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Actuaciones administrativas ante la Sede Electrónica

03/05/2013
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Orden de 16 de abril de 2013, por la que se crea el registro especial de habilitaciones para acreditar la comparecencia e identidad de las personas interesadas en realizar actuaciones administrativas ante la Sede Electrónica del Departamento (BOC de 30 de abril de 2013). Texto completo.

ORDEN DE 16 DE ABRIL DE 2013, POR LA QUE SE CREA EL REGISTRO ESPECIAL DE HABILITACIONES PARA ACREDITAR LA COMPARECENCIA E IDENTIDAD DE LAS PERSONAS INTERESADAS EN REALIZAR ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS ANTE LA SEDE ELECTRÓNICA DEL DEPARTAMENTO.

De acuerdo con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, se consideran personas interesadas en el procedimiento administrativo: quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos, los que, sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte, e igualmente, aquellos cuyos intereses legítimos, individuales o colectivos, puedan resultar afectados por la resolución y se personen en el procedimiento en tanto no haya recaído resolución definitiva.

Las personas interesadas con capacidad de obrar ante las Administraciones Públicas podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con este las actuaciones administrativas. Para ello, cualquier persona con capacidad de obrar podrá actuar en representación de otra ante las Administraciones Públicas.

Establece la misma Ley que para formular solicitudes, entablar recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, deberá acreditarse la representación por cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna, o mediante declaración en comparecencia de la persona interesada. Pues bien, la actuaciones de las personas interesadas ante las Administraciones Públicas cuando aquellas se realizan en soporte electrónico, y particularmente ante la Sede del órgano competente, revisten una mayor complejidad derivadas de la necesidad de identificación segura del sujeto actuante, y de la necesidad de dejar constancia de la actuación administrativa ante el órgano de forma fehaciente, para que su participación en un procedimiento en forma electrónica surta plenos efectos jurídicos.

En ese aspecto, la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos determina que las Administraciones Públicas deberán habilitar diferentes canales o medios para la prestación de los servicios electrónicos, garantizando en todo caso el acceso a los mismos a todos los ciudadanos, con independencia de sus circunstancias personales, medios o conocimientos, en la forma que estimen adecuada. En el área de los servicios sociales, especialmente se atienden a personas y colectivos que precisan por sus circunstancias personales, sociales y económicas un apoyo suplementario, pues no siempre cuentan con los medios tecnológicos suficientes para actuar por sí mismos ante la Administración electrónica, lo que en muchos casos impide, condiciona o limita su capacidad de actuación en los procedimientos que les afecten ante las Administraciones con competencias en Políticas Sociales.

Por otra parte, el servicio al ciudadano exige consagrar su derecho a comunicarse con las Administraciones por medios electrónicos. La contrapartida de ese derecho es la obligación de estas de dotarse de los medios y sistemas electrónicos para que ese derecho pueda ejercerse, pues la Ley consagra la relación con las Administraciones Públicas por medios electrónicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligación correlativa para tales Administraciones. Por tanto, la comparecencia de los ciudadanos ante las oficinas públicas para hacer actuaciones electrónicas resulta igualmente una opción voluntaria para aquellas personas que no dispongan de medios electrónicos de telecomunicación en su propio hogar o que prefieran poder cumplimentar sus actuaciones electrónicas ante un funcionario o funcionaria de la Administración, sin menoscabo de las necesarias garantías jurídicas y técnicas.

Para que ello sea posible, dicha Ley establece que las Administraciones Públicas admitirán, en sus relaciones por medios electrónicos, los sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre Vínculo a legislación, de Firma Electrónica y resulten adecuados para garantizar la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Sin embargo, igualmente se permite otras opciones de identificación para realizar actuaciones administrativas, así, la propia Ley señala que dichas Administraciones Públicas podrán utilizar, entre otros, los sistemas para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzcan, mediante la firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas y el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.

Se señala, además, que las Administraciones Públicas podrán determinar, teniendo en cuenta los datos e intereses afectados, y siempre de forma justificada, los supuestos y condiciones de utilización por los ciudadanos de otros sistemas de firma electrónica, tales como claves concertadas en un registro previo, aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos. Cuando resulte preciso, las Administraciones Públicas certificarán la existencia y contenido de las actuaciones administrativas en las que se hayan usado las citadas formas de identificación y autenticación de las personas interesadas ante un procedimiento administrativo.

La presente Orden, tiene por tanto, como finalidad el regular el modo de identificar a los ciudadanos en sus actuaciones electrónicas ante la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda, en los supuestos en que para la realización de cualquier operación por medios electrónicos se requiera la identificación o autenticación del ciudadano mediante algún instrumento de firma electrónica ante la Sede del Departamento.

Por tanto, es necesario crear un registro del personal de la Administración específicamente habilitado para la identificación o autenticación de las personas particulares en sus actuaciones ante la Sede, tal como viene exigido en el artículo 22 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

En igual sentido, el artículo 19 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias establece que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 22.1 de la Ley 11/2007, los distintos departamentos y organismos públicos podrá habilitar al funcionariado público en ellos destinado para identificar y autenticar a personas físicas que no dispongan de mecanismos de identificación y autenticación para actuar ante dicho departamento u organismo público.

Esta identificación y autenticación se efectuará mediante el uso del sistema de firma electrónica y para su eficacia el ciudadano deberá identificarse y prestar su consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello para los casos de discrepancia o litigio.

Cada departamento y organismo público mantendrá actualizado en su sede electrónica un registro del funcionariado habilitado, al cual ha de tener acceso el órgano competente en materia de información y atención ciudadana y administración electrónica.

Conforme dispone la Ley 1/1983, de 14 de abril Vínculo a legislación, del Gobierno y de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en su artículo 32, los Consejeros, como miembros del Gobierno, tienen, entre otras funciones, las de ejercer la potestad reglamentaria en las materias propias de su Departamento, en forma de Órdenes Departamentales.

En su virtud, en uso de la competencia reconocida en el artículo 32 Vínculo a legislación, apartado c) de la Ley 1/1983, de 14 de abril, del Gobierno y de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a propuesta del Secretario General Técnico,

D I S P O N G O:

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. Es objeto de esta Orden el crear y regular el registro especial de habilitaciones del personal funcionario con facultades para la identificación y autenticación de las personas físicas en sus actuaciones administrativas ante la Sede Electrónica de la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda, en desarrollo de lo previsto en el artículo 22 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y del artículo 19 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

2. La presente Orden será de aplicación al ámbito de gestión de este Departamento y sus Centros Directivos, y en particular, a los funcionarios en ellos destinados que se designen para identificar y autenticar a personas físicas que no dispongan de mecanismos de identificación y autenticación para actuar electrónicamente ante dicha Sede o que voluntariamente prefieran materializar sus actuaciones electrónicas de forma presencial ante un empleado público de la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda.

3. A los efectos de la presente Orden, en la actualidad, la Sede Electrónica es la regulada en la Orden de la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda 6 de marzo de 2012 (BOC n.º 52, de 14 de marzo), o la que en el futuro le pudiera sustituir derivada de los cambios organizativos o tecnológicos que afectaran a estas áreas competenciales del Gobierno de Canarias.

Artículo 2.- Supuestos de actuación de los funcionarios habilitados.

1. En los supuestos en que para la realización de cualquier operación o actuación administrativa por medios electrónicos se requiera la identificación o autenticación del ciudadano ante la Sede mediante algún instrumento de firma electrónica de los que aquel no disponga, podrá acudir a una oficina de atención presencial de la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda y solicitar que se le acredite en el acto la identificación o autenticación ante un empleado público con expresa habilitación, a fin de poder materializar la actuación administrativa pretendida.

2. El empleado público adscrito a esta Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda que se designe por el titular de la Secretaría General Técnica, será habilitado para actuar en la atención presencial, a través de las unidades de información previstas en el Decreto 44/2007, de 27 de febrero Vínculo a legislación, por el que se regula el servicio de información y atención ciudadana en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a fin de autenticar mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados, las actuaciones administrativas que le sean requeridas por las personas físicas interesadas.

3. Para la eficacia de lo dispuesto en este artículo, el ciudadano deberá identificarse y prestar su consentimiento expreso en cada procedimiento, en los términos que se determinan en el artículo siguiente, debiendo quedar constancia de ello para los casos de discrepancia o litigio entre aquel y la Administración.

A estos efectos, el consentimiento expreso, bajo el principio de unidad de acto, será válido únicamente para cada actuación o conjunto de actuaciones administrativas que el particular desee realizar en un momento concreto ante la Sede electrónica, si bien el consentimiento podrá comprender varias actuaciones sucesivas dentro de un procedimiento.

4. El acto de consentimiento determinará la presunción de validez de la representación que el funcionario o la funcionaria actuante realice con su firma electrónica ante la Sede, en nombre y por cuenta de la persona interesada para un procedimiento concreto.

Artículo 3.- Procedimiento de identificación y otorgamiento del consentimiento.

1. Los ciudadanos que lo requieran, acudirán a una oficina de atención presencial, provistos de su D.N.I. o documento de identidad asimilado, y solicitarán verbalmente del funcionario o funcionaria responsable de la atención al público que se hallare expresamente habilitado para este procedimiento, que le acredite la identificación de su personalidad y, en su caso, la autenticación de los documentos que pretenda aportar al trámite o actuación administrativa que como persona interesada en el procedimiento necesite operar ante la Sede Electrónica.

2. A fin de documentar dicha solicitud, la persona interesada procederá a cumplimentar el formulario normalizado que aparece como anexo, donde dejará constancia de su petición, dando su consentimiento expreso al funcionario o funcionaria responsable de la identificación y autenticación de los documentos, autorizando a la Administración para la digitalización de los documentos mencionados en el apartado anterior y para el tratamiento de sus datos personales ante la Sede Electrónica y en el procedimiento administrativo correspondiente.

3. Una vez cumplimentado el formulario en soporte papel, será firmado por la persona interesada de forma autógrafa o manual en presencia del funcionario o funcionaria actuante.

4. A continuación de acreditado el consentimiento, en la misma Oficina de atención al público, el funcionario o funcionaria actuante procederá a digitalizar el formulario de consentimiento y el resto de los documentos aportados por la persona interesada, incluida copia de su D.N.I., y acto seguido, accederá a operar ante la Sede Electrónica para compulsar y autenticar dichos documentos con su firma electrónica y cargando telemáticamente los documentos en el procedimiento administrativo requerido por la persona interesada, de acuerdo con las condiciones de compulsa y digitalización de documentos exigidas en el artículo 41 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

5. En todo caso, el otorgamiento del consentimiento servirá para cualquier actuación administrativa, de inicio o de instrucción de un procedimiento, que fuere factible operar en la Sede, debiéndose garantizar la seguridad de las operaciones que exija la Sede y la protección de los datos que se transmitan a través de la misma, y sin perjuicio del principio de unidad de acto a que se refiere el apartado 3 del artículo anterior.

Artículo 4.- Registro Especial de Funcionarios Habilitados.

1. Se crea el Registro Especial de Funcionarios Habilitados de la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda, donde se inscriban a aquellos empleados públicos facultados expresamente para la función de identificación o autenticación de las personas físicas regulada en esta Orden.

2. Los funcionarios o las funcionarias responsables de esta función de identificación o autenticación de los ciudadanos serán nombrados por resolución del titular de la Secretaría General Técnica, a iniciativa propia, o a propuesta de los titulares de los Centros Directivos correspondientes, de los que se hallaren adscritos al Departamento.

Para el ejercicio de su función, los empleados públicos que se nombren actuarán mediante el uso del sistema de firma electrónica del que sean provistos por la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda, mediante certificación digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (F.N.M.T.), y para el ejercicio de esta función se hallarán visiblemente identificados ante el ciudadano en cada oficina de atención presencial donde actúen.

3. Los nombramientos podrán tener validez indefinida o temporal, y para actuar en ciertos procedimientos específicos o, en general, para todos los procedimientos que se tramiten electrónicamente desde la Sede del Departamento.

4. La llevanza del Registro Especial de Funcionarios Habilitados corresponderá al Servicio de Régimen Jurídico de la Secretaría General Técnica, gestionado en soporte electrónico, atribuyendo un asiento a cada funcionario o funcionaria que se designe, haciendo constar los siguientes datos:

* Nombre y apellidos, y n.º del D.N.I. del empleado público.

* Identificación de la clave de usuario en las comunicaciones electrónicas del Gobierno de Canarias, derivada de la abreviatura de su nombre y apellidos.

* N.º del certificado digital de su firma electrónica otorgado por la F.N.M.T.

* Código alfanumérico de identificación como funcionario público.

* Cuerpo al que pertenece.

* Puesto de la R.P.T. que ocupe en el momento de su designación.

* Fecha de la resolución de nombramiento como Funcionario Habilitado.

* Fecha de la resolución de renovación de nombramiento, en su caso.

* Fecha de la resolución de cese.

* Destino de la oficina de atención presencial donde prestará sus servicios.

5. Son causas que motivan la revocación o cese del nombramiento:

a) Pérdida de la condición de funcionario.

b) Obtención de destino fuera del ámbito orgánico de la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda.

c) Suspensión disciplinaria de sus funciones.

d) Excedencia voluntaria.

e) El cambio de situación administrativa diferente a la de servicio activo.

f) Situación de incapacidad laboral continuada por más de tres meses.

Artículo 5.- Acceso a los datos del Registro.

1. La Secretaría General Técnica, a través del Servicio de Sistemas y Nuevas Tecnologías, mantendrá actualizado en la Sede electrónica del Departamento el Registro de los funcionarios habilitados, al cual habrá de tener acceso el órgano competente en materia de información y atención ciudadana y administración electrónica del Gobierno de Canarias.

2. Al público, en la Sede, únicamente se expondrán los datos del funcionariado habilitado relativos a nombre y apellidos, oficina, unidad o dependencia donde presta servicios y fecha de la resolución de nombramiento.

Artículo 6.- Obligación de custodia del certificado digital.

1. El certificado digital de la F.N.M.T. que le provee de la firma electrónica permanecerá siempre bajo el exclusivo control del empleado público, como responsable único de su custodia, sin que en ningún caso la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda deba responder de su uso fraudulento, indebido, incorrecto o negligente.

2. La utilización de la tarjeta o dispositivo donde se aloja el certificado digital por persona distinta a su titular determinará responsabilidad disciplinaria en los términos previstos en el Estatuto Básico del Empleado Público y normativa de desarrollo aplicable, sin perjuicio, en su caso, de las posibles responsabilidades civiles o penales que se deriven de dicha utilización irregular.

Disposición Adicional Primera.- Intercambio electrónico de datos con los Cabildos y Ayuntamientos canarios.

1. Los documentos electrónicos que necesiten ser transmitidos electrónicamente hacia la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda por los ciudadanos desde las oficinas de los órganos y entidades de derecho público de los Cabildos Insulares y Ayuntamientos de la Comunidad Autónoma de Canarias, serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores, en las condiciones establecidas en la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, a fin de facilitar las actuaciones de los ciudadanos ante dichas Administraciones en procedimientos de lo que sea competente este Departamento.

2. Mediante los correspondientes convenios de colaboración del Departamento con dichas entidades o con sus asociaciones más representativas, se podrá reconocer eficacia jurídica a la identificación y autenticación realizada por el funcionariado público de esas Administraciones, en los términos que en dichos convenios se establezcan.

Para ello, dichos convenios permitirán operar en la propia plataforma de Sede Electrónica del Departamento, ante la que deberá acreditarse el personal funcionario de los Cabildos o Ayuntamientos a fin de que puedan actuar en representación del ciudadano que acuda a sus oficinas públicas. Estos empleados públicos habrán de estar expresamente designados e identificados como funcionarios con habilitación en sus respectivos órganos y autorizados por escrito para operar ante la Sede de esta Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda, con las mismas condiciones jurídicas y técnicas que se regulan en la presente Orden.

3. De dichos nombramientos, las Entidades locales darán traslado fehaciente al Servicio de Régimen Jurídico de la Secretaría General Técnica del Departamento, para su anotación en el registro regulado en esta Orden.

Disposición Adicional Segunda.- No incremento del gasto público.

La aprobación de la presente Orden no supondrá incremento del gasto público y la organización del Registro Especial de Funcionarios Habilitados se atenderá con los medios materiales, personales y tecnológicos existentes en la Consejería de Cultura, Deportes, Políticas Sociales y Vivienda.

Disposición derogatoria.- Quedan derogadas cuantas disposiciones, de igual o inferior rango, se opongan a la presente Orden.

Disposición final primera.- Se faculta a la Secretaría General Técnica para dictar las instrucciones que sean necesarias para la aplicación y desarrollo de la presente Orden y para realizar los nombramientos de los funcionarios o las funcionarias que considere conveniente para el ejercicio de la función de identificación o autenticación de los ciudadanos ante la Sede Electrónica del Departamento.

Disposición final segunda.- Por Orden de la persona titular de este Departamento se aprobará la creación del correspondiente fichero de datos personales del Registro Especial de Funcionarios Habilitados, a fin de darlo de alta en el registro de la Agencia Española de Protección de Datos, de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación.

Disposición final tercera.- La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el "Boletín Oficial de Canarias".

Anexos

Omitidos.

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