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Sede electrónica y el registro electrónico en la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad

02/04/2013
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Orden de 18 de marzo de 2013, por la que se crean y regulan la sede electrónica y el registro electrónico en la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad (BOC de 1 de abril de 2013). Texto completo.

ORDEN DE 18 DE MARZO DE 2013, POR LA QUE SE CREAN Y REGULAN LA SEDE ELECTRÓNICA Y EL REGISTRO ELECTRÓNICO EN LA CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN, UNIVERSIDADES Y SOSTENIBILIDAD.

La Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (BOE n.º 150, de 23 de junio de 2007), reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, regulando los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas, con la finalidad de garantizar sus derechos.

En el apartado 1 del artículo 10 de la citada Ley se define la "sede electrónica" como "aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias" y, en el apartado 3, se establece que cada Administración Pública determinará las condiciones e instrumentos de creación de las sedes electrónicas, con sujeción a los principios de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad.

A su vez, el artículo 24 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, dispone que las Administraciones Públicas crearán sus registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, exigiendo el artículo 25 que las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publiquen en el Diario Oficial correspondiente, y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro.

La sede y el registro electrónicos constituyen, por tanto, un elemento fundamental de comunicación entre las Administraciones Públicas y los ciudadanos, en la que, estos últimos disponen de la información que demandan y de la posibilidad de iniciar los procedimientos administrativos que requieran a través de solicitudes normalizadas, así como la incorporación de cuantos documentos, a posteriori, les sean requeridos.

El Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC n.º 32, de 14 de febrero de 2011), regula las "sede electrónicas" en el ámbito de administración autonómica y determina las características de las mismas, así como la forma y contenido mínimo del acto de creación de la sede electrónica y del registro electrónico. En concreto el artículo 10 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, establece que las sedes electrónicas de las Consejerías, se crearán mediante Orden departamental.

Con carácter general, el artículo 27 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, garantiza a los ciudadanos la libertad de elegir en todo momento la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos. No obstante, en el apartado 6 del citado precepto se autoriza a las Administraciones Públicas a que reglamentariamente puedan establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.

Por cuanto antecede, de conformidad con las competencias atribuidas en virtud de los artículos 32 Vínculo a legislación, letra c), 37 Vínculo a legislación y demás previsiones de la Ley 1/1983, de 14 de abril, del Gobierno y de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC n.º 11, de 30 de abril de 1983), previo informe,

D I S P O N G O:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. Es objeto de la presente Orden la creación y regulación de la sede electrónica única y el registro electrónico de la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad

2. El ámbito de la sede se extiende a la totalidad de los órganos superiores y unidades administrativas de la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad del Gobierno de Canarias. Quedan excluidos del ámbito de la sede los organismos públicos adscritos a la Consejería.

CAPÍTULO II

SEDE ELECTRÓNICA DE LA CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN UNIVERSIDADES,

Y SOSTENIBILIDAD

Artículo 2.- Sede electrónica.

1. La sede electrónica de la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad, está ubicada en el portal https://sede.gobcan.es/educacionysostenibilidad, que es la dirección electrónica a través de la cual los ciudadanos acceden a la información y a los servicios y trámites electrónicos, a través de redes de comunicación, cuya gestión y tramitación corresponde al citado Departamento en el ejercicio de sus competencias.

2. La Secretaría General Técnica del Departamento determinará, a propuesta, en su caso, del Centro Directivo competente, mediante resolución y previo informe tecnológico del servicio de informática, los procedimientos electrónicos que se pueden tramitar a través de la sede electrónica. La sede electrónica contendrá la información y los enlaces a cada uno de los procedimientos que se tramiten a través de la misma.

A la entrada en vigor de la presente Orden, se podrán tramitar electrónicamente a través de la sede electrónica los procedimientos que se detallan en el anexo.

Artículo 3.- Titularidad, gestión tecnológica y servicios.

1. La titularidad de la sede y su gestión tecnológica corresponde a la Secretaría General Técnica de la Consejería, sin perjuicio del uso de las infraestructuras corporativas gestionadas por los órganos correspondientes de la Consejería competente en materia de administración electrónica y nuevas tecnologías.

2. La gestión de los contenidos y de los servicios puestos a disposición de los ciudadanos en la sede corresponderá a cada uno de los titulares de los órganos y unidades responsables de acuerdo con las materias de que se trate y en atención a las competencias y funciones atribuidas a los mismos.

3. La gestión de contenidos comunes deberá atender las disposiciones e instrucciones que al efecto establezcan los órganos competentes en materia de tecnologías de la información, de información y atención ciudadana y administración electrónica.

4. La información y servicios incluidos en la sede deberán ser fácilmente accesibles y utilizables, y los contenidos publicados en la misma responderán a los criterios de seguridad e interoperabilidad establecidos en la normativa vigente y en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad.

Artículo 4.- Contenido y servicios de la sede electrónica.

1. La sede electrónica dispone del siguiente contenido:

a) Identificación de la sede, de su órgano titular, así como del órgano u órganos responsables de la gestión y de los servicios puestos a la disposición de la ciudadanía en la misma.

b) Información necesaria para la correcta utilización de la sede, incluyendo la relacionada con la protección de datos y la existencia de ficheros, en su caso, el mapa de la sede electrónica, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles, así como la relación con la propiedad intelectual.

c) Sistema de verificación de los certificados de la sede, que será accesible de forma directa y gratuita.

d) Relación de sistemas de autenticación, verificación y firma electrónica que sean admitidos o utilizados en la sede.

e) Orden de creación de la sede y del registro electrónico del Departamento.

2. La sede electrónica dispondrá, como mínimo, de los siguientes servicios:

a) Inventario de los servicios y procedimientos administrativos disponibles en la sede electrónica y, en su caso, la carta de servicio y carta de servicios electrónicos.

b) El acceso a los modelos o sistemas electrónicos de solicitud para iniciar los procedimientos administrativos electrónicos.

c) La relación de los medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar en cada supuesto para comunicarse con la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad.

d) Enlace al sistema de sugerencias y reclamaciones de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

e) Acceso al estado de tramitación de los procedimientos en los términos establecidos en el artículo 37 de la Ley 11/2007.

f) En su caso, publicación electrónica de actos y comunicaciones que por disposición legal o reglamentaria deban publicarse en el tablón de anuncios o edictos, indicando el carácter sustitutivo o complementario de la publicación electrónica.

g) Sistemas de verificación de los sellos electrónicos utilizados para la actuación administrativa automatizada por parte de los órganos superiores y unidades administrativas de la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad del Gobierno de Canarias.

h) Comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos superiores y unidades administrativas de la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación.

i) Indicación de la fecha y hora oficial a los efectos de lo previsto en el artículo 26.1 de la Ley 11/2007 y de acuerdo con el Esquema nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

j) Un servicio de contacto para el asesoramiento electrónico al usuario en la correcta utilización de la sede.

Artículo 5.- Responsabilidad.

La Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad será la responsable, en el ámbito de sus competencias, de la integridad, veracidad y actualización de la información, trámites y servicios que se encuentran en la sede electrónica.

Cuando la sede electrónica contenga un enlace o vínculo a otra sede cuya titularidad corresponda a distinto órgano, la Consejería no será responsable de la integridad, veracidad ni actualización de esta última.

Artículo 6.- Medios para la formulación de sugerencias y reclamaciones.

Los medios disponibles para la formulación de sugerencias y reclamaciones para los ciudadanos en relación con el contenido, gestión y servicios ofrecidos por la sede de la Consejería serán los previstos en el Reglamento del sistema de sugerencias y reclamaciones en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, aprobado por Decreto 161/2002, de 18 de noviembre o norma que lo sustituya. La sede dispondrá de un enlace al sistema de sugerencias y reclamaciones de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Artículo 7.- Protección de datos de carácter personal.

El tratamiento de datos de carácter personal que resulte necesario para el acceso a los servicios prestados a través de la sede electrónica respetará lo dispuesto en la normativa de protección de datos de carácter personal.

CAPÍTULO III

REGISTRO ELECTRÓNICO DE LA CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN,

UNIVERSIDADES Y SOSTENIBILIDAD

Artículo 8.- Creación del Registro electrónico.

1. Se crea un registro electrónico localizado en la sede electrónica de la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad, para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones correspondientes a los procedimientos, servicios y actuaciones de su competencia. Quedan excluidos de su ámbito los organismos públicos adscritos a la misma.

2. La fecha y hora oficial del Registro electrónico será la fecha y hora oficial en Canarias. Todos los plazos de los procedimientos se entenderán expresados respecto a dicha hora oficial en Canarias.

3. En el registro electrónico de la Consejería de Educación, Universidades y Sostenibilidad se podrán presentar solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos exclusivamente a los órganos superiores y unidades administrativas del Departamento, a excepción de los siguientes:

a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a servicios, procedimientos y trámites que, en aplicación de lo establecido en el artículo 24.2.a) de la Ley 11/2007, deban ser presentados en los registros electrónicos específicamente creados para ello.

b) Documentos correspondientes a procedimientos de concesión y justificación de subvenciones, salvo lo dispuesto en el artículo 39 Vínculo a legislación del Decreto 36/2009, de 31 de marzo, por el que se establece el régimen general de subvenciones de la Comunidad Autónoma de Canarias.

c) Documentos correspondientes a procedimientos en materia de personal.

d) Documentos correspondientes a procedimientos en materia tributaria y contratación pública.

e) Documentos correspondientes a aquellos procedimientos que, por implicar la presentación masiva de solicitudes o suponer una carga de información excesiva, impidan la operatividad del sistema informático que sustenta el registro, previa determinación de la exclusión por la Secretaría General Técnica.

La presentación por esta vía de los documentos excepcionados no producirá efecto alguno y se tendrá por no realizada. En tal caso, el órgano al que vaya dirigido el documento comunicará al interesado tal circunstancia, indicándole los registros y lugares habilitados para la presentación conforme a la normativa en vigor.

En la dirección electrónica que permite el acceso al Registro se hará constar las exclusiones previstas en este artículo.

4. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de los registros electrónicos tendrá carácter voluntario, siendo alternativa a la utilización de los lugares señalados en artículo 38.4 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, salvo en aquellos casos en que por Orden de esta Consejería se haya establecido la obligación de relacionarse por medios electrónicos conforme a lo establecido en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007.

Con carácter general, las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas en el Registro se formalizarán mediante la cumplimentación del formulario normalizado que estará a disposición de los interesados en la dirección electrónica de acceso, y que será aprobado por Resolución de la Secretaría General Técnica.

Cuando el procedimiento permita su tramitación electrónica será preceptiva la cumplimentación de los formularios normalizados específicos para cada procedimiento que estarán igualmente a disposición de los interesados en los enlaces existentes en la sede electrónica para la tramitación del procedimiento. En estos casos, no será de aplicación el formulario normalizado general para la presentación en el registro electrónico.

Corresponde a la Secretaría General Técnica la modificación del formulario de presentación, así como la aprobación de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la presentación de escritos en el Registro.

5. Las aplicaciones gestoras de los procedimientos podrán admitir o requerir la presentación de documentos electrónicos anexos al formulario normalizado.

Los documentos que se acompañen a la solicitud, escrito o comunicación, deberán cumplir los requisitos de formato indicados en la dirección electrónica de acceso al Registro, que en todo caso respetarán los formatos y requisitos de seguridad que se determinen en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad. La fidelidad de dichos documentos con el original se deberá garantizar mediante la utilización de firma electrónica avanzada. De acuerdo con los instrumentos informáticos y vías de comunicación disponibles, podrá limitarse la extensión máxima de los documentos a presentar en una sola sesión.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 35.2 de la Ley 11/2007, la presentación de tales documentos implica la autorización a la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias para que acceda y trate la información personal contenida en tales documentos.

Si por cualquier causa, el sistema de información no permitiera la aportación directa de la documentación a que se refiere este apartado, el interesado podrá presentarla en cualquiera de los registros administrativos previstos en el apartado 5 de este artículo. En estos casos, en la documentación a aportar se deberá hacer mención expresa al número de registro de la correspondiente solicitud asignado por el registro.

6. En el caso de presentación de documentos electrónicos que contengan código malicioso o software malintencionado que tenga como objetivo infiltrarse o dañar la sede electrónica, se considerará sin más que los mismos no han sido presentados, suspendiéndose de inmediato cualquier operación que requiera su proceso o utilización. Esta circunstancia será comunicada a la persona física o jurídica que lo presentó indicándole el motivo del rechazo, así como los posibles medios de subsanación de las deficiencias advertidas en el documento.

7. En la sede electrónica de acceso al registro figurarán los días que se consideren inhábiles, así como la relación actualizada de las solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden presentarse en el mismo.

Artículo 9.- Unidad responsable de la gestión del Registro electrónico.

El Servicio de Contratación Administrativa y Administración General de la Secretaría General Técnica Departamental será la unidad responsable de su gestión.

Artículo 10.- Funcionamiento del Registro electrónico.

1. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 26.2 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el registro electrónico permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas, sin perjuicio de las interrupciones necesarias por razones técnicas indispensables, de las que se informará en la sede electrónica.

2. El registro electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se presenten cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:

a) Que se trate de documentos no normalizados dirigidos a órganos u organismos fuera del ámbito material del registro.

b) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

c) En el caso de utilización de documentos normalizados, cuando no se cumplimenten los campos requeridos en el correspondiente acto de aprobación del documento, o cuando contenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

3. En los casos previstos en el apartado anterior, se informará de ello al remitente del documento, con indicación de los motivos del rechazo así como, cuando ello fuera posible, los medios de subsanación de tales deficiencias y dirección en la que pueda presentarse. Cuando el interesado lo solicite se remitirá justificación del intento de presentación y de las circunstancias de su rechazo.

4. Cuando concurriendo las circunstancias previstas en el apartado 2, no se haya producido el rechazo automático por el registro electrónico, el órgano administrativo destinatario del documento requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo que, de no ser atendido el requerimiento, la presentación carecerá de validez o eficacia.

5. Solo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo indispensable podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios del registro electrónico con la antelación que, en cada caso, resulte posible.

6. En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del registro electrónico o en las aplicaciones informáticas gestoras de los servicios, procedimientos y tramites que impidan la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, y siempre que sea técnicamente posible, se dispondrán las medidas para que el usuario resulte informado de esta circunstancia así como de los efectos de la suspensión, a cuyo efecto, siempre que una norma legal no lo impida expresamente, se dispondrá por el tiempo imprescindible la prórroga de los plazos de inminente vencimiento, de lo que se dejará constancia en la respectiva sede electrónica.

7. En el caso de procedimientos de uso exclusivo de medios electrónicos, si se produjera la interrupción del servicio, se podrá declarar inhábil el último día de aquellos plazos de inminente vencimiento para la presentación de solicitudes por los interesados, cumplimentación de trámites o subsanación de requerimientos, exclusivamente a los efectos del cómputo de plazos, reanudándose dicho cómputo el siguiente día hábil, mediante una resolución del titular de la sede electrónica, que será objeto de publicación en dicha sede, de acuerdo con lo establecido en el artículo 26.5 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Dicha circunstancia se comunicará a todas las personas registradas en las aplicaciones gestoras de los procedimientos afectados.

Artículo 11.- Recibos acreditativos de la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y otros documentos.

1. Los registros electrónicos emitirán automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro.

2. En los servicios, procedimientos y trámites que lo permitan, se habilitarán los sistemas precisos para que en los casos en que por problemas técnicos en el funcionamiento del servicio del registro electrónico o por sobrecarga del sistema no sea posible efectuar la anotación registral, no se interrumpa la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones por las diversas aplicaciones informáticas gestoras de los servicios, procedimientos y trámites.

En estos supuestos las aplicaciones informáticas gestoras de los servicios, procedimientos y trámites deberán generar un recibo consistente en una copia autenticada de la solicitud, escrito o comunicación con indicación de la fecha y hora de presentación. Una vez efectuado el asiento registral con los datos contenidos en el apartado primero de este artículo, el órgano gestor del servicio, procedimiento o trámite lo notificará al interesado.

3. Igualmente generarán un recibo acreditativo de la entrega de documentos que acompañen a la solicitud, escrito o comunicación, que garantice la integridad y el no repudio de estos documentos.

4. Estos recibos se configurarán de forma que puedan ser impresos o archivados informáticamente por el interesado y que garanticen la identidad de los registros electrónicos mediante la inclusión en los recibos emitidos de la huella electrónica y de un código seguro de verificación.

5. En caso de que los registros electrónicos no emitan los recibos acreditativos implicará que la presentación de la solicitud, escrito o comunicación no se ha llevado a cabo, debiendo realizarse dicha presentación en otro momento o utilizando los medios señalados en el apartado 6 del artículo 26 del presente Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera.- Habilitación.

La Secretaría General Técnica de la Consejería podrá adoptar las resoluciones necesarias para la ejecución de lo dispuesto en la presente Orden.

Segunda.- Aprobación de modelos normalizados.

Corresponderá a la Secretaría General Técnica, a propuesta de los órganos superiores responsables de la tramitación de los respectivos procedimientos, la aprobación de los modelos normalizados de solicitudes y demás formularios de documentos de aquellos procedimientos cuya presentación se pueda realizar a través del registro electrónico regulado en la presente Orden. La presente habilitación no afectará a aquellos modelos que se contengan en las disposiciones de carácter general reguladoras de los distintos procedimientos.

Tercera.- Efectividad de la sustitución de la publicación en el tablón de anuncios.

La sustitución de la publicación en el tablón de anuncios o edictos por la publicación en la sede electrónica de actos y comunicaciones a que se refiere el artículo 4.2.f) de esta Orden, será efectiva cuando los medios técnicos que dan soporte a la sede lo permitan. Por resolución del Secretario General Técnico del Departamento, que se hará pública en el Boletín Oficial de Canarias, se determinará la fecha efectiva de dicha sustitución.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- Vigencia de la Orden de 20 de mayo de 2009.

Lo dispuesto en esta Orden no altera el régimen sobre generación de documentos administrativos electrónicos establecido en la Orden de la Consejería de Medio Ambiente y Ordenación Territorial, de 20 de mayo de 2009, por la que se regula la generación y archivo de documentos administrativos electrónicos en los procedimientos tramitados mediante el Programa Medio Ambiente y Territorio Electrónico (MAyTe), que continuará siendo de aplicación en su totalidad.

Segunda.- Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día 1 de abril de 2013.

A N E X O

PROCEDIMIENTOS SUSCEPTIBLES DE SER TRAMITADOS A TRAVÉS DE LA SEDE

ELECTRÓNICA A LA ENTRADA EN VIGOR DE LA ORDEN

- Solicitudes de información ambiental efectuadas al amparo de la Ley 27/2006, de 18 de julio Vínculo a legislación, por la que se regulan los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente.

- Autorizaciones de uso y tenencia de especies protegidas.

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