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Registro electrónico de representantes de la Administración Pública

16/01/2013
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Orden de 14 de diciembre de 2012, de la Consejera de Interior, Justicia y Administración Pública, por la que se regula el Registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y por la que se crea y regula el Registro de personal funcionario habilitado (BOPV de 15 de enero de 2013). Texto completo.

ORDEN DE 14 DE DICIEMBRE DE 2012, DE LA CONSEJERA DE INTERIOR, JUSTICIA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, POR LA QUE SE REGULA EL REGISTRO ELECTRÓNICO DE REPRESENTANTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE EUSKADI Y POR LA QUE SE CREA Y REGULA EL REGISTRO DE PERSONAL FUNCIONARIO HABILITADO.

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 32, define la representación como la potestad de cualquier persona con capacidad de obrar para delegar en una tercera persona la posibilidad de actuar en su nombre, siendo necesario, en la mayoría de las ocasiones, acreditar la representación por cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna, o mediante declaración en comparecencia personal del interesado.

Asimismo, la Ley 11/2007, de 20 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos determina varias formas para la representación de la ciudadanía en las relaciones con las Administraciones Públicas, en sus artículos 22 y 23.

El Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica ha previsto, en sus artículos 12 a 14, los mecanismos para actuar en nombre de terceras personas: en primer lugar, la figura de la habilitación para la representación, pensada fundamentalmente para el desempeño continuado y profesional de actividades de gestión y representación ante la Administración. En segundo lugar, la representación que las personas interesadas otorguen a otras personas para actuar en su nombre ante la Administración y que debe constar, obligatoriamente, en el Registro electrónico de representantes. Por último, el personal funcionario habilitado para utilizar su firma electrónica en las actuaciones que la ciudadanía le faculte.

El Registro electrónico de representantes es un servicio electrónico común que da soporte a las tres figuras de representación reguladas en el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica. En este registro, que no tiene el carácter de registro público, se inscribirán tanto las entidades habilitadas para la representación, como las representaciones que las personas interesadas otorguen y el personal funcionario habilitado.

Los artículos 13 y 14 del Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica establecen que, mediante una orden del Departamento competente en Administración Electrónica, se regulará el funcionamiento del Registro electrónico de representantes y se creará y regulará el Registro del personal funcionario habilitado, respectivamente.

Por lo expuesto,

DISPONGO:

Artículo 1.- Objeto.

1.- El objeto de esta Orden es regular el funcionamiento del Registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, creado por el artículo 13 del Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica.

2.- Asimismo, mediante esta Orden se crea y regula el Registro del personal funcionario habilitado de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación.

1.- Esta Orden se aplicará a:

a) La Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, a sus Organismos Autónomos, y al resto de entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma.

b) A los Entes Públicos de Derecho Privado y demás entidades integrantes del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en las actividades que desarrollen con sujeción al derecho público.

c) Las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad en sus relaciones con las entidades incluidas en los apartados anteriores.

2.- A los efectos de esta Orden, se entiende por Administración los órganos y entidades incluidos en los apartados a) y b) del párrafo 1 de este artículo.

3.- A los efectos de esta Orden, se entiende por personas las citadas en el apartado c) del párrafo 1 de este artículo.

Artículo 3.- Inscripción en el Registro electrónico de representantes.

En el Registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi se inscribirán:

a) Los apoderamientos o representaciones otorgadas por las personas a terceras personas para actuar en su nombre, de forma electrónica, ante la Administración.

b) Las personas habilitadas para la representación que hayan firmado un convenio con la Administración.

c) El personal funcionario habilitado para identificar y autenticar las actuaciones que las personas le autoricen.

Artículo 4.- Apoderamiento a terceras personas.

1.- Las personas que apoderen a otras personas para actuar en su nombre con la Administración, por medios electrónicos, deberán acreditar, obligatoriamente, el poder otorgado por alguno de los medios siguientes:

a) Mediante comparecencia personal de la persona poderdante ante la Administración.

Si la persona poderdante es una persona jurídica quien comparece deberá acreditar que ostenta la representación legal de la entidad o que ostenta poder suficiente para otorgar los apoderamientos de que se trate.

b) Mediante documento público o documento privado con firma notarialmente legitimada presentado ante la Administración.

c) Por Internet, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y autenticación previstos en el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica.

2.- En los supuestos de los apartados a) y b) los apoderamientos surtirán efecto desde la fecha de su inscripción en el Registro electrónico de representantes. En el supuesto del apartado c) la inscripción en el registro será automática.

3.- Únicamente se otorgará poder a una sola persona para la recepción electrónica de comunicaciones y notificaciones.

4.- Cuando se exija la aceptación explícita del apoderamiento, éste no surtirá efecto hasta que la persona apoderada no lo consienta por alguno de los medios descritos en los apartados a), b) y c) del párrafo 1 de este artículo.

Artículo 5.- Personas habilitadas por la Administración.

1.- La Administración podrá habilitar a las personas autorizadas para representar a terceras personas, a fin de que realicen determinados trámites electrónicos en nombre de aquéllas.

2.- La habilitación se formalizará a través de un convenio en el que se especificarán los trámites y procedimientos objeto de la representación y las personas habilitadas. Estos convenios se suscribirán por los órganos competentes en la resolución de los procedimientos objeto de la representación, previo informe de la Dirección competente en Administración Electrónica.

3.- Las personas habilitadas deberán ostentar la representación necesaria para cada actuación. La Administración les podrá requerir, en cualquier momento, que acrediten la representación, siendo válida la otorgada a través de los documentos normalizados aprobados por la Administración. La falta de representación suficiente dará lugar a la exigencia de las responsabilidades procedentes.

4.- Personal funcionario autorizado inscribirá en el Registro electrónico de representantes a las personas habilitadas y los trámites y procedimientos en los que pueden a actuar como representantes.

Artículo 6.- Registro de personal funcionario habilitado.

1.- Se crea un registro en el que constará el personal funcionario habilitado por la Administración para utilizar su firma electrónica, cuando las personas precisen identificarse o autenticarse por medios electrónicos y no dispongan de los mismos.

2.- Para la eficacia de lo dispuesto en el apartado anterior, las personas deberán identificarse ante el personal funcionario habilitado y prestar su consentimiento expreso. A estos efectos, la Administración pondrá a disposición de las personas modelos normalizados.

3.- El soporte informático del Registro de personal funcionario habilitado es común al Registro electrónico de representantes.

Artículo 7.- Contenido del apoderamiento.

1.- Los apoderamientos inscritos en el Registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi solo surtirán efecto respecto de los trámites y procedimientos a los que expresamente se refiera el poder otorgado, y hayan sido consignados en el correspondiente modelo. Si se trata de una representación general, el apoderamiento surtirá efecto para todos los trámites de los procedimientos que se incluyan en el catálogo de servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.- En la sede electrónica se publicará el catálogo de servicios y la relación de los trámites y procedimientos que pueden ser objeto de apoderamiento.

3.- En todo caso, el apoderamiento para la recepción de notificaciones implicará el consentimiento de la persona poderdante a la utilización de medios electrónicos para la práctica de notificaciones por parte de la Administración, cuando la notificación se practique al representante.

Artículo 8.- Modificación del apoderamiento inscrito.

1.- La representación otorgada e incorporada al Registro electrónico de representantes podrá modificarse por la persona poderdante. La modificación podrá referirse bien a los trámites o a los plazos para su ejercicio, bien a ambas cuestiones. La modificación de los procedimientos para los que se ha otorgado representación, la del tipo de representación o de la persona del apoderado no se admitirá y solo podrá instrumentarse como una nueva representación, previa revocación de la vigente.

2.- Para modificar la representación, deberá acreditarse la identificación de la persona poderdante no siendo necesaria validación alguna por parte de la Administración.

Artículo 9.- Cancelación de la inscripción de apoderamiento.

1.- La representación inscrita en el Registro electrónico de representantes podrá cancelarse:

a) Por el transcurso del plazo de su vigencia.

b) Cuando la persona poderdante revoque el apoderamiento otorgado.

c) Cuando la persona apoderada renuncie al apoderamiento.

2.- La cancelación de la inscripción de apoderamiento surtirá efectos desde su incorporación al registro.

3.- La cancelación de la inscripción de apoderamiento podrá realizarse:

a) Mediante comparecencia personal de la persona poderdante o apoderada en las oficinas de la Administración.

b) Mediante documento público o documento privado con firma legitimada notarialmente presentado ante las oficinas de la Administración.

En los supuestos de los apartados a) y b), la cancelación en el registro se realizará por personal funcionario autorizado para ello, que comprobará que la cancelación se ajusta a las condiciones establecidas.

c) Por Internet, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y autenticación previstos en el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica. En este caso, la cancelación se producirá de manera automática.

4.- En cualquier momento, la persona apoderada podrá renunciar al apoderamiento siempre que acredite que antes de presentar a la Administración su renuncia se ha comunicado al representado, no produciéndose hasta entonces su cancelación en el registro.

Artículo 10.- Gestión del Registro electrónico de representantes.

1.- La Dirección competente en Administración Electrónica gestionará las autorizaciones para ser usuario del Registro electrónico de representantes. Asimismo, mantendrá actualizada la relación de personal funcionario habilitado al que se refiere el artículo 6 de esta Orden.

2.- Los órganos competentes en los trámites y procedimientos objeto de representación serán los encargados de comprobar la cumplimentación de los modelos de inscripción, cancelación y renuncia disponibles en sede electrónica y de su inscripción en el Registro electrónico de representantes. Asimismo, autorizarán al personal funcionario para que inscriba a las entidades habilitadas, según lo previsto en el apartado 4 del artículo 5 de esta Orden.

Artículo 11.- Protección de datos de carácter personal.

1.- Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 6 Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, cuando la persona poderdante o apoderada fueran persona física deberá constar su consentimiento al tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento del Registro electrónico de representantes. Este consentimiento, que no será necesario reiterar para cada apoderamiento, se prestará por medios electrónicos y dejará a salvo el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición establecidos en la citada Ley Orgánica 15/1999 Vínculo a legislación.

2.- Se crea el fichero de datos de carácter personal “Registro electrónico de representantes”, cuya titularidad corresponde a la Dirección competente en Administración Electrónica. El contenido del fichero se recoge en el anexo a esta Orden.

Artículo 12.- Guía de uso e información adicional.

1.- En la sede electrónica https://www.euskadi.net se publicará una guía de uso del Registro electrónico de representantes. Asimismo, se publicarán los modelos de inscripción de apoderamiento, cancelación de la inscripción de apoderamiento y modificación de la inscripción de apoderamiento.

2.- Los modelos que se deben cumplimentar para inscribirse en el Registro electrónico de representantes podrán obtenerse bien en las oficinas de atención ciudadana, bien en la sede electrónica https://www.euskadi.net.

DISPOSICIÓN FINAL.- Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

ANEXO

FICHERO DE DATOS PERSONALES

a) Nombre del fichero: Registro electrónico de representantes.

b) Finalidad del fichero: gestión y control de los datos de los apoderamientos otorgados para actuar, por medios electrónicos, ante la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

c) Procedimiento de recogida de los datos: formularios de solicitud de inscripción, renuncia o revocación de apoderamientos.

d) Estructura básica del fichero:

Datos identificativos: nombre, apellidos, NIF/NIE de la persona poderdante y apoderada.

e) Nivel de seguridad del fichero: básico.

f) Procedencia de los datos: la persona interesada.

g) Soporte de recogida: papel y soporte informático.

h) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos:

Personas poderdantes y apoderadas que realicen actuaciones, por medios electrónicos, ante la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

i) Cesiones y comunicaciones de datos: no se detectan.

j) Órgano responsable: Dirección competente en Administración Electrónica.

k) Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Departamento competente en Administración Electrónica.

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