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Operaciones de cierre del ejercicio 2012

23/11/2012
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Orden ESS/2511/2012, de 21 de noviembre, por la que se regulan las operaciones de cierre del ejercicio 2012, para las entidades que integran el sistema de la Seguridad Social (BOE de 23 de noviembre de 2012). Texto completo.

ORDEN ESS/2511/2012, DE 21 DE NOVIEMBRE, POR LA QUE SE REGULAN LAS OPERACIONES DE CIERRE DEL EJERCICIO 2012, PARA LAS ENTIDADES QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE LA SEGURIDAD SOCIAL.

Las distintas operaciones a realizar en la ejecución del presupuesto se regulan con carácter general en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, General Presupuestaria, y en la Ley de Presupuestos de cada ejercicio. La mencionada regulación debe completarse mediante la especificación de operaciones y procedimientos a realizar a final del presente ejercicio.

Por ello, resulta preciso determinar los plazos para la tramitación de expedientes de gasto a fiscalizar, documentación contable, contabilización de operaciones, ordenación de pagos y realización de los mismos, así como la concreción de distintas operaciones reguladas en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre Vínculo a legislación.

Por cuanto antecede, a iniciativa de la Intervención General de la Seguridad Social y a propuesta de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, dispongo:

Artículo 1. Ámbito de aplicación.

Las disposiciones de esta orden son de aplicación a las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social y a las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Las referencias que en esta orden se hacen a las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social se entenderán hechas igualmente a los centros y entidades mancomunadas por ellas constituidos.

Artículo 2. Presentación y tramitación de expedientes y documentos contables.

1. Los órganos gestores de las entidades comprendidas en el ámbito de aplicación de esta orden (en lo sucesivo órganos gestores) tendrán como fecha límite para el envío a fiscalización previa de los expedientes de aprobación del gasto a las intervenciones delegadas en los servicios centrales e intervenciones delegadas territoriales (en lo sucesivo intervenciones delegadas) el día 23 de noviembre.

Los documentos A de autorizaciones de gasto de ejercicio corriente y de ejercicios posteriores tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad el día 28 de noviembre.

2. Los órganos gestores tendrán como fecha límite para el envío a fiscalización previa de los expedientes de adquisición de compromisos de gasto a las intervenciones delegadas el día 3 de diciembre.

Los documentos D de compromiso de gasto de ejercicio corriente y de ejercicios posteriores tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad el día 14 de diciembre. Este mismo plazo computará para el envío de los documentos AD.

3. Los órganos gestores tendrán como fecha límite para el envío a la intervención previa de la liquidación del gasto de los expedientes de reconocimiento de las obligaciones a las intervenciones delegadas el día 19 de diciembre.

Los documentos contables que incluyan la fase del reconocimiento de la obligación, así como el resto de documentos contables distintos a los indicados en los apartados anteriores, tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad el día 27 de diciembre.

4. Tanto en el ámbito de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social como en el de las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, se exceptúan del plazo establecido en los apartados 1 y 2 anteriores los expedientes y documentos contables que se deriven del cumplimiento de normas legales o reglamentarias, los aprobados por Consejo de Ministros, los que sean necesarios para instrumentar las modificaciones presupuestarias y reajuste de anualidades, gastos de personal, a contratos que tengan por objeto un servicio de limpieza, de seguridad, el suministro de energía eléctrica, gas o agua, cuya ejecución deba iniciarse el 1 de enero de 2013, a obligaciones de ejercicios anteriores, al reajuste del IVA, los que se gestionen mediante el procedimiento de tramitación anticipada, los derivados de los convenios formalizados con las comunidades autónomas para el control de la incapacidad temporal y los que estén derivados de las actuaciones previstas en la disposición adicional cuadragésima sexta de la Ley 2/2012, de 29 de junio Vínculo a legislación, de Presupuestos Generales del Estado para el año 2012.

5. Tanto en el ámbito de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social como en el de las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, se exceptúan del plazo establecido en los apartados 1, 2 y 3 anteriores los documentos que deban expedirse para la formalización contable de las siguientes operaciones que corresponda imputar al ejercicio 2012:

a) Gastos de prestaciones por pago delegado deducido en liquidaciones de cotización.

b) Gastos en concepto de reaseguro y aportaciones a servicios comunes.

c) Impagados, retrocesiones y reintegros abonados por las entidades financieras.

d) Aplicación definitiva de los gastos e ingresos relacionados con las liquidaciones de cotización.

En estos supuestos, los órganos gestores deberán remitir los documentos contables de estas operaciones a las oficinas de contabilidad, teniendo como fecha límite de entrada en las mismas el día 5 de marzo de 2013, debiendo retrotraerse al 31 de diciembre de 2012 todos los trámites y justificantes que deriven de las referidas operaciones.

6. El último día para efectuar pagos con salida material de fondos será el 28 de diciembre de 2012, reanudándose los mismos el primer día hábil del mes de enero de 2013, para lo cual, los órganos gestores de las direcciones provinciales, así como de los servicios centrales de la Tesorería General, y las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, deberán remitir a las oficinas de contabilidad, con la antelación suficiente, los documentos relativos a las órdenes y las materializaciones del pago de las propuestas efectuadas.

7. Las propuestas de pago “a justificar” expedidas con cargo a créditos del presupuesto de gastos de 2012 tendrán como fecha límite de entrada en las oficinas de contabilidad el 20 de diciembre, excepto las propuestas de pago “a justificar en el exterior” cuya fecha límite será el día 14 de dicho mes. Con cargo a dichos libramientos únicamente podrán satisfacerse obligaciones del ejercicio, con las excepciones previstas en el artículo 79.3 Vínculo a legislación de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

Artículo 3. Contabilización en fin de ejercicio.

1. Tanto la Tesorería General de la Seguridad Social y sus direcciones provinciales, como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social expedirán y remitirán a las oficinas de contabilidad los documentos “P”, “OEP”, “R” y “FRPG” que correspondan a operaciones de formalización con cargo al ejercicio de 2012 cuyas propuestas se hayan efectuado hasta el 27 de diciembre de 2012, antes del cierre de las operaciones del día 28, excepción hecha de las operaciones relacionadas con prestaciones derivadas de la Ley 13/1982, de 7 de abril Vínculo a legislación, de integración social de los minusválidos, para las que está previsto su pago centralizado.

2. Las unidades administrativas responsables del fondo de maniobra deberán adoptar las medidas precisas con el fin de garantizar que todos los documentos contables relativos a pagos realizados con cargo al fondo de maniobra y su aplicación definitiva al presupuesto de gastos, queden registrados en el sistema de información contable antes del fin de la jornada del día 27 de diciembre del 2012. Efectuadas estas operaciones, no podrán realizarse con posterioridad nuevos pagos con cargo a fondos de maniobra del ejercicio 2012.

3. Las unidades administrativas responsables de la tramitación de los pagos “a justificar”, deberán adoptar las medidas precisas con el fin de garantizar que los documentos contables relativos a operaciones de pagos a justificar, queden debidamente registrados en el sistema de información contable antes del fin de la jornada del día 27 de diciembre del 2012. Dichas operaciones conllevan la realización de los reintegros de las cantidades libradas a justificar que no sean invertidas en el ejercicio, de la que se exceptúan los Centros asistenciales en el extranjero (CASE) del Instituto Social de la Marina, de conformidad con lo establecido en la disposición adicional quinta de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, y en el artículo 2 Vínculo a legislación del Real Decreto 938/2005, de 29 de julio, por el que se dictan normas sobre el seguimiento y aplicación contable de los fondos disponibles en los servicios en el exterior.

De igual forma, antes del 27 de diciembre de 2012, las unidades administrativas responsables de la tramitación de los pagos “a justificar”, deberán enviar a las oficinas de contabilidad la relación de los pagos efectuados en el ejercicio con fondos librados a justificar para los que a dicha fecha se encuentren pendientes de aprobar la correspondiente cuenta justificativa. Todo ello con el fin de que el gasto presupuestario quede ajustado en el ejercicio corriente con su correspondiente imputación patrimonial.

Artículo 4. Operaciones de fin de ejercicio.

Antes del 14 de enero de 2013, los órganos gestores deberán remitir a las oficinas contables de las entidades del sistema, conforme a las disposiciones dictadas por la Intervención General de la Seguridad Social, la información detallada de las obligaciones derivadas de gastos realizados o bienes y servicios recibidos, clasificada por acreedores y epígrafes del presupuesto de gastos, para las que no se ha producido su aplicación al presupuesto del ejercicio 2012 siendo procedente ésta.

De igual forma, antes de la fecha indicada, los órganos gestores deberán enviar a las oficinas de contabilidad la información que éstas les soliciten en relación con la periodificación de ingresos y gastos del ejercicio.

Artículo 5. Obligaciones pendientes de pago procedentes de ejercicios anteriores.

Con el fin de que antes del 31 de diciembre de 2012 queden regularizados los saldos de obligaciones de ejercicios cerrados existentes en las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, que deben tener un carácter residual, los centros de gestión justificarán individualmente los saldos que se correspondan con la existencia de una obligación real, expidiéndose, cuando proceda, los correspondientes documentos “K” de propuesta de pago.

Para los casos en los que la existencia de una obligación real no quede actualmente acreditada, necesariamente habrán de expedirse los documentos contables precisos para su anulación o prescripción.

Artículo 6. Propuestas y órdenes de pago pendientes de realización.

En los centros de gestión de la Tesorería General de la Seguridad Social se procederá a revisar las propuestas de pago pendientes de ordenar y órdenes de pago pendientes de realización con más de seis meses de antigüedad y a analizar las causas del retraso, solicitando, en su caso, las aclaraciones pertinentes de los centros gestores del presupuesto de gastos.

En los casos en que hubiera transcurrido el plazo de prescripción de las referidas propuestas y órdenes de pago, deberá iniciarse el correspondiente expediente de prescripción con arreglo a lo dispuesto en la normativa vigente para la Seguridad Social.

Artículo 7. Información a suministrar a los agentes financiadores en relación con recursos afectados a la realización de gastos específicos.

1. La Tesorería General de la Seguridad Social elaborará la información a suministrar a los agentes financiadores, en relación con los recursos que, de conformidad con la normativa vigente, estén afectados a la realización de gastos específicos. La expresada información, comprensiva de los ingresos y gastos realizados y de las posiciones inicial y final resultantes, será autorizada por el Director general, y se remitirá a los agentes financiadores por conducto de la Intervención General de la Seguridad Social.

2. Las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social que hayan realizado gastos con financiación afectada deberán acreditar su cuantía, mediante certificación que, autorizada por el Director general correspondiente, se remitirá a la Tesorería General de la Seguridad Social a los efectos previstos en el apartado anterior, la cual podrá solicitar de dichas entidades y servicios cuantas aclaraciones considere necesarias en relación con la imputación de gastos realizada.

Disposición adicional única. Actuaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Por la Tesorería General de la Seguridad Social se adoptarán las medidas precisas para que la información a que se refiere el artículo 2.5 de esta orden, así como toda aquella que deba suministrar al resto de las entidades que integran el sistema de la Seguridad Social con ocasión del cierre del ejercicio, obre en poder de los servicios que en cada caso hayan de recibirla antes del día 18 de febrero de 2013.

Disposición final primera. Facultades de aplicación y desarrollo.

Se faculta a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social para dictar las instrucciones necesarias para la ejecución y el desarrollo de lo dispuesto en esta orden.

Disposición final segunda. Operatoria contable.

El registro contable de todas las operaciones contempladas en esta orden, así como de las correspondientes a la regularización y cierre del ejercicio 2012, se realizará de acuerdo con los criterios que al efecto dicte la Intervención General de la Seguridad Social, en virtud de lo establecido en el artículo 125.3 Vínculo a legislación de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el mismo día de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.

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