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Registro Electrónico de la Universidad de Zaragoza

06/08/2012
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Resolución de 12 de julio de 2012, del Rector de la Universidad de Zaragoza, por la que se regula el Registro Electrónico de la Universidad de Zaragoza (BOA de 3 de agosto de 2012) Texto completo.

RESOLUCIÓN DE 12 DE JULIO DE 2012, DEL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA, POR LA QUE SE REGULA EL REGISTRO ELECTRÓNICO DE LA UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA

El Acuerdo de 17 de diciembre Vínculo a legislación de 2003, del Consejo de Gobierno de la Universidad de Zaragoza, por el que se regula el registro general de la Universidad, adapta el régimen jurídico del registro general a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, además de atender a la descentralización, y fomentar la progresiva utilización de medios informáticos y telemáticos.

La Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, contiene, en sus artículos 24 Vínculo a legislación, 25 Vínculo a legislación y 26 Vínculo a legislación, una nueva regulación de los registros electrónicos, preceptos que son desarrollados por el Real Decreto 1671 /2009, de 6 de noviembre.

El artículo 24.1 de la Ley 11/2007, establece que las administraciones públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Y el artículo 25.1 de la misma Ley prevé que las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles a los efectos de cómputo de plazos. Además, la sección 2.ª del capítulo III del título II de la Ley 11/2007, regula las comunicaciones electrónicas y la práctica de la notificación por medios electrónicos.

En cumplimiento del mandato legal, se dicta la siguiente resolución:

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente resolución tiene como objeto la creación y regulación del Registro Electrónico de la Universidad de Zaragoza (en adelante e-RUZ) para la recepción y remisión, por vía electrónica, de solicitudes, escritos y comunicaciones.

2. El e-RUZ será único para todos los órganos de la Universidad.

3. La utilización del e-RUZ será obligatoria para la Universidad en las relaciones electrónicas con los ciudadanos en las que, conforme a las normas que resulte de aplicación, debe de llevarse a cabo su anotación registral, no pudiendo ser sustituida esta anotación por otras en registros no electrónicos o en los registros de las aplicaciones gestoras de los procedimientos.

4. La Sede Electrónica de la Universidad de Zaragoza (en adelante e-SUZ) pondrá a disposición de las aplicaciones informáticas de gestión de la Universidad las herramientas necesarias para el cumplimiento del apartado anterior.

Las normas de uso de las herramientas citadas se incluirán en el reglamento de uso de herramientas de la e-SUZ por otras aplicaciones informáticas de gestión, cuya elaboración corresponde al secretario general.

La utilización de estas herramientas por parte de aplicaciones informáticas de gestión de uso en la universidad requerirá la aprobación del secretario general, previo informe del director técnico del Servicio de Informática y Comunicaciones de la Universidad de Zaragoza (en adelante SICUZ) que recoja las garantías de funcionalidad y seguridad de dichas aplicaciones.

Artículo 2. El Registro Electrónico de la Universidad.

1. Corresponde al e-RUZ la recepción y remisión de los escritos, solicitudes y comunicaciones que se remitan y expidan por vía electrónica en el ámbito de los procedimientos y actuaciones incluidos en el Catálogo de procedimientos y servicios de la e-SUZ.

2. El acceso de los interesados al e-RUZ estará disponible a través de la e-SUZ en la dirección sede.unizar.es.

En dicha sede estarán disponibles los requisitos técnicos para el acceso, sistemas de firma electrónica admitidos, catálogo actualizado de procedimientos y servicios, formularios correspondientes y texto íntegro de la presente disposición, así como la política de accesibilidad, tratamiento de datos de carácter personal y manuales de usuario.

3. La presentación a que se refiere este artículo tendrá idénticos efectos que la realizada en el Registro General o en cualquiera de los Registros Auxiliares de la U.Z.

4. La presentación de las solicitudes, escritos y comunicaciones por medio del e-RUZ tendrá carácter voluntario en los términos y condiciones previstos en la legislación vigente.

No obstante la U.Z. podrá establecer reglamentariamente la obligatoriedad de dirigirse a ella utilizando sólo medios electrónicos cuando se den las circunstancias previstas la legislación reguladora del acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Artículo 3. Responsabilidades y órganos competentes.

1. El e-RUZ se configura como parte del Registro General de la Universidad de Zaragoza con carácter de Registro Auxiliar.

2. La dependencia y gestión del e-RUZ corresponde al secretario general.

Asimismo le corresponde acordar los trámites y actuaciones de su competencia para los que sea válida la representación incorporada al registro de apoderamientos regulado en el artículo 15 Vínculo a legislación del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, con sujeción a las normas que desarrollen su funcionamiento. Estos acuerdos, con independencia de la publicación oficial que les resulte de aplicación, serán divulgados a través de la e-SUZ.

3. La aprobación o modificación de los formularios para las solicitudes, escritos y comunicaciones normalizados, con especificación de los campos de obligada cumplimentación y de los criterios de congruencia entre los datos consignados en el formulario le corresponde al gerente. Las resoluciones de aprobación de estos formularios, con independencia de la publicación oficial que les resulte de aplicación, serán divulgadas a través de la e-SUZ.

4. La gestión tecnológica del e-RUZ será competencia del SICUZ.

5. Los usuarios asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a estos servicios, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que puedan derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente será responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el e-RUZ como acuse de recibo.

Artículo 4. Funciones del Registro Electrónico.

Recibidas las solicitudes o documentos en el e-RUZ se realizará:

a) La comprobación oportuna sobre la integridad y autenticidad de las solicitudes y documentos.

b) La acreditación de la fecha y hora exactas de presentación del documento electrónico, en sincronización con la fecha y hora de la e-SUZ.

c) La emisión automática por el mismo medio de un recibo justificativo del registro del documento, en el que se incluya la fecha y hora de presentación y el n.º de entrada en el registro.

d) La remisión de las solicitudes presentadas al órgano, servicio o entidad competente.

Artículo 5. Calendario y fecha y hora oficial.

1. Podrán presentarse en el e-RUZ solicitudes, escritos y comunicaciones durante las veinticuatro horas de todos los días del año. La recepción podrá interrumpirse por el tiempo imprescindible cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará a los usuarios a través de la e-SUZ.

2. La e-SUZ mostrará en lugar visible el calendario de días inhábiles relativo a sus procedimientos y trámites.

3. El e-RUZ se regirá por la fecha y hora oficial española suministrada por el Real Instituto y Observatorio de la Armada, que figurará visible en la e-SUZ.

Artículo 6. Cómputo de plazos.

El cómputo de plazos se realizará conforme a lo dispuesto en la legislación de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

Artículo 7. Acreditación de la identidad.

1. Las solicitudes, escritos y comunicaciones pueden ser presentados ante el e-RUZ por los interesados o sus representantes, en los términos definidos en los artículos 30 Vínculo a legislación y siguientes de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

2. El firmante del documento podrá acreditar su identidad ante el e-RUZ mediante firma electrónica o a través de funcionarios públicos habilitados, mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados.

3. Para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones ante el e-RUZ será indispensable que estos estén firmados electrónicamente mediante una firma electrónica avanzada y que dicha firma esté apoyada en un certificado electrónico emitido por alguna de las autoridades de certificación incluidas en la plataforma de autenticación y firma electrónica en uso en la Universidad de Zaragoza, que se relacionarán en la e-SUZ.

Artículo 8. Medios organizativos y técnicos.

El registro electrónico dispondrá de los medios organizativos y técnicos adecuados para garantizar la interoperabilidad y seguridad previstas en las normas que regulan los Esquemas Nacional de Seguridad y de Interoperabilidad respectivamente.

Artículo 9. Documentos admisibles.

1. El e-RUZ está habilitado para la admisión de los siguientes documentos:

a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los procedimientos y trámites que se especifiquen en el Catálogo de procedimientos y servicios de la e-SUZ, cumplimentados de acuerdo a su correspondiente formulario.

En los modelos normalizados se indicarán los campos que deben ser completados obligatoriamente para que las solicitudes, escritos y comunicaciones sean aceptados en el e-RUZ.

b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación, distinta de los mencionados en el apartado anterior, dirigido a cualquier órgano de la Universidad de Zaragoza, expresada en el correspondiente formulario de solicitud genérica.

2. El e-RUZ emitirá automáticamente un resguardo firmado electrónicamente y que pueda ser impreso, acreditativo de la presentación de escritos, solicitudes o comunicaciones en el que constarán los datos proporcionados por el interesado con indicación del número de registro, fecha y hora en que se produjo la presentación. Este resguardo no prejuzga la admisión definitiva del escrito si concurriera alguna de las causas de rechazo contenidas en él.

El usuario deberá ser advertido de que la no recepción del mensaje de confirmación o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión, implica que no se ha producido la recepción, por lo que deberá realizar la presentación en otro momento o utilizando cualquiera de los medios permitidos por la ley.

Artículo 10. Rechazos y subsanaciones.

1. El e-RUZ podrá rechazar los documentos electrónicos que se le presenten, en las siguientes circunstancias:

a) Que se trate de documentos dirigidos a órganos fuera del ámbito de la Universidad de Zaragoza.

b) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

c) Que se trate de documentos no normalizados cuando esté previsto un modelo específico o normalizado.

d) Que los documentos no se correspondan con las características técnicas, relativas a la forma, tamaño, seguridad u otros que hayan sido establecidas en la e-SUZ.

e) Cuando en el caso de utilización de documentos normalizados, no se cumplimenten los campos requeridos como obligatorios en la resolución de aprobación del correspondiente documento, o cuando contenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

2. En los casos previstos en el apartado 1, se informará de ello al remitente del documento, con indicación de los motivos del rechazo así como, en su caso, de los medios de subsanación de tales deficiencias y dirección en la que pueda presentarse. Cuando el interesado lo solicite se remitirá justificación del intento de presentación, que incluirá las circunstancias de su rechazo.

Artículo 11. Presentación de documentación complementaria.

Si por iniciativa de las personas interesadas o por razón de un previo requerimiento, hubiera de aportarse documentación complementaria a una comunicación, escrito o solicitud previamente presentada en cualquiera de los registros de la Universidad de Zaragoza, aquellas podrán realizar dicha aportación por alguno de los siguientes sistemas:

a) En el e-RUZ, indicando el número de registro de entrada asignado por el Registro de la Universidad de Zaragoza correspondiente, a la comunicación, escrito o solicitud al que debe de acompañar.

b) A través de cualquiera de los medios previstos en el artículo 38.4 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, cuando la persona interesada opte por alguno de los mismos o se trate de documentos no susceptibles de presentación por medios electrónicos.

c) La documentación complementaria que haya de presentarse por medios electrónicos deberá cumplir los estándares de formato y requisitos de seguridad conforme a lo establecido en las normas que regulan los Esquemas Nacional de Seguridad y de Interoperabilidad respectivamente.

Disposición adicional.

Se faculta al secretario general para dictar cuantas instrucciones sean necesarias para la correcta aplicación de esta norma.

Disposición final. Entrada en vigor.

La presente resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el "Boletín Oficial de Aragón".

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