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Regulación de los procedimientos administrativos y servicios en la Administración general

17/01/2012
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Orden de 12 de enero de 2012 por la que se regula la habilitación de procedimientos administrativos y servicios en la Administración general y en el sector público autonómico de Galicia. (DOG de 16 de enero de 2012) Texto completo.

ORDEN DE 12 DE ENERO DE 2012 POR LA QUE SE REGULA LA HABILITACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y SERVICIOS EN LA ADMINISTRACIÓN GENERAL Y EN EL SECTOR PÚBLICO AUTONÓMICO DE GALICIA.

En el ámbito de las administraciones públicas, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre Vínculo a legislación, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, recoge en su artículo 42.4 que las administraciones públicas deben publicar y mantener actualizadas, a efectos informativos, las relaciones de procedimientos, con indicación de los plazos máximos de duración de los mismos, así como de los efectos que produzca el silencio administrativo.

El contexto normativo establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, impulsa una nueva concepción al construir su regulación sobre a base del derecho de los ciudadanos a utilizar los medios de comunicación electrónica para relacionarse con la Administración y ejercer sus derechos. Este singular punto de partida que pone al ciudadano y sus derechos en la base de toda actuación administrativa trae consigo la asunción del compromiso jurídico de que incorporen las tecnologías de la información a la totalidad de las funciones administrativas.

En esta línea, el artículo 9 Vínculo a legislación del Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica, establece la previsión de que las administraciones públicas mantendrán actualizado un inventario de información administrativa, que incluirá los procedimientos administrativos y servicios que prestan de forma clasificada y estructurados en familias, con indicación del nivel de informatización de los mismos.

El Decreto 198/2010, de 2 de diciembre Vínculo a legislación, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes, establece el marco estable en materia de Administración electrónica en Galicia, a fin de dar cumplimiento a las prescripciones legales en vigor, y alcanzar una Administración pública gallega coordinada cohesionada, interrelacionada e interoperable, en definitiva, eficiente y útil de cara a todos la ciudadanía.

El Decreto 255/2008, de 23 de octubre Vínculo a legislación, por el que se simplifica la documentación para la tramitación de los procedimientos administrativos y se fomenta la utilización de medios electrónicos, desarrolla el derecho del ciudadano de no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración.

De otra parte, la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre Vínculo a legislación de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior, establece como objetivo común para todos los Estados miembros la simplificación administrativa orientada principalmente a la supresión de los regímenes de autorización, procedimientos y formalidades excesivamente costosas que obstaculicen la libertad de establecimiento y la libre circulación de servicios en el ámbito comunitario.

Hay que reseñar que uno de los objetivos primordiales de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia es conseguir el máximo grado de acercamiento de la Administración a la ciudadanía. Para eso se intenta potenciar, como instrumento idóneo, la calidad de la información en condiciones de exactitud, veracidad, agilidad, seguridad jurídica, actualización permanente y vigencia a través de la Guía de procedimientos y servicios, así como garantizar el cumplimiento, de manera homogénea, de la normativa en materia de Administración electrónica, reducción de cargas administrativas y criterios de acceso de la ciudadanía a los diferentes servicios electrónicos, fomentando que ésta tenga una visión de administración única.

De esta manera, la Guía de procedimientos y servicios se configura como el instrumento transversal de referencia que recopila y describe todos los procedimientos administrativos y servicios, a disposición y de interés para la ciudadanía, existentes y en vigor en la Administración general y en el sector público autonómico de Galicia, al margen de la estructura interna, que puede ser cambiante, de la Administración pública.

En esta línea, la presente orden se dicta para determinar el mecanismo de habilitación de procedimientos administrativos y servicios con origen en disposiciones de carácter general, según los principios de simplificación administrativa en la Administración general y en el sector público autonómico de Galicia.

En particular, este mecanismo de habilitación será aplicable además, a las bases reguladoras y convocatorias de subvenciones, presentes en la guía desde el año 1993, por su evidente interés para la ciudadanía y dado que la legislación reguladora de las subvenciones remite a éstas la regulación de la tramitación concreta de los procedimientos subvencionables y la previsión de la utilización de medios técnicos en ellos.

Con esta iniciativa encaminada a la modernización, racionalización y simplificación de los procedimientos administrativos y servicios, propicia la reducción de trámites y cargas burocráticas, además de facilitar la relación entre los ciudadanos y la Administración, contribuye a reducir los costes administrativos de las actividades empresariales y ayuda a mejorar la competitividad de las empresas y estimular su desarrollo.

De esta manera, la reducción de las cargas administrativas proporciona a las empresas más tiempo que pueden emplear en su actividad productiva, reduciendo costes de producción, permitiendo inversiones e innovaciones suplementarias, mejorando la productividad y la competitividad de la economía.

En consideración con lo expuesto, de conformidad con el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre Vínculo a legislación, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes, y en virtud de las funciones atribuidas por los artículos 34.6 Vínculo a legislación y 38 Vínculo a legislación de la Ley 1/1983, de 22 de febrero, de normas reguladoras de la Xunta de Galicia y de su Presidencia,

DISPONGO:

CAPÍTULO I

Previsiones generales

Artículo 1. Objeto y finalidad.

1. La presente orden desarrolla el mecanismo de habilitación de procedimientos administrativos, así como de servicios a disposición y de interés para la ciudadanía, establecidos por disposiciones de carácter general, en el ámbito de la Administración general y las entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia, bajo los principios de simplificación y reducción de las cargas administrativas establecidos en la legislación vigente. Este mecanismo de habilitación será, en particular, aplicable a las bases reguladoras y convocatorias de subvenciones.

2. La finalidad de la presente orden es conseguir el máximo grado de acercamiento de la Administración a la ciudadanía, garantizar la simplificación y reducción de cargas administrativas, la reducción de la documentación exigible al ciudadano, la actualización permanente de la Guía de procedimientos y servicios, la promoción del canal unificado de acceso a través de la sede electrónica de la Xunta de Galicia y la homogeneización del sistema de tramitación de los procesos habilitados.

Artículo 2. Guía de procedimientos y servicios.

1. Los procedimientos administrativos y servicios de la Administración general y de las entidades instrumentales del sector público autonómico de Galicia que sean objeto de habilitación de acuerdo con lo establecido en la presente orden se integrarán en la Guía de procedimientos y servicios disponible en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

2. La inclusión de un procedimiento administrativo o servicio en la Guía de procedimientos y servicios implicará la incorporación de un resumen explicativo y didáctico del contenido esencial del procedimiento o servicio, con indicación de su objeto, personas beneficiarias, requisitos y documentos necesarios, plazos, sentido del silencio, nivel de tramitación, canales de presentación, así como la normativa aplicable.

3. La Guía de procedimientos y servicios incorporará, además, los formularios normalizados necesarios para la tramitación en cada uno de ellos.

4. Para la publicación de los procedimientos y servicios en dicha guía deberá seguirse el procedimiento de habilitación establecido en el capítulo III de la presente orden.

Artículo 3. Gestión electrónica de procedimientos administrativos y servicios.

1. La gestión de los procedimientos administrativos y el acceso a los servicios recogidos en la Guía de procedimientos y servicios se realizará a través de la sede electrónica de la Xunta de Galicia o, en su caso, en la sede electrónica que se pueda crear según lo previsto en el Protocolo de creación de sedes electrónicas de la Administración general y del sector público autonómico de Galicia.

2. La gestión electrónica de procedimientos administrativos y servicios respetará la titularidad y el ejercicio de la competencia del órgano o entidad que la tenga atribuida, así como el cumplimiento de los requisitos formales y materiales establecidos en las normas que regulen la correspondiente actividad.

3. Las solicitudes de iniciación de procedimientos y servicios deberán ajustarse, con carácter general, a los formularios normalizados disponibles en la Guía de procedimientos y servicios.

CAPÍTULO II

Racionalización administrativa

Artículo 4. Petición de datos y documentos.

1. Para la gestión y resolución de los expedientes administrativos sólo podrán exigirse los documentos o datos que sean estrictamente necesarios para conformar la voluntad de la Administración y resolver cada procedimiento concreto, y que la Administración no pueda obtener por sus propios medios.

2. No se podrá solicitar a las personas interesadas, en los procedimientos administrativos y servicios regulados por la Administración general y el sector público autonómico de Galicia, la presentación de los siguientes documentos:

(i) La fotocopia del documento nacional de identidad, o documento equivalente.

(ii) El certificado de empadronamiento, como documento probatorio del domicilio y de la residencia, si los datos que contiene la consulta al servicio de verificación de datos de residencia resultan suficientes para la tramitación del procedimiento.

(iii) Aquellos generados por la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia o entidades públicas instrumentales del sector público y los que ya hubiesen sido presentados por las personas interesadas. Para hacer efectivo este derecho las personas interesadas deberán especificar la fecha en la que se presentaron los documentos y el órgano al que los dirigieron, siempre que no hubiesen transcurrido más de cinco años desde la finalización del procedimiento en el que se presentaron.

(iv) Aquellos datos, documentos o certificados de una Administración pública para los que existan sistemas corporativos de interoperabilidad puestos a disposición por la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia.

(v) Documentos de otras administraciones públicas, si se presentan copias de éstos que contengan un código seguro de verificación que cumpla con lo dispuesto en el artículo 18.1.b) Vínculo a legislación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

(vi) Aquellos no necesarios para el cumplimiento de las normas reguladoras del procedimiento o servicio de que se trate.

3. Cuando la tramitación de un procedimiento o servicio requiera la incorporación de este tipo de datos o documentos, los modelos de solicitud normalizados incluirán un apartado destinado para que las personas interesadas otorguen su autorización expresa al órgano gestor para realizar las comprobaciones oportunas que acrediten la veracidad de los datos o documentos presentados en el procedimiento administrativo o servicio. En el caso de que no se autorice al órgano gestor para realizar esta operación, la persona interesada estará obligada a presentarlos en los términos exigidos por las normas reguladoras del procedimiento.

4. La falsedad de lo declarado determinará la imposibilidad de percibir, en su caso, los derechos reconocidos en el procedimiento administrativo o servicio desde el momento en que se tenga constancia de la falsedad, sin perjuicio de las responsabilidades penales, civiles o administrativas a que hubiera lugar.

Artículo 5. Certificación acreditativa de la titularidad de una cuenta bancaria.

En los procedimientos administrativos o servicios incluidos en el ámbito de aplicación de esta orden se sustituye la obligación de la persona interesada de presentar la certificación acreditativa de la titularidad de una cuenta bancaria por una declaración responsable acerca de la veracidad de los datos consignados en la solicitud y relativos a dicha cuenta, de conformidad con lo establecido en el artículo precedente.

Artículo 6. Reducción de cargas administrativas.

1. A los efectos de esta orden, se consideran cargas administrativas aquellas actividades de naturaleza administrativa que deben llevar a cabo las empresas y los ciudadanos para cumplir con las obligaciones derivadas de las normas reguladoras de procedimientos administrativos o servicios y que no harían de no venir impuestos por éstas.

2. El órgano con competencias horizontales en materia de simplificación de procedimientos administrativos realizará una medición de las cargas administrativas inherentes a procedimientos administrativos y servicios puestos a disposición de la ciudadanía, con los datos proporcionados por los distintos órganos superiores y de dirección de la Administración general de la comunidad autónoma o de las entidades dependientes que tuvieran la iniciativa de habilitación de un procedimiento administrativo o servicio.

3. Para la medición de las cargas administrativas se utilizará el método simplificado de medición de cargas administrativas y de su reducción, compartido por las administraciones públicas.

4. En la aplicación de dicho método se distinguirá en cada caso a qué colectivos se dirige el procedimiento administrativo o servicio, y se proporcionarán elementos para la identificación de las cargas, el coste y ahorro que supone para la Administración y los ciudadanos las cargas administrativas implicadas en normas reguladoras de procedimientos administrativos o servicios, así como los mecanismos disponibles para reducirlas.

5. Los resultados analíticos de la medición de cargas administrativas serán trasladados a las unidades que tuvieran la iniciativa con el objetivo de mejorar de la competitividad económica y la simplificación de la regulación administrativa para la ciudadanía y empresas.

CAPÍTULO III

Procedimiento de habilitación

Artículo 7. Habilitación de procedimientos administrativos y servicios.

1. Se entiende por habilitación el procedimiento consistente en la emisión de un informe tecnológico y funcional favorable emitido conjuntamente por los órganos con competencias horizontales en materia de administración electrónica y simplificación de procedimientos administrativos, que versará sobre los extremos recogidos en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre Vínculo a legislación, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes.

2. La habilitación de procedimientos administrativos o servicios se llevará a cabo con pleno respeto de las garantías y procedimientos administrativos establecidos en la normativa general de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, en la Ley 16/2010, de 17 de diciembre Vínculo a legislación, de organización y funcionamiento de la Administración general y del sector público autonómico de Galicia, en la Ley 11/2007, de 22 de junio Vínculo a legislación, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y de conformidad con las disposiciones de esta orden, teniendo en cuenta los objetivos de simplificación administrativa.

3. Las disposiciones de carácter general, que regulen procedimientos administrativos o servicios puestos a disposición y de interés de la ciudadanía deberán contar, con carácter previo a su publicación en el Diario Oficial de Galicia y en la sede electrónica de la Xunta de Galicia, con un informe tecnológico y funcional favorable emitido conjuntamente por los órganos con competencias horizontales en materia de administración electrónica y simplificación de procedimientos administrativos. Este mecanismo de habilitación será, en particular, aplicable a las bases reguladoras y convocatorias de subvenciones.

4. Dicho informe se encuadra, en el caso de las disposiciones de carácter general, dentro del procedimiento establecido en el artículo 42 Vínculo a legislación de la Ley 16/2010, de 17 de diciembre, de organización y funcionamiento de la Administración general y del sector público autonómico de Galicia.

5. El procedimiento establecido en este capítulo será de aplicación en el supuesto de modificación de los procedimientos administrativos o servicios recogidos en la Guía de procedimientos y servicios.

Artículo 8. Fases del procedimiento.

El procedimiento de habilitación o modificación de procedimientos administrativos y servicios consta de tres fases:

a) Solicitud: que se desarrolla dentro de los órganos superiores y de dirección de la Administración general de la comunidad autónoma o de las entidades dependientes que tuvieran la iniciativa.

b) Análisis: en que el proyecto de procedimiento administrativo o servicio se somete al análisis tecnológico y funcional de los órganos con competencias horizontales en materia de administración electrónica y simplificación de procedimientos administrativos.

c) Informe: que consiste en la emisión de dicho informe preceptivo a la publicación en el Diario Oficial de Galicia y en la sede electrónica de la Xunta de Galicia de cada procedimiento administrativo o servicio.

Artículo 9. Solicitud.

1. Los órganos superiores y de dirección de la Administración general de la comunidad Autónoma o de las entidades dependientes que tuvieran la iniciativa deberán cumplimentar la solicitud de habilitación o modificación con la información que se requiere en la aplicación informática de habilitación, accesible desde la intranet de la Xunta de Galicia.

2. La solicitud recogerá la siguiente información:

a) Identificación del procedimiento administrativo o servicio que se quiere habilitar.

b) Plazo para la presentación de solicitudes.

c) Órgano responsable del procedimiento administrativo o servicio.

d) Indicación del objeto de la norma reguladora del procedimiento o servicio.

e) Relación completa de la documentación que deba presentarse para iniciar la tramitación según la norma reguladora del procedimiento administrativo o servicio.

f) Identificación de los canales habilitados para la realización del trámite o prestación del servicio.

g) Determinación de los sistemas de acreditación y firma electrónicas aceptados.

h) Identificación del sistema de tramitación o gestión que da soporte a los procesos.

3. La solicitud deberá ir acompañada de los siguientes documentos:

a) Texto del proyecto de la norma reguladora del procedimiento o servicio.

b) Borrador del formulario normalizado que se publicará en el Diario Oficial de Galicia y en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

Artículo 10. Análisis.

1. Una vez revisado el contenido de la solicitud y la documentación correspondiente, los órganos con competencias horizontales en materia de administración electrónica y simplificación de procedimientos administrativos realizarán un análisis de los aspectos tecnológicos y funcionales, previo y preceptivo a la aprobación de cada nuevo procedimiento administrativo o servicio.

2. Dicho análisis tendrá por objeto comprobar el cumplimiento de los criterios y requisitos establecidos en esta orden y, en especial, se realizará un examen del proyecto de la norma reguladora, del borrador de formulario normalizado y anexos, de la documentación requerida a la ciudadanía, de la previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información y de los mecanismos de integración en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

3. Además, se tendrá en consideración el cumplimiento de la normativa existente sobre racionalización administrativa, administración electrónica, seguridad y protección de datos de carácter personal, así como de los procedimientos internos de desarrollo de sistemas de información de la Xunta de Galicia y aquella normativa que resulte de aplicación.

Artículo 11. Informe.

1. Terminadas las fases recogidas en los artículos anteriores, se emitirá un informe tecnológico y funcional en el plazo de diez días hábiles desde la recepción de la solicitud de habilitación de un procedimiento o servicio. Si no se efectuara el respectivo informe en dicho plazo, éste se entenderá favorable.

2. El órgano con competencias horizontales en materia de simplificación de procedimientos administrativos trasladará dicho informe y el formulario normalizado a los órganos superiores y de dirección de la Administración general de la comunidad autónoma o a las entidades dependientes que tuvieran la iniciativa.

3. Si la solicitud no reuniera los requisitos exigidos o no se acompañaran los documentos preceptivos, el órgano con competencias horizontales en materia de simplificación de procedimientos administrativos requerirá a los órganos superiores y de dirección de la Administración general de la comunidad autónoma o a las entidades dependientes que tuvieran la iniciativa para que enmienden la falta o acompañen los documentos preceptivos, además de las eventuales consideraciones y observaciones de mejora en cada procedimiento administrativo o servicio para su habilitación.

Artículo 12. Baja de procedimientos administrativos y servicios.

1. Los órganos superiores y de dirección de la Administración general de la comunidad autónoma o las entidades dependientes responsables del procedimiento administrativo o servicio deberán cumplimentar la solicitud de baja con la información que se requiere en el formulario de baja, accesible desde la intranet de la Xunta de Galicia.

2. La solicitud deberá acompañarse de:

a) Identificación del procedimiento administrativo o servicio.

b) Memoria justificativa de la baja.

Disposición adicional primera.

Se autoriza a los órganos con competencias horizontales en materia de administración electrónica y simplificación de procedimientos administrativos para dictar todas las instrucciones precisas para la correcta ejecución de los preceptos contenidos en esta orden.

Disposición adicional segunda.

La tramitación del procedimiento de habilitación previsto en el capítulo III de la presente orden se realizará a través de la intranet de la Xunta de Galicia.

Disposición adicional tercera.

La Guía de procedimientos y servicios recogerá una relación de los servicios habilitados para su gestión electrónica, que progresivamente incorporará nuevos servicios a disposición y de interés para la ciudadanía.

Disposición transitoria única.

La presente orden será de aplicación a los procedimientos administrativos y servicios iniciados o modificados con posterioridad a la entrada en vigor de la presente orden.

Disposición derogatoria única.

Quedan derogadas cuantas normas preexistentes de igual o inferior rango resulten contrarias a lo dispuesto en esta orden y, en particular:

Queda derogada la Orden de 9 de noviembre de 1993, sobre tramitación y publicación de disposiciones de carácter general que afecten a los procedimientos administrativos a instancia de parte de la Administración autonómica de Galicia.

Disposición final única.

Esta orden entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

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