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Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca

08/08/2012
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Resolución de 27 de julio de 2012, de la Universidad de Salamanca, por la que se aprueba el Reglamento por el que se implantan los medios electrónicos que facilitan el acceso a los ciudadanos a los servicios públicos de la Universidad de Salamanca y se crea la Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca (BOCYL de 7 de agosto de 2012). Texto completo.

RESOLUCIÓN DE 27 DE JULIO DE 2012, DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA, POR LA QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO POR EL QUE SE IMPLANTAN LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS QUE FACILITAN EL ACCESO A LOS CIUDADANOS A LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA Y SE CREA LA SEDE ELECTRÓNICA DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA.

La ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, conocida como la Ley de Administración Electrónica, garantiza que los ciudadanos deberán tener a su disposición los medios necesarios para poder relacionarse electrónicamente con las diferentes Administraciones Públicas. Esto conlleva la obligación por parte de las administraciones, entre las que se encuentran las universidades públicas, de ofrecer sus servicios por los diferentes canales que faciliten esta posibilidad. Para ello será precisa, tanto la adaptación de los recursos humanos y materiales, como de los procedimientos administrativos que se vienen haciendo por otros cauces.

En dicha ley se establece la necesidad de crear una sede electrónica que facilite los derechos de acceso de los ciudadanos por medios electrónicos a la información, a los servicios y a los trámites electrónicos que se pongan en marcha. El objeto de este Reglamento es desarrollar y adaptar la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos al ámbito de la Universidad de Salamanca, con pleno respeto a los derechos de los ciudadanos.

TÍTULO PRIMERO

Sobre la Sede Electrónica

Artículo 1. Sede electrónica.

1. Este reglamento tiene por objeto regular el establecimiento y funcionamiento de la Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca.

2. La Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca será accesible en la dirección: https://sede.usal.es, existiendo un enlace desde la Página Web principal de la Universidad de Salamanca (http://www.usal.es).

3. La titularidad de la Sede Electrónica corresponde a la Universidad de Salamanca.

4. La Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca se regirá, además de por este reglamento, por las disposiciones que sean de aplicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos; de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común; de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre Vínculo a legislación, de Firma Electrónica; la normativa universitaria, y de otras disposiciones que sean de aplicación.

Artículo 2. Principios.

La Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca funcionará con arreglo a los principios de publicidad oficial, responsabilidad, integridad, accesibilidad, seguridad, veracidad, calidad, neutralidad, interoperabilidad, disponibilidad y actualización de la información y los servicios en los términos del artículo 4 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

Quedará garantizada la confidencialidad en las comunicaciones que puedan afectar a la seguridad pública, al honor, la intimidad y seguridad de las personas, de acuerdo con la legislación aplicable en materia de archivos, bases de datos públicos y protección de datos personales, en especial la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 3. Disponibilidad.

1. La Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca estará disponible todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean imprescindibles.

2. Cuando, por razones técnicas, se prevea que la sede electrónica no puede estar operativa, se anunciará a los usuarios con al menos 24 horas de antelación, indicando los medios alternativos de consulta y acceso que estén disponibles. Estas interrupciones serán comunicadas a los usuarios en la página oficial de la Universidad de Salamanca y en la misma Sede Electrónica.

Artículo 4. Gestión y administración.

1. El órgano responsable de la gestión, disponibilidad y seguridad de la Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca es la Secretaría General. Le corresponde también a ella la coordinación y supervisión de la implantación de las medidas tecnológicas y administrativas que se señalan en la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, el presente reglamento y las resoluciones que se dicten en aplicación del mismo. La responsabilidad de gestión, contenidos y servicios puestos a disposición corresponde a cada órgano competente.

2. La Secretaría General de la Universidad de Salamanca garantizará la plena efectividad de los principios recogidos en el artículo 2, adoptando para ello las medidas jurídicas y tecnológicas que sean necesarias. Asimismo, velará para que dichas medidas de carácter tecnológico y jurídico aseguren un estricto régimen de acceso a la información administrativa dependiendo de la titularidad del usuario, de modo que se impida que las personas que no ostentan la posición debida en cada caso puedan conocer la información que obre en poder de la Administración Pública de la Universidad de Salamanca.

3. La Secretaría General ejercerá sus funciones en esta materia de acuerdo con el asesoramiento de la “Comisión de Administración Electrónica”, cuya composición y funcionamiento quedan reguladas por el Título Segundo de ese Reglamento.

TÍTULO SEGUNDO

De la Comisión de Administración Electrónica

Artículo 5. La Comisión de Administración Electrónica.

1. La Comisión de Administración Electrónica de la Universidad de Salamanca será el órgano colegiado asesor de la Secretaría General en materia de administración electrónica.

2. Ejercerá sus funciones de acuerdo con el Capítulo II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y los Estatutos de la Universidad de Salamanca.

3. La Comisión se reunirá al menos una vez al semestre y será convocada por su Secretario a instancias del Presidente. La convocatoria se enviará a los correos electrónicos expresamente indicados por sus miembros con una antelación mínima de cinco días naturales, debiendo quedar constancia de la recepción. Queda válidamente constituida cuando estén presentes, al menos, la mitad de sus miembros, entre los que se encuentren su Presidente y su Secretario. La adopción de acuerdos se efectuará por mayoría de votos. A efectos de adopción de acuerdos, en caso de empate, el voto del Presidente tendrá carácter dirimente.

4. La Comisión de Administración Electrónica elevará al Consejo de Gobierno un informe anual sobre el estado de implantación de los servicios electrónicos en la gestión administrativa de la Universidad de Salamanca.

Artículo 6. Composición.

La Comisión de Administración Electrónica (a partir de ahora Comisión) estará compuesta por los siguientes miembros de la Universidad de Salamanca:

a) El Secretario General, que la preside.

b) El Vicerrector responsable de las infraestructuras tecnológicas.

c) El Gerente.

d) El Director de Archivos.

e) El Director de los Servicios Informáticos.

f) Un miembro del Área Jurídica.

g) Un asesor técnico del Área de Informática, que será el secretario.

Artículo 7. Funciones de la Comisión.

1. Le corresponde a la Comisión impulsar la implantación de la Administración Electrónica y velar por el cumplimiento de los principios y derechos de la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y las previsiones del presente Reglamento en la Universidad de Salamanca, con especial referencia al derecho a la protección de datos de carácter personal.

2. Son funciones de la Comisión:

a. Elaborar un informe anual que será elevado al Consejo de Gobierno, en el que se dé cuenta del grado de implantación de la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, así como de los acuerdos tomados por la Comisión, las quejas y sugerencias recogidas y las soluciones adoptadas para solventarlas.

b. Emitir informes sobre los programas y aplicaciones que se utilicen para implementar los procedimientos de la administración electrónica de la Universidad de Salamanca.

c. Proponer las líneas de actuación que han de seguirse para la incorporación de nuevos procedimientos administrativos electrónicos, incluyendo un orden de prioridad para su implantación.

d. Elevar a los órganos competentes, en cada caso, las propuestas de adaptación de los medios humanos o materiales, así como de trámites o normativas reguladoras de los mismos, que resulten necesarios o convenientes en relación con la implantación de procedimientos para su tramitación electrónica.

e. Proponer la realización de cursos de formación que guarden relación con la administración electrónica.

f. Cualesquiera otras funciones que le sean encomendadas por el Rector o el Consejo de Gobierno.

Artículo 8. Grupo de trabajo.

1. Podrán existir, en coordinación con la Comisión de Administración Electrónica, grupos de trabajo, cuya composición y número de miembros será determinada por el Rector a propuesta de la Comisión. Los miembros de estos grupos de trabajo podrán serlo también de la Comisión.

2. Estos grupos de trabajo tendrán como cometido la asistencia a la Comisión en la preparación y elaboración de los documentos e informes del artículo anterior, así como cualquier otra labor de apoyo a la misma.

TÍTULO TERCERO

Contenido de la Sede Electrónica

Artículo 9. Contenido.

1. La Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca contendrá:

a. Información necesaria para la correcta utilización de la Sede, entre la que se incluirá el mapa de la Sede Electrónica, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles.

b. Información actualizada sobre la Sede, que incluirá: su normativa reguladora, identificando el órgano responsable de su gestión y administración. Allí se publicarán las resoluciones, informes y acuerdos a los que se refiere el presente Reglamento.

c. El catálogo de procedimientos administrativos que se podrán tramitar por vía electrónica.

d. El Registro Telemático de la Universidad de Salamanca.

e. El “Boletín Oficial de la Universidad de Salamanca”.

f. El Tablón Electrónico de Anuncios de la Universidad de Salamanca.

g. El Perfil del Contratante.

h. Una dirección electrónica a la que los usuarios podrán enviar las quejas y sugerencias que estimen oportuno, acerca de la Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca.

i. La política de protección de datos y privacidad de la Universidad de Salamanca, incluyendo un enlace con la Sede Electrónica de la Agencia Española de Protección de datos.

j. Información sobre accesibilidad a la información y a los servicios por medios electrónicos.

k. Mejor decir: La relación de sellos electrónicos utilizados por la Universidad, las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden y la verificación de los mismos.

l. Los instrumentos necesarios para el acceso por medios electrónicos a los servicios públicos, incluidos la firma electrónica y aquellos otros que garanticen la validez de los documentos firmados mediante este procedimiento. Se relacionarán los sistemas de firma electrónica que son admitidos o utilizables desde la Sede.

m. Fecha y hora oficiales por las que se rige la Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca.

n. La normativa universitaria principal, tanto general como propia de la Universidad de Salamanca.

o. Aquellos medios electrónicos que los ciudadanos pueden utilizar en cada supuesto en el ejercicio de su derecho a comunicarse con la Universidad de Salamanca.

p. Otros servicios o informaciones que se determinen por Resolución de la Secretaría General de la Universidad de Salamanca, con sujeción a lo previsto en el artículo 10 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 10. Normativa y resoluciones.

1. La Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca contendrá las normativas general y universitaria relativas a la tramitación electrónica de los procedimientos.

2. Las resoluciones dictadas por los órganos competentes de la Universidad de Salamanca serán publicadas en la Sede Electrónica cuando se refieran a las materias reguladas en el presente reglamento.

Artículo 11. Catálogo de procedimientos administrativos.

1. En la página de la Sede Electrónica se situará de manera visible el catálogo de procedimientos administrativos susceptibles de ser tramitados por medios electrónicos.

2. Cada procedimiento deberá permitir el acceso a la información general relativa al mismo, señalándose las instrucciones generales para su tramitación, así como el órgano competente, los efectos del silencio administrativo y los recursos que proceden contra la resolución y órgano ante el que hubieran de interponerse, con indicación de los plazos.

3. La incorporación o supresión de un nuevo procedimiento administrativo y de la aplicación informática que lo sustente precisarán de resolución de la Secretaría General. Para ello será necesario el informe previo del Gerente o del Vicerrector de quien dependan las unidades responsables de la tramitación del expediente, del Área Jurídica de la Universidad de Salamanca y de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos.

Artículo 12. Buzón electrónico de e-administración.

1. Se habilitará un formulario para que los usuarios puedan presentar consultas, quejas y sugerencias que estimen oportunas y estén relacionadas con la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos. Este enlace se encontrará en la página principal de la Sede Electrónica.

2. Aquellas consultas que se planteen sobre el acceso a través de medios electrónicos a los servicios de la Universidad de Salamanca serán contestadas en un plazo máximo de 10 días hábiles.

3. La presentación de una queja o sugerencia no supondrá el inicio de un procedimiento administrativo, aunque en todo caso obtendrá una respuesta.

TÍTULO CUARTO

Del Boletín Oficial de la Universidad de Salamanca

Artículo 13. Boletín Oficial de la Universidad de Salamanca.

1. El Boletín Oficial de la Universidad de Salamanca, en soporte exclusivamente electrónico, se publicará en la Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca.

2. En el Boletín Oficial de la Universidad de Salamanca se recogerán los acuerdos y las disposiciones generales aprobadas por los órganos centrales de la Universidad, los convenios suscritos con otras entidades e instituciones, el nombramiento de cargos unipersonales, así como aquellas cuestiones que afecten al interés general de la Universidad, apreciado por la Secretaría General.

3. El Boletín Oficial de la Universidad de Salamanca se editará, como mínimo, con periodicidad mensual durante el período lectivo.

4. El Boletín Oficial de la Universidad de Salamanca será responsabilidad de la Secretaría General.

TÍTULO QUINTO

Del Tablón Electrónico de Anuncios de la Universidad de Salamanca

Artículo 14. Tablón Electrónico de Anuncios de la Universidad de Salamanca.

1. La publicación de los acuerdos, resoluciones y actos administrativos de los órganos y servicios centrales de la Universidad de Salamanca, que conforme a la normativa que resulte de aplicación, deban publicarse en un tablón de anuncios, se llevará a cabo preceptivamente en el Tablón Electrónico de Anuncios de la Universidad de Salamanca, que estará disponible en la Sede Electrónica.

2. La publicación de los actos administrativos en el Tablón Electrónico de Anuncios de la Universidad de Salamanca tiene carácter sustitutivo de la publicación en el tablón de anuncios, y plenos efectos jurídicos, debiendo respetar las exigencias de integridad y autenticidad previstas en la normativa estatal básica y en el presente reglamento.

3. Se podrán acreditar, a efectos del cómputo de plazos, el momento a partir del cual los interesados pudieron tener acceso al contenido de los acuerdos, resoluciones y actos administrativos publicados en el Tablón Electrónico de Anuncios de la Universidad de Salamanca.

4. Por acuerdo del Secretario General se pondrán incorporar al Tablón Electrónico de Anuncios de la Universidad de Salamanca la publicación de los acuerdos, resoluciones y actos administrativos de los centros y estructuras no centrales de la Universidad de Salamanca.

5. La normativa específica que regule el procedimiento de publicación del Tablón Oficial de la Universidad de Salamanca será publicada en el apartado de la Sede Electrónica que contiene la normativa relacionada con la Administración Electrónica de la Universidad de Salamanca.

6. Podrán existir en la Sede Electrónica otros tablones de anuncios, además del Oficial de la Universidad, que permitan a las entidades u órganos publicar los anuncios que correspondan, de acuerdo con la normativa sectorial de aplicación, y que tengan derecho a utilizar tablones de anuncios de la Universidad de Salamanca.

TÍTULO SEXTO

De la Identificación y Autenticación de la Universidad, de la Comunidad Universitaria y de los Ciudadanos

Artículo 15. Identificación de la Sede.

La Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca se identificará mediante un certificado específico de dispositivo seguro o medio equivalente. El certificado de Sede Electrónica tendrá como finalidad exclusiva la identificación de la misma y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras.

Artículo 16. Actuación administrativa automatizada.

1. En los supuestos de actuación administrativa automatizada, la Universidad de Salamanca utilizará un sello electrónico basado en un certificado electrónico, que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica, de modo que garantice la autenticidad e integridad de los actos.

2. Los sellos electrónicos incluirán el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, pudiendo contener la identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos.

3. Se incluirán en los documentos generados un código seguro de verificación vinculado a la Administración pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento electrónico original mediante el acceso a la sede electrónica.

Artículo 17. Identificación de los ciudadanos.

La Universidad de Salamanca admitirá como medios de acreditación de la identidad de sus usuarios el DNI electrónico, los sistemas de firma electrónica avanzada u otros sistemas de firma que así se establezcan mediante resolución de la Secretaría General.

Artículo 18. La utilización de sistemas de firma electrónica avanzada.

1. La Universidad de Salamanca utilizará la firma electrónica reconocida, de acuerdo con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre Vínculo a legislación, de Firma Electrónica, para la gestión de sus procedimientos, trámites administrativos y en sus relaciones con otras Administraciones Públicas y los ciudadanos, en la medida en que su aplicación sea técnicamente posible.

2. La Universidad de Salamanca publicará en su Sede Electrónica la relación de sistemas de firma electrónica admitidos y los prestadores que los expiden.

TÍTULO SÉPTIMO

Del Registro Telemático

Artículo 19. Registro telemático.

El Registro telemático de la Universidad de Salamanca está habilitado para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones electrónicas. Su creación, gestión y régimen general de funcionamiento están regulados por su correspondiente reglamento. El texto íntegro de dicho reglamento estará disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro.

La Sede Electrónica determinará los días que se consideran inhábiles a efectos de registro. En todo caso, no será de aplicación lo dispuesto en el artículo 48.5 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

TÍTULO OCTAVO

Del procedimiento electrónico y sus trámites

Artículo 20. Procedimientos electrónicos.

1. Podrá tramitarse electrónicamente cualquier procedimiento administrativo que figure en el catálogo de procedimientos publicados en la Sede Electrónica de la Universidad en los términos establecidos en el presente Reglamento.

2. La Secretaría General, previo informe o propuesta razonada de la Comisión de Administración Electrónica, ordenará la publicación en la Sede Electrónica de la Universidad de Salamanca de los procedimientos administrativos que sean susceptibles de tramitación electrónica y, en su caso, de los plazos de cada uno de ellos. Dicha resolución tendrá carácter reglamentario y determinará si la tramitación por medios electrónicos es obligatoria o no, en función de la disponibilidad de los medios electrónicos precisos para ello por parte del colectivo de interesados en el mismo.

Artículo 21. Iniciación del procedimiento.

1. Los procedimientos administrativos para los que esté prevista la tramitación electrónica se podrán iniciar a partir de los correspondientes modelos o sistemas electrónicos de solicitud puestos a disposición del interesado en la Sede Electrónica de la Universidad.

2. Dichas solicitudes tendrán que reunir los requisitos establecidos en el artículo 70 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y el ciudadano deberá identificarse por alguno de los medios mencionados en el artículo 17 de este Reglamento.

3. Cuando se tengan que aportar documentos al expediente, los ciudadanos podrán adjuntar copias digitalizadas de los mismos, cuya fidelidad con el original garantizarán bajo su responsabilidad, mediante la utilización de su firma electrónica avanzada para firmar la solicitud y los documentos incorporados.

Con posterioridad, el órgano encargado de la tramitación del procedimiento podrá solicitar el cotejo del archivo y las copias aportadas y, excepcionalmente, la exhibición del documento original.

Artículo 22. Representación.

1. Cuando en una solicitud presentada a través del registro telemático haya más de una persona interesada, se designará a un representante en el procedimiento electrónico administrativo, y éste firmará en representación de todas ellas. Las actuaciones se harán con la persona que se haya designado expresamente como representante.

2. Podrá actuar como representante de otras personas físicas o jurídicas en los procedimientos administrativos electrónicos tramitados en la Universidad de Salamanca, cualquier persona física con capacidad de obrar.

3. El representante deberá acreditar su representación en formato electrónico o en papel que se digitalice.

4. La Universidad de Salamanca podrá habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Dicha habilitación deberá especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen los que así adquieran la condición de representantes, y determinará la presunción de validez de la representación.

Artículo 23. Tramitación del procedimiento.

1. Cualquier acto jurídico realizado en el seno de un procedimiento administrativo tramitado electrónicamente habrá de reunir los requisitos de validez, así como ser presentado o remitido a través del Registro Telemático al que hace referencia el artículo 19 del presente Reglamento.

2. Cuando en un procedimiento incluido en el catálogo de procedimientos electrónicos deba incorporarse un documento en papel, éste se cambiará de soporte y mediante copia auténtica se incorporará al expediente electrónico. Si se inicia en formato electrónico un procedimiento no incluido en el catálogo de procedimientos electrónicos, se cambiará el documento de iniciación a papel mediante copia auténtica y se continuará todo el expediente en el nuevo soporte.

Cuando un documento hubiera sido aportado originalmente en soporte papel, y de él se hubiera efectuado copia electrónica, se procederá a la destrucción del original en los términos y con las condiciones que la Comisión establezca, según lo dispuesto en el artículo 30.4 de la Ley 11/2007, de 23 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

3. El interesado podrá conocer el estado de la tramitación de los procedimientos tramitados electrónicamente a través de un sistema electrónico, salvo en los supuestos en los que la normativa de aplicación establezca restricciones de acceso a la información de los mismos.

Artículo 24. Terminación.

El procedimiento tramitado electrónicamente finalizará con un acto administrativo en soporte electrónico que garantice la identidad de quien lo ha dictado y con la notificación al interesado, cuando corresponda.

TÍTULO NOVENO

Del documento electrónico y el archivo

Artículo 25. Los Documentos Electrónicos.

1. Se entiende por documento administrativo electrónico, a efectos de este Reglamento, aquel documento administrativo emitido por medios electrónicos, telemáticos o informáticos que tenga garantizada su autenticidad, integridad y conservación y que incorpore firma electrónica.

2. Los documentos emitidos por los órganos, servicios y unidades administrativas de la Universidad de Salamanca y por los particulares en sus relaciones con ella, en soportes electrónicos, tendrán la consideración de documentos originales y, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 45.5 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, serán válidos siempre que quede acreditada su autenticidad, integridad, su conservación, la identidad del autor y aquellas otras garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable, especialmente por el artículo 29 de la Ley 11/2007, de 23 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. A estos efectos, se reconoce la validez de los documentos y las comunicaciones electrónicas firmados en la forma prevista en este Reglamento.

Artículo 26. Las copias electrónicas.

1. Las copias producidas de documentos originales en papel, almacenados por medios o en soportes electrónicos tendrán la misma validez y eficacia que el documento original, siempre que queden garantizados los requisitos enumerados en el apartado anterior y en los artículos 46 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y 30 de la Ley 11/2007, de 23 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

2. Podrán obtenerse copias auténticas en papel de documentos electrónicos presentados por los interesados, tras verificar la autenticidad e integridad del documento electrónico, haciendo constar la coincidencia exacta con el original y observando los requisitos y garantías establecidos en el apartado 30.5 de la Ley 11/2007, de 23 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 27. Declaraciones responsables.

La Universidad y las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de este Reglamento propiciarán la sustitución de la aportación de documentos acreditativos del cumplimiento de los requisitos por una declaración responsable del interesado que exprese la concurrencia de dichos requisitos y el compromiso de aportar los justificantes a requerimiento del órgano competente para la tramitación.

Artículo 28. Compulsas electrónicas.

En aquellos procedimientos que se tramiten electrónicamente y para los que se presenten documentos en soporte papel, cuando no se puedan aportar electrónicamente, se procederá a realizar una compulsa electrónica de los mismos. Para ello se aportarán copias digitalizadas de los documentos originales respecto de los que se garantice su autenticidad e integridad mediante un procedimiento seguro de compulsa electrónica.

Artículo 29. Archivo de documentos electrónicos y acceso a los mismos.

1. Los documentos electrónicos que se generen en la tramitación electrónica de los procedimientos serán archivados y guardados en medios o soportes electrónicos en un Archivo de originales electrónicos. Para su archivo podrá utilizarse el mismo formato o soporte en el que se originó el documento electrónico originario o cualquier otro que asegure la identidad e integridad de la información comprendida en el documento. Excepto en aquellos casos en que no sea posible, y así se justifique de forma razonada, para el archivo de documentos electrónicos se utilizarán formatos estándares al efecto de permitir su recuperación con independencia de la aplicación utilizada para generarlos.

2. A los documentos electrónicos se les aplicará la normativa vigente en materia de gestión documental y archivo, así como las normas generales de descripción documental, valoración y expurgo.

3. La documentación en soporte papel también se podrá convertir en documentación electrónica para su conservación en los archivos electrónicos, en los términos y condiciones que se establezcan, mientras que la conversión del documento electrónico en papel sólo se realizará excepcionalmente.

4. En todo caso, los medios o soportes en los que se almacenen los documentos electrónicos contarán con las medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados y, en particular, la identificación de los usuarios y el control de acceso a los mismos.

5. Sin perjuicio de lo anterior, el acceso a los documentos almacenados por medios o en soportes electrónicos se regirá por lo dispuesto en el artículo 37 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como en sus normas de desarrollo. El derecho de acceso a los documentos por medios o en soportes electrónicos conlleva el derecho a obtener copias o certificados en forma electrónica.

6. Para la conservación de los documentos electrónicos, será posible el cambio de formato informático cuando sea necesario y, en todo caso, tendrá que garantizarse la exactitud de su contenido y su autenticidad e integridad. El documento resultante de la transformación será firmado electrónicamente por el órgano competente.

OTRAS DISPOSICIONES

Disposición Adicional.

Las referencias a personas, grupos o cargos académicos figuran en el presente reglamento en género masculino como género gramatical no marcado. Cuando proceda, será válida la cita de los preceptos correspondientes en género femenino.

Disposición Transitoria.

Mientras tanto no se disponga de otros medios efectivos o plataformas comunes de interoperabilidad entre las diferentes Administraciones Públicas, la Universidad de Salamanca, en cumplimiento de lo que establece el artículo 9 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007 de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, facilitará a las restantes Administraciones Públicas el acceso a los datos académicos y curriculares de sus estudiantes y personal docente e investigador en formato electrónico.

Este acceso requerirá de la suscripción de un convenio entre la Universidad de Salamanca y la otra administración en el que se concretarán las condiciones, protocolos, criterios funcionales o técnicos necesarios y garantías de seguridad, integridad y disponibilidad aplicables.

La transmisión de datos se efectuará a solicitud de la Administración que necesite la información para tramitar el procedimiento o actuación administrativa y sólo será posible si está prevista en una ley o si se cuenta con el consentimiento de los interesados.

En su solicitud, formulada por medios electrónicos y de acuerdo con lo establecido en el convenio mencionado, deberán identificarse los datos requeridos y la finalidad para la que se requieren.

El cumplimiento del derecho regulado en el artículo 6.2.b Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, respecto de los datos electrónicos en poder de otras administraciones, estará condicionado a que se ofrezca el acceso a esta información por parte de aquéllas.

Disposición final.

El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el “Boletín Oficial de Castilla y León”.

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