente a los 30 días en el año 2013.

Por otro lado, con los antecedentes normativos expuestos, el presente Decreto supone un avance en la facturación ante la Administración de la Comunidad Autónoma de La Rioja al incorporar con carácter obligatorio la utilización del Servicio de Facturación Electrónica por parte de los proveedores de bienes, prestaciones o servicios.

La utilización de medios telemáticos desde la recepción de la factura y en las distintas fases del procedimiento administrativo hasta el pago, desde el centro directivo receptor de la factura hasta el abono por tesorería, permitirá una mayor reducción de plazos de tramitación, verificación, justificación y control y pago de las mismas, que permitirá abordar con mayor garantía el cumplimiento de los plazos de pago previstos en la normativa nacional.

La implantación del sistema de facturación electrónica en la contratación pública está enmarcada dentro de la Estrategia Digital para la administración electrónica en La Rioja 2013-2015, con el fin de reducir plazos y costes en los trámites administrativos y aumentar la calidad en el servicio al ciudadano y empresas y en concreto ahora facilitar la actividad cotidiana de facturación.

En su virtud, a propuesta de la Consejera de Administración Pública y Hacienda, conforme con el Consejo Consultivo de La Rioja y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su reunión del día 13 de septiembre de 2013, acuerda aprobar el siguiente,

DECRETO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto.

La presente disposición reglamentaria tiene como objeto la regulación del Registro de Facturas del Gobierno de La Rioja, así como fijar las condiciones para el acceso y uso del Servicio de Facturación Electrónica ofrecido por el Gobierno de La Rioja.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

El presente Decreto será de aplicación a las facturas expedidas por las personas y entidades en las que el destinatario de las mismas sea la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y sus Organismos Autónomos.

CAPITULO II

Registro de Facturas

Artículo 3. Finalidad y adscripción.

1. El Registro de Facturas tiene como finalidad el control de las facturas que garantice que las mismas quedan incorporadas inmediatamente al sistema de información contable de la Comunidad Autónoma de La Rioja, de tal forma que éste ofrezca en todo momento la información fiel y veraz de las facturas recibidas.

2. La responsabilidad funcional del Registro de Facturas corresponderá a la Intervención General de la Comunidad Autónoma de La Rioja.

Artículo 4. Presentación de las facturas.

1. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 4.2 Vínculo a legislación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, y 17 y 18 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre Vínculo a legislación, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, los proveedores tienen la obligación de hacer llegar los originales de las facturas a los destinatarios de las operaciones en el mismo momento de su expedición.

2. Las facturas o documentos justificativos que expidan los empresarios o profesionales por operaciones con las distintas Consejerías y Organismos Autónomos comprendidos en el ámbito de aplicación del presente Decreto se deberán presentar de forma electrónica mediante el Servicio de Facturación Electrónica que se regula en el Capítulo III cualquiera que sea el objeto, importe y procedimiento de adjudicación de los contratos.

Excepcionalmente, podrán admitirse facturas en formato papel cuando existan razones de índole técnica o de falta de capacidad del empresario que impidan o dificulten la utilización del Servicio de Facturación Electrónica, en cuyo caso la presentación podrá tener lugar mediante cualquiera de los medios previstos en el artículo 6 Vínculo a legislación del Decreto 58/2004, de 29 de octubre, por el que se regula el Registro en el ámbito de la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y sus Organismos Públicos. Corresponde a las unidades gestoras del gasto apreciar la existencia de tales circunstancias.

3. La presentación de las facturas, sea cual sea la forma en la que se presenten, conllevará la anotación simultánea y automática en el Registro de Facturas del Sistema de Información Contable de la Comunidad Autónoma de La Rioja.

4. Todas las facturas deberán incluir el código de facturación asociado a la unidad administrativa a la que se dirige.

Artículo 5. Obligatoriedad de la inscripción.

1. La inscripción en el Registro de Facturas es requisito necesario para la tramitación del reconocimiento de la obligación derivado de las prestaciones realizadas a favor de la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y sus Organismos Autónomos.

2. En el caso de facturas no electrónicas, una vez realizada la inscripción de la factura en el Registro de Facturas, serán remitidas en el plazo de dos días a la unidad gestora del gasto para su tramitación.

Artículo 6. Efectos de la inscripción.

La inscripción de la factura en el Registro de Facturas producirá los efectos previstos en la normativa estatal sobre reducción de la morosidad.

Artículo 7. Datos de la Inscripción de las facturas.

Sin perjuicio de otros datos o requisitos que puedan resultar obligatorios por aplicación de la normativa reguladora de facturación, se anotarán los datos que se citan a continuación, que habrán de constar en las facturas presentadas o en la documentación adjunta a las mismas:

a) Número y, en su caso, serie de la factura.

b) Fecha de la factura.

c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor de la factura.

d) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

e) Importe de las operaciones.

f) Órgano al que se dirige, especificándose la unidad administrativa que solicitó el servicio y el código de facturación asociado a la misma.

Artículo 8. Funciones relativas al Registro de Facturas.

1. Corresponde a las Oficinas General y Auxiliares de Registro de las distintas Consejerías y Organismos Autónomos, en los supuestos de presentación no electrónica de facturas, la recepción de las mismas o documentos justificativos expedidos por los proveedores, con la entrega, en su caso, a éstos, del correspondiente justificante en el que figurará la fecha de la recepción a los efectos previstos en el artículo 216 Vínculo a legislación del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado mediante el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre y la anotación de los datos a que se refiere el artículo anterior.

2. Compete a las unidades de gestión administrativa a las que corresponda la tramitación del reconocimiento de la obligación anotar el resto de los datos o requisitos que establece el Real Decreto 1619/2012 Vínculo a legislación, así como la anotación de los correspondientes asientos de salida relativos a las facturas registradas que hayan sido devueltas al proveedor por no ser conformes.

3. La Intervención General o, en su caso, las intervenciones delegadas en cada una de las Consejerías, revisarán, en el marco del Plan anual de auditoria y actuaciones de control financiero, con la periodicidad que se determine en el mismo, la información anotada en el Registro de Facturas, de manera que pueda verificarse, por un lado, mediante las oportunas comprobaciones formales y materiales, que las facturas que figuran inscritas en el Registro de Facturas responden a obligaciones reales de pago, y por otro, mediante la utilización de técnicas de auditoría como la confirmación directa de saldos con los proveedores, que en el Registro de Facturas consta información completa y correcta de todas aquellas obligaciones pendientes de pago.

De todas las incidencias que se detecten en los referidos controles, la Intervención General dará cuenta a la Secretaría General Técnica correspondiente u órgano equivalente en los organismos autónomos, al objeto de que proceda a su oportuna rectificación en el Registro.

Asimismo, la Intervención General dará cuenta, en su caso, a la Consejería de Administración Pública y Hacienda, de todos aquellos supuestos donde se haya podido constatar que existen facturas presentadas por los proveedores sin anotar en el Registro de Facturas, o bien que han sido anotadas o tramitadas en un plazo superior al legalmente establecido, todo ello a los efectos previstos en el artículo 11 de este Decreto.

Artículo 9. Devolución de facturas.

1. En el supuesto de que los centros gestores no se muestren conformes con alguno de los extremos de la factura o documento justificativo, lo devolverán al proveedor. Dicha devolución deberá constar en el Registro de Facturas.

2. Simultáneamente al registro de salida de las facturas devueltas a los proveedores, los centros gestores adoptarán las medidas correspondientes para garantizar la constancia documental, por los medios que en cada caso corresponda, de la comunicación de la devolución a aquéllos.

Artículo 10. Protección de datos de carácter personal.

El Registro de Facturas deberá respetar, en todo caso, lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 11. Responsabilidades.

Los titulares de los distintos órganos, organismos y los funcionarios al servicio del Gobierno de La Rioja que con dolo, culpa o negligencia graves, incumplan la obligación de anotación, inscripción y remisión de las facturas presentadas por los proveedores en el referido Registro de Facturas, pudiendo ocasionar con ello un perjuicio económico a la Hacienda de la Comunidad Autónoma de La Rioja, se sujetarán a las responsabilidades civiles, penales o disciplinarias que procedan de acuerdo con las leyes.

CAPÍTULO III

Servicio de Facturación Electrónica

Artículo 12. Definiciones.

A los efectos del presente Decreto se entiende por:

a) Servicio de Facturación Electrónica del Gobierno de La Rioja (en adelante 'Servicio de Facturación Electrónica' ó 'Servicio'): Servicio ofrecido por el Gobierno de La Rioja a través del cual se tramitan facturas por medios electrónicos.

b) Portal de Facturación Electrónica del Gobierno de La Rioja (en adelante 'Portal de Facturación' ó ' portal web'): portal web del Gobierno de La Rioja desde el cual las empresas adscritas pueden configurar el servicio así como consultar facturas emitidas y recibidas a través del Servicio.

c) Plataforma de Facturación Electrónica del Gobierno de La Rioja (en adelante 'Plataforma de Facturación Electrónica'): Sistema informático a través del cual se ofrecen los servicios de facturación electrónica por parte del Prestador del Servicio.

d) Prestador del Servicio: Empresa contratada por el Gobierno de La Rioja para proporcionar los servicios de facturación electrónica.

Artículo 13. Acceso, altas y bajas en el Servicio de Facturación Electrónica.

1. El acceso al Servicio de Facturación Electrónica se realizará mediante la conexión con la Plataforma de Facturación Electrónica ofrecida por el prestador del servicio, que se encuentra operativo y accesible en el Portal de Facturación del Gobierno de la Rioja dentro de www.larioja.org, con los requisitos establecidos en el mismo Portal.

2. Los proveedores de la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y de sus Organismos Autónomos incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto deberán darse de alta en el Servicio de Facturación Electrónica.

El alta en el citado Servicio se realizará de forma telemática, con los requisitos técnicos que se establezcan en el propio Portal, mediante la firma electrónica del documento 'Condiciones de uso del Servicio' y supondrá la utilización de la factura electrónica cómo único medio de facturación.

3. La baja en el Servicio podrá realizarse a solicitud de los proveedores interesados a través del Portal de Facturación. También procederá de oficio, previa comunicación, la baja en el Servicio cuando se incumplan las obligaciones establecidas en el documento a que hace referencia el apartado anterior.

4. Los datos de carácter personal obtenidos en el alta serán objeto de protección en los términos de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de datos de Carácter Personal.

5. La factura original es la factura remitida electrónicamente. El prestador del servicio conservará en equipos informáticos bajo su control las facturas recibidas y emitidas en nombre y por cuenta del emisor en los términos establecidos en la legislación vigente.

Artículo 14. Servicios y garantías de la Plataforma de Facturación Electrónica.

1. El Servicio de Facturación Electrónica prestará a las empresas proveedoras los servicios de:

a) Expedición, firma y remisión de las facturas electrónicas al destinatario cuando las facturas se expidan en la propia Plataforma.

b) Remisión de las facturas electrónicas expedidas previamente a acceder a la plataforma electrónica.

c) Conservación de las facturas en el mismo formato electrónico que se recibieron sin conversión alguna, junto con los medios que garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido y, en general, cumplir con las obligaciones derivadas de la conservación en los términos, plazos y condiciones fijados en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre Vínculo a legislación y demás normativa de desarrollo.

d) Avisos de los estados de la factura mediante correo electrónico.

e) Seguimiento en tiempo real del estado de las facturas.

2. La autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas electrónicas que se presenten utilizando el Servicio se garantizará mediante la exigencia de firma electrónica reconocida, conforme a la Ley 59/2003, de 19 de diciembre Vínculo a legislación, de Firma Electrónica, sin perjuicio de la posible delegación en terceros del envío y/o firma de las facturas electrónicas.

Artículo 15. Requisitos técnicos de la factura electrónica.

La admisión de facturas por el Servicio de Facturación Electrónica requiere que las mismas se hallen en el formato 'facturae', en la versión o versiones que se especifiquen en la propia Plataforma de Facturación Electrónica, e indiquen el código de la unidad administrativa receptora de la misma, que podrá ser proporcionado en el momento del pedido asociado a la factura o consultarse en el directorio de Direcciones útiles del Gobierno de La Rioja.

Disposición adicional única. Utilización del Servicio de Facturación Electrónica.

El Servicio de Facturación Electrónica será utilizado para la expedición y recepción de facturas dirigidas al resto de organismos públicos y entes instrumentales integrantes del sector público de La Rioja en un plazo máximo de seis meses desde la entrada en vigor del capítulo III de este Decreto.

La Dirección General de las Tecnologías de la Información y la Comunicación procederá a efectuar su incorporación a la Plataforma, salvo que tales entes dispongan ya de un sistema de facturación electrónica propio, que esté funcionando a la entrada en vigor de este Decreto.

La Consejera de Administración Pública y Hacienda podrá eximir del uso del Servicio de Facturación Electrónica a aquellas fundaciones, sociedades públicas, consorcios de la Comunidad Autónoma de La Rioja y entes de derecho público diferentes a los organismos públicos cuando su pequeño volumen de facturación desaconseje la asunción de los costes que se deriven de la implantación.

Disposición transitoria única. Obligación a que se refiere el artículo 4.2.

1. Lo dispuesto sobre obligatoriedad de facturación electrónica en el artículo 4.2 será de aplicación transcurridos seis meses desde la entrada en vigor del capítulo III del presente Decreto. Durante este periodo el registro de cualquier factura o documento sustitutivo emitido por terceros se realizará en la forma establecida en el Decreto 58/2004, de 29 de octubre Vínculo a legislación, por el que se regula el Registro en el ámbito de la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y sus Organismos Públicos.

2. No obstante lo anterior, hasta ese momento los proveedores de la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y resto de organismos incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto que así lo deseen podrán facturar electrónicamente con las condiciones en él reguladas.

Disposición final primera. Habilitación.

Se faculta a la titular de la Consejería con competencia en materia de Hacienda para dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo del presente Decreto y a modificar, en su caso, los datos que han de inscribirse en el Registro de Facturas.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de La Rioja, salvo el Capítulo III, relativo al Servicio de Facturación Electrónica, que entrará en vigor el día 1 de enero de 2014.

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