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Universidad de La Laguna

Reglamento del catálogo de procedimientos administrativos de la Universidad de La Laguna

15/02/2012
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Resolución de 3 de febrero de 2012, por la que se dispone la publicación del Reglamento que establece la definición, gestión y actualización del catálogo de procedimientos administrativos de la Universidad de La Laguna.(BOC de 14 de febrero de 2012) Texto completo.

RESOLUCIÓN DE 3 DE FEBRERO DE 2012, POR LA QUE SE DISPONE LA PUBLICACIÓN DEL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LA DEFINICIÓN, GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE LA LAGUNA.

REGLAMENTO POR EL QUE SE ESTABLECE LA DEFINICIÓN, GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE LA LAGUNA.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 42, en la nueva redacción introducida por la Ley 4/1999, de 13 de enero, hace referencia a la obligación de todas las Administraciones Públicas de publicar y mantener actualizadas, a efectos informativos, las relaciones de sus procedimientos administrativos, con indicación de los plazos máximos de duración de los mismos así como de los efectos que produzca el silencio administrativo.

La Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en su artículo 6, reconoce a estos el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimientos, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos, además del ejercicio de otros derechos legalmente previstos.

A tales efectos la norma, en su disposición final tercera, establece que los citados derechos podrán ser ejercidos en los procedimientos y actuaciones cuya relación hará pública y mantendrá actualizada la respectiva Administración Pública.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, establece en su artículo 9.1 la obligación de las Administraciones Públicas de mantener actualizado un inventario de información administrativa, que incluirá los procedimientos administrativos y servicios que se prestan de forma clasificada y estructurada en familias, con indicación del nivel de informatización de los mismos.

La Universidad de La Laguna es consciente de la necesidad y de la oportunidad que se derivan de la puesta en marcha de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos Vínculo a legislación, no sólo como mera obligación de cumplir con su mandato sino, también, como un impulso estratégico a su proceso de modernización con el objetivo de mejorar su eficacia, su eficiencia y su calidad, tanto en su gestión interna como en la prestación del servicio a los usuarios y agentes que se relacionan con ella.

En ese camino, y como paso previo e imprescindible a la gestión por medios electrónicos, la Universidad de La Laguna viene trabajando en los últimos años en la identificación, rediseño y simplificación de sus procedimientos administrativos de tal manera que, a día de hoy, se dispone de un catálogo inicial de procedimientos, fruto del trabajo directo con los responsables de su gestión.

En cuanto al desarrollo normativo, la Universidad de La Laguna se ha dotado de una norma básica, aprobada mediante Acuerdo del Consejo de Gobierno de 25 de octubre de 2011, que tiene por objeto el constituirse en marco normativo para el desarrollo de la administración electrónica en el ámbito de la Universidad. La citada norma, en su artículo 2.2, Vínculo a legislación recoge lo siguiente: "A través de la Sede Electrónica de la Universidad de La Laguna se podrá acceder a todas las actuaciones, procedimientos y servicios competencia de la Universidad y sometidos al ámbito de aplicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos". El apartado 4 del mismo artículo establece que "serán responsables de la gestión, contenidos y servicios puestos a disposición de los ciudadanos en la sede electrónica con relación a un procedimiento cada uno de los órganos competentes de acuerdo con la legislación vigente".

El alto número de procedimientos catalogados y la necesidad de que estos se encuentren permanentemente actualizados aconseja la aprobación de una norma que regule la actualización de los procedimientos para que el catálogo, una vez publicado en la Sede Electrónica de la ULL y más allá del mero cumplimiento del mandato legal, se configure como una herramienta eficaz para la gestión de los asuntos públicos, para la puesta a disposición de información actualizada a los ciudadanos y como un instrumento de apoyo para la gestión pública y para el desarrollo de la administración electrónica.

En virtud de lo expuesto, a propuesta del Gerente en el ejercicio de las atribuciones que legalmente le corresponden, el Consejo de Gobierno aprueba el presente Reglamento de acuerdo con las competencias que los Estatutos de La Universidad de La Laguna y su propio Reglamento de Organización y Funcionamiento le confieren, en desarrollo de la Normativa Básica de la Administración Electrónica de la Universidad de La Laguna, aprobada por el Consejo de Gobierno el 25 de octubre de 2011.

TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente norma tiene por objeto la regulación de las acciones y responsabilidades inherentes a la gestión, mantenimiento y actualización del Catálogo de Procedimientos Administrativos de la Universidad de La Laguna.

2. Su ámbito de aplicación abarcará a todos los órganos, servicios y unidades administrativas de la Universidad de La Laguna.

Artículo 2.- Definición y contenido del Catálogo de Procedimientos Administrativos.

1. El Catálogo es el inventario de procedimientos administrativos que gestiona la Universidad de La Laguna, debidamente clasificados y codificados.

2. Se hará público en la sede electrónica de la ULL y, a través de el, se facilitará a los usuarios la información necesaria sobre los procedimientos administrativos que afecten a sus derechos o intereses legítimos. En el anexo 3 de este Reglamento se establece el modelo de "Hoja informativa de Procedimiento" que recoge los datos informativos que, como mínimo, han de ofrecerse a los usuarios sobre los procedimientos recogidos en el Catálogo publicado.

3. El Catálogo incluirá, asimismo, la información necesaria para el inicio de la tramitación electrónica, en su caso, de los procedimientos administrativos.

4. El Catálogo de Procedimientos tendrá como soporte una aplicación informática que permitirá su gestión, la realización de consultas y la descarga de los modelos normalizados correspondientes a los distintos procedimientos administrativos.

Artículo 3.- Funciones y responsabilidades sobre le Catálogo de Procedimientos Administrativos.

1. Corresponden al Gerente, como máximo responsable de la gestión de los servicios administrativos de la Universidad por mandato legal, las competencias decisorias y de coordinación en relación con los contenidos y la gestión del Catálogo de Procedimientos.

2. Corresponde a los jefes de las distintas unidades administrativas la responsabilidad en la identificación y la actualización de la información correspondiente a los procedimientos administrativos de su competencia, así como la verificación y homogeneización de sus contenidos y de los modelos normalizados asociados a tales procedimientos.

3. Corresponden al Gabinete de Análisis y Planificación, dependiente orgánica y funcionalmente de la Gerencia, las siguientes funciones:

a) La gestión, actualización y mantenimiento del Catálogo de Procedimientos Administrativos de la Universidad de La Laguna.

b) La coordinación y supervisión en el diseño de nuevos procedimientos administrativos y en la modificación de procedimientos existentes, con carácter previo a su inclusión en el Catálogo, procurando la implantación de medidas de simplificación y la reducción de cargas en la tramitación administrativa mediante propuestas de mejora a las unidades gestoras.

c) El inicio de las acciones para la baja o modificación de aquellos procedimientos en los que se detecte una información errónea o no actualizada.

d) Diseñar, clasificar, normalizar y mantener actualizados los formularios y modelos asociados a los procedimientos administrativos facilitados por las unidades gestoras.

4. Corresponde al Servicio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la administración técnica y el mantenimiento correctivo y evolutivo de la aplicación informática que soporta el Catálogo de Procedimientos.

TÍTULO II

GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES COMUNES

Artículo 4.- Acciones sobre el Catálogo de Procedimientos.

El Catálogo de Procedimientos, como medio de información pública sobre la actuación administrativa de la Universidad de La Laguna, debe ser continuamente revisado y actualizado. La actualización del Catálogo permitirá la inclusión de nuevos procedimientos y la baja o modificación de procedimientos ya existentes.

Artículo 5.- Fichas de Procedimientos Administrativos.

Con el fin de facilitar la gestión del Catálogo de Procedimientos, garantizar la actualización y veracidad de su información y su homogeneidad, se aprueba la "Ficha de Procedimiento" que aparece como anexo 1 de este Reglamento, cuyo formato permitirá su cumplimentación electrónica.

Artículo 6.- Procedimientos para la actualización del Catálogo.

En el anexo 2 de este Reglamento, Protocolo de actualización, se recogen los flujogramas correspondientes a cada una de las acciones para la actualización del Catálogo de Procedimientos que se describen en los artículos siguientes.

Artículo 7.- Inicio de los procedimientos para la actualización del Catálogo.

1. Los procedimientos para la actualización del Catálogo podrán iniciarse por las unidades administrativas responsables de su gestión, en adelante Unidades Gestoras, o por el Gabinete de Análisis y Planificación.

2. Las solicitudes de alta, baja o modificación formuladas por las Unidades Gestoras se presentarán en cualquier momento a través de un formulario de solicitud remitido por el Responsable de la Unidad Gestora al Gabinete de Análisis y Planificación.

3. El Gabinete de Análisis y Planificación presentará las propuestas de alta, baja o modificación a través de un formulario de notificación que remitirá al responsable de la Unidad Gestora del procedimiento.

CAPÍTULO II

ALTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Artículo 8.- Definición.

El Alta de un procedimiento administrativo constituye la acción mediante la cual se incorpora al Catálogo un procedimiento no existente previamente en el mismo.

Artículo 9.- Inicio por la Unidad Gestora.

1. Cuando una Unidad Gestora inicie la gestión de un procedimiento nuevo o detecte que un procedimiento de su responsabilidad no aparece incluido en el Catálogo, enviará al Gabinete de Análisis y Planificación la solicitud de Alta del nuevo procedimiento, junto con la Ficha de Procedimiento cumplimentada en todos sus términos.

2. El Gabinete de Análisis y Planificación verificará la información recibida de la Unidad Gestora y, en el plazo de 5 días hábiles, remitirá la Ficha de Procedimiento revisada a la Unidad Gestora para su validación o, en su caso, denegación motivada de Alta del procedimiento en el Catálogo.

3. En el caso de que procediera el Alta del procedimiento, la Unidad Gestora procederá a revisar y remitir al Gabinete de Análisis y Planificación la validación definitiva de la Ficha de Procedimiento para su inclusión en el Catálogo, en el plazo máximo de 5 días hábiles desde su recepción.

4. El Gabinete de Análisis y Planificación, en el plazo de 2 días hábiles desde la recepción de la validación definitiva por la Unidad Gestora, procederá a su definitiva incorporación al Catálogo y publicación en el mismo.

5. Si el Gabinete de Análisis y Planificación denegase la propuesta de Alta y la Unidad Gestora mantuviera tal propuesta una vez analizada la respuesta del Gabinete, se elevaría el expediente a la Gerencia para la adopción por esta de la correspondiente Resolución.

Artículo 10.- Inicio por el Gabinete de Análisis y Planificación.

1. Ante la detección por el Gabinete de Análisis y Planificación de un procedimiento administrativo vigente y no incluido en el Catálogo, enviará comunicación al responsable de la Unidad Gestora correspondiente para que remita la Ficha de Procedimiento cumplimentada a fin de proceder a su Alta.

2. La Unidad Gestora, en el plazo de 5 días tras la recepción de la propuesta de alta, remitirá al Gabinete de Análisis y Planificación la Ficha de Procedimiento cumplimentada o, en su caso, denegación motivada de Alta del procedimiento en el Catálogo.

3. En el caso de que proceda el Alta, el Gabinete de Análisis y Planificación verificará la información recibida de la Unidad Gestora y, en el plazo de 5 días hábiles, remitirá la ficha de procedimiento revisada a la Unidad Gestora para su validación.

4. La Unidad Gestora procederá a revisar y remitir al Gabinete de Análisis y Planificación la validación definitiva de la ficha de procedimiento para su inclusión en el Catálogo, en el plazo máximo de 5 días hábiles desde su recepción.

5. El Gabinete de Análisis y Planificación, en el plazo de 2 días hábiles desde la recepción de la validación definitiva por la Unidad Gestora, procederá a su definitiva incorporación al Catálogo y publicación en el mismo.

6. Si la Unidad Gestora denegase la propuesta de Alta, y el Gabinete de Análisis y Planificación mantuviera tal propuesta una vez analizada la respuesta de la Unidad Gestora, se elevará el expediente a la Gerencia para la adopción por esta de la correspondiente Resolución.

CAPÍTULO III

MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

Artículo 11.- Definición.

1. La Modificación de un procedimiento administrativo constituye la acción mediante la cual se modifica y/o actualiza un procedimiento existente en el Catálogo.

2. La Modificación puede venir motivada por un cambio en la normativa que afecta al procedimiento, por la necesidad de introducir actualizaciones en el mismo, o por ambas causas.

3. La Modificación puede afectar a uno o varios aspectos del procedimiento. También se considera Modificación la incorporación de información adicional al procedimiento.

Artículo 12.- Inicio por la Unidad Gestora.

1. Cuando una Unidad Gestora detecte la necesidad de modificar un procedimiento administrativo incluido en el Catálogo cuya responsabilidad le corresponde, enviará al Gabinete de Análisis y Planificación la solicitud de Modificación de Procedimiento, junto con la Ficha de Procedimiento cumplimentada en todos sus términos.

2. El Gabinete de Análisis y Planificación verificará la información recibida de la Unidad Gestora y, en el plazo de 5 días hábiles, remitirá la ficha de procedimiento revisada a la Unidad Gestora para su validación o, en su caso, denegación motivada de Modificación del Procedimiento en el Catálogo.

3. En el caso de que proceda la Modificación, la Unidad Gestora procederá a revisar y remitir al Gabinete de Análisis y Planificación la validación definitiva de la ficha de procedimiento para su modificación en el Catálogo, en el plazo máximo de 5 días hábiles desde su recepción.

4. El Gabinete de Análisis y Planificación, en el plazo de 2 días hábiles desde la recepción de la validación definitiva por la Unidad Gestora, procederá a la definitiva modificación del procedimiento en el Catálogo y publicación en el mismo.

5. Si el Gabinete de Análisis y Planificación denegase la propuesta de Modificación y la Unidad Gestora mantuviera tal propuesta una vez analizada la respuesta del Gabinete, se elevaría el expediente a la Gerencia para la adopción por esta de la correspondiente Resolución.

Artículo 13.- Inicio por el Gabinete de Análisis y Planificación.

1. Ante la detección por el Gabinete de Análisis y Planificación de que un procedimiento administrativo vigente e incluido en el Catálogo debe modificarse para su actualización, enviará comunicación al responsable de la Unidad Gestora correspondiente para que remita la Ficha de Procedimiento actualizada en todos sus apartados a fin de proceder a su Modificación.

2. La Unidad Gestora, en el plazo de 5 días tras la recepción de la propuesta de Modificación, remitirá al Gabinete de Análisis y Planificación la Ficha de Procedimiento cumplimentada o, en su caso, denegación motivada de Modificación del procedimiento en el Catálogo.

3. En el caso de que proceda la Modificación, el Gabinete de Análisis y Planificación verificará la información recibida de la Unidad Gestora y, en el plazo de 5 días hábiles, remitirá la Ficha de Procedimiento revisada a la Unidad Gestora para su validación.

4. La Unidad Gestora procederá a revisar y remitir al Gabinete de Análisis y Planificación la validación definitiva de la Ficha de Procedimiento para su modificación en el Catálogo, en el plazo máximo de 5 días hábiles desde su recepción.

5. El Gabinete de Análisis y Planificación, en el plazo de 2 días hábiles desde la recepción de la validación definitiva por la Unidad Gestora, procederá a su definitiva modificación en el Catálogo y publicación en el mismo.

6. Si la Unidad Gestora denegase la propuesta de Modificación, y el Gabinete de Análisis y Planificación mantuviera tal propuesta una vez analizada la respuesta de la Unidad Gestora, se elevará el expediente a la Gerencia para la adopción, por esta, de la correspondiente Resolución.

CAPÍTULO IV

BAJA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Artículo 14.- Definición.

1. La Baja de un procedimiento administrativo constituye la acción mediante la cual un procedimiento incluido en el Catálogo y que ha perdido vigencia debe ser eliminado del mismo.

2. La iniciativa de Baja de un procedimiento administrativo incluido en el Catálogo, sea de la Unidad Gestora o del Gabinete de Análisis y Planificación, debe ser siempre motivada.

3. Corresponderá, con carácter general, a las Unidades Gestoras la comprobación de la fiabilidad y actualización de los procedimientos administrativos de su responsabilidad que se encuentren incluidos en el Catálogo.

Artículo 15.- Inicio por la Unidad Gestora.

1. Cuando una Unidad Gestora detecte la necesidad de eliminar un Procedimiento Administrativo incluido en el Catálogo cuya responsabilidad le corresponde, enviará al Gabinete de Análisis y Planificación comunicación motivada de la necesidad de dar de Baja el Procedimiento en el Catálogo.

2. El Gabinete de Análisis y Planificación analizará y verificará la comunicación recibida de la Unidad Gestora y, en el plazo de 5 días hábiles, procederá a dar de Baja el Procedimiento Administrativo en el Catálogo notificando la misma a la Unidad Gestora o, en su caso, remitirá a la Unidad Gestora denegación motivada de Baja del Procedimiento en el Catálogo.

3. Si el Gabinete de Análisis y Planificación denegase la propuesta de Baja y la Unidad Gestora mantuviera tal propuesta una vez analizada la respuesta del Gabinete, se elevará el expediente a la Gerencia para la adopción por esta de la correspondiente Resolución.

Artículo 16.- Inicio por el Gabinete de Análisis y Planificación.

1. Ante la detección por el Gabinete de Análisis y Planificación de que un Procedimiento Administrativo incluido en el Catálogo ha perdido su vigencia y debe ser eliminado, enviará comunicación al responsable de la Unidad Gestora correspondiente de la necesidad de baja detectada.

2. La Unidad Gestora validará, en su caso, la propuesta de Baja y remitirá la validación al Gabinete de Análisis y Planificación en el plazo de 5 días desde su recepción.

3. Recibida la validación el Gabinete de Análisis y Planificación procederá, en el plazo de 2 días hábiles, a la ejecución de la Baja del Procedimiento en el Catálogo y remitirá a la Unidad Gestora notificación de la misma.

4. Si la Unidad Gestora denegase la propuesta de Baja, y el Gabinete de Análisis y Planificación mantuviera tal propuesta una vez analizada la respuesta de la Unidad Gestora, se elevará el expediente a la Gerencia para la adopción por esta de la correspondiente Resolución.

TÍTULO III

DE LA NORMALIZACIÓN DE MODELOS

Y FORMULARIOS PARA INICIAR

LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Artículo 17.- Formularios de carácter obligatorio.

1. Todos los procedimientos administrativos incluidos en el Catálogo deberán incorporar, con carácter obligatorio, formularios o modelos normalizados de inicio cuando este se produzca a instancia de parte.

2. También se deberán incorporar modelos normalizados de declaraciones responsables o comunicaciones previas cuando las disposiciones normativas reguladoras del procedimiento las prevean.

Artículo 18.- Formato y contenido de los formularios.

1. Los formularios o modelos normalizados deberán tener un formato editable para que puedan ser descargados, cumplimentados y guardados por los interesados.

2. Deberán contener todos los campos necesarios para el inicio y tramitación del correspondiente procedimiento administrativo, de manera simple, comprensible para el usuario y ordenada.

3. Los formularios deberán ir acompañados, siempre que su complejidad así lo exija, de las instrucciones necesarias para su correcta cumplimentación.

Disposición Final Primera. Facultad para dictar disposiciones de aplicación del Reglamento.

Se faculta al Gerente para dictar las Resoluciones e Instrucciones que sean precisas para la aplicación del presente Reglamento.

Disposición Final Segunda. Entrada en vigor.

El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

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