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Procedimiento de remisión telemática de los documentos que hayan de publicarse en el Butlletí Oficial de les Illes Balears

03/08/2012
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Orden del consejero de Presidencia, de 30 de julio de 2012, por la cual se regula el procedimiento de remisión telemática de los documentos que hayan de publicarse en el Butlletí Oficial de les Illes Balears (BOCAIB de 2 de agosto de 2012) Texto completo.

ORDEN DEL CONSEJERO DE PRESIDENCIA, DE 30 DE JULIO DE 2012, POR LA CUAL SE REGULA EL PROCEDIMIENTO DE REMISIÓN TELEMÁTICA DE LOS DOCUMENTOS QUE HAYAN DE PUBLICARSE EN EL BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

El Decreto 68/2012, de 27 de julio, por el cual se regula el régimen jurídico del Butlletí Oficial de les Illes Balears establece que ‘El consejero de Presidencia, mediante orden u órdenes, ha de regular los procedimientos, las garantías, los requisitos y los modelos para efectuar la tramitación electrónica de los documentos que, en todo caso, han de utilizar la firma electrónica reconocida, como también la forma en que los particulares pueden solicitar la publicación de anuncios en la Sección V’.

El artículo 45 Vínculo a legislación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, establece que las administraciones han de impulsar la utilización y la aplicación de las técnicas y de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos para desarrollar su actividad y ejercer sus competencias, con las limitaciones que establecen la Constitución Vínculo a legislación y las leyes a la utilización de estos medios.

Asimismo, prevé que los documentos que emitan, sea cual fuere el soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos las administraciones públicas, o los que emitan en calidad de copias de los originales almacenados por estos mismos medios, tienen la validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada la autenticidad, la integridad y la conservación y, en su caso, la recepción por parte de la persona interesada, y también el cumplimiento de las garantías y los requisitos que exijan esta ley u otras.

En el ámbito autonómico y desde la misma óptica administrativa general, la disposición adicional sexta de la Ley 3/2003, de 26 de marzo Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, se refiere a la misma cuestión, con la finalidad esencial de alcanzar unas relaciones con los ciudadanos por vías informáticas y telemáticas, y indica que el Gobierno ha de establecer el marco normativo que permita la tramitación total o parcial de los procedimientos por vías informáticas o telemáticas, como también la comunicación directa con los órganos y las unidades administrativas, y la formulación de solicitudes y otras manifestaciones. Más concretamente, el artículo 9 Vínculo a legislación de la Ley 4/2011, de 31 de marzo, de la buena administración y del buen gobierno de las Illes Balears, establece que la Administración autonómica ha de promover la generalización del expediente electrónico como alternativa al expediente en papel y que se han de respetar los principios de integridad, accesibilidad e interconexión con otros documentos, expedientes o archivos electrónicos.

El Decreto 113/2010, de 5 de noviembre Vínculo a legislación, de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, prevé en su artículo 12.1 que, con carácter general, ‘Los ciudadanos únicamente pueden presentar a través del registro electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears las solicitudes, escritos y comunicaciones cuando así esté expresamente previsto por una resolución del consejero o consejera o del órgano directivo del ente público competente, previo informe favorable de la Dirección General de Tecnología y Comunicaciones. Esta resolución se publicará en el Butlletí Oficial de las Illes Balears a los oportunos efectos informativos’. Los apartados siguientes del mismo artículo establecen el contenido mínimo de la resolución y la necesaria aprobación de modelos normalizados.

El artículo11.2 del Decreto 113/2010 mencionado prevé que: ‘Mediante una disposición reglamentaria se puede establecer la obligación de los ciudadanos de utilizar medios electrónicos en sus relaciones con los órganos o los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto, cuando sean personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados, tengan garantizado el acceso a los medios tecnológicos necesarios y la disponibilidad de estos medios’. De acuerdo con la evolución tecnológica operada en los últimos años, en el momento presente es posible automatizar, con total garantía, el procedimiento de tramitación electrónica de los documentos que han de publicarse en el Butlletí Oficial de les Illes Balears (BOIB), y sustituir la documentación en soporte de papel y la firma autógrafa por la documentación electrónica y la firma digital respectivamente.

La implementación del nuevo procedimiento de tramitación electrónica ha de realizarse con garantía de autenticidad de toda la documentación que se haya de publicar en el Butlletí Oficial de les Illes Balears, con la reserva de su contenido, y de la competencia de la autoridad que ordene la inserción, todo ello de conformidad con el Decreto 107/2006, de 15 de diciembre Vínculo a legislación, de regulación del uso de la firma electrónica en el ámbito de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

De acuerdo con todo lo anterior, dicto la siguiente ORDEN

Artículo 1.Objeto

1. El objeto de esta orden es establecer el procedimiento de remisión telemática de los documentos que se han de publicar en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.

2. Esta orden es de aplicación a los procedimientos de publicación en el Butlletí Oficial de les Illes Balears de todas las disposiciones, actos y anuncios que, de acuerdo con los principios constitucionales y estatutarios de publicidad de las normas y de seguridad jurídica, son de publicidad oficial obligatoria, como también los actos de los particulares que han de ser publicados para garantizar su eficacia jurídica y conocimiento.

Artículo 2. Aplicación informática ‘Edictos’

1. La presentación de las órdenes o solicitudes de inserción para la publicación de documentos en el BOIB se realizará, en el marco de lo dispuesto en el art. 11.2 Vínculo a legislación del Decreto 113/2010, a través de la aplicación informática de gestión del diario oficial llamada ‘Edictos’ con las características técnicas que figuran en el Anexo I.

2. La presentación de los documentos se realizará mediante la utilización de la firma electrónica, de conformidad con el formulario que constituye el anexo 3 de esta Orden.

3. Las características administrativas de la aplicación informática ‘Edictos’ son las siguientes:

a) Objeto: posibilitar la remisión telemática a la Secretaría General de la Consejería de Presidencia de las órdenes y solicitudes de inserción y de los textos a publicar en el BOIB.

b) Órgano competente: Secretaría General de la Consejería de Presidencia.

c) Usuarios de la aplicación: usuarios editores y usuarios remitentes, conforme se regulan en el artículo 3.

d) Medios de acceso: a través de la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

4. Los documentos que no puedan ser remitidos telemáticamente a través de la aplicación ‘Edictos’ podrán enviarse en soporte de papel con su correspondiente soporte electrónico (por ejemplo Cd, DVD).

5. Toda solicitud, escrito o comunicación recibidos a través de la aplicación informática de gestión del BOIB generará automáticamente un asiento de entrada en el Registro electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears. En el caso que estos envíos no tengan relación con el procedimiento de publicación en el BOIB no producirán ningún efecto y se tendrán por no presentados, circunstancia que se habrá de comunicar a la persona interesada.

Artículo 3. Usuarios de la aplicación ‘Edictos’

1. Para acceder a la aplicación, se ha de solicitar el alta como usuario de acuerdo con los formularios que figuran en el Anexo II. Los usuarios de la aplicación ‘Edictos’ pueden ser:

- Editores: Pueden acceder a la aplicación y preparar toda la documentación, pero no pueden hacer la tramitación al BOIB. Están facultados para preparar los documentos, introducirlos en el sistema de gestión del BOIB y remitirlos a través de la aplicación ‘Edictos’ a los usuarios remitentes para que hagan la tramitación al BOIB.

- Remitentes: Pueden realizar los envíos al BOIB. Además tienen las facultades de los usuarios emisores. Pueden ser administrativos o particulares.

- Administrativos son los órganos de las administraciones públicas que resultan competentes, en virtud de la aplicación directa del a normativa correspondiente, o bien por haber estado designados por cada administración en virtud de la legislación propia.

- Particulares: son las personas físicas o jurídicas legitimadas para solicitar la publicación y remitir los documentos, según la normativa civil, mercantil o de otro tipo que resulte de aplicación. Se incluyen las profesiones oficiales.

2. Los usuarios asumen íntegramente la responsabilidad de la custodia de su certificado de firma electrónica de documentos, así como de todos los elementos de utilización personal necesarios para su autenticación en el sistema.

3. Se debe designar expresamente una dirección electrónica de acuerdo con el modelo normalizado que constituye el anexo 4 de esta Orden, a efectos de prestar el consentimiento expreso que prevé el art. 17.1 Vínculo a legislación del Decreto 113/2010 de acceso electrónico a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.

Artículo 4. Registro de autoridades y personal facultados para ordenar la inserción

1. Se crea el Registro automatizado de autoridades y personal facultados para ordenar la inserción de textos en el Butlletí Oficial de les Illes Balears. La finalidad de este Registro es disponer de la relación de personas facultadas para ordenar, mediante la firma electrónica, la inserción de textos en el BOIB.

2. Por lo que se refiere a la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, las consejerías han de comunicar la relación de las personas titulares de los órganos que son competentes para ordenar las inserciones según la normativa reguladora del BOIB.

3. El resto de instituciones o entes públicos, autonómicos o no, han de acreditar los órganos y sus titulares que, de acuerdo con su normativa específica, están facultados para ordenar o solicitar la inserción de textos en el BOIB.

La acreditación para ordenar la inserción, es decir, para darse de alta en el perfil de remitente, ha de constar en un instrumento jurídico dictado por el órgano competente según la propia normativa.

4. Este Registro tiene carácter administrativo, queda adscrito a la Secretaria General de la Consejería de Presidencia y está gestionado por medios electrónicos.

5. La aplicación verificará la autenticidad y la integridad de las firmas electrónicas remitidas, así como el cumplimiento de los requisitos necesarios en cada caso.

6. Las personas registradas pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos de carácter personal ante el responsable del Registro.

7. Fuera del ámbito estricto del Registro, las instituciones o entes que envíen textos para publicarlos en el BOIB deben acreditar a las personas facultadas en el resto de perfiles de usuarios de la aplicación informática Edictos. En el ámbito de las consejerías de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, esta labor corresponde al secretario o secretaria general.

8. Los órganos competentes y también las mismas personas usuarias, tanto en el ámbito del Registro como fuera, deben comunicar inmediatamente a la Secretaria General de la Consejería de Presidencia cualquier modificación que les afecte.

Artículo 5. Conservación de originales electrónicos

1. Los documentos que contienen el texto para publicar, y que se hayan de adjuntar a la orden o solicitud de publicación, han de tener la consideración de originales y, por tanto, se han de adjuntar firmados electrónicamente o bien, si se han generado en soporte de papel, copias auténticas realizadas por medios electrónicos, que garanticen la autenticidad, la integridad y la conservación del documento imagen, de conformidad con lo que prevé el artículo 30.2 Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

2. Los documentos electrónicos remitidos para su publicación se conservarán, mediante un sistema de archivo que permita consultar posteriormente y probar la integridad tanto de los documentos electrónicos como de las firmas asociadas en la aplicación ‘Edictos’

Disposición adicional única

1. Se habilita a la Secretaría General de la Consejería de Presidencia para que, mediante resolución, pueda modificar los anexos de esta Orden para adecuarlos a las actualizaciones y adaptaciones de las aplicaciones y sistemas informáticos implicados directa o indirectamente en el procedimiento telemático regulado en esta Orden.

2. La Secretaría General de la Consejería de Presidencia puede dictar las instrucciones complementarias a las cuales se han de ajustar los usuarios para la remisión telemática de documentos a través de la aplicación informática Edictos Disposición final única Esta Orden entrará en vigor el día 1 de octubre de 2012.

Anexos

Omitidos.

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